Opis
Narzędzie „AI Supplier Certificate & Compliance Monitor” nieustannie analizuje dokumenty dostawców oraz załączniki do umów w celu wyszukiwania dowodów zgodności (certyfikaty ubezpieczeniowe, raporty ISO, dane dotyczące bezpieczeństwa, licencje) oraz śledzi daty wygaśnięcia i braki. Gdy brakuje dokumentu, zbliża się termin jego wygaśnięcia lub jest on nieważny, usługa automatycznie uruchamia wstępnie skonfigurowany proces wniosku o przedłużenie oraz procedurę eskalacji, dzięki czemu zespoły ds. zaopatrzenia nie muszą już polegać na ręcznych przypomnieniach i arkuszach kalkulacyjnych.
Firma implementi.ai odpowiada za obsługę i utrzymanie automatyzacji: łączymy uzgodnione systemy, aktualizujemy modele ekstrakcji i wykrywania, monitorujemy procesy automatyzacji oraz zajmujemy się rutynowymi poprawkami, dzięki czemu Twój zespół co miesiąc otrzymuje aktualne, przydatne powiadomienia oraz informacje dotyczące działań następczych wobec dostawców.
Problem
Większość organizacji monitoruje zgodność dostawców ręcznie lub za pomocą arkuszy kalkulacyjnych. Zespoły muszą przeglądać dokumentację zakupów, przeszukiwać wiadomości e-mail i wspólne dyski w poszukiwaniu certyfikatów, ręcznie notować daty ważności oraz wysyłać do dostawców e-maile z prośbą o odnowienie. Powoduje to pomijanie terminów wygaśnięcia, opóźnienia w odnowieniu, fragmentaryczne ścieżki audytu oraz powtarzające się monity ze strony działów zaopatrzenia, prawnego i operacyjnego. Wraz ze wzrostem liczby dostawców lub różnicą formatów dokumentacji wzrasta nakład pracy ręcznej i ryzyko akceptacji dostawców bez ważnego ubezpieczenia lub licencji. Ciągłe i niezawodne monitorowanie staje się niepraktyczne bez automatyzacji i scentralizowanej kontroli.
Co automatyzuje to rozwiązanie
Ta usługa zarządzana automatyzuje proces ciągłego wykrywania, pozyskiwania, śledzenia i monitorowania dokumentów dotyczących zgodności dostawców. Ogranicza ona konieczność ręcznego wyszukiwania oraz ujednolica procedury składania wniosków o przedłużenie i eskalacji spraw.
- Automatyczne wykrywanie i pozyskiwanie danych z faktur, załączników, plików przesłanych na portal oraz z pamięci masowej udostępnionej (rodzaj certyfikatu, wystawca, daty wydania i ważności).
- Ciągłe monitorowanie terminów ważności oraz harmonogram cyklicznych przypomnień (powiadomienie przed upływem terminu, zapytanie do dostawcy, eskalacja do odpowiednich osób w firmie).
- Automatyczne powiadomienia dla dostawców w formie wiadomości e-mail lub komunikatów na portalu oraz tworzenie wewnętrznych zadań dotyczących wyjątków.
- Scentralizowane pulpity nawigacyjne przedstawiające status certyfikatów oraz prowadzona historia otrzymanych dokumentów i korespondencji.
- Konfigurowalne ścieżki zatwierdzania/eskalacji oraz szablony wiadomości z wnioskami dostosowane do poszczególnych grup dostawców.
Korzyści dla Twojej firmy
- Mniej ręcznego szlifowania. System automatyczny wykrywa brakujące lub tracące ważność certyfikaty i automatycznie generuje wnioski, dzięki czemu pracownicy działu zaopatrzenia mogą skupić się na wyjątkowych przypadkach i negocjacjach, a nie na rutynowych czynnościach związanych z monitorowaniem.
- Lepsza gotowość do audytu. Scentralizowane śledzenie i prowadzona historia dokumentów pozwalają szybciej gromadzić dowody na potrzeby audytów i przeglądów zgodności, bez konieczności przeszukiwania skrzynek pocztowych i dysków.
- Spójna komunikacja z dostawcami. Zautomatyzowane, oparte na szablonach zapytania oraz reguły eskalacji gwarantują, że dostawcy otrzymują właściwą wiadomość we właściwym czasie, a wewnętrzni interesariusze mają dostęp do tych samych aktualizacji statusu.
- Mniejsze ryzyko operacyjne. Terminowe wykrywanie certyfikatów, których ważność wygasła lub których brakuje, zmniejsza ryzyko nawiązania współpracy lub kontynuowania współpracy z dostawcami, którzy nie spełniają wymogów.
- Stała odpowiedzialność za prowadzenie działalności. Firma implementi.ai obsługuje, monitoruje i aktualizuje system automatyzacji, dzięki czemu rozwiązanie działa nieprzerwanie pomimo zmian formatów dostawców, platform i zasad.
