Opis
Asystent ds. wdrażania dostawców i zgodności z przepisami oparty na sztucznej inteligencji automatyzuje powtarzalne czynności związane z wprowadzaniem nowych dostawców do systemów firmy: gromadzenie wymaganych dokumentów, wyodrębnianie i weryfikację kluczowych pól, przeprowadzanie konfigurowalnych kontroli oraz kierowanie spraw do weryfikacji przez pracownika, gdy jest to konieczne. Ogranicza to opóźnienia spowodowane brakami w dokumentacji, niejednolitym procesem weryfikacji oraz koniecznością ręcznego monitorowania spraw.
implementi.ai konfiguruje i obsługuje proces automatyzacji w ramach stałej usługi zarządzanej: łączymy uzgodnione systemy, dostosowujemy reguły weryfikacji do Państwa zasad oraz zapewniamy ciągłość działania, monitorując i usuwając problemy, dzięki czemu Państwa zespół może szybciej zatwierdzać dostawców, dysponując jednocześnie przejrzystą ścieżką audytu.
Problem
Bez automatyzacji proces wdrażania dostawców jest ręczną, wieloetapową procedurą, w którą zaangażowane są działy zakupów, prawny, podatkowy i finansowy. Zespoły poszukują brakujących formularzy podatkowych, zaświadczeń o ubezpieczeniu, danych bankowych i rejestrów spółek za pośrednictwem poczty elektronicznej i arkuszy kalkulacyjnych. Dokumentacja jest rozproszona po różnych systemach zamówień, folderach z dokumentami i współdzielonych arkuszach kalkulacyjnych, co powoduje opóźnienia w zatwierdzaniu zakupów i zwiększa ryzyko niekompletnych kontroli zgodności. Wraz ze wzrostem liczby dostawców takie ręczne podejście staje się coraz mniej wydajne: wymaga więcej działań następczych, powoduje więcej wyjątków i częstych poprawek z powodu brakujących lub niespójnych danych.
Co automatyzuje to rozwiązanie
To rozwiązanie typu „managed” automatyzuje cały cykl procesu przyjmowania dostawców — od wstępnego zgłoszenia aż po uzyskanie statusu zatwierdzonego dostawcy — oraz przechowuje historię dokumentów i decyzji z możliwością wyszukiwania. Usługa zajmuje się gromadzeniem dokumentów, wyodrębnianiem treści, walidacją opartą na regułach oraz kierowaniem dokumentów do zatwierdzenia, jednocześnie sygnalizując wyjątki do weryfikacji przez pracownika.
- Zautomatyzowane zgłaszanie wniosków o dokumenty i monitorowanie ich statusu (powiadomienia e-mailowe lub systemowe).
- OCR i pozyskiwanie danych z faktur, formularzy podatkowych, zaświadczeń i dokumentów tożsamości.
- Walidacja oparta na regułach (pola obowiązkowe, daty ważności, formaty danych bankowych).
- Wstępna ocena ryzyka lub kompletności w celu ustalenia priorytetów przy weryfikacji przez człowieka.
- Przekazywanie wniosków do zatwierdzenia do wcześniej wyznaczonych recenzentów oraz aktualizowanie statusu w systemach ERP/PROC.
- Prowadzenie ewidencji dostawców oraz historii działań i dokumentów w formie gotowej do kontroli.
Korzyści dla Twojej firmy
- Szybsze wdrożenie nowych pracowników. Automatyzacja procesu gromadzenia i weryfikacji dokumentów skraca czas poświęcany na ręczne śledzenie spraw i przyspiesza proces od złożenia wniosku do zatwierdzenia dostawcy.
- Stałe przestrzeganie przepisów. Kontrole oparte na regułach gwarantują, że wymagane certyfikaty i pola są weryfikowane w sposób jednolity niezależnie od dostawców i lokalizacji.
- Przejrzysta ścieżka audytu. Usługa przechowuje informacje o statusie dostawców oraz historię dokumentów, dzięki czemu każde zatwierdzenie i każdy wyjątek są rejestrowane i można je wyszukiwać na potrzeby audytów.
- Zmniejszenie oporów operacyjnych. Działy zaopatrzenia i finansów poświęcają mniej czasu na działania administracyjne związane z monitorowaniem zamówień, a więcej na podejmowanie strategicznych decyzji dotyczących dostawców.
- Recenzje o najwyższym priorytecie. Oparte na sztucznej inteligencji sygnały dotyczące kompletności i ryzyka pozwalają skupić uwagę pracowników na tym, co naprawdę ważne, co zmniejsza zaległości w weryfikacji.
