الوصف
يقوم «مُحسِّن خصومات الدفع المبكر للموردين» القائم على الذكاء الاصطناعي بتحليل فواتير الموردين وشروط الدفع ووضعك النقدي لتقديم توصيات بشأن قرارات الدفع وأتمتتها، بهدف الاستفادة من خصومات الدفع المبكر عندما يكون ذلك مجديًّا من الناحية المالية. وتقوم شركة implementi.ai بتشغيل وصيانة نظام الأتمتة كخدمة مُدارة مستمرة، بحيث يتلقى فريق الشؤون المالية لديك توصيات قابلة للتنفيذ بشأن الدفع ودعمًا في التنفيذ دون الحاجة إلى إدارة سير العمل.
صُمم هذا الحل للشركات التي تستخدم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو أنظمة المحاسبة أو أنظمة إدارة الديون (AP)، وتسعى إلى تقليل فرص الخصم الضائعة، وتقليل الأعمال اليدوية المتعلقة بتحديد الأولويات، وتحقيق الاتساق في جدولة المدفوعات. وقبل إطلاق الحل، نتأكد من الأنظمة وقواعد الموافقة التي سيتم ربطها، وكيفية التصريح بإجراءات الدفع الآلية.
المشكلة
غالبًا ما تتعامل فرق الحسابات الدائنة مع مئات أو آلاف الفواتير ذات تواريخ الاستحقاق وفترات الخصم المختلفة. وبدون الأتمتة، تعتمد هذه الفرق على جداول البيانات أو الذاكرة أو الاستفسارات اليدوية لاختيار الفواتير التي يجب سدادها مبكرًا. ويؤدي ذلك إلى ضياع فرص الحصول على الخصومات، وعدم اتساق العلاقات مع الموردين، وعمليات سداد في اللحظة الأخيرة تستغرق وقتًا طويلاً. ومع تزايد حجم الفواتير وتنوع قنوات الدفع، يصبح من الصعب الحفاظ على رؤية واضحة لفرص الخصم وتوافر السيولة وقواعد الموافقة. كما أن تحديد الأولويات يدويًّا يزيد من مخاطر الأخطاء البشرية — مثل الدفع الزائد، أو عدم الحصول على الموافقات اللازمة، أو التأخر في السداد مع ما يترتب على ذلك من غرامات. والنتيجة هي ضياع التوفيرات التي يقدمها الموردون، وتخطيط غير متوقع للتدفقات النقدية.
ما الذي تقوم هذه الحلول بأتمتته
تقوم الخدمة بمسح فواتير الموردين الواردة والمعلقة بشكل مستمر، وتقارن شروط السداد وفترات الخصم، وتقيّم كل فاتورة بناءً على الفائدة الصافية وتأثيرها النقدي، ثم توصي بالدفع أو تبادر بتنفيذه وفقًا للقواعد التي تحددها. تتولى implementi.ai إدارة عملية الأتمتة، ومراقبة تشغيلها، والتعامل مع الحالات الاستثنائية أو إجراء التصحيحات كجزء من الخدمة المدارة الشهرية.
- تحديد الفواتير التي تتضمن شروطًا للدفع المبكر أو الخصم الديناميكي وحساب صافي الفائدة.
- قم بتقييم الفواتير وترتيبها حسب الأولوية بناءً على قيمة الخصم وأهمية المورد وتوافر السيولة النقدية.
- اقتراح أو بدء عمليات الدفع وفقًا لسياسات الموافقة المتفق عليها.
- أحيل الاستثناءات المتعلقة بالمسار والشروط غير المعتادة إلى موظفي الشؤون المالية لمراجعتها.
- الاحتفاظ بسجل لقرارات الدفع وملخصات بسيطة للاتجاهات لأغراض المراجعة المالية.
ما الذي ستجنيه شركتك
- استرداد خصومات الموردين. يُبرز النظام فرص الخصم على المدى القريب ويمنح الأولوية للمدفوعات التي تبرر فيها الفائدة الصافية التدفق النقدي المبكر، مما يقلل من الوفورات الضائعة من خلال اتخاذ قرارات متسقة وقابلة للتكرار.
- معالجة فواتير الموردين بشكل أسرع وبجهد يدوي أقل. تُزيل الأتمتة الحاجة إلى متابعة جداول البيانات والفرز اليدوي للفواتير، مما يقلل من عبء العمل الروتيني لفرق حسابات الدفع ويسمح للموظفين بالتركيز على الحالات الاستثنائية المعقدة.
