Descripción
La herramienta «AI Supplier Payment Prioritiser & Cashflow Manager» automatiza el proceso de evaluación y programación del pago de las facturas de los proveedores. Analiza los datos de las facturas, las condiciones de los proveedores, la liquidez disponible, las ofertas de pago anticipado y las reglas de negocio para elaborar cada día un plan de pagos ordenado por prioridad y proponer medidas recomendadas.
implementi.ai se encarga de configurar, gestionar y mantener la automatización: conectamos los sistemas acordados, aplicamos la lógica de priorización, supervisamos el funcionamiento diario, señalamos las excepciones para que sean revisadas por personal humano y realizamos las actualizaciones de configuración pertinentes a medida que evolucionan sus necesidades.
El problema
Muchas empresas recurren a hojas de cálculo manuales, hilos de correo electrónico y normas improvisadas para decidir qué facturas de proveedores pagar y cuándo. Este enfoque da lugar a un trato desigual de los proveedores, a la pérdida de descuentos por pago anticipado, a retrasos accidentales en los pagos y a un flujo de caja impredecible. A medida que aumenta el volumen de facturas y se multiplican los canales de pago (ERP, facturación electrónica, portales bancarios), la clasificación manual se vuelve una tarea que requiere mucho tiempo y es propensa a errores. Los equipos financieros dedican una cantidad desproporcionada de tiempo a recopilar datos, evaluar prioridades y buscar autorizaciones, en lugar de controlar la tesorería y las relaciones con los proveedores.
Qué automatiza esta solución
Esta solución gestionada automatiza la evaluación continua de las facturas y la priorización de los pagos, y se encarga de las tareas rutinarias de programación. No transfiere fondos por sí misma sin los canales de pago que usted haya elegido; en su lugar, genera y ejecuta las acciones aprobadas a través de los sistemas de pago configurados o mediante flujos de trabajo asistidos.
- Importación diaria automatizada de facturas y cuentas por pagar pendientes desde los sistemas de contabilidad o ERP.
- Clasificación de facturas mediante inteligencia artificial según prioridad, riesgo y valor del pago anticipado.
- Elaboración de un plan de pagos ordenado que respete la caja, las condiciones de los proveedores y las normas empresariales.
- Programación automática o transferencia a sistemas de pago o conectores bancarios para su ejecución, una vez configurados.
- Detección de excepciones y escalado en caso de facturas impugnadas, aprobaciones pendientes o discrepancias en los datos.
- Ajuste continuo de las normas y los criterios de priorización a medida que cambian las necesidades de la empresa.
Lo que gana tu empresa
- Un flujo de caja más predecible. El sistema elabora un plan de pagos diario que tiene en cuenta la disponibilidad de efectivo prevista y las obligaciones futuras, lo que reduce las sorpresas de última hora.
- Mejora de las relaciones con los proveedores. Los pagos prioritarios y un trato coherente ayudan a evitar recargos por demora, a preservar las condiciones negociadas y a mantener la confianza con los proveedores clave.
- Reducción del tiempo dedicado a la clasificación manual. Los equipos de AP disponen de una única lista ordenada por prioridad y de acciones concretas que deben llevar a cabo, en lugar de tener que elaborar manualmente hojas de cálculo y estar pendiente de las aprobaciones.
- Aprovechamiento de las oportunidades de pago anticipado. El sistema automatizado destaca los descuentos de los proveedores y sugiere en qué casos un pago anticipado supone un valor añadido para la empresa.
- Gestión clara de excepciones. Las facturas objeto de disputa, los números de orden de compra que faltan o las discrepancias bancarias se marcan y se remiten para su revisión manual, junto con la información de contexto correspondiente.
Un caso práctico
Por ejemplo, un distribuidor de tamaño medio recibe cada mes cientos de facturas de proveedores locales e internacionales. Su equipo de contabilidad de proveedores clasifica actualmente las facturas por fecha de vencimiento, pero carece de visibilidad sobre los picos de flujo de caja y los descuentos por pago anticipado. Con este servicio, las facturas se priorizan automáticamente cada mañana: se destacan las facturas urgentes de los proveedores, los descuentos de gran valor y los pagos críticos para el cumplimiento normativo, mientras que los elementos de menor prioridad se programan para más adelante en el plazo de pago. Las excepciones —como discrepancias en la recepción de mercancías o aprobaciones pendientes— se derivan para su revisión, lo que evita pagos accidentales y reduce el trabajo de seguimiento.
