Opis
Narzędzie AI Sales Quote Validator & Approval Assistant sprawdza każdą wysyłaną ofertę handlową pod kątem poprawności cen, zgodności z zasadami udzielania rabatów oraz ograniczeń umownych, zanim trafi ona do klienta. Centralizuje ono rozproszone reguły pochodzące z systemów CRM, CPQ, katalogu produktów i ERP, sygnalizuje ryzykowne transakcje oraz generuje dla menedżerów zalecane ścieżki zatwierdzania wraz z uzasadnieniem.
implementi.ai konfiguruje, obsługuje i utrzymuje system automatyzacji w ramach miesięcznej usługi zarządzanej: łączymy uzgodnione systemy, dostosowujemy reguły i monitorujemy działanie automatyzacji, dzięki czemu Państwa przedstawiciele handlowi otrzymują spójne i szybsze zatwierdzenia, a zespół operacyjny zachowuje kontrolę nad marżami i zobowiązaniami umownymi.
Problem
Obecnie wiele organizacji polega na ręcznych weryfikacjach, arkuszach kalkulacyjnych i własnej pamięci przy zatwierdzaniu ofert. Odstępstwa od cennika, nieaktualne listy produktów i niespójne stosowanie rabatów stwarzają zarówno ryzyko utraty przychodów, jak i spowalniają proces zatwierdzania. Przedstawiciele handlowi czekają, aż menedżerowie ręcznie sprawdzą marżę, zasady pakietowania lub wyjątki umowne. Wraz ze wzrostem liczby transakcji ręczne weryfikacje powodują powstawanie wąskich gardeł, zwiększają zaległości w zatwierdzaniu i podnoszą ryzyko błędu ludzkiego — co prowadzi do sprzedaży po zbyt niskich cenach, nieprzestrzegania warunków umów lub opóźnień w ujmowaniu przychodów.
Co automatyzuje to rozwiązanie
To rozwiązanie typu „managed” automatyzuje proces weryfikacji ofert, klasyfikacji ryzyka oraz kierowania wniosków do zatwierdzenia. System sprawdza pozycje oferty, zastosowane rabaty, klauzule umów z klientami oraz dostępne stany magazynowe (w stosownych przypadkach), a następnie rekomenduje działanie: automatyczne zatwierdzenie, dołączenie uzasadnienia kierownika lub przekazanie do ręcznego zatwierdzenia. implementi.ai dba o utrzymanie automatyzacji, obsługuje wyjątki i aktualizuje zestawy reguł w miarę zmian w polityce cenowej firmy.
- Sprawdź cenę katalogową, limity rabatów i poziomy zatwierdzania dla każdej pozycji w ofercie
- Sprawdź ograniczenia wynikające z umowy, warunki przedłużenia oraz wynegocjowane ceny
- Weryfikacja katalogu produktów i dostępności numerów SKU pod kątem ryzyka związanego z realizacją zamówień
- Wygeneruj zrozumiałe dla człowieka uzasadnienie oraz proponowaną osobę odpowiedzialną za zatwierdzenie
- Zautomatyzuj kierowanie wniosków do odpowiedniej osoby zatwierdzającej lub automatycznie zatwierdzaj oferty o niskim ryzyku
- Rejestrowanie decyzji i prowadzenie historii z możliwością wyszukiwania na potrzeby audytów
Korzyści dla Twojej firmy
- Szybsze zatwierdzanie wniosków. Zautomatyzuj podejmowanie decyzji o niskim ryzyku i przedstaw jasne uzasadnienie wyjątków, aby menedżerowie mogli działać szybko, zamiast ponownie przeprowadzać te same przeglądy.
- Ochrona depozytu zabezpieczającego. Zapobiegaj nieuprawnionym rabatom i wykrywaj zbyt niskie wyceny, sprawdzając rabaty i założenia dotyczące kosztów przed wysłaniem wyceny.
- Stałe przestrzeganie przepisów. Należy stosować te same zasady dotyczące cen, pakietów i umów we wszystkich zespołach, tak aby klienci otrzymywali przewidywalne oferty, a zobowiązania prawne były przestrzegane.
- Zmniejszone obciążenie fizyczne. Dział sprzedaży i dział finansowy poświęcają mniej czasu na pracę z arkuszami kalkulacyjnymi i doraźnymi rozmowami; automatyzacja wyodrębnia jedynie istotne wyjątki, które wymagają weryfikacji przez człowieka.
- Przejrzysta ścieżka audytu. Należy prowadzić łatwo dostępną dokumentację dotyczącą weryfikacji, zatwierdzeń i uzasadnień, aby uprościć przeglądy po sprzedaży oraz przekazywanie spraw do działu finansowego.