- تحسين الرؤية فيما يتعلق بالتدفقات النقدية. تأخذ عملية تحديد الأولويات في الاعتبار الوضع النقدي الحالي والمتوقع، بحيث تحقق توصيات السداد التوازن بين الاستفادة من الخصومات واحتياجات السيولة.
- التعامل المتسق مع الموردين. تضمن القواعد المتفق عليها معاملة الفواتير المتشابهة بشكل موحد، مما يحسّن العلاقات مع الموردين ويزيد من إمكانية التدقيق.
- إدارة العمليات وإجراء الإصلاحات. تقوم implementi.ai بمراقبة عمليات الأتمتة وصيانتها وحل مشكلاتها، بحيث لا يتحمل فريقك المالي عبء العمليات التشغيلية.
حالة استخدام عملية
يتلقى موزع متوسط الحجم مئات الفواتير من الموردين شهريًّا. يقدم بعض الموردين خصومات تتراوح بين 1 و3% في حالة السداد خلال 10 أيام، لكن فريق حسابات الدائنين يفتقر إلى طريقة متسقة لتحديد الخصومات التي يستحق الاستفادة منها، في ضوء التدفقات النقدية الدورية للشركة. باستخدام هذا المنتج، تقوم الأتمتة بقراءة الفواتير الواردة، وتحديد فترات الخصم، وتقييم الفرص بناءً على توقعات السيولة والقواعد التجارية، ثم إعداد عمليات الدفع الموصى بها. يتم تنفيذ الحالات الروتينية تلقائيًا؛ أما الحالات الغامضة فيتم إحالتها إلى أحد المراقبين الماليين مصحوبة بتوصية موجزة والأساس المالي المبرر — مما يقلل من الخصومات الضائعة والجهد اليدوي المطلوب للعثور عليها.
لمن هذا البرنامج؟
- فرق الشؤون المالية في الشركات متوسطة الحجم التي تتلقى فواتير منتظمة من الموردين، وترغب في الاستفادة من خصومات الموردين دون زيادة عدد الموظفين.
- مديرو الحسابات الدائنة الذين يسعون إلى تقليل المهام المتكررة المتعلقة بتحديد أولويات الفواتير ووضع سياسات دفع متسقة.
- الشركات التي تستخدم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو أنظمة المحاسبة، والتي تحتاج إلى أتمتة مُدارة تربط بين الفواتير وأنظمة الدفع وتوقعات السيولة النقدية.
- مراكز الخدمات المشتركة التي تعالج كميات كبيرة من الفواتير وتحتاج إلى سجلات سابقة ومسارات تدقيق لاتخاذ قرارات الدفع.
ما الذي تشمله الخدمة الشهرية؟
يغطي الاشتراك الشهري أتمتة العمليات والخدمة المدارة المستمرة: حيث نقوم بربط الأنظمة المتفق عليها، وتشغيل عملية تحديد الأولويات وتقديم التوصيات يوميًا، ومراقبة الأتمتة، ومعالجة الأخطاء أو إجراء الإصلاحات، وتطبيق تحديثات التكوين المعقولة. كما تتولى implementi.ai صيانة قواعد التقييم وإجراء تعديلات التكامل اللازمة، بحيث يستمر الحل في العمل حتى مع تغير أنظمتكم.
- عمليات أتمتة التشغيل وتحديد الأولويات اليومية
- الاتفاق على التوصيلات بالأنظمة قبل الإطلاق
- التحليل بالذكاء الاصطناعي لأغراض التقييم وتقديم التوصيات
- المراقبة ومعالجة الأخطاء والصيانة الروتينية
الحالات التي قد لا يكون فيها هذا الحل ضروريًا
- قد لا يكون من المجدي تطبيق هذه الأتمتة في الشركات التي لديها أحجام فواتير منخفضة جدًّا ولا تحصل على خصومات من الموردين مرتبطة بفترة زمنية محددة.
- قد ترى الشركات التي تتطلب موافقة يدوية كاملة على كل دفعة لمورد دون استثناء أن جانب التنفيذ الآلي مفرطًا.
كيف يعمل
- استلام الفواتير. تقوم عملية الأتمتة باستيراد فواتير الموردين المفتوحة والمتلقاة حديثًا من نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) أو منصة حسابات الدائنين أو مصدر الملفات المتفق عليه، وتقوم بتوحيد الحقول الرئيسية مثل تاريخ الاستحقاق وشروط الدفع وفترات الخصم.
