الوصف
تقوم هذه الخدمة المُدارة بمسح الإيصالات وإيصالات الموردين/الدفع ضوئيًا، واستخراج البيانات الأساسية باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR)، واستخدام الذكاء الاصطناعي لاقتراح أو تطبيق رموز دفتر الأستاذ العام (GL)، ومعالجة ضريبة القيمة المضافة، وتوزيع التكاليف على مراكز التكلفة. وتعمل هذه الخدمة بشكل مستمر، وهي مُهيأة لتسجيل البنود المقترحة أو إنشاء سجلات مُرمزة لمراجعتها في منصة المحاسبة أو إدارة النفقات الخاصة بكم.
يقوم Implementi.ai بتهيئة الموصلات، وتدريب قواعد الترميز وفقًا لخريطة حساباتك، وصيانة نظام الأتمتة، بحيث يقضي فريقك وقتًا أقل في عمليات الترميز الروتينية ومعالجة الاستثناءات وإعادة العمل. ويتم دائمًا الاتفاق على إجراءات التسجيل النهائية ومراحل الموافقة قبل بدء التشغيل.
المشكلة
لا تزال العديد من فرق الشؤون المالية تعالج الإيصالات وطلبات سداد النفقات عن طريق الإدخال اليدوي للبيانات، أو قواعد جداول البيانات، أو قواعد الترميز غير المتسقة. وتصل الإيصالات الواردة عبر البريد الإلكتروني، والتحميلات من الهواتف المحمولة، وبيانات البطاقات، وبوابات الموردين بتنسيقات متنوعة؛ ويقضي موظفو الشؤون المالية ساعات في فتح الصور، وقراءة البنود التفصيلية، واختيار رموز دفتر الأستاذ العام. ومع تزايد الحجم، يؤدي ذلك إلى تراكم الأعمال المتأخرة، ويزيد من مخاطر الأخطاء في الترميز، ويؤخر إقفال الحسابات في نهاية الشهر، ويجبر المديرين على القيام بأعمال إعادة تصنيف مخصصة. كما أن التخصيص غير الكامل أو غير المتسق لضريبة القيمة المضافة ومراكز التكلفة يعقد عملية التسوية وإعداد التقارير.
ما الذي تقوم هذه الحلول بأتمتته
يعمل هذا المنتج على أتمتة عملية التسجيل من البداية إلى النهاية والترميز الأولي للإيصالات ومستندات المصروفات، ويطبق قواعد مخطط الحسابات الخاص بكم، ويحيل الحالات الاستثنائية للمراجعة البشرية. ويمكنه العمل في وضع «التسجيل التلقائي» أو وضع «الاقتراح والموافقة» وفقًا للضوابط المعمول بها لديكم.
- الاستيراد التلقائي للإيصالات من البريد الإلكتروني، والتحميلات عبر الهاتف المحمول، وبيانات بطاقات الشركات، وملفات CSV المصدرة.
- استخراج البيانات عبر تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) للمورد والتاريخ والمبالغ وضريبة القيمة المضافة وبنود الفاتورة.
- اقتراحات لرموز GL ومراكز التكلفة مدعومة بالذكاء الاصطناعي، باستخدام مخطط الحسابات الخاص بك والأمثلة السابقة.
- الإنشاء التلقائي لمسودات القيود المحاسبية أو طلبات سداد النفقات في النظام المستهدف.
- توجيه الحالات الاستثنائية المتعلقة بالبيانات الناقصة، أو المبالغ غير المعتادة، أو الترميزات ذات الثقة المنخفضة.
- يتم إجراء تعديلات مستمرة على النموذج وتحديث القواعد مع ظهور موردين جدد أو أنواع جديدة من المصروفات.
ما الذي ستجنيه شركتك
- تقليل الجهد اليدوي. يعمل على أتمتة عمليات الإدخال المتكررة للفواتير والترميز الأولي، مما يتيح لموظفي الشؤون المالية التركيز على الحالات الاستثنائية وعمليات التسوية والمهام ذات القيمة المضافة.
- إتمام عمليات إقفال الحسابات في نهاية الشهر بشكل أسرع. يؤدي البدء المبكر في الترميز وإعداد مسودات القيود إلى تقليل الأعمال المتراكمة وتسريع دورات التسوية، وذلك من خلال ضمان إعداد القيود قبل فترات الفوترة وإغلاق الحسابات.
