Descripción
Este servicio gestionado automatiza la asignación de las existencias limitadas entre los pedidos pendientes, convierte los datos de los pedidos pendientes en promesas de entrega claras y mantiene informados a los clientes. Reduce las decisiones de asignación manuales, disminuye las consultas repetitivas de los clientes y estandariza la forma en que tu equipo gestiona la falta de existencias.
implementi.ai configura y gestiona la automatización, conecta los sistemas acordados, supervisa su funcionamiento y se encarga de las correcciones y las actualizaciones rutinarias cada mes, para que tu equipo pueda contar con una priorización continua sin necesidad de desarrollar ni gestionar la integración internamente.
El problema
Sin automatización, los pedidos pendientes suelen gestionarse mediante hojas de cálculo manuales, normas improvisadas y el criterio individual del personal. Esto da lugar a una priorización inconsistente, retrasos en los envíos a clientes de alto valor, trabajo duplicado cuando los clientes llaman para solicitar información sobre el estado de sus pedidos y presión sobre el personal de logística para reasignar el stock durante los periodos de mayor actividad. A medida que aumentan el volumen de pedidos y el número de referencias, el trabajo manual crece de forma no lineal: más excepciones, más mensajes de los clientes y más trabajo de revisión urgente. Las empresas necesitan una forma coherente y escalable de decidir quién recibe primero los artículos limitados y cómo comunicar plazos de entrega realistas.
Qué automatiza esta solución
Este producto automatiza la priorización continua de los pedidos pendientes, la generación de compromisos con los clientes y el enrutamiento de excepciones según las reglas de negocio acordadas. El servicio evalúa los pedidos pendientes y el stock disponible, propone asignaciones, envía actualizaciones a los clientes y avisa al personal cuando es necesario tomar decisiones manuales.
- Análisis continuo de los pedidos pendientes, el stock asignado y las entradas de mercancías para identificar pedidos pendientes y oportunidades de asignación.
- Puntuación automática de los pedidos según reglas de prioridad (valor del cliente, SLA, antigüedad del pedido, estado de la suscripción, método de envío).
- Asignaciones sugeridas que reservan existencias y actualizan el estado de los pedidos en los sistemas conectados.
- Mensajes automáticos para los clientes: plazos de entrega estimados, explicaciones sobre los pedidos pendientes y mensajes opcionales para cambiar la reserva o cancelarla.
- Flujos de trabajo de escalado para excepciones complejas que se derivan a los equipos de gestión de pedidos o de ventas.
Lo que gana tu empresa
- Decisiones más rápidas y coherentes. La priorización automática aplica las mismas reglas a todos los pedidos pendientes, de modo que las asignaciones se rigen por la lógica empresarial acordada, en lugar de por criterios individuales.
- Menos contacto con los clientes. Las notificaciones proactivas y automatizadas eliminan la mayoría de las consultas rutinarias sobre pedidos pendientes y establecen expectativas claras en cuanto a la entrega.
- Mayor protección de los ingresos. Al dar prioridad a los clientes de alto valor o estratégicos, los equipos reducen el riesgo de perder pedidos importantes cuando las existencias son limitadas.
- Eficiencia operativa. El personal dedica menos tiempo a los seguimientos por correo electrónico y por teléfono, y se centra en las excepciones que realmente requieren atención humana.
- Se ha mantenido un registro y un historial de auditoría. El servicio conserva el historial de asignaciones y la justificación de las decisiones para facilitar el análisis posterior o la gestión de posibles reclamaciones.
Un caso práctico
En el caso de un minorista de tamaño medio que suele vender artículos muy demandados que se agotan antes de que se reponga el stock, el sistema automatizado evalúa continuamente las nuevas entradas y las asignaciones actuales. Cuando llega una reposición parcial, el sistema aplica reglas acordadas previamente para asignar las unidades entrantes a los pedidos pendientes —dando prioridad a los envíos urgentes y a los clientes VIP—; a continuación, actualiza el sistema de gestión de pedidos y envía las franjas horarias de entrega estimadas a los clientes afectados. Si surgen limitaciones inusuales o prioridades contradictorias, se crea una tarea de excepción y se envía al responsable de logística para que tome una decisión rápida. Esto garantiza el cumplimiento sistemático de las promesas y reduce el trabajo repetitivo del servicio de atención al cliente.
¿A quién va dirigido?
- Las tiendas online con referencias (SKU) que se agotan con frecuencia necesitan una asignación constante y un menor número de incidencias de clientes.
- Los distribuidores que gestionan pedidos multicanal deben establecer claramente las prioridades entre los canales B2B y B2C.
- Las empresas de cajas por suscripción que cuentan con normas de asignación deben decidir cómo se distribuyen los artículos de edición limitada entre los suscriptores.
- Los equipos de operaciones o de gestión de pedidos de las empresas del segmento medio quieren reducir el uso de hojas de cálculo manuales y las llamadas telefónicas.
¿Qué incluye el servicio mensual?
La suscripción mensual incluye la ejecución y supervisión de la automatización, el mantenimiento de las conexiones acordadas y la gestión de las correcciones rutinarias y las actualizaciones de configuración, de modo que la lógica de priorización acordada siga funcionando a medida que cambian los sistemas o las reglas de negocio.
- Funcionamiento continuo del sistema de automatización de la priorización y la notificación.
- Conexiones con sistemas acordadas antes del lanzamiento (ERP/WMS, comercio electrónico, CRM, proveedores de correo electrónico/SMS).
- El procesamiento mediante IA para la puntuación y la generación de mensajes a los clientes se incluyó en el alcance del proyecto.
- Supervisión de la automatización, gestión de errores y mantenimiento rutinario, así como actualizaciones para garantizar el buen funcionamiento de la solución.
Cuándo puede que esta solución no sea necesaria
- Vendedores muy pequeños, con solo unas pocas referencias y que rara vez se quedan sin existencias: la gestión manual puede ser suficiente.
- Las empresas que necesitan previsiones avanzadas de reabastecimiento y optimización de múltiples ubicaciones que vayan más allá de las simples reglas de asignación: para ese ámbito, lo más adecuado son los productos de previsión de existencias.
Cómo funciona
- Conectar sistemas. Nos conectamos con tus sistemas de comercio electrónico, gestión de pedidos o ERP/WMS, según lo acordado, así como con los canales de notificación que elijas, para que el sistema automatizado pueda leer los pedidos, el inventario y las entradas de mercancías.
- Define las reglas de priorización. Configuramos la lógica de negocio que desees (por ejemplo: prioridad según el nivel de cliente, antigüedad del pedido, método de envío y asignaciones de SKU) y establecemos reglas de reserva para los casos de empate y las asignaciones parciales.
- Escaneo continuo. El sistema automatizado supervisa los pedidos pendientes, el stock reservado y las nuevas entradas con periodicidad para detectar oportunidades de asignación y cambios en el estado de las existencias.
- Puntuar y asignar. Cada pedido pendiente se evalúa según las reglas configuradas; el sistema propone asignaciones y, cuando está configurado para actuar de forma automática, aplica reservas o actualiza las líneas de pedido en los sistemas conectados.
- Elaborar compromisos con los clientes. Para los clientes afectados, el servicio genera estimaciones claras de entrega y envía notificaciones por correo electrónico, SMS o a través de las plantillas de tu canal de CRM, utilizando la redacción acordada y las opciones de reprogramación o cancelación.
- Elevar las excepciones. Cualquier conflicto ambiguo o de gran repercusión genera una tarea excepcional para su revisión manual, en la que se incluyen el contexto de la decisión y las acciones recomendadas.
- Llevar un registro y elaborar informes. El servicio registra las decisiones de asignación, el historial de mensajes y los resultados de las excepciones para su posterior revisión, auditoría y ajuste periódico.
Ejemplo de flujo de trabajo
Por ejemplo, imagina una empresa que vende electrodomésticos a través de una tienda online y un portal mayorista. Una batidora muy popular se agota, lo que genera 200 pedidos pendientes en todos los canales. Cuando llega un reabastecimiento parcial de 50 unidades, el sistema automatizado analiza las entradas de mercancía y los pedidos pendientes, puntúa cada pedido según reglas de prioridad (envío urgente, nivel del contrato mayorista, fecha del pedido) y asigna automáticamente las 50 unidades a los pedidos con mayor puntuación. Los clientes que mantienen su pedido reciben un mensaje automático con una nueva fecha estimada de entrega; a los clientes con menor prioridad se les ofrece la opción de apuntarse a una lista de espera o solicitar un reembolso. Dos pedidos al por mayor presentan una restricción contractual, por lo que el sistema los marca como excepciones para que se tome rápidamente una decisión manual. El resultado: una asignación más rápida, menos incidencias de atención al cliente y una comunicación coherente con los clientes.