Praktyczny przykład zastosowania
W przypadku średniej wielkości przedsiębiorstwa produkcyjnego, współpracującego z dziesiątkami dostawców komponentów, wsparcie zespołów ds. zaopatrzenia zazwyczaj wymaga śledzenia certyfikatów ubezpieczeniowych, deklaracji bezpieczeństwa produktów oraz okresowych raportów z audytów. Zespół korzystał z arkuszy kalkulacyjnych do rejestrowania dat ważności i polegał na doraźnych wiadomościach e-mailowych w celu monitorowania przedłużania ważności. Dzięki rozwiązaniu AI Supplier Certificate & Compliance Monitor przychodzące faktury, pliki przesyłane na portal dostawców oraz dokumenty na dysku współdzielonym są automatycznie skanowane. System rozpoznaje rodzaje certyfikatów i daty ważności, generuje wnioski o przedłużenie na 60, 30 i 7 dni przed upływem terminu ważności oraz eskaluje brakujące odpowiedzi do kierowników ds. zaopatrzenia. Efektem jest mniej opóźnień w ostatniej chwili przy odbiorze towarów oraz bardziej przejrzysta ścieżka zgodności, gdy działy operacyjne zwracają się do dostawców o zgodę na kontynuację dostaw.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Zespoły ds. zaopatrzenia w branżach produkcyjnej, budowlanej i logistycznej, które zarządzają wieloma dostawcami i muszą na bieżąco monitorować certyfikaty.
- Działy ds. zgodności lub działy prawne, które muszą prowadzić ścieżki audytowe dotyczące ubezpieczeń dostawców, licencji i dokumentów regulacyjnych.
- Funkcje operacyjne związane z zaopatrzeniem w przedsiębiorstwach o rozproszonej strukturze (wielokrotne lokalizacje lub franczyzy), w których dokumenty dotyczące lokalnych dostawców są rozproszone po różnych dyskach i wiadomościach e-mail.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje obsługę systemu automatyzacji oraz związane z nim elementy wsparcia: konfigurujemy i utrzymujemy zautomatyzowany system monitorowania, podłączamy uzgodnione systemy, uruchamiamy procesy ekstrakcji i wykrywania oparte na sztucznej inteligencji, monitorujemy stan działania systemu, reagujemy na błędy oraz wprowadzamy uzasadnione aktualizacje konfiguracji.
- Bieżące skanowanie dokumentów i monitorowanie terminów ważności.
- Aktualizacja modeli i reguł ekstrakcji w miarę zmian formatów dokumentów.
- Monitorowanie automatyzacji oraz reagowanie na rutynowe awarie lub błędy integracji.
- Zgodnie z ustaleniami wprowadzono zmiany w szablonach powiadomień i zasadach eskalacji.
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- Organizacje, które mają zaledwie kilku dostawców i w których ręczne śledzenie zamówień już się sprawdza, mogą uznać tę usługę za zbędną.
- Firmy wymagające rozwiązań działających wyłącznie lokalnie, bez dostępu do chmury ani interfejsów API — przed uruchomieniem należy potwierdzić zgodność.
Jak to działa
- Wdrażanie i mapowanie. Analizujemy źródła danych dostawców i uzgadniamy, jakie rodzaje dokumentów i lokalizacje przechowywania (załączniki w systemie ERP, portale zamówień, dyski współdzielone) będą monitorowane oraz co stanowi ważny certyfikat dla każdej grupy dostawców.
- Przetwarzanie dokumentów. System regularnie pobiera lub odbiera dokumenty z uzgodnionych lokalizacji i kanałów, ujednolica nazwy plików i przechowuje ich kopie w kontrolowanym indeksie na potrzeby przetwarzania oraz historii audytowej.
- Wydobywanie i klasyfikacja danych za pomocą sztucznej inteligencji. Tekst dokumentu i metadane są analizowane w celu zidentyfikowania typu certyfikatu, wystawcy, daty wydania i wygaśnięcia oraz wszelkich brakujących pól; wyniki niepewne lub o niskim stopniu pewności są oznaczane do weryfikacji przez człowieka.
- Wykrywanie wygaśnięcia i planowanie. Wyodrębnione daty są porównywane z aktualnymi harmonogramami; system automatyczny tworzy harmonogram powiadomień na bieżąco i uruchamia wstępnie skonfigurowane zapytania do dostawców przed upływem terminu ważności.
- Zautomatyzowane nawiązywanie kontaktów z dostawcami. Wnioski o przedłużenie są wysyłane za pośrednictwem uzgodnionego kanału (e-mail lub wiadomość na portalu) z wykorzystaniem gotowych szablonów; odpowiedzi i przesłane dokumenty są automatycznie ponownie wprowadzane do systemu.
- Obsługa wyjątków i eskalacja. Jeśli dostawca nie udzieli odpowiedzi lub prześle nieprawidłowy dokument, system utworzy zadanie wewnętrzne i przekaże sprawę do wyznaczonego opiekuna zamówienia zgodnie z ustalonymi zasadami.