- تحسين اتساق الترميز. تضمن القواعد المركزية والمساعد الذي يعمل بالذكاء الاصطناعي اتساق عملية اختيار الحسابات العامة وتوزيع التكاليف على مراكز التكلفة بين مقدمي الطلبات والفرق.
- تقليل مخاطر الأخطاء وإعادة العمل. يعمل الاستخراج المنظم وتقييم درجة الثقة على تحديد الحالات التي يُحتمل أن تكون قد تم ترميزها بشكل خاطئ، وتوجيه الاستثناءات الحقيقية فقط للمراجعة البشرية.
- تم الحفاظ على استمرارية العمليات. يشمل الاشتراك المُدار خدمات المراقبة ومعالجة الأخطاء والصيانة، بحيث تظل عملية الأتمتة متوافقة مع التغييرات التي تطرأ على مخططات الحسابات أو السياسات.
حالة استخدام عملية
بالنسبة لشركة استشارية متوسطة الحجم تتلقى عشرات الطلبات الشهرية لتسوية نفقات الموظفين وتدير برنامج بطاقات ائتمان مؤسسية، يتلقى قسم الشؤون المالية الإيصالات عبر البريد الإلكتروني والدردشة والتحميل عبر الهاتف المحمول. ويقضي الفريق حالياً عدة أيام عمل شهرياً في مطابقة المعاملات وتصنيفها يدوياً في نظام المحاسبة. وبعد تطبيق هذا المساعد، يتم تسجيل الإيصالات تلقائيًا، وتظهر رموز دفتر الأستاذ العام المقترحة ومعالجات ضريبة القيمة المضافة كمسودات قيود، ولا يتم توجيه سوى البنود ذات الثقة المنخفضة أو التي تشكل استثناءً من السياسة إلى فريق الشؤون المالية للموافقة عليها. والنتيجة هي تقليل تراكم الأعمال المتأخرة في الترميز، وتوفير مسار تدقيق أوضح للاستثناءات، واستعداد أسرع لمراجعات نهاية الشهر.
لمن هذا البرنامج؟
- فرق الشؤون المالية في الشركات المتوسطة الحجم التي تعالج ما بين 200 و5,000 إيصال شهريًّا وتحتاج إلى التوسع دون زيادة عدد الموظفين.
- الشركات التي لديها مخطط حسابات محدد وتسعى إلى تحقيق اتساق في دفتر الأستاذ العام وتوزيع التكاليف على مراكز التكلفة عبر الفرق الموزعة.
- المؤسسات التي تستخدم منصات المحاسبة أو إدارة النفقات السحابية، وترغب في تقليل الوقت المستغرق في إدخال البيانات ومعالجة الحالات الاستثنائية.
ما الذي تشمله الخدمة الشهرية؟
يغطي الاشتراك الشهري التشغيل المستمر ومراقبة عملية الأتمتة الخاصة بالاستخراج والترميز، بالإضافة إلى الصيانة والضبط. تقوم Implementi.ai بتهيئة الموصلات، وتشغيل منطق الاستخراج والترميز باستخدام الذكاء الاصطناعي، ومراقبة الأداء، وإصلاح أخطاء الأتمتة فور حدوثها.
- إدارة الاتصال والتكامل مع الأنظمة المتفق عليها.
- معالجة بالذكاء الاصطناعي لأغراض التعرف الضوئي على الحروف (OCR) وتقديم اقتراحات الترميز.
- مراقبة عمليات الأتمتة ومعالجة الأخطاء وإصلاحها.
- تحديثات معقولة للتكوين لضمان توافق قواعد البرمجة مع مخطط الحسابات الخاص بكم.
الحالات التي قد لا يكون فيها هذا الحل ضروريًا
- قد تجد الفرق الصغيرة جدًّا التي تتلقى أقل من حوالي 50 إيصالًا شهريًّا أن تطبيقًا أبسط لتسجيل الإيصالات يُعد خيارًا أكثر فعالية من حيث التكلفة مقارنةً بخدمة الأتمتة المُدارة.
- الشركات التي لا تمتلك مخطط حسابات مستقرًا أو التي تتبع ممارسات محاسبية مخصصة للغاية تتطلب تقييمًا يدويًّا من قبل متخصص لكل بند على حدة.
