Descripción
El «AI Batch Traceability & Recall Router» vincula de forma continua los identificadores de lotes en todo tu ERP, almacén y canales de venta, convirtiendo los registros dispersos en una única vista de retirada de productos que permite actuar. Cuando se produce un problema de calidad, una alerta de las autoridades reguladoras o una notificación de un proveedor, el sistema identifica las existencias afectadas, los pedidos pendientes y las unidades vendidas para que los equipos puedan actuar con rapidez y coherencia.
implementi.ai gestiona y mantiene la solución como un servicio gestionado: configuramos las conexiones, ajustamos las reglas de coincidencia a tus datos, supervisamos el funcionamiento y gestionamos los errores de automatización para que tus equipos puedan centrarse en la contención y la comunicación, en lugar de en hojas de cálculo y búsquedas manuales.
El problema
Sin automatización, el seguimiento de un lote retirado del mercado es un proceso manual, lento y propenso a errores. Los equipos deben buscar los números de lote en múltiples sistemas, cruzar los registros de entrega y fabricación, identificar los envíos pendientes y ponerse en contacto con los clientes uno por uno. A medida que aumentan el tamaño del catálogo, los canales de venta y las redes de proveedores, se multiplican los tiempos de búsqueda manual, las comunicaciones se vuelven inconsistentes y los registros de auditoría quedan incompletos. Los pedidos omitidos o las notificaciones tardías aumentan el riesgo para los clientes, generan problemas normativos y provocan costosas operaciones logísticas de retirada de productos.
Qué automatiza esta solución
Esta solución gestionada automatiza las tareas de seguimiento y gestión de la ruta de distribución de principio a fin que, normalmente, requieren comprobaciones cruzadas manuales y un seguimiento por teléfono o mediante hojas de cálculo. Consolida los datos por lotes, evalúa los artículos afectados y pone en marcha el conjunto de medidas acordadas para cada caso de retirada del mercado.
- Localiza el stock afectado en los sistemas ERP y WMS y marca las existencias como «en cuarentena» o «señaladas».
- Contrasta las unidades vendidas con los pedidos de los clientes, los envíos y las ventas en el mercado para elaborar una lista de impacto.
- Genera tareas de notificación específicas para los equipos de atención al cliente, distribución y devoluciones.
- Crea colas de excepciones para las coincidencias ambiguas o los números de lote que falten, con el fin de que sean revisadas manualmente.
- Registra todas las acciones de retirada para mantener un historial de eventos auditable.
- Si las integraciones lo permiten, se pueden activar opcionalmente los pedidos de recogida/devolución o la generación de etiquetas de devolución.
Lo que gana tu empresa
- Contención más rápida. La identificación automática de las existencias afectadas y los pedidos con faltas acorta el tiempo que transcurre entre la detección y la intervención, lo que reduce el alcance de una retirada de productos y alivia la presión operativa.
- Comunicaciones coherentes. Las notificaciones y la distribución de tareas se rigen por normas acordadas previamente, de modo que los clientes, los equipos de ventas y los almacenes reciban instrucciones coherentes y conozcan los pasos a seguir.
- Menor esfuerzo manual. Los equipos dedican menos tiempo a buscar en los sistemas y a elaborar listas, lo que permite al personal centrarse en la gestión de la contención física, las devoluciones y las negociaciones con los proveedores.
- Registro de recuperaciones auditable. Se registran todas las coincidencias, decisiones y acciones derivadas, de modo que tus equipos de calidad y cumplimiento dispongan de un historial claro y exportable.
- Revisión humana limitada. Las coincidencias ambiguas se señalan como excepciones, de modo que el personal solo revisa los registros que realmente requieren una valoración humana, lo que mejora la precisión y la rapidez.
Un caso práctico
En el caso de un distribuidor alimentario de tamaño medio que vende a través de su propia tienda web y de varios mercados online, un proveedor le notifica que se ha producido una contaminación que afecta a un número de lote concreto. El distribuidor debe identificar rápidamente las ubicaciones en el almacén, aislar las existencias restantes, detener los envíos salientes y ponerse en contacto con los clientes que hayan recibido las unidades afectadas. Con este producto, el equipo de operaciones recibe una lista consolidada de las referencias de producto (SKU) afectadas, las referencias de los pedidos y los datos de contacto de los clientes; las excepciones en las que faltan datos del lote se remiten al departamento de control de calidad para su verificación manual. El resultado es una retirada del mercado más rápida y controlada, con un registro auditable de las medidas adoptadas.
¿A quién va dirigido?
- Los fabricantes cuya producción se gestiona por lotes necesitan trazabilidad a lo largo de los lotes de producción y los pedidos posteriores.
- Los distribuidores que gestionan existencias de varios proveedores necesitan identificar y aislar rápidamente los lotes afectados en todos los almacenes.
- Minoristas multicanal: necesitan identificar las unidades vendidas a través del comercio electrónico, los mercados online y las devoluciones en tiendas físicas.
- Los equipos de calidad, cumplimiento normativo y cadena de suministro necesitan registros de auditoría fiables y un proceso de distribución de tareas coherente durante las campañas de retirada de productos.
¿Qué incluye el servicio mensual?
La suscripción mensual cubre el funcionamiento y el mantenimiento continuo de la automatización de las retiradas de productos, así como las integraciones que acordemos antes del lanzamiento. implementi.ai se encarga de ejecutar la automatización, supervisar su estado, aplicar actualizaciones de configuración rutinarias y gestionar y solucionar los errores de automatización a medida que surjan. El servicio incluye el procesamiento mediante IA necesario para emparejar los lotes con los pedidos, así como la supervisión necesaria para mantener la solución en funcionamiento a medida que cambian sus sistemas o formatos de datos.
- Gestión del funcionamiento y la supervisión de la automatización
- Conexiones del sistema acordadas y su mantenimiento
- Cotejo mediante IA y generación de excepciones
- Gestión y corrección de errores de automatización y actualizaciones razonables de la configuración
Cuándo puede que esta solución no sea necesaria
- Empresas con pocas referencias (SKU) controladas por lotes y un volumen de pedidos muy reducido: es posible que la solución ofrezca más capacidad de la necesaria para retiradas de productos pequeñas y puntuales.
- Organizaciones que no disponen de registros electrónicos de lotes: si los números de lote no se registran en ningún sistema digital, no es posible realizar un seguimiento automatizado hasta que se mejore el registro de datos.
Cómo funciona
- Consolidación de datos. El sistema de automatización importa los registros de lotes y partidas procedentes de los sistemas acordados y crea un índice normalizado de identificadores de lotes, ubicaciones y transacciones vinculadas.
- Inscripción en el evento. Una orden de retirada se activa mediante una notificación del proveedor, una entrada del departamento de control de calidad o una introducción manual; el sistema registra el evento de retirada y los identificadores o criterios que definen el stock afectado.
- Emparejamiento por impacto. La búsqueda de coincidencias asistida por IA analiza el inventario, los pedidos pendientes y el historial de envíos para elaborar una lista de artículos afectados; las reglas de coincidencia aproximada muestran posibles coincidencias cuando los identificadores están incompletos.
- Enrutamiento de acciones. Según tus normas, el router pone en cuarentena las existencias, marca los pedidos, crea tareas de devolución o de preparación de pedidos y avisa al servicio de atención al cliente o a los socios logísticos externos.
- Gestión de excepciones. Los registros con coincidencias de baja fiabilidad se colocan en una cola de excepciones, junto con las acciones recomendadas, para su revisión y aprobación por parte de un usuario.
- Auditoría y cierre. Se registran todas las acciones, autorizaciones y comunicaciones; una vez completada la contención, el incidente de retirada se marca como cerrado y se elabora un informe resumido.
Ejemplo de flujo de trabajo
Por ejemplo, imaginemos una empresa que recibe una alerta de un proveedor en la que se indica que el lote 1234 está contaminado. El sistema registra ese número de lote, localiza las unidades restantes en dos almacenes a través del WMS y encuentra los pedidos enviados correspondientes en la plataforma de comercio electrónico y en el ERP. Marca automáticamente los pedidos de salida para su cancelación, pone en cuarentena el stock restante y genera tareas de contacto con el cliente para el equipo de atención al cliente con las referencias de los pedidos ya rellenadas. Tres pedidos de venta tienen datos de lote incompletos; estos se desvían a una cola de excepciones para su verificación manual. La automatización registra cada acción y elabora un resumen del impacto para los equipos de calidad y de cumplimiento normativo.
Integraciones
Sistemas típicos
Entre los sistemas habituales que almacenan datos de lotes y pedidos se incluyen los sistemas ERP (por ejemplo, SAP S/4HANA u Oracle NetSuite), los sistemas de gestión de almacenes (WMS) y las plataformas de gestión de pedidos, las plataformas de comercio electrónico (Shopify, Magento) y los sistemas CRM o de atención al cliente (Salesforce, Zendesk). También podemos trabajar con exportaciones en formato CSV, fuentes SFTP o tablas de bases de datos cuando no se disponga de API. La compatibilidad exacta se confirma durante la fase de análisis del alcance del proyecto.
Métodos de conexión
Entre los posibles métodos de conexión se incluyen las API nativas o los webhooks, cuando estén disponibles; las importaciones y exportaciones programadas en formato CSV o SFTP; el acceso a bases de datos o a réplicas de lectura; y los flujos de datos activados por correo electrónico para las notificaciones de los proveedores. Seleccionamos el método o métodos que mejor se adapten a tus sistemas y a tu modelo de seguridad; el enfoque definitivo se acuerda antes de la implementación.
Lo que necesitamos de vuestra empresa
Antes del lanzamiento, acordamos los sistemas que se van a conectar, los extractos de datos de muestra (lotes, ubicaciones de inventario, registros de pedidos y envíos), los eventos desencadenantes que inician una retirada del mercado y las reglas de decisión para la cuarentena, la notificación al cliente y las devoluciones. También necesitamos un contacto técnico designado y un entorno de pruebas o archivos de muestra para validar la lógica de correspondencia. La compatibilidad, el método de acceso y el plan de integración exacto se confirman antes de comenzar el trabajo.
Preguntas frecuentes
¿A qué sistemas te puedes conectar para obtener datos por lotes?
Normalmente nos conectamos a sistemas ERP, WMS y plataformas de pedidos o de comercio electrónico a través de API, siempre que estén disponibles. Si no existe una API, podemos trabajar con transferencias programadas en formato CSV o SFTP, o con extractos de bases de datos. La conectividad definitiva se acuerda durante la fase de definición del alcance del proyecto.
¿Cómo se gestionan las coincidencias ambiguas?
Las coincidencias ambiguas o con bajo nivel de confianza se envían a una cola de excepciones junto con las coincidencias sugeridas y los datos contextuales para su revisión manual. Tú defines quién revisa las excepciones y qué pasos de aprobación son necesarios antes de que se ejecute una acción automatizada.
¿Puede el sistema enviar comunicaciones a los clientes?
Sí: cuando existen integraciones, podemos generar tareas de notificación y mensajes prellenados para tu sistema de atención al cliente o enviar datos a un servicio de correo electrónico o SMS. Implementi.ai se encarga de configurar el enrutamiento; las plantillas de los mensajes y la redacción reglamentaria las proporciona tu equipo.
¿Cómo mantiene el sistema un registro de auditoría?
Cada evento de recuperación, decisión de coincidencia, tarea asignada y acción manual se registra en el historial de eventos de recuperación. El servicio gestionado recopila esta información en un resumen exportable para las revisiones de calidad y cumplimiento.
¿Qué grado de personalización se puede alcanzar?
Las reglas de correspondencia, las medidas de cuarentena, los destinatarios de las notificaciones y los flujos de trabajo de excepciones se configuran según sus necesidades. La solución requiere una configuración específica para cada cliente con el fin de asignar identificadores de lotes, almacenes y reglas de negocio; implementi.ai se encarga de realizar y mantener dichas configuraciones como parte del servicio mensual.
¿Cómo se inicia una implementación?
Comenzamos con una reunión para definir el alcance, en la que se enumeran los sistemas, se recogen datos de muestra y se analizan posibles situaciones. A partir de ahí, confirmamos las conexiones necesarias, los métodos de integración y el alcance del proyecto. La fecha de puesta en marcha depende de los sistemas y del alcance acordado, y se confirma antes de que comience el trabajo.
Precio
La cuota de activación cubre la configuración inicial, la implementación y la puesta en marcha del alcance de la automatización acordado.
La cuota mensual cubre el funcionamiento, el mantenimiento y la gestión continuos del servicio de automatización.
El alcance exacto y el importe final de la suscripción mensual se confirman antes del lanzamiento.
¿Estás listo para automatizar este proceso?
Indícanos qué sistemas ERP, de almacén y de gestión de pedidos contienen tus datos de lotes y tu historial de retiradas.
Te confirmaremos cómo se puede conectar esta solución, su alcance y el importe final de la cuota mensual.
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