Praktyczny przykład zastosowania
Na przykład średniej wielkości producent musi co miesiąc nawiązywać współpracę z dziesiątkami nowych podwykonawców, aby sprostać sezonowemu zapotrzebowaniu. Wcześniej pracownicy działu zaopatrzenia wysyłali formularze pocztą elektroniczną, śledzili odpowiedzi w arkuszach kalkulacyjnych oraz ręcznie sprawdzali numery identyfikacji podatkowej i daty ważności ubezpieczeń. Dzięki temu rozwiązaniu dostawcy otrzymują automatyczne zapytania o dokumenty, przesłane pliki są automatycznie wyodrębniane i weryfikowane, a jedynie zaznaczone wyjątki są przekazywane do działu prawnego lub finansowego w celu podjęcia decyzji. Efekt: mniej brakujących dokumentów, szybsza obsługa zamówień oraz podlegająca audytowi dokumentacja stanu zgodności każdego dostawcy.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Zespoły ds. zaopatrzenia w rozwijających się przedsiębiorstwach produkcyjnych lub dystrybucyjnych, które nawiązują współpracę z wieloma dostawcami i potrzebują spójnych mechanizmów kontroli.
- Działy finansowe lub ds. rozliczeń zobowiązań, które wymagają potwierdzenia danych bankowych i podatkowych przed zrealizowaniem płatności na rzecz dostawców.
- Zespoły operacyjne lub ds. obiektów, które korzystają z listy sprawdzonych wykonawców i muszą śledzić terminy ważności certyfikatów.
- Centra usług wspólnych, które centralizują proces weryfikacji dostawców w wielu jednostkach biznesowych.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje zarządzaną automatyzację oraz bieżące zadania operacyjne niezbędne do zapewnienia sprawnego przebiegu procesu wdrażania dostawców w Państwa firmie. implementi.ai konfiguruje i obsługuje system automatyzacji, łączy uzgodnione systemy, przeprowadza ekstrakcję danych i kontrole z wykorzystaniem sztucznej inteligencji, monitoruje proces oraz reaguje na błędy i zakłócenia, a także dokonuje uzasadnionych aktualizacji konfiguracji w miarę zmian zasad.
- Obsługa i monitorowanie automatyzacji procesu wdrażania nowych pracowników.
- Połączenia z systemami uzgodnione przed uruchomieniem.
- Przetwarzanie dokumentów z wykorzystaniem sztucznej inteligencji oraz wykonywanie reguł.
- Obsługa i usuwanie błędów związanych z automatyzacją oraz wprowadzanie uzasadnionych zmian w konfiguracji.
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- Jeśli nawiązujesz współpracę tylko z jednym lub dwoma dostawcami rocznie, taka zautomatyzowana obsługa może okazać się zbyt rozbudowana w porównaniu z obsługą ręczną.
- Nie ma to na celu zastąpienia formalnej oceny ryzyka związanego z podmiotami zewnętrznymi ani ocen zgodności z przepisami prawnymi, które wymagają zewnętrznych certyfikatów lub płatnych usług.
Jak to działa
- Rozpoczęcie wniosku. Zgłoszenie nowego dostawcy jest tworzone za pomocą formularza zamówień, zdarzenia w systemie ERP lub wprowadzania ręcznego; proces automatyzacji pobiera dane z kluczowych pól oraz określa wymagane typy dokumentów.
- Zautomatyzowane zgłoszenie prośby o dokument. System wysyła do dostawcy konfigurowalne zgłoszenie (e-mail lub link do portalu) zawierające listę wymaganych dokumentów i terminów ich dostarczenia; przypomnienia są ustalane automatycznie.
- Pobieranie i ekstrakcja dokumentów. Przesłane pliki są pobierane i przetwarzane przy użyciu technologii OCR oraz ekstrakcji opartej na sztucznej inteligencji w celu rozpoznania nazwisk, numerów rejestracyjnych, numerów identyfikacji podatkowej, danych bankowych oraz dat ważności certyfikatów.
- Weryfikacja poprawności reguł i przyznawanie punktów. Wyodrębnione dane są weryfikowane pod kątem zgodności ze skonfigurowanymi regułami (obecność, formaty, termin ważności) i otrzymują ocenę kompletności/ryzyka, która decyduje o dalszym przetwarzaniu.
- Procedura zatwierdzania. W pełni zweryfikowani dostawcy korzystają z zautomatyzowanej ścieżki w celu aktualizacji systemów ERP lub systemów zaopatrzenia; zgłoszone wyjątki generują zadania dla wyznaczonych osób sprawdzających.
- Weryfikacja i decyzja podejmowana przez człowieka. Recenzenci obsługują wyjątki za pomocą ujednoliconej listy zadań; podejmowane decyzje (zatwierdzenie, prośba o dodatkowe informacje, odrzucenie) są rejestrowane i uruchamiają kolejną automatyczną czynność.
