الوصف
تقوم هذه الخدمة المُدارة بمراقبة فواتير الموردين وعمليات الموافقة وحالات الدفع بشكل مستمر، بهدف الكشف عن البنود المتأخرة السداد، وحالات التكرار المشتبه بها، وعمليات الموافقة العالقة في قوائم الانتظار الداخلية. تقوم Implementi.ai بتكوين الاتصالات، وإجراء عمليات فحص مدعومة بالذكاء الاصطناعي، وتشغيل نظام الأتمتة، بحيث لا يتلقى فريق حسابات الدفع سوى الاستثناءات التي تم التحقق من صحتها والخطوات التالية الموصى بها.
هذه الخدمة مخصصة لفرق الشؤون المالية التي تحتاج إلى رؤية يومية موحدة تشمل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) والمحاسبة والفواتير الإلكترونية، دون الحاجة إلى زيادة عدد الموظفين. ونحن نتولى تشغيل وصيانة نظام الأتمتة، ونعالج الأخطاء، ونقوم بتعديل القواعد تبعًا للتغيرات التي تطرأ على عملياتكم.
المشكلة
بدون الأتمتة، تعتمد فرق حسابات الدفع على التقارير اليدوية وجداول البيانات والتحقق العرضي من صندوق الوارد لتحديد فواتير الموردين المتأخرة. ويؤدي ذلك إلى رؤية غير متكاملة: حيث يتم تجاهل بعض الفواتير، وتتوقف الموافقات عند الأشخاص غير المختصين، وتمر الفواتير المكررة دون ملاحظة، ولا يتم الاستفادة من خصومات السداد المبكر. ومع تزايد حجم الفواتير عبر أنظمة متعددة، تصبح عملية التسوية اليدوية أبطأ وعرضة للأخطاء، وتتأخر الموافقات، وتضطر فرق الشؤون المالية إلى التعامل مع الأزمات بدلاً من إدارة قائمة انتظار منتظمة ومرتبة حسب الأولوية.
ما الذي تقوم هذه الحلول بأتمتته
يعمل هذا المنتج على أتمتة المراقبة المستمرة للفواتير، وتقييم المخاطر، والتصعيد وفقًا للقواعد، بحيث لا تتخذ فرق حسابات الدفع إجراءات إلا في حالات الاستثناءات التي تم التحقق من صحتها. وتقوم الخدمة بتمييز الفواتير المتأخرة، والحالات المحتملة للتكرار، وبيانات أوامر الشراء/الفواتير غير المتطابقة، والموافقات التي ظلت معلقة لفترة طويلة. كما يمكنها إرسال تذكيرات على مراحل، وتصعيد الأمر إلى المُصدقين المعينين عند استيفاء القواعد المُحددة.
- استلام الفواتير يوميًا أو خلال اليوم نفسه من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو أنظمة المحاسبة أو عبر البريد الإلكتروني.
- عمليات الكشف عن التكرار ومطابقة الفواتير مع أوامر الشراء بمساعدة الذكاء الاصطناعي.
- رسائل بريد إلكتروني تذكيرية آلية أو إشعارات تُرسل إلى المسؤولين عن الموافقة والموردين.
- نظام تحديد الأولوية ومسارات التصعيد للفواتير المتأخرة أو ذات القيمة العالية.
- يتم توجيه ملخصات لوحة المعلومات وقوائم الاستثناءات إلى فرق الحسابات الدائنة.
ما الذي ستجنيه شركتك
- حل أسرع للمشاكل الاستثنائية. يعمل على أتمتة عملية الكشف عن الفواتير المتأخرة وتحديد أولوياتها، بحيث يتمكن موظفو قسم حسابات الدفع من التركيز على الحالات الاستثنائية الحقيقية بدلاً من البحث في أنظمة متعددة.
- تقليل مخاطر التكرار وعدم التطابق. تسلط عمليات الفحص المدعومة بالذكاء الاصطناعي الضوء على الفواتير المكررة المحتملة وحالات عدم تطابق أوامر الشراء قبل معالجة المدفوعات، مما يقلل من الجهد اليدوي اللازم للتسوية.
- تحسين معدل إنجاز عمليات الموافقة. تعمل التذكيرات وإجراