Opis
Narzędzie AI Supplier Delivery Monitor & Exception Manager na bieżąco monitoruje przychodzące zamówienia zakupu, powiadomienia o wysyłce oraz dokumenty przyjęcia towaru w celu wykrywania opóźnionych, brakujących lub niekompletnych dostaw oraz innych nieprawidłowości ze strony dostawców. Narzędzie to konsoliduje sygnały z systemów zakupowych, aktualizacji dotyczących wysyłek oraz dokumentacji odbioru towaru, a następnie wykorzystuje klasyfikację opartą na sztucznej inteligencji do ustalenia priorytetów w zależności od wagi poszczególnych problemów.
implementi.ai konfiguruje połączenia, zapewnia monitorowanie i zajmuje się bieżącą konserwacją, dzięki czemu Twój zespół otrzymuje przydatne powiadomienia i zautomatyzowane działania następcze bez konieczności tworzenia lub obsługiwania automatyzacji we własnym zakresie. Ostateczny zakres integracji, wyzwalacze i reguły działania są uzgadniane przed uruchomieniem.
Problem
Bez automatyzacji zespoły ds. zaopatrzenia i odbioru towarów muszą polegać na ręcznej weryfikacji zamówień zakupu, stronach śledzenia przesyłek przewoźników oraz rejestrach odbioru. Zespoły poświęcają czas na kontaktowanie się z dostawcami w celu uzyskania aktualnych informacji, uzgadnianie rozbieżności w potwierdzeniach odbioru oraz zgłaszanie wyjątków za pośrednictwem poczty elektronicznej lub arkuszy kalkulacyjnych. Wraz ze wzrostem liczby zamówień, dostawców i lokalizacji nakład pracy ręcznej wielokrotnie się zwiększa: nieodebrane dostawy powodują opóźnienia w produkcji lub sprzedaży, dostawy częściowe są nieprawidłowo przetwarzane w systemie ERP, a dane dotyczące wydajności dostawców są rozproszone. Brak jednolitego widoku i spójnego ustalania priorytetów oznacza, że istotne awarie dostaw są wykrywane zbyt późno, a ich rozwiązywanie jest nieefektywne.
Co automatyzuje to rozwiązanie
Ta usługa zarządzana automatyzuje ciągłe monitorowanie dostaw od dostawców oraz obsługę wyjątków według priorytetów w ramach uzgodnionych systemów. Analizuje ona napływające dane dotyczące wysyłek i odbiorów, klasyfikuje nieprawidłowości, tworzy lub aktualizuje zapisy dotyczące wyjątków oraz uruchamia skonfigurowane działania lub weryfikację przez pracownika.
- Przeprowadź import zleceń zakupu (PO), powiadomień ASN/powiadomień o wysyłce oraz dokumentów odbioru w celu porównania planowanych i rzeczywistych dostaw.
- Sklasyfikuj wyjątki, takie jak opóźnienie dostawy, dostawa częściowa, błędny numer SKU lub przeterminowane powiadomienie ASN.
- Automatycznie twórz zgłoszenia dotyczące wyjątków lub zadania w wybranym systemie i powiadamiaj odpowiednie zespoły.
- Wysyłaj gotowe szablony przypomnień dla dostawców lub powiadomień o eskalacji, gdy wymagają tego reguły.
- Prowadzenie historii wyników dostaw dostawców oraz sporządzanie raportów podsumowujących.
Korzyści dla Twojej firmy
- Szybsze wykrywanie wyjątków. Ciągłe monitorowanie pozwala na wykrywanie opóźnień lub niekompletnych dostaw w momencie ich wystąpienia, dzięki czemu zespoły mogą podjąć działania, zanim problemy przełożą się na zakłócenia w produkcji lub opóźnienia u klientów.
- Mniej ręcznego dopracowywania. Zautomatyzowane powiadomienia dla dostawców oraz gotowe szablony wiadomości pozwalają skrócić czas poświęcany na pisanie e-maili i kontaktowanie się z przewoźnikami.
- Spójne ustalanie priorytetów. Klasyfikacja oparta na sztucznej inteligencji na pierwszym planie wyświetla wyjątki o największym znaczeniu, dzięki czemu działy zaopatrzenia i operacyjne mogą skupić się na tym, co naprawdę ważne.
- Zbiorcza historia dostawców. Prowadzenie ewidencji wyników dostaw stanowi podstawę do oceny dostawców i podejmowania trafniejszych decyzji zakupowych.
- Ciągłość działania. Firma implementi.ai zarządza i monitoruje proces automatyzacji, wprowadzając poprawki oraz dokonując uzasadnionych aktualizacji konfiguracji w ramach comiesięcznej usługi.