- استخراج الخصومات وتقييمها. تستخرج الذكاء الاصطناعي بنود الخصم وتحسب الفائدة المالية الصافية للسداد المبكر، ثم تصنف الفواتير حسب قيمة الخصم وأولوية المورد والسيولة المطلوبة.
- التحقق من النقد والقيود. يستند النظام إلى بيانات الرصيد النقدي المتفق عليها أو إلى قاعدة بسيطة تتعلق باحتياطي النقد للتحقق مما إذا كان الدفع المبكر مسموحًا به دون تعريض السيولة للخطر.
- إنشاء توصيات الدفع. يتم إصدار قائمة مدفوعات مرتبة حسب الأولوية توضح الفواتير التي يجب سدادها مبكرًا، وتلك التي يجب سدادها وفقًا للشروط القياسية، وتلك التي تتطلب مراجعة يدوية؛ وتشمل كل توصية مبررًا موجزًا.
- مسار الموافقة والتنفيذ. يتم توجيه التوصيات وفقًا لقواعد الموافقة الخاصة بك: التنفيذ التلقائي للحالات التي تمت الموافقة عليها مسبقًا، أو إرسال طلب موافقة إلى المسؤول عن المراقبة بالنسبة للحالات الأخرى.
- معالجة الاستثناءات. يتم تمييز الفواتير التي تحتوي على شروط غير واضحة أو بيانات متضاربة أو بنود غير معتادة من جانب المورد، ثم يتم توجيهها إلى موظفي قسم حسابات الدائنين مصحوبةً بملخص والخطوات المقترحة التالية.
- التاريخ والمتابعة. يتم تسجيل جميع القرارات والمدفوعات المنفذة والاستثناءات، بحيث يمكن مراجعة الاتجاهات وتعديل قواعد التقييم في دورات الصيانة المستقبلية.
مثال على مسار العمل
على سبيل المثال، تخيل شركة تتلقى فاتورة تتضمن خصمًا بنسبة 2% في حالة السداد خلال 10 أيام. تقوم الأتمتة باستيراد الفاتورة من نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP)، واستخراج شروط الدفع، وحساب أن الفائدة الصافية تساوي قيمة الخصم مطروحًا منها التكلفة البديلة للنقد. وتقوم بالتحقق من احتياطي النقد المتفق عليه وتجد أن الأموال متوفرة، وتمنح الفاتورة درجة عالية، وتضعها في الدفعة التالية من عمليات الدفع المبكر. وإذا استوفت الفاتورة المعايير المعتمدة مسبقًا، يتم جدولة الدفع الآلي لها؛ وإذا لم تستوفِها، يُرسل طلب موافقة موجز مع تبرير الخصم إلى مدير حسابات الدائنين. ويتم تخزين المدفوعات المنفذة وأسباب اتخاذ القرار حتى يتمكن المراقبون الماليون من مراجعة عدد الخصومات التي تم الحصول عليها خلال الشهر.
التكاملات
الأنظمة النموذجية
تشمل الأنظمة النموذجية أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ومنصات المحاسبة (مثل SAP وOracle NetSuite وMicrosoft Dynamics)، والأدوات المخصصة لإدارة حسابات الدائنين (مثل Tipalti وTradeshift)، ومنصات الخدمات المصرفية/الدفع أو مزودي خدمات الدفع. ويمكن ربط أنظمة أخرى عبر واجهة برمجة التطبيقات (API)، أو التصدير الآمن للملفات، أو تكامل بوابات البنوك/الدفع لتوفير بيانات تنفيذ المدفوعات وحالة النقدية. ونقوم بالتحقق من التوافق التام قبل التنفيذ.
طرق الاتصال
يتم تنفيذ التوصيلات عادةً باستخدام واجهات برمجة التطبيقات (API) الخاصة بالموردين أو عمليات التكامل الأصلية حيثما كانت متاحة، أو عمليات التصدير الآمنة لملفات CSV/API من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو أنظمة حسابات الدائنين (AP)، أو مشغلات «ويب هوك» (webhook) للفواتير الجديدة، أو واجهات برمجة التطبيقات (API) المتفق عليها مع البنوك أو مزودي خدمات الدفع من أجل التنفيذ. وفي بعض الحالات، يُقبل استخدام بروتوكول SFTP الآمن أو التصدير المجدول للملفات. ونحن نتفق على الطريقة المناسبة لكل نظام خلال مرحلة الإعداد.
ما نحتاجه من شركتكم
قبل بدء التشغيل، نتفق على نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) أو نظام حسابات الدائنين (AP) الذي تستخدمه، وموقع سجلات الفواتير وشكلها، وكيفية عرض بيانات الوضع النقدي أو الرصيد المصرفي، وقواعد الموافقة على المدفوعات الخاصة بك. كما نحتاج إلى تأكيد مزود الدفع أو القناة المصرفية التي ستنفذ عمليات الدفع الآلية، وأنواع الفواتير المؤهلة للدفع المبكر. ويتم تأكيد وموافقة كل من التوافق ومستويات الوصول والمحفزات الدقيقة قبل التنفيذ.
الأسئلة الشائعة
هل تحتاج إلى اتصال مباشر بمصرفنا أو مزود خدمات الدفع لدينا؟
نحتاج إلى طريقة متفق عليها لتنفيذ عمليات الدفع أو إنشاء ملفات التنفيذ الخاصة بقسم الخزانة أو مزود خدمات الدفع لديكم. ويمكن أن يكون ذلك عبر اتصال مباشر بواجهة برمجة التطبيقات (API) إن كان متاحًا، أو عبر تنسيق ملف معتمد يقوم فريق الدفع لديكم بتحميله إلى البنك. ويتم تأكيد تفاصيل الوصول الدقيقة قبل بدء التشغيل.
كيف تتم الموافقة على قرارات الخصم؟
يتم تحديد مسارات الموافقة خلال مرحلة الإعداد الأولي. حيث تختار الحالات التي يمكن تنفيذها تلقائيًّا، وتلك التي تتطلب موافقة المشرف، وتلك التي يجب معالجتها يدويًّا دائمًا. وتقوم implementi.ai بتنفيذ هذه القواعد وصيانتها كجزء من الخدمة المُدارة.
ما هي أنواع شروط الفواتير التي يمكن للذكاء الاصطناعي تفسيرها؟
تقوم الذكاء الاصطناعي باستخراج شروط الدفع المبكر والخصومات الديناميكية الشائعة المضمنة في حقول الفواتير أو ملفات PDF. ويتم تمييز البنود غير الواضحة أو غير القياسية وتحويلها إلى موظفي قسم حسابات الدائنين لمراجعتها يدويًّا، بدلاً من تنفيذها تلقائيًّا.
كيف يحمي هذا الحل التدفق النقدي؟
تشمل توصيات الدفع إجراءً للتحقق من النقد باستخدام إما قاعدة احتياطي بسيطة متفق عليها أو بيانات نقدية حية مستمدة من أنظمتكم. أما التوصيات التي من شأنها تجاوز حدود الاحتياطي، فيتم تخفيض أولويتها أو تعليقها ريثما يتم الموافقة عليها يدويًّا.
هل يمكن تشغيل هذا النظام إذا اعتمدنا فقط على ملفات CSV المصدرة من نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الخاص بنا؟
نعم. إذا لم يكن الوصول إلى واجهة برمجة التطبيقات (API) متاحًا، فيمكننا العمل باستخدام عمليات تصدير ملفات CSV مجدولة أو عمليات نقل ملفات آمنة. ونقوم بالتأكد من تنسيقات الملفات المطلوبة والجداول الزمنية قبل البدء.
ما الذي يؤثر على السعر الشهري؟
يعكس الاشتراك الشهري عدد عمليات التكامل ومدى تعقيدها، وتكرار المعالجة، والمراقبة المستمرة، والحاجة إلى صيانة قواعد التقييم وسجل القرارات. وكلما زاد عدد الأنظمة المتصلة وارتفع حجم الفواتير، زاد الجهد التشغيلي، وبالتالي ارتفعت التكلفة.
السعر
تغطي رسوم التفعيل الإعداد الأولي والتنفيذ وإطلاق نطاق الأتمتة المتفق عليه.
يغطي الاشتراك الشهري تكاليف التشغيل والصيانة والإدارة المستمرة لخدمة الأتمتة.
يتم تأكيد النطاق الدقيق ومبلغ الاشتراك الشهري النهائي قبل الإطلاق.
هل أنت مستعد لأتمتة هذه العملية؟
أخبرنا عن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وأنظمة حسابات الدائنين (AP) وأنظمة الدفع التي تستخدمها شركتك حاليًا، وعدد فواتير الموردين التي تقوم بمعالجتها شهريًّا تقريبًا.
سنقوم بتوضيح كيفية توصيل هذا الحل، ونطاقه، ومبلغ الاشتراك الشهري النهائي.
| راسلنا عبر البريد الإلكترونيcontact@implementi.ai | اتصل بنا+48 660 983 178 |
