Description
Les absences constituent l’une des sources les plus simples — mais aussi les plus préjudiciables — de perte de chiffre d’affaires et de temps perdu pour le personnel dans les entreprises fonctionnant sur la base de rendez-vous. Que vous dirigiez un cabinet dentaire, un salon de coiffure, un cabinet de kinésithérapie, un cabinet de conseil B2B organisant des visites chez les clients ou une équipe de service sur le terrain, les rendez-vous manqués créent des créneaux vides qui se transforment rarement en travail productif. Les appels de rappel manuels mobilisent le personnel pendant des heures et ne permettent pourtant pas d’obtenir toutes les confirmations, car le moment choisi et le message ne correspondent pas aux habitudes de chaque client.
Fonctionnalités de ce service
Cet abonnement propose un service géré de rappel et de reprogrammation des rendez-vous qui permet de réduire le nombre de rendez-vous manqués et d'accélérer le remplacement des créneaux annulés. implementi.ai configure l'envoi de messages de confirmation programmés avant chaque réservation, détecte les rendez-vous à haut risque (par exemple, les nouveaux clients ou ceux dont la dernière réservation remonte à longtemps), envoie des rappels supplémentaires en cas d'absence de confirmation et propose aux clients une option de report ou d'annulation en un clic. Vous bénéficiez de rapports quotidiens clairs et d’un tableau de bord simple affichant les confirmations, les reprogrammations et les créneaux récupérés.
Comment cela se passe-t-il concrètement ?
Une fois votre abonnement activé, implementi.ai se connecte à votre agenda de prise de rendez-vous et à vos canaux de messagerie, puis adapte le calendrier des rappels à vos règles d’entreprise. Par exemple, un salon de coiffure peut envoyer un SMS trois jours avant, un e-mail 24 heures avant et un dernier SMS deux heures avant le rendez-vous. Une clinique de kinésithérapie peut ajouter une liste de contrôle avant la consultation et un suivi personnalisé pour les nouveaux patients. Les clients reçoivent des messages concis et conviviaux, accompagnés d’un bouton bien visible leur permettant de confirmer ou de reporter leur rendez-vous. Lorsqu’un client annule ou reporte son rendez-vous, votre agenda est mis à jour et votre personnel reçoit une notification afin que le créneau puisse être proposé à une personne en liste d’attente.
Une fois la mise en place initiale effectuée, vous n’aurez plus à gérer les modèles de messages ni leur calendrier : nous vous proposons des paramètres par défaut efficaces, testons différentes variantes pour améliorer les taux de confirmation et ajustons les règles en fonction des performances. Des rapports mensuels vous indiquent votre taux d’absentéisme, votre taux de confirmation et le nombre de créneaux récupérés grâce à la reprogrammation. Si des problèmes surviennent (échecs d’envoi, conflits d’agenda), nous les détectons et les résolvons afin que les rappels fonctionnent de manière fiable.
Ce que vous y gagnez
- Moins de rendez-vous non honorés et un chiffre d'affaires par heure de travail du personnel plus élevé.
- Réduction de la charge administrative : le personnel passe moins de temps à appeler et à relancer les clients.
- Une satisfaction client accrue grâce à des rappels clairs et à une modification aisée des rendez-vous.
- Informations exploitables : indicateurs mensuels sur les confirmations, les reports et les créneaux récupérés.
- Une fréquence d'envoi des messages flexible, adaptée au type de client (nouveau client, client à forte valeur ajoutée, client régulier).
À qui s'adresse ce document ?
Ce service est adapté aux petites et moyennes entreprises fonctionnant sur rendez-vous : cliniques médicales et thérapeutiques, cabinets dentaires, instituts de beauté, centres d'entretien automobile, organismes de formation, cabinets d'avocats ou de conseil organisant des rendez-vous avec leurs clients, ainsi que les entreprises de services à domicile proposant des interventions sur site. Il est particulièrement efficace si vous utilisez déjà un agenda numérique ou un système de prise de rendez-vous et que vous communiquez avec vos clients par e-mail et/ou SMS.
Ce que nous attendons de vous
Pour commencer, nous vous demandons un accès en lecture/écriture à votre agenda ou l'exportation périodique de vos réservations, l'autorisation d'envoyer des rappels via les canaux de messagerie de votre choix (compte e-mail ou passerelle SMS), ainsi qu'un ensemble succinct de préférences relatives aux messages (ton, nom de la marque, moment préféré pour les rappels). Nous vous fournirons des modèles recommandés que vous pourrez valider ou adapter. Une fois la configuration effectuée, aucune intervention technique n’est requise de la part de votre personnel.
Géré par implementi.ai
implementi.ai se charge de la mise en place, de la configuration, de l'exploitation et de la maintenance. Nous surveillons la livraison des messages et la synchronisation des calendriers, ajustons la fréquence des rappels pour améliorer les taux de confirmation, appliquons des correctifs en cas de défaillance d'un canal de messagerie et mettons à jour les modèles en fonction des résultats. Vous recevrez des rapports de performance mensuels et pourrez demander à tout moment des modifications concernant la fréquence ou le contenu des messages ; ces mises à jour sont incluses dans l'abonnement.
Abonnement : 99 PLN HT par mois.