Przykładowy scenariusz zastosowania
Średniej wielkości producent otrzymuje setki zleceń zakupu od wielu dostawców i magazynów. Pracownicy działu przyjęć ręcznie porównują listy przewozowe z zleceniami zakupu w systemie ERP, przeoczając niektóre dostawy częściowe i poświęcając wiele godzin na uzyskiwanie potwierdzeń. Po wdrożeniu tej usługi system monitoruje oczekiwane dostawy, sygnalizuje przesyłki spóźnione lub niekompletne, wysyła dostawcy standardowe przypomnienie o brakujących powiadomieniach o wysyłce (ASN) oraz otwiera zadanie wyjątku dla zespołu odbiorczego, gdy konieczne jest ręczne podjęcie działań następczych. Kierownictwo otrzymuje cotygodniowe podsumowania dotyczące niezawodności dostawców i powtarzających się problemów, co pozwala ustalić priorytety spotkań z dostawcami oraz działań naprawczych.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Producenci posiadający zespoły ds. zaopatrzenia współpracujące z wieloma dostawcami, którzy potrzebują wglądu w realizację dostaw w czasie rzeczywistym oraz skrócenia opóźnień przy odbiorze towarów.
- Centra handlowe i dystrybucyjne zarządzające dużą liczbą pozycji asortymentowych oraz magazynami, które chcą ograniczyć liczbę braków towaru spowodowanych niedostarczonymi przesyłkami.
- Zespoły ds. zamówień, które potrzebują zbiorczych danych dotyczących wyników dostawców w celu przeprowadzania przeglądów umów i podejmowania decyzji dotyczących zaopatrzenia.
- Firmy korzystające z systemów ERP lub systemów zakupowych, które chcą zautomatyzować procesy obsługi wyjątków i ograniczyć konieczność śledzenia spraw za pomocą arkuszy kalkulacyjnych.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje automatyzację operacyjną oraz elementy bieżącej usługi zarządzanej uzgodnione przed uruchomieniem. Firma implementi.ai konfiguruje i utrzymuje system automatyzacji, monitoruje jego działanie oraz usuwa błędy związane z automatyzacją, a także wprowadza uzasadnione aktualizacje konfiguracji niezbędne do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania rozwiązania.
- Powiązania z systemami uzgodnionymi przed uruchomieniem (ERP, zaopatrzenie, dane dotyczące wysyłek).
- Przetwarzanie oparte na sztucznej inteligencji w celu klasyfikacji, ustalania priorytetów oraz agregacji wyników dostawców.
- Monitorowanie, obsługa błędów i konserwacja wdrożonego systemu automatyzacji.
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- Dla bardzo małych firm, które mają zaledwie kilku dostawców i generują minimalną liczbę zamówień, ręczne procesy mogą okazać się wystarczające.
- Organizacje, które nie prowadzą żadnej cyfrowej dokumentacji zamówień zakupu, potwierdzeń wysyłki ani śledzenia przesyłek (a korzystają wyłącznie z procesów opartych na dokumentacji papierowej), będą musiały przeprowadzić podstawową cyfryzację, zanim usługa ta okaże się przydatna.
Jak to działa
- Podłącz źródła danych. Uzgadniamy, które systemy należy podłączyć (ERP, systemy zamówień, dane od przewoźników lub rejestry przyjęć towarów), oraz sposób dostępu; firma implementi.ai konfiguruje wstępne integracje w uzgodnionym zakresie.
- Zaplanuj przewidywane przyjazdy. System automatyzacji tworzy na bieżąco przegląd przewidywanych dostaw na podstawie otwartych zamówień zakupu oraz danych z powiadomień o wysyłce (ASN), dzięki czemu wie, które przesyłki należy monitorować.
- Rejestruj zdarzenia związane z wysyłką i odbiorem. Aktualizacje dotyczące śledzenia przesyłek, rejestry przyjęć w magazynie oraz komunikaty ASN są na bieżąco porównywane z przewidywanymi terminami dostaw w celu wykrycia rozbieżności.
- Klasyfikuj wyjątki i ustalaj ich priorytety. Modele sztucznej inteligencji oraz reguły biznesowe identyfikują problemy związane z etykietami (opóźnienia, niekompletność, błędne kody SKU) i oceniają je pod kątem potencjalnego wpływu, aby skierować na nie uwagę pracowników.
- Uruchamiaj akcje lub twórz zadania. W przypadku wyjątków o wysokim priorytecie system tworzy zadania lub zgłoszenia w wybranym przez Ciebie narzędziu, wysyła przypomnienia do dostawców lub powiadamia odpowiedzialne zespoły zgodnie z uzgodnionymi zasadami.
- Prowadzenie historii dostawców. Zdarzenia związane z dostawą oraz wyniki odbiegające od normy są rejestrowane w celu opracowania trendów dotyczących wydajności dostawców oraz raportów podsumowujących.
