Opis
Obciążenia zwrotne i niepotrzebne zwroty środków po cichu zmniejszają marżę i pochłaniają czas obsługi klienta. Wiele zespołów dowiaduje się o sporze dopiero wtedy, gdy powiadamia ich o tym bank — po pobraniu opłat i gdy wynik sprawy jest niepewny. Co gorsza, te same problemy się powtarzają: niejasne opisy produktów, nawracające błędy w wysyłce lub proste luki w procesach prowadzą do powtarzających się sporów. W rezultacie sprzedawcy ponoszą opłaty, zwracają pieniądze za legalne transakcje i zmagają się z przewidywalnymi konfliktami z klientami.
Czym zajmuje się ta usługa
Jest to usługa abonamentowa, która działa w trybie automatycznym i na bieżąco monitoruje zamówienia, operacje płatnicze oraz wiadomości od klientów, aby wcześnie wykrywać transakcje o najwyższym ryzyku. Otrzymujesz codzienną listę zamówień wymagających uwagi, uszeregowaną według priorytetów, gotowe do wysłania propozycje odpowiedzi dla klientów i podmiotów obsługujących płatności, a także miesięczny raport prewencyjny, w którym wskazano przyczyny systemowe oraz rozwiązania, które możesz wdrożyć.
Jak to wygląda w praktyce
Po krótkiej konfiguracji usługa implementi.ai rozpoczyna monitorowanie przychodzących zamówień, raportów z bramek płatniczych oraz skrzynki odbiorczej działu obsługi klienta. Każdego dnia roboczego otrzymasz zwięzłe podsumowanie na pulpicie nawigacyjnym oraz uporządkowaną listę transakcji oznaczonych jako obarczone wysokim, średnim lub niskim ryzykiem. W przypadku każdej oznaczonej transakcji zobaczysz powód jej oznaczenia (na przykład: niezgodność adresów rozliczeniowego i wysyłkowego, nietypowa kwota zamówienia, powtarzające się odrzucone próby, opóźnienia w aktualizacjach śledzenia przesyłki lub liczne skargi kierowane do działu obsługi klienta) oraz sugerowany kolejny krok: wstrzymanie realizacji zamówienia do czasu weryfikacji, poproszenie o dodatkowe potwierdzenie dostawy, zaoferowanie ukierunkowanego zwrotu kosztów lub wysłanie wiadomości wyjaśniającej do klienta.
Twój zespół obsługi klienta korzysta w odpowiednich sytuacjach z prostej wiadomości gotowej do skopiowania i wklejenia. W przypadku gdy spór może przerodzić się w obciążenie zwrotne, implementi.ai może również dostarczyć zalecaną dokumentację do przedłożenia bankowi (potwierdzenie dostawy, rejestr korespondencji, podpisane pokwitowania) oraz krótki harmonogram wyjaśniający, kiedy należy eskalować sprawę. Co miesiąc otrzymujesz przejrzysty, praktyczny raport przedstawiający trendy: które pozycje asortymentowe (SKU) powodują spory, wzorce geograficzne, problemy związane z dostawcami usług wysyłkowych oraz najczęstsze zastrzeżenia klientów prowadzące do zwrotów kosztów.
Co zyskujesz
- Mniejsze opłaty za obciążenia zwrotne i szybsze rozstrzyganie sporów dzięki wcześniejszej identyfikacji ryzykownych zamówień.
- Zmniejsz obciążenie swojego zespołu, ponieważ powiadomienia są sortowane według priorytetów i zawierają sugerowane sposoby reakcji.
- Określ przyczyny powtarzających się zwrotów, abyś mógł rozwiązać problem u źródła (opis produktu, partner wysyłkowy, zasady zwrotów).
- Wskaźniki miesięczne, które można mierzyć: wskaźnik obciążeń zwrotnych, liczba zapobiegniętych sporów, odzyskana kwota podlegająca zwrotowi oraz średni czas odpowiedzi.
- Spójne podejście do rozwiązywania sporów wśród pracowników — mniejsze rozbieżności i mniej błędów w kontaktach z bankami i klientami.
Dla kogo jest przeznaczony
Usługa ta jest przeznaczona dla małych i średnich sklepów internetowych, operatorów usług subskrypcyjnych oraz platform handlowych, które chcą ograniczyć straty w przychodach wynikające z sporów bez konieczności zatrudniania dodatkowych specjalistów. Sprawdzi się ona w przypadku sprzedawców, którzy obsługują regularny wolumen zamówień i sporadycznie mają do czynienia z obciążeniami zwrotnymi, a jednocześnie chcą osiągnąć przewidywalną, stałą redukcję kosztów związanych ze sporami. Jeśli obecnie masz trudności z śledzeniem wątków w obsłudze klienta, dowodów wysyłki i powiadomień o płatnościach, ta usługa sprawi, że codzienne decyzje będą bardziej przejrzyste i szybsze.
Zarządzane przez implementi.ai
implementi.ai zajmuje się kompletną konfiguracją i bieżącą obsługą systemu. Konfigurujemy monitorowanie przepływów zamówień i płatności, dostosowujemy reguły wykrywania do specyfiki Twojej działalności oraz dbamy o utrzymanie systemu, tak aby alerty pozostawały trafne nawet w miarę zmian w katalogu produktów i procesach. Jeśli zgłoszony przypadek wymaga weryfikacji przez człowieka lub konieczne jest dostosowanie szablonu wiadomości, aktualizujemy reguły i szablony za Ciebie. Gdy zmieniają się warunki zewnętrzne — nowy proces obsługi płatności u dostawcy, nowy wzorzec oszustwa lub zaktualizowany formularz sporu — implementi.ai wprowadza niezbędne poprawki i dostarcza zaktualizowane wytyczne.
Czego od Ciebie oczekujemy: dostęp do raportów dotyczących zamówień i płatności, skrzynki odbiorczej pomocy technicznej lub kanału komunikacji z działem pomocy technicznej oraz jednego punktu kontaktowego w sprawie wstępnych preferencji dotyczących zasad (na przykład: jak rygorystycznie należy wstrzymywać wysyłki). Od personelu nie są wymagane żadne prace inżynieryjne poza zapewnieniem dostępu i zatwierdzeniem wstępnego scenariusza postępowania.
Abonament: 99 PLN netto miesięcznie.
Zacznij ograniczać liczbę obciążeń zwrotnych i odzyskiwać utracone przychody dzięki prostej w obsłudze, zarządzanej usłudze prewencyjnej, która pozwala Twojemu zespołowi skupić się na klientach — a nie na sporach.
