Opis
Narzędzie AI Supplier Delivery Monitor & Exception Manager nieustannie porównuje przewidywane terminy dostaw wynikające z zamówień zakupu z aktualizacjami od przewoźników, powiadomieniami o wysyłce (ASN) oraz potwierdzeniami odbioru z magazynu, aby wykrywać nieprawidłowości w dostawach, takie jak opóźnienia, dostawy częściowe lub dostawy niewłaściwych pozycji (SKU). System stosuje klasyfikację i ustalanie priorytetów oparte na sztucznej inteligencji, dzięki czemu zespoły najpierw widzą problemy o największym znaczeniu i nie tracą czasu na rutynowe kontrole.
implementi.ai konfiguruje uzgodnione integracje, obsługuje procesy automatyzacji i zapewnia comiesięczną konserwację usługi, dzięki czemu zespoły ds. zaopatrzenia i odbioru towarów otrzymują przydatne powiadomienia, zautomatyzowane wiadomości od dostawców oraz utworzone zadania w wybranych przez Państwa systemach – bez konieczności samodzielnego tworzenia i obsługi procesów automatyzacji we własnym zakresie.
Problem
Wiele zespołów zajmujących się zaopatrzeniem i odbiorem towarów opiera się na ręcznej weryfikacji zamówień zakupu, stronach śledzenia przesyłek przewoźników oraz rejestrach odbioru. Takie podejście wymaga od pracowników otwierania wielu systemów, wyszukiwania komunikatów ASN, uzgadniania otrzymanych dostaw z rezerwacjami w systemie ERP oraz śledzenia częściowych lub brakujących przesyłek za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonu. Wraz ze wzrostem liczby dostawców, jednostek magazynowych (SKU) i lokalizacji magazynowych te ręczne procesy powodują opóźnienia, niespójne ustalanie priorytetów oraz fragmentaryczne dane dotyczące wydajności dostawców. Istotne wyjątki mogą zostać przeoczone lub wykryte zbyt późno, co powoduje opóźnienia w produkcji, braki magazynowe lub nieprawidłowe zapisy stanów magazynowych w systemie ERP.
Co automatyzuje to rozwiązanie
Ta usługa zarządzana automatyzuje ciągłe wykrywanie, klasyfikację i obsługę odstępstw w dostawach od dostawców we wszystkich systemach objętych zakresem umowy. Automatyzacja koncentruje się na porównywaniu przewidywanych i rzeczywistych terminów dostaw oraz uruchamianiu skonfigurowanych działań następczych.
- Zaimportuj otwarte zamówienia zakupu oraz przewidywane terminy dostaw, aby stworzyć aktualizowany na bieżąco przegląd nadchodzących dostaw.
- Pobieranie numerów ASN, aktualizacji dotyczących śledzenia przesyłek oraz dokumentów odbioru w celu porównania rzeczywistych zdarzeń z oczekiwaniami.
- Wykorzystaj sztuczną inteligencję i klasyfikację opartą na regułach do oznaczania wyjątków (opóźnienia, dostawy częściowe, błędne numery SKU, brakujące powiadomienia ASN) oraz do oceny ich wpływu.
- Utwórz lub zaktualizuj zadania/zgłoszenia dotyczące sytuacji wyjątkowych w wybranym systemie zarządzania zadaniami lub zgłoszeniami i powiadom o tym odpowiednie zespoły.
- Wysyłaj szablonowe przypomnienia dla dostawców lub powiadomienia o eskalacji, gdy wskazują na to reguły.
- Zbierz dane dotyczące dostaw w podsumowaniach wyników dostawców w celu ich bieżącej analizy.
Korzyści dla Twojej firmy
- Szybsze wykrywanie. Ciągłe monitorowanie pozwala wykrywać opóźnienia lub braki w dostawach w momencie ich wystąpienia, dzięki czemu zespoły mogą podjąć działania, zanim wpłynie to na stan zapasów lub produkcję.
- Mniej ręcznego szlifowania. Automatyczne przypomnienia dla dostawców i generowanie zadań pozwalają zaoszczędzić czas poświęcany na sprawdzanie statusu przesyłek i sporządzanie wiadomości z przypomnieniem.
- Jasne ustalenie priorytetów. Klasyfikacja oparta na sztucznej inteligencji najpierw wskazuje wyjątki o największym znaczeniu, dzięki czemu ograniczone zasoby można skoncentrować tam, gdzie są najbardziej potrzebne.
- Spójna dokumentacja. Prowadzona historia dostaw pozwala zebrać informacje o zdarzeniach i wynikach, co ułatwia ocenę dostawców i podejmowanie bardziej rzetelnych decyzji dotyczących zamówień.
- Odporność operacyjna. Firma implementi.ai zajmuje się obsługą, monitorowaniem i konserwacją systemu automatyzacji, dzięki czemu rozwiązanie działa nieprzerwanie bez konieczności prowadzenia wewnętrznych prac programistycznych ani codziennej konserwacji.