- Monitorowanie i konserwacja. implementi.ai monitoruje stan automatyzacji, usuwa błędy integracji i wdraża uzgodnione aktualizacje konfiguracji, aby zapewnić ciągłość działania procesu.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która wystawia zamówienia zakupu (PO) wielu dostawcom i oczekuje otrzymania powiadomień o wysyłce (ASN) przed dostawą. System automatyczny importuje otwarte zamówienia zakupu z systemu ERP i monitoruje powiadomienia o wysyłce (ASN) oraz zdarzenia związane ze śledzeniem przesyłek przez przewoźników. Gdy dane od przewoźnika wskazują, że wysyłka jest opóźniona poza przewidywany termin dostawy, sztuczna inteligencja klasyfikuje to zdarzenie jako opóźnioną dostawę i przypisuje mu wysoki priorytet, ponieważ dotyczy to kluczowych pozycji asortymentowych (SKU). System automatycznie wysyła do dostawcy szablonowe przypomnienie i tworzy zadanie wyjątkowe w kolejce zamówień, aby pracownik mógł podjąć dalsze działania. Jeśli dostawca potwierdzi częściową wysyłkę, system aktualizuje status rezerwacji w systemie ERP i rejestruje wynik w panelu wydajności dostawcy do późniejszego przeglądu.
Integracje
Typowe systemy
Typowe systemy, z którymi klienci się integrują, to systemy ERP i systemy zakupowe, systemy zarządzania magazynem lub rejestry przyjęć towarów, interfejsy API przewoźników/śledzenia przesyłek (DHL, FedEx, lokalni przewoźnicy), systemy zarządzania transportem oraz zaplecza e-commerce generujące zamówienia zakupu. Przykłady konkretnych platform, które są powszechnie integrowane na podstawie umowy, obejmują SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics, Shopify i Magento, choć ostateczna kompatybilność jest potwierdzana na etapie ustalania zakresu projektu.
Metody połączeń
Połączenia można nawiązywać za pomocą dostępnych interfejsów API lub webhooków, bezpośrednich integracji zapewnianych przez platformę klienta, zaplanowanych eksportów plików CSV lub plików płaskich, kanałów EDI/ASN (o ile są dostępne) lub monitorowanych skrzynek odbiorczych na wiadomości e-mail od dostawców. Zalecaną metodą jest ta, która zapewnia niezawodne i terminowe dostarczanie danych ASN do Państwa systemów.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem uzgadniamy, które systemy mają zostać połączone, przykładowe dane (zamówienia, powiadomienia o wysyłce, potwierdzenia odbioru), preferowane metody połączeń oraz reguły biznesowe dotyczące obsługi wyjątków i eskalacji. Potrzebujemy również reguł decyzyjnych dotyczących automatycznych komunikatów od dostawców oraz systemów docelowych dla tworzonych zadań lub zgłoszeń. Kompatybilność i ostateczne metody dostępu są potwierdzane na etapie określania zakresu projektu i przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac.
Najczęściej zadawane pytania
Z jakimi systemami można się połączyć w celu uzyskania danych dotyczących dostaw i powiadomień ASN?
Możemy połączyć się z systemami ERP, platformami zakupowymi, systemami zarządzania magazynem oraz interfejsami API przewoźników, o ile systemy te udostępniają interfejsy API, webhooki, EDI lub pliki do eksportu. Dokładna kompatybilność jest sprawdzana na etapie określania zakresu projektu i uzgadniana przed wdrożeniem.
W jakim stopniu konieczne będzie dostosowanie?
Możliwości dostosowania zależą od liczby dostawców, różnic w formatach powiadomień ASN oraz zasad dotyczących wyjątków. Zazwyczaj mapujemy typowe pola i tworzymy konfigurowalne reguły; firma implementi.ai dokonuje niezbędnej konfiguracji oraz odpowiednich aktualizacji w ramach comiesięcznej usługi.
W jaki sposób obsługiwane są powiadomienia od dostawców?
Powiadomienia dla dostawców opierają się na szablonach wiadomości zdefiniowanych i zatwierdzonych na etapie ustalania zakresu. System automatyczny może wysyłać przypomnienia pocztą elektroniczną lub za pośrednictwem połączonego portalu dla dostawców, a także eskalować sprawy zgodnie z ustalonymi przez użytkownika zasadami.
Co dzieje się z wyjątkami wymagającymi weryfikacji przez człowieka?
Wyjątki wymagające interwencji człowieka są przekazywane w formie zadań lub zgłoszeń do wybranego systemu i przydzielane odpowiednim zespołom. System automatyzacji rejestruje zdarzenie oraz historię komunikacji, dzięki czemu zespoły dysponują kontekstem niezbędnym do rozwiązania problemu.
W jaki sposób prowadzicie ewidencję wyników dostawców?
Usługa gromadzi dane dotyczące dostaw i wyników związanych z odstępstwami w uzgodnionym widoku danych w celu tworzenia bieżących podsumowań wyników dostawców. Zachowana historia pozwala dostrzegać trendy i wspiera proces podejmowania decyzji w zakresie zaopatrzenia; dokładny zakres przechowywania danych jest określany na etapie ustalania zakresu projektu.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Prosimy o podanie, z jakich systemów ERP, systemów zakupowych i wysyłkowych korzysta obecnie Państwa firma.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