¿A quién va dirigido?
- Las pequeñas y medianas empresas con facturas recurrentes de proveedores necesitan una gestión de tesorería predecible y reducir las tareas manuales relacionadas con la contabilidad de proveedores.
- Los equipos financieros que utilizan un sistema ERP o de contabilidad, junto con plataformas bancarias o de pagos, se benefician de la programación y la ejecución automatizadas.
- Los equipos de operaciones o de compras que negocian descuentos por pago anticipado necesitan un sistema que detecte las oportunidades de descuento y las aproveche.
¿Qué incluye el servicio mensual?
La suscripción mensual cubre la automatización configurada y gestionada, así como el mantenimiento operativo continuo. implementi.ai se encarga de las conexiones acordadas antes del lanzamiento, lleva a cabo la priorización y la supervisión diarias, resuelve los errores de automatización y aplica actualizaciones razonables de la configuración a medida que cambian tus reglas o tu panorama de proveedores.
- Poner en marcha la automatización y ejecutar la priorización programada.
- Conectar y mantener los sistemas y las fuentes de datos acordados.
- Supervisar el funcionamiento y gestionar los errores o fallos.
- Ajustes periódicos y actualizaciones de la configuración para garantizar que las prioridades se ajusten a tus políticas.
Cuándo puede que esta solución no sea necesaria
- Las empresas que solo realizan pagos a proveedores de forma ocasional y tienen un volumen de facturas muy reducido: es posible que la automatización gestionada sea más de lo necesario.
- Empresas que requieren flujos de trabajo de pago directos y exclusivamente a través de la banca tradicional, sin API ni capacidad de exportación: es necesario evaluar la compatibilidad antes del lanzamiento.
Cómo funciona
- Conecta las fuentes de datos. Importamos las cuentas por pagar pendientes, los datos maestros de proveedores y las posiciones de tesorería básicas desde el sistema contable o ERP que hayas indicado, además de los datos de saldos bancarios opcionales.
- Normalizar y enriquecer los registros. Las partidas de las facturas se cotejan con los pedidos de compra y las condiciones de los proveedores; los campos que faltan se marcan y se añaden indicadores de riesgo de los proveedores para establecer prioridades.
- Priorización basada en la inteligencia artificial. El motor clasifica las facturas según su urgencia, el valor del descuento, la importancia del proveedor y el riesgo, con el fin de generar una lista de pagos ordenada que se ajuste a tus normas.
- Elaborar un plan de pago viable. El sistema genera un plan diario en el que se especifican las facturas que deben pagarse, los importes recomendados y los plazos de ejecución sugeridos o las retenciones para su aprobación.
- Ejecutar o delegar. Las partidas aprobadas se programan a través del método de pago acordado (conector de pago, herramienta de contabilidad de proveedores o exportación de archivos); las retenciones y las excepciones se remiten a su personal para su revisión.
- Supervisar y repetir el proceso. implementi.ai supervisa el funcionamiento, resuelve los errores de automatización, actualiza las reglas de priorización cuando se le solicita y se encarga del mantenimiento de la solución para que siga adaptándose a las necesidades cambiantes de la empresa.
Ejemplo de flujo de trabajo
Por ejemplo, imaginemos una empresa que importa componentes y recibe 350 facturas al mes. Cada mañana, el sistema automatizado extrae del ERP las facturas pendientes y una instantánea del saldo bancario. La IA clasifica las facturas: la factura de un proveedor con un descuento por pago anticipado de dos semanas (2%) y un bajo riesgo de reclamación pasa a tener prioridad sobre una factura de valor similar cuyo vencimiento es posterior. El sistema programa el pago con descuento para que se ejecute en la siguiente ventana de pago aprobada y señala tres facturas en las que faltan referencias de orden de compra para que las revise un usuario. Tras las aprobaciones, los pagos acordados se envían al procesador de pagos, mientras que las excepciones se asignan al personal de cuentas por pagar junto con la factura correspondiente y las notas adjuntas; el resultado es un menor número de pagos atrasados y menos ciclos de seguimiento manual.
Integraciones
Sistemas típicos
Entre los sistemas habituales se pueden incluir los de contabilidad y los sistemas ERP (por ejemplo, SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Xero o Sage), plataformas de gestión de cuentas por pagar o de facturación electrónica, integraciones bancarias y proveedores de pagos. Es posible conectar otros sistemas a través de API acordadas, exportaciones de archivos o flujos de datos seguros; la compatibilidad definitiva se confirma antes de la puesta en marcha.
Métodos de conexión
Las conexiones se establecen mediante las API disponibles, exportaciones seguras de archivos (CSV/Excel), webhooks o métodos aprobados de importación de datos bancarios. Cuando no se dispone de acceso directo a la API, se pueden utilizar las exportaciones acordadas o una transferencia segura de archivos por vía intermedia. El método de conexión exacto para cada sistema se decide durante la fase de análisis del alcance y se confirma antes de la implementación.
Lo que necesitamos de vuestra empresa
Antes del lanzamiento, verificamos los sistemas contables o de planificación empresarial (ERP), las plataformas de cuentas por pagar o de pagos que utilices, una muestra de los datos de cuentas por pagar pendientes y las normas de aprobación habituales. También debemos acordar las normas de negocio para la priorización (plazos de pago, niveles de proveedores, umbrales de descuento) y designar quién se encargará de revisar las excepciones. La compatibilidad y el método de acceso se acuerdan antes de la implementación.
Preguntas frecuentes
¿Con qué sistemas de contabilidad o ERP se puede conectar?
Normalmente nos conectamos a los principales sistemas de contabilidad y ERP que ofrecen API o la exportación de archivos. Durante la fase de análisis del proyecto, confirmamos cuál es su sistema específico y el método de integración disponible antes de continuar.
¿El servicio realmente realiza los pagos?
La solución puede programar y activar pagos a través de conectores de pago configurados o proporcionar un archivo de pago seguro para tu proceso bancario. El método exacto de ejecución se acuerda durante la configuración y depende de las capacidades de tu plataforma de pago.
¿Cómo se gestionan las excepciones?
Las excepciones, como las facturas objeto de disputa, las órdenes de compra que faltan o los totales que no coinciden, se señalan y se remiten a las personas designadas para su revisión. La automatización incluye datos contextuales para agilizar la resolución y mantiene un registro de las decisiones tomadas a efectos de auditoría.
¿Puedes establecer prioridades en función de las condiciones negociadas con los proveedores o de los proveedores estratégicos?
Sí. Las reglas de priorización pueden incluir niveles de proveedores, condiciones contractuales y preferencias manuales. implementi.ai configura estas reglas durante el proceso de incorporación y puede actualizarlas a medida que cambien tus prioridades.
¿Qué datos necesita implementi.ai para llevar a cabo la priorización?
Los datos habituales incluyen los encabezados y las líneas de las facturas, las fechas de vencimiento, los datos maestros de los proveedores, las coincidencias con las órdenes de compra, los resúmenes del saldo actual de caja o bancario y cualquier descuento o penalización. Acordamos los campos concretos durante la definición del alcance del proyecto y confirmamos la compatibilidad antes de la puesta en marcha.
¿Cómo se inicia la puesta en marcha?
La implementación comienza con una fase de definición del alcance para confirmar los sistemas, las muestras de datos y las reglas de negocio. El plazo de puesta en marcha depende de las integraciones necesarias, las fuentes de datos y el alcance; lo confirmamos antes de la implementación.
Precio
La cuota de activación cubre la configuración inicial, la implementación y la puesta en marcha del alcance de la automatización acordado.
La cuota mensual cubre el funcionamiento, el mantenimiento y la gestión continuos del servicio de automatización.
El alcance exacto y el importe final de la suscripción mensual se confirman antes del lanzamiento.
¿Estás listo para automatizar este proceso?
Indícanos qué sistema de contabilidad o ERP y qué banco o plataforma de pago utilizas actualmente.
Te confirmaremos cómo se puede conectar esta solución, su alcance y el importe final de la cuota mensual.