Praktyczny przykład zastosowania
Średniej wielkości producent, współpracujący z wieloma dostawcami i posiadający kilka magazynów, wcześniej wyznaczał pracowników działu przyjęć towarów do porównywania listów przewozowych z zamówieniami zakupu w systemie ERP oraz do kontaktowania się z dostawcami w przypadku braku powiadomień o wysyłce (ASN). Proces ten zajmował codziennie wiele godzin i nie pozwalał na wykrycie dostaw częściowych. Po wdrożeniu tej usługi automatyzacja importuje otwarte zamówienia, monitoruje powiadomienia ASN i aktualizacje od przewoźników, klasyfikuje opóźnione lub częściowe dostawy, w razie potrzeby wysyła gotowe szablony przypomnień do dostawców oraz otwiera zadania dotyczące wyjątków do ręcznego rozpatrywania. Zespoły odbioru zajmują się mniejszą liczbą rutynowych kontroli i skupiają się na rozwiązywaniu najpilniejszych wyjątków, podczas gdy kierownictwo otrzymuje podsumowania wyników dostawców na potrzeby przeglądów umów.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Producenci posiadający zespoły ds. zaopatrzenia współpracujące z wieloma dostawcami — potrzebują scentralizowanego wglądu w proces dostaw oraz skrócenia opóźnień przy odbiorze towarów.
- Sprzedawcy detaliczni i dystrybutorzy prowadzący wiele magazynów — chcą ograniczyć braki towarowe spowodowane nieotrzymaniem dostaw lub dostawami niekompletnymi.
- Zespoły ds. zamówień, które potrzebują skonsolidowanych danych dotyczących wyników dostawców — na potrzeby oceny dostawców i podejmowania decyzji dotyczących zaopatrzenia.
- Firmy korzystające z systemów ERP lub systemów zakupowych — dążące do automatyzacji procesów obsługi wyjątków i ograniczenia konieczności śledzenia spraw za pomocą arkuszy kalkulacyjnych.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje zarządzaną automatyzację oraz bieżące elementy operacyjne uzgodnione przed uruchomieniem. W ramach tej usługi firma implementi.ai konfiguruje połączenia, prowadzi monitorowanie oraz wprowadza uzasadnione aktualizacje konfiguracji.
- Połączenia z systemami uzgodnionymi przed uruchomieniem (ERP, zaopatrzenie, dane od przewoźników, rejestry przyjęć).
- Przetwarzanie oparte na sztucznej inteligencji w celu klasyfikacji, ustalania priorytetów oraz agregacji wyników dostawców.
- Monitorowanie działania systemu automatyki, obsługa błędów i wprowadzanie poprawek w celu zapewnienia ciągłości działania rozwiązania.
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- W przypadku bardzo małych firm, które mają zaledwie kilku dostawców i składają zaledwie kilka zamówień, ręczne kontrole mogą okazać się wystarczające.
- Organizacje, które nie dysponują żadnymi cyfrowymi dokumentami zamówień, potwierdzeń wysyłki ani odbioru (procesy oparte wyłącznie na dokumentacji papierowej), powinny przeprowadzić podstawową digitalizację, zanim usługa ta stanie się przydatna.
Jak to działa
- Zasięg i połączenie. Uzgadniamy, które systemy należy uwzględnić (ERP, system zamówień, dane od przewoźników, rejestry przyjęć towarów), a następnie konfigurujemy wstępne połączenia w uzgodnionym zakresie, tak aby system automatyzacji mógł monitorować planowane i rzeczywiste zdarzenia związane z dostawami.
- Utwórz przewidywane przyjazdy. Usługa zestawia otwarte zamówienia zakupu z podanymi terminami dostaw, tworząc aktualizowaną na bieżąco listę przewidywanych dostaw, które należy monitorować.
- Rejestruj zdarzenia związane z wysyłką i odbiorem. Aktualizacje dotyczące śledzenia przesyłek, powiadomienia ASN oraz rejestry przyjęć magazynowych są na bieżąco porównywane z przewidywanymi terminami dostaw w celu wykrycia rozbieżności.
- Sklasyfikuj i ustal priorytety. Modele sztucznej inteligencji oraz skonfigurowane reguły biznesowe klasyfikują każdą rozbieżność (opóźnienie, niekompletna dostawa, błędny numer SKU) i oceniają jej potencjalny wpływ, dzięki czemu najważniejsze pozycje pojawiają się na górze listy.
- Akcje wyzwalające. W przypadku wyjątków o wysokim priorytecie system automatyczny tworzy zadania lub zgłoszenia w wybranym systemie, powiadamia odpowiedzialne zespoły oraz może wysyłać standardowe przypomnienia do dostawców zgodnie z ustalonymi zasadami.
- Zapisz wyniki. Zdarzenia związane z dostawami oraz działania podejmowane w przypadku wystąpienia wyjątków są rejestrowane w celu prowadzenia historii wyników dostawców oraz ułatwienia późniejszej analizy.