كيف يعمل
- إدخال الإيصالات. تقوم الخدمة بجمع الإيصالات والفواتير من المصادر المُعدة مسبقًا (البريد الإلكتروني، التحميلات عبر الهاتف المحمول، بيانات البطاقات، ملفات CSV) وتوحيدها في قائمة انتظار للمعالجة.
- استخراج البيانات. تقوم تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) باستخراج اسم المورد والتواريخ ومبالغ كل بند وضريبة القيمة المضافة والأرقام المرجعية؛ ويقوم النظام بتحليل البنود متعددة الأسطر حيثما توفرت.
- اقترح رموز GL. يجمع نموذج الذكاء الاصطناعي بين سجل المورد ونص بنود الفاتورة وقواعد مخطط الحسابات الخاص بك لاقتراح رموز دفتر الأستاذ العام، ومعالجة ضريبة القيمة المضافة، وتوزيعات مراكز التكلفة، مصحوبة بدرجات ثقة.
- تقديم المشاركات أو عرضها على خشبة المسرح. بناءً على الضوابط المتفق عليها، يتم تطبيق الاقتراحات ذات الثقة العالية لإنشاء مسودات قيودات محاسبية في نظامك أو عرضها كاقتراحات لمراجعتها والموافقة عليها.
- استثناءات المسار. يتم توجيه البنود ذات الثقة المنخفضة، أو الحقول الفارغة، أو الاستثناءات من السياسة إلى المُعتمدين المحددين، مصحوبة بالبيانات المستخرجة والإجراءات المقترحة.
- قم بالتسجيل والمطابقة. بمجرد الموافقة على القيود أو قيدها تلقائيًّا، تصبح متاحة للتسوية وإعداد التقارير في نظام المحاسبة؛ وتتم المطابقة مع البيانات الواردة من البطاقات بشكل مستمر.
- المراقبة والضبط. تقوم Implementi.ai بمراقبة الأداء، وتحديث قواعد البرمجة، وإعادة ضبط نماذج الذكاء الاصطناعي بهدف تقليل الاستثناءات المستقبلية وتحسين الدقة.
مثال على مسار العمل
على سبيل المثال، تخيل شركة تتلقى 600 إيصال شهريًّا من الموظفين وبطاقات الشركة. يصل الإيصال عبر البريد الإلكتروني على شكل صورة: تقوم الخدمة باستخراج اسم المورد والتاريخ وبنود الفاتورة وضريبة القيمة المضافة. يقارن الذكاء الاصطناعي سجل المورد وكلمات البحث الخاصة بالبنود الفردية مع مخطط الحسابات الخاص بالشركة، ويقترح رمز دفتر الأستاذ العام ومركز التكلفة بدرجة ثقة تبلغ 92%. ونظرًا لأن درجة الثقة تتجاوز الحد المتفق عليه، يقوم النظام بإنشاء مسودة قيد مصروفات في نظام المحاسبة. وإذا كانت درجة الثقة منخفضة أو كان المبلغ كبيرًا بشكل غير معتاد، فسيتم توجيه الإيصال إلى أحد المسؤولين الماليين المعتمدين مع الحقول المستخرجة والترميز المقترح. وتصبح القيود المعتمدة بعد ذلك متاحة للتسوية وإعداد التقارير دون الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًّا.
التكاملات
الأنظمة النموذجية
تشمل الأنظمة النموذجية التي يمكن ربطها منصات المحاسبة السحابية (مثل Xero وSage Intacct وNetSuite)، ومنصات إدارة النفقات (مثل Expensify وSAP Concur)، وبيانات بطاقات الشركات الواردة من بوابات البنوك، ومخازن الملفات أو أنظمة البريد الإلكتروني التي يتم تحميل الإيصالات عليها. ويمكن استخدام أنظمة أخرى مثل Google Sheets أو قواعد بيانات الإدارة الداخلية كمصادر مساعدة لتعيين الموردين والبحث عن مراكز التكلفة. وهذه أمثلة توضيحية؛ ويتم التأكد من التوافق النهائي قبل الإطلاق.