- Aktualności i archiwum dotyczące stanu. Status zatwierdzonych dostawców oraz pobrane dokumenty są przechowywane wraz z historią podlegającą audytowi; daty wygaśnięcia powodują generowanie zaplanowanych przypomnień o konieczności odnowienia.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która uruchamia nową linię produkcyjną i potrzebuje dziesięciu lokalnych podwykonawców. Użytkownik z działu zaopatrzenia składa zapytanie ofertowe, które uruchamia proces automatyzacji. Każdy dostawca otrzymuje link do formularza i przesyła zaświadczenia podatkowe, dokumenty ubezpieczeniowe oraz dane bankowe. Asystent wyodrębnia numery identyfikacji podatkowej i daty ważności, weryfikuje formaty oraz sygnalizuje brak ubezpieczenia w przypadku trzech dostawców. Dwóch dostawców przechodzi wszystkie kontrole i zostaje automatycznie oznaczonych jako ‘zatwierdzeni, oczekujący na synchronizację z systemem ERP’, natomiast trzy zgłoszone przypadki generują zadania do weryfikacji przez dział prawny. Po zatwierdzeniu przez pracownika rozwiązanie aktualizuje status dostawcy i przechowuje pełną historię dokumentów na potrzeby przyszłych audytów.
Integracje
Typowe systemy
Typowe systemy, które można podłączyć, to systemy ERP i systemy zaopatrzenia (na przykład: SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics), rozwiązania do przechowywania dokumentów i systemy zarządzania dokumentami (DMS) (SharePoint, Google Drive), portale kadrowe lub dla wykonawców oraz platformy pocztowe. Usługi weryfikacji przeszłości lub weryfikacji numeru CPN/identyfikatora mogą być traktowane jako weryfikacje zewnętrzne. Są to jedynie przykłady — ostateczna kompatybilność oraz wybrane platformy są potwierdzane na etapie określania zakresu projektu.
Metody połączeń
Połączenia są realizowane za pomocą dostępnych interfejsów API, webhooków lub integracji natywnych, o ile są one obsługiwane. W przypadku braku dostępności interfejsów API uzgodnione alternatywy obejmują bezpieczny eksport/import plików CSV, protokół SFTP, przesyłanie danych za pośrednictwem poczty elektronicznej lub Arkusze Google. Przesyłanie dokumentów może odbywać się za pośrednictwem lekkiego portalu lub poprzez bezpośrednie pobieranie danych z istniejącego systemu zarządzania dokumentami (DMS). Dokładne metody są wybierane i uzgadniane przed uruchomieniem usługi.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Potrzebujemy listy systemów, które mają zostać podłączone, przykładowych rekordów dostawców oraz reprezentatywnych dokumentów (formularze podatkowe, certyfikaty, formaty danych bankowych), a także zdefiniowanych ścieżek zatwierdzania i zasad podejmowania decyzji dotyczących kompletności danych oraz progów ryzyka. Dane dostępowe lub konta testowe dla systemów, które mają zostać zintegrowane, są uzgadniane przed rozpoczęciem prac. Ostateczna kompatybilność oraz wybrane metody połączeń są potwierdzane podczas procesu określania zakresu wdrożenia.
Najczęściej zadawane pytania
W jaki sposób asystent radzi sobie z brakującymi lub niskiej jakości dokumentami?
System automatyczny sygnalizuje brakujące lub mało wiarygodne wyniki ekstrakcji i wysyła przypomnienia do dostawców. Sprawy, których nie da się rozwiązać automatycznie, są przekazywane do recenzentów wraz z wyodrębnionymi danymi i oryginalnymi plikami w celu szybkiego rozwiązania.
Czy można dostosować reguły walidacji i ścieżkę zatwierdzania?
Tak. implementi.ai konfiguruje zestawy reguł i trasy tak, aby były zgodne z Państwa zasadami dotyczącymi zamówień i zgodności z przepisami. Rozsądne aktualizacje konfiguracji są objęte miesięczną opłatą za usługę; większe zmiany w zasadach są wyceniane osobno.
Które elementy wymagają zatwierdzenia przez człowieka?
Rutynowe procesy walidacji, które spełniają skonfigurowane reguły, mogą przebiegać automatycznie. Wszelkie wyjątki — wygasłe certyfikaty, niezgodne dane bankowe lub podejrzane wpisy — mogą być przekazywane do weryfikacji przez pracownika zgodnie z określonymi przez użytkownika progami.
Co wpływa na miesięczną cenę i jej potencjalne wahania?
Cena zależy od liczby i rodzaju integracji, przewidywanej liczby dokumentów, złożoności reguł walidacji oraz wymaganego poziomu dostosowania i monitorowania. Ostateczną subskrypcję potwierdzamy po ustaleniu zakresu usługi.
Jak rozpocząć wdrażanie?
Zaczynamy od analizy zakresu projektu, aby uzgodnić systemy, przykładowe dane oraz reguły walidacji. Po potwierdzeniu zakresu projektu firma implementi.ai konfiguruje połączenia, trenuje modele ekstrakcji na podstawie dostarczonych przez Państwa próbek dokumentów i uruchamia zarządzany przepływ danych.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Powiedz nam, z jakich systemów zamówień, ERP i archiwizacji dokumentów korzystasz oraz ilu dostawców rejestrujesz co miesiąc.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