- Monitorowanie i konserwacja. implementi.ai monitoruje stan automatyzacji, usuwa błędy integracji i wdraża uzgodnione aktualizacje konfiguracji, aby zapewnić ciągłość działania procesu.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która wystawia zamówienia zakupu (PO) wielu dostawcom i oczekuje otrzymania powiadomień o wysyłce (ASN) przed dostawą. Automatyzacja importuje otwarte zamówienia zakupu z systemu ERP i monitoruje aktualizacje dotyczące śledzenia przesyłek od przewoźników oraz rejestry przyjęć w magazynie. Gdy dane od przewoźnika wskazują, że dostawa jest opóźniona poza przewidywany termin, system klasyfikuje to zdarzenie jako opóźnienie dostawy i nadaje mu wysoki priorytet, ponieważ dotyczy to kluczowych pozycji asortymentowych (SKU). System automatyczny wysyła do dostawcy standardowe przypomnienie i tworzy zadanie wyjątku w kolejce zamówień w celu podjęcia dalszych działań. Jeśli dostawca potwierdzi częściową wysyłkę, system aktualizuje rekord wyjątku i rejestruje wynik w podsumowaniu wyników dostawcy do przeglądu przez kierownictwo.
Integracje
Typowe systemy
Typowe systemy, z którymi łączą się klienci, to między innymi platformy ERP i platformy zakupowe, systemy zarządzania magazynem lub rejestry przyjęć towarów, interfejsy API przewoźników i systemy śledzenia przesyłek oraz systemy zarządzania transportem lub zaplecze e-commerce generujące zamówienia zakupowe. Przykłady powszechnie integrowanych platform (w celach orientacyjnych) obejmują SAP, Oracle NetSuite i Microsoft Dynamics; w zależności od dostępnych metod dostępu możliwe jest również podłączenie innych systemów ERP, WMS lub systemów e-commerce. Ostateczna kompatybilność jest sprawdzana i uzgadniana na etapie określania zakresu projektu.
Metody połączeń
Połączenia są tworzone przy użyciu dostępnych interfejsów API lub webhooków, natywnych integracji z platformami (o ile są dostępne), zaplanowanych eksportów plików CSV/plików płaskich, kanałów EDI/ASN (o ile są dostępne) lub monitorowanych skrzynek odbiorczych na wiadomości e-mail od dostawców. Zalecamy metodę, która zapewnia niezawodne i terminowe dostarczanie danych ASN do Państwa systemów; wybrane podejście jest potwierdzane przed wdrożeniem.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem uzgadniamy, które systemy mają zostać podłączone, dostarczamy przykładowe dane (zamówienia, powiadomienia o wysyłce, potwierdzenia odbioru) oraz ustalamy preferowane metody połączenia. Będziesz również pomagać w definiowaniu reguł biznesowych dotyczących obsługi wyjątków, szablonów powiadomień oraz systemu docelowego dla tworzonych zadań lub zgłoszeń. Kompatybilność, metody dostępu oraz dokładny zakres są ustalane na etapie określania zakresu projektu i przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac.
Najczęściej zadawane pytania
Z jakimi źródłami danych dotyczących dostaw i powiadomień ASN można się połączyć?
Możemy współpracować z systemami ERP, platformami zakupowymi, systemami WMS/rejestrami przyjęć towarów oraz interfejsami API przewoźników, o ile systemy te udostępniają interfejsy API, webhooki, EDI lub pliki do eksportu. Dokładna kompatybilność jest sprawdzana na etapie określania zakresu projektu i uzgadniana przed wdrożeniem.
Jak duży będzie zakres konfiguracji?
Konfiguracja zależy od liczby dostawców, różnic w formatach powiadomień ASN oraz od zasad postępowania w przypadku wyjątków. W ramach comiesięcznej usługi zazwyczaj mapujemy typowe pola, tworzymy konfigurowalne reguły oraz wprowadzamy uzasadnione aktualizacje.
W jaki sposób obsługiwane są wiadomości od dostawców i zgłoszenia wymagające eskalacji?
Wiadomości dla dostawców zawierają treści oparte na szablonach, które zostały zdefiniowane i zatwierdzone na etapie ustalania zakresu projektu. System automatyczny może wysyłać przypomnienia pocztą elektroniczną lub za pośrednictwem połączonego portalu dla dostawców oraz eskalować sprawy zgodnie z ustalonymi zasadami.
Co dzieje się z wyjątkami, które wymagają weryfikacji przez człowieka?
Wyjątki wymagające interwencji człowieka są przekazywane jako zadania lub zgłoszenia w wybranym systemie i przypisywane do odpowiednich zespołów. System automatyzacji rejestruje zdarzenie oraz historię komunikacji, aby zapewnić zespołom kontekst niezbędny do rozwiązania problemu.
Co wpływa na miesięczną cenę abonamentu?
Cena zależy od liczby i rodzaju integracji, częstotliwości przetwarzania, ilości danych, konieczności przechowywania historii dostawców oraz zakresu wymaganego bieżącego monitorowania i konserwacji. Ostateczny zakres i cena są ustalane na etapie określania zakresu projektu.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Prosimy o podanie, z jakich systemów ERP, systemów zamówień oraz systemów przewoźników korzysta obecnie Państwa firma, a także o podanie przybliżonej miesięcznej liczby zamówień.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