Praktyczny przykład zastosowania
Średniej wielkości firma zajmująca się odsprzedażą rozwiązań technologicznych korzysta z wielu szablonów CPQ i umożliwia kierownikom regionalnym zatwierdzanie rabatów do różnych limitów. Oferty są przekazywane z systemu CRM do narzędzia do tworzenia ofert, a kierownicy ręcznie sprawdzają każdą pozycję. Dzięki temu produktowi każda oferta jest weryfikowana automatycznie: egzekwowane są reguły cenowe i wyjątki umowne, oferty o niskim ryzyku są automatycznie zatwierdzane, a przypadki ryzykowne są kierowane do właściwej osoby zatwierdzającej w danym regionie wraz z zwięzłym uzasadnieniem. Przedstawiciel handlowy otrzymuje jasną informację o kolejnym kroku, a zespół handlowy uzyskuje scentralizowany rejestr decyzji do uzgodnienia z działami rozliczeń i finansów.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Zespoły ds. sprzedaży w firmach z sektora B2B, które potrzebują spójnej polityki cenowej i krótszych cykli zatwierdzania.
- Działy ds. przychodów lub zespoły ds. finansów handlowych, które poszukują jednego wiarygodnego źródła informacji do weryfikacji ofert.
- Firmy korzystające z systemów CRM i CPQ, w których ręczne zatwierdzanie rabatów powoduje wąskie gardła.
- Organizacje, które zawarły z klientami umowy wymagające zatwierdzenia przed wysłaniem ofert.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje elementy automatyzacji operacyjnej oraz usługi zarządzane niezbędne do zapewnienia prawidłowego działania rozwiązania. Firma implementi.ai konfiguruje wstępne reguły, łączy uzgodnione systemy, obsługuje automatyzację, monitoruje jej wydajność oraz zajmuje się usuwaniem błędów i uzasadnionymi aktualizacjami konfiguracji. Bieżąca konserwacja obejmuje aktualizację reguł zatwierdzania oraz wprowadzanie zmian w integracji zgodnie z ustaleniami przed uruchomieniem rozwiązania.
- Obsługa systemu automatyzacji i silnika reguł
- Integracja z wybranymi systemami CRM/CPQ/ERP
- Monitorowanie i obsługa błędów
- Konserwacja i uzasadnione aktualizacje konfiguracji
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- Organizacje, które sporządzają wyceny jedynie sporadycznie, w pojedynczych przypadkach, i preferują ręczną weryfikację.
- Firmy, które nie prowadzą cyfrowej ewidencji ofert (oferty sporządzane wyłącznie w formie papierowej) i w których integracja systemów nie jest możliwa.
Jak to działa
- Zapisz ten cytat. Gdy przedstawiciel handlowy tworzy lub wysyła ofertę w połączonym systemie CRM/CPQ, moduł automatyzacji odbiera dane oferty w celu ich weryfikacji.
- Wyodrębnij i znormalizuj. Pozycje zamówienia, ceny, rabaty, numery umów klientów oraz miejsca dostawy są wyodrębniane i przyporządkowywane do centralnych reguł dotyczących produktów i cen.
- Kontrole oparte na regułach. Moduł weryfikujący sprawdza cenę katalogową, limity rabatów, poziomy zatwierdzania, wyjątki umowne oraz dostępność jednostek magazynowych (SKU) w oparciu o skonfigurowane reguły i najnowszą historię.
- Ocena ryzyka wspomagana sztuczną inteligencją. System podsumowuje złożone przypadki (sprzeczne rabaty, klauzule niestandardowe) w formie krótkiego, zrozumiałego dla człowieka uzasadnienia i przypisuje im ocenę ryzyka, która służy jako wskazówka co do priorytetu zatwierdzenia.
- Decyzja i wytyczenie trasy. Oferty o niskim ryzyku są automatycznie zatwierdzane i ponownie wprowadzane do procesu sprzedaży; wyjątki są przekazywane do odpowiedniej osoby zatwierdzającej wraz z dowodami kontekstowymi i sugerowanymi ścieżkami decyzyjnymi.
- Sprawdzenie przez człowieka i rozwiązanie problemu. Osoba zatwierdzająca otrzymuje przekazaną sprawę, zapoznaje się z wygenerowanym uzasadnieniem, a następnie zatwierdza ją, prosi o wprowadzenie zmian lub przekazuje sprawę wyższemu szczeblowi; decyzja jest zapisywana w systemie źródłowym.