- Historia i sprawozdawczość. Wszystkie dokumenty, korespondencja i zmiany statusu są rejestrowane, dzięki czemu zespoły mogą na żądanie generować raporty dotyczące zgodności lub eksportować dowody.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która otrzymuje faktury od dostawców oraz załączniki do umów do swojego systemu ERP oraz na dysk współdzielony. System monitorujący codziennie pobiera te załączniki, wyodrębnia daty wystawienia i wygaśnięcia certyfikatu ubezpieczenia oraz uznaje dokument za ważny. Jeśli certyfikat ma wygasnąć za 45 dni, automatyzacja planuje przypomnienie dla dostawcy i generuje wiadomość e-mail przy użyciu zatwierdzonego szablonu. Jeśli dostawca prześle nowy certyfikat, system weryfikuje datę wygaśnięcia, aktualizuje rekord dostawcy i zamyka przypomnienie. Jeśli w ustalonym terminie nie nadejdzie żadna odpowiedź, system automatyczny tworzy wewnętrzne zadanie eskalacyjne przypisane do kierownika ds. zaopatrzenia, aby weryfikacja przez pracownika zapewniła ciągłość dostaw.
Integracje
Typowe systemy
Typowe systemy mogą obejmować systemy ERP lub systemy zakupowe (na przykład SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365), platformy zamówień (Coupa, SAP Ariba), systemy przechowywania dokumentów (SharePoint, Google Drive, AWS S3), systemy poczty elektronicznej (Microsoft 365, Gmail) oraz portale dla dostawców. Inne systemy można potencjalnie podłączyć za pośrednictwem interfejsu API, protokołu SFTP lub uzgodnionych eksportów plików; ostateczna kompatybilność jest potwierdzana przed uruchomieniem.
Metody połączeń
Łączymy się z wykorzystaniem metod obsługiwanych przez Państwa systemy: interfejsów API i integracji natywnych, o ile są dostępne, bezpiecznego protokołu SFTP lub łączników do magazynów danych w przypadku dokumentów przesyłanych zbiorczo, pobierania wiadomości e-mail od dostawców ze skrzynek pocztowych oraz zaplanowanych eksportów plików CSV/plików w przypadku systemów bez interfejsów API. Wybrana metoda jest uzgadniana podczas wdrażania w oparciu o preferencje dotyczące bezpieczeństwa i dostępu.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem uzgadniamy listę źródeł dokumentów dostawców, przykładowe dokumenty, pola i reguły określające prawidłowy certyfikat oraz ścieżki eskalacji i zatwierdzania. Będziemy potrzebować konta integracyjnego lub uprawnień do eksportu danych dla każdego uzgodnionego systemu, przykładowych dokumentów do szkolenia modeli ekstrakcji oraz danych kontaktowych wewnętrznych osób odpowiedzialnych, które powinny otrzymywać zgłoszenia eskalacyjne. Kompatybilność i dokładne metody dostępu są potwierdzane na etapie określania zakresu projektu.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie typy dokumentów potrafi rozpoznać system?
Usługa została zaprogramowana tak, aby rozpoznawać typowe dokumenty potwierdzające zgodność dostawców, takie jak certyfikaty ubezpieczenia, raporty ISO lub z audytów, licencje oraz deklaracje bezpieczeństwa. W trakcie wdrażania analizujemy próbki Państwa dokumentów i rozszerzamy reguły ekstrakcji danych na wszelkie specjalistyczne formaty, z których Państwo korzystają.
W jaki sposób nawiązuje się kontakt z dostawcami?
Komunikaty od dostawców są wysyłane za pośrednictwem uzgodnionego kanału: poczty elektronicznej, wiadomości na portalu lub innego kanału wskazanego przez Państwa. Szablony oraz częstotliwość wysyłania przypomnień i eskalacji są konfigurowane tak, aby odpowiadały Państwa wewnętrznym procesom.
Co się dzieje, gdy dokument nie może zostać odczytany automatycznie?
Dokumenty o niskim poziomie pewności lub nieczytelne są oznaczane i przekazywane jako wyjątki do wyznaczonych osób odpowiedzialnych w firmie. implementi.ai monitoruje te wyjątki i w ramach usługi zarządzanej stosuje rutynowe poprawki lub dostosowuje modele ekstrakcji danych.
Czy można dostosować reguły eskalacji i szablony?
Tak. Ścieżki zatwierdzania, progi eskalacji i szablony komunikatów można skonfigurować podczas wdrażania i aktualizować w ramach comiesięcznych prac konserwacyjnych.
Jak przebiega rozpoczęcie wdrożenia i czego oczekujecie od nas?
Wdrożenie rozpoczyna się od krótkiego etapu analizy zakresu, podczas którego określamy systemy, które mają zostać połączone, gromadzimy przykładowe dokumenty i uzgadniamy zasady. Przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac potwierdzamy harmonogram i kompatybilność; nie obiecujemy konkretnych terminów uruchomienia, dopóki nie zostaną ostatecznie ustalone integracje i zakres projektu.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Prosimy o podanie, w jakich systemach zamówień, ERP i archiwizacji dokumentów przechowywane są certyfikaty Państwa dostawców.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