طرق الاتصال
تتمثل طرق الاتصال الشائعة لهذا المنتج في واجهات برمجة التطبيقات (API) الخاصة بالموردين أو عمليات التكامل الأصلية (منصات المحاسبة والمصروفات)، ونقل الملفات الآمن أو بروتوكول SFTP لتصدير ملفات CSV دفعة واحدة، وتحليل رسائل البريد الإلكتروني لسير عمل إعادة توجيه الإيصالات، واستيراد ملفات Google Sheets أو CSV لجدول التعيين. ونحن نتفق على الطرق المفضلة خلال مرحلة تحديد نطاق العمل ونؤكد التوافق قبل التنفيذ.
ما نحتاجه من شركتكم
قبل بدء التشغيل، نتفق على الأنظمة المراد ربطها، ونماذج من الإيصالات، ومخطط حسابات تمثيلي، وعتبات الموافقة المعتادة، وقواعد توجيه الاستثناءات. كما نحتاج إلى تفاصيل طرق الوصول (بيانات اعتماد واجهة برمجة التطبيقات (API)، ونقاط نهاية SFTP، أو توجيه البريد الإلكتروني)، وأمثلة على الموردين أو أنواع المصروفات غير المعتادة، وقائمة بالمستخدمين الذين يجب أن يتلقوا تنبيهات الاستثناءات. ويتم التأكد من التوافق وطريقة الوصول قبل التنفيذ.
الأسئلة الشائعة
ما مدى دقة الترميز في GL؟
تعتمد الدقة على جودة البيانات التاريخية ووضوح الإيصالات. نقوم بضبط النماذج باستخدام مخطط الحسابات الخاص بك والأمثلة التاريخية؛ ويمكن تطبيق الاقتراحات ذات الثقة العالية تلقائيًا، بينما يتم توجيه البنود ذات الثقة المنخفضة للمراجعة.
ما هي أنظمة المحاسبة التي يمكنك ربطها؟
عادةً ما نتصل بمنصات المحاسبة وإدارة النفقات السحابية عبر واجهة برمجة التطبيقات (API)، كما نتعامل مع ملفات CSV وSFTP أو عمليات التصدير عبر البريد الإلكتروني. ونقوم خلال مرحلة تحديد نطاق العمل بتأكيد الأنظمة وطرق الوصول المطلوبة بالضبط.
ماذا يحدث للبنود ذات الثقة المنخفضة؟
يتم توجيه البنود ذات الثقة المنخفضة أو التي تنطوي على استثناءات سياسية إلى الجهات المعنية بالموافقة المحددة، مصحوبة بالبيانات المستخرجة والرموز المقترحة. وتُدمج قرارات الجهات المعنية بالموافقة في النموذج لتحسين الاقتراحات المستقبلية.
هل يمكنك نشر المشاركات تلقائيًا؟
نعم — تتوفر ميزة التسجيل التلقائي إذا حددت ذلك. يفضل العديد من العملاء اتباع نهج تدريجي يتم فيه إنشاء مسودات القيود ومراجعتها قبل التسجيل النهائي؛ ونحن ننفذ الإجراء الذي تتفق عليه خلال مرحلة تحديد نطاق العمل.
كيف تتم صيانة الخدمة؟
يشمل الاشتراك الشهري خدمات المراقبة ومعالجة الأخطاء وتحديثات التكوين في حدود المعقول. وتقوم Implementi.ai بصيانة الموصلات، وضبط منطق الاستخراج والترميز، وإصلاح أخطاء الأتمتة كجزء من الخدمة المدارة.
السعر
تغطي رسوم التفعيل الإعداد الأولي والتنفيذ وإطلاق نطاق الأتمتة المتفق عليه.
يغطي الاشتراك الشهري تكاليف التشغيل والصيانة والإدارة المستمرة لخدمة الأتمتة.
يتم تأكيد النطاق الدقيق ومبلغ الاشتراك الشهري النهائي قبل الإطلاق.
هل أنت مستعد لأتمتة هذه العملية؟
أخبرنا عن منصات المحاسبة وإدارة النفقات التي تستخدمها حاليًا، وحجم الإيصالات الشهري المعتاد.
سنقوم بتوضيح كيفية توصيل هذا الحل، ونطاقه، ومبلغ الاشتراك الشهري النهائي.
| راسلنا عبر البريد الإلكترونيcontact@implementi.ai | اتصل بنا+48 660 983 178 |