- Rejestrowanie i nauka. Decyzje i poprawione zasady są rejestrowane w celu zapewnienia identyfikowalności oraz okresowego dostosowywania, co ma na celu ograniczenie liczby wyjątków w przyszłości.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która sprzedaje subskrypcje oprogramowania i pakiety sprzętowe, korzystając z systemu CRM oraz narzędzia CPQ. Przedstawiciel handlowy tworzy ofertę, w której stosuje rabat 25% do zestawu produktów objętych wynegocjowaną umową z klientem. System automatyczny pobiera ofertę, porównuje numer katalogowy produktu z aktualnymi warunkami umowy, rozpoznaje, że rabat przekracza limit zatwierdzony przez kierownika regionalnego, oraz stwierdza ograniczoną dostępność danego elementu sprzętowego. System tworzy zwięzłe uzasadnienie, przypisuje ocenę ryzyka na poziomie średnim i przekazuje ofertę do kierownika regionalnego wraz z sugerowanymi działaniami (zmniejszenie rabatu, potwierdzenie dostępności lub zatwierdzenie z uzasadnieniem). Kierownik zatwierdza ofertę po szybkim przejrzeniu, a oferta trafia do rozliczenia, przy czym decyzja jest rejestrowana na potrzeby przyszłych audytów.
Integracje
Typowe systemy
Do typowych systemów, które można podłączyć, należą platformy CRM (Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics), narzędzia CPQ i do sporządzania ofert, systemy ERP i systemy zarządzania zapasami (NetSuite, SAP S/4HANA, Oracle), platformy płatnicze i rozliczeniowe oraz centralny katalog produktów lub system PIM. Wymienione platformy traktujemy jako typowe przykłady; dokładną kompatybilność potwierdzamy na etapie określenia zakresu projektu.
Metody połączeń
Połączenia realizuje się za pomocą dostępnych interfejsów API, integracji natywnych (tam, gdzie są obsługiwane), webhooków z narzędzia do wyceny, bezpiecznego eksportu/importu danych w formacie CSV lub Arkuszy Google w przypadku wstępnych projektów pilotażowych. Ostateczna metoda zależy od używanych systemów i jest uzgadniana przed wdrożeniem.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem uzgadniamy, które systemy mają zostać połączone, np. rekordy ofert, zasady ustalania cen i zatwierdzania, lokalizacje danych dotyczących produktów i umów oraz preferowaną logikę przepływu zatwierdzeń. Potwierdzamy również dopuszczalną metodę połączenia (API, webhook, CSV) oraz wszelkie przykładowe dane uwierzytelniające lub pliki eksportowe wymagane do konfiguracji. Kompatybilność i dokładna metoda dostępu są potwierdzane przed wdrożeniem.
Najczęściej zadawane pytania
Z jakimi systemami CRM i CPQ można się połączyć?
Zazwyczaj integrujemy się z głównymi systemami CRM i narzędziami CPQ za pośrednictwem interfejsów API lub webhooków, a w ramach projektów pilotażowych możemy również korzystać z eksportowanych danych lub Arkuszy Google. Dokładna kompatybilność jest potwierdzana na etapie określania zakresu projektu.
W jakim stopniu konieczne jest dostosowanie systemu, aby spełniał nasze zasady ustalania cen?
Zazwyczaj konieczne jest pewne dostosowanie reguł, aby uwzględnić poziomy zatwierdzania, limity rabatów i wyjątki umowne. Firma implementi.ai zajmuje się konfiguracją reguł i bieżącymi aktualizacjami w ramach miesięcznej usługi zarządzanej.
Co dzieje się ze złożonymi wyjątkami, które wykrywa sztuczna inteligencja?
Skomplikowane lub niejednoznaczne sprawy są przekazywane do wyznaczonej osoby zatwierdzającej wraz z jasnym, zrozumiałym dla człowieka uzasadnieniem oraz propozycją działań. Osoba zatwierdzająca podejmuje ostateczną decyzję, która jest następnie rejestrowana przez system.
Czy prowadzicie ewidencję dotychczasowych zatwierdzeń i zezwoleń?
Rozwiązanie to przechowuje historię walidacji, decyzji i uzasadnień z możliwością przeszukiwania, co stanowi wsparcie dla audytów i przyszłych dostosowań. Sposób przechowywania oraz zakres tej historii są uzgadniane przed uruchomieniem systemu.
Jak zmieniają się ceny w przypadku dodatkowych integracji lub dużej liczby ofert?
Opłata miesięczna obejmuje uzgodniony zakres integracji i monitorowania. Dodatkowe systemy, częstsze przetwarzanie danych lub znaczna złożoność reguł mogą spowodować rozszerzenie zakresu; wszelkie zmiany potwierdzamy przed wdrożeniem.
Jak rozpocząć wdrażanie?
Zaczynamy od rozmowy w celu określenia zakresu projektu, podczas której sporządzamy listę systemów, przykładowych wycen i reguł zatwierdzania. Po osiągnięciu porozumienia firma implementi.ai konfiguruje łączniki, zestaw reguł oraz system monitorowania, a także zatwierdza plan uruchomienia. Dokładny harmonogram ustalany jest podczas rozmowy w celu określenia zakresu projektu.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Powiedz nam, z jakich systemów CRM, CPQ i ERP korzysta Twoja firma oraz jak wygląda struktura poziomów rabatów i zatwierdzania.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