Integraciones
Sistemas típicos
Entre los sistemas típicos que conectamos se incluyen plataformas de comercio electrónico como Shopify, Magento o WooCommerce; sistemas de gestión de pedidos y ERP (por ejemplo, NetSuite, SAP u otras plataformas ERP); sistemas de gestión de almacenes o módulos WMS; y canales de atención al cliente como Salesforce, HubSpot o un proveedor de correo electrónico/SMS. Estos son ejemplos habituales; la compatibilidad definitiva y los sistemas concretos que se utilizarán se acuerdan antes del lanzamiento.
Métodos de conexión
Las conexiones se implementan a través de las API y los webhooks disponibles siempre que sea posible. También podemos trabajar con exportaciones en formato CSV o SFTP, lecturas programadas de bases de datos o Hojas de cálculo de Google cuando no se disponga de acceso a la API. Los canales de notificación suelen utilizar tu proveedor de correo electrónico actual, la pasarela de SMS o la integración con el CRM acordada durante la fase de definición del alcance.
Lo que necesitamos de vuestra empresa
Antes del lanzamiento, acordamos qué sistemas se van a conectar, datos de muestra de pedidos y existencias, vuestras reglas de priorización y escalado, las plantillas de notificación y las acciones que la automatización puede llevar a cabo (reservar existencias, actualizar el estado de los pedidos, enviar mensajes). También necesitamos acceso a las cuentas o un contacto técnico para cada sistema, así como transacciones de muestra para validar los flujos de principio a fin. La compatibilidad exacta y el método de acceso se confirman durante la fase de definición del alcance.
Preguntas frecuentes
¿A qué sistemas te puedes conectar?
Normalmente nos conectamos a plataformas de comercio electrónico, sistemas ERP, sistemas de gestión de almacenes (WMS) y proveedores de CRM o correo electrónico. Durante la fase de análisis del alcance, comprobamos si tus plataformas específicas cuentan con las API o los métodos de exportación que necesitamos y definimos el mejor método de conexión.
¿Hasta qué punto se pueden personalizar las reglas de priorización?
La lógica de priorización se puede configurar durante la instalación y actualizar con el tiempo. Aplicamos las normas acordadas, como el nivel de cliente, la antigüedad del pedido, el método de envío y las restricciones contractuales; la suscripción incluye actualizaciones mensuales para cambios razonables.
¿Qué ocurre cuando hay un conflicto o una excepción?
Los conflictos que no se pueden resolver automáticamente generan una tarea de excepción en el flujo de trabajo que hayas elegido. La excepción incluye información contextual y una acción recomendada para que el personal pueda tomar una decisión rápidamente; la automatización aprende de las actualizaciones de las reglas, pero no anula las decisiones manuales.
¿Quién gestiona los mensajes y los contenidos de los clientes?
Generamos mensajes basándonos en las plantillas que apruebes. El sistema automatizado puede enviar notificaciones directamente a través de tu proveedor actual de correo electrónico o SMS, o bien crear borradores en tu CRM para que los revises, dependiendo de la configuración elegida.
¿Cómo se inicia la puesta en marcha y qué datos se necesitan?
La implementación comienza con una sesión de definición del alcance en la que acordamos los sistemas, los datos de muestra, las reglas de priorización y las plantillas de notificación. La fecha de puesta en marcha depende de las integraciones y del alcance; confirmamos los plazos una vez definido el alcance.
Precio
La cuota de activación cubre la configuración inicial, la implementación y la puesta en marcha del alcance de la automatización acordado.
La cuota mensual cubre el funcionamiento, el mantenimiento y la gestión continuos del servicio de automatización.
El alcance exacto y el importe final de la suscripción mensual se confirman antes del lanzamiento.
¿Estás listo para automatizar este proceso?
Indícanos qué sistemas de comercio electrónico, ERP/WMS y de notificaciones utilizas, así como los volúmenes habituales semanales de pedidos pendientes.
Te confirmaremos cómo se puede conectar esta solución, su alcance y el importe final de la cuota mensual.
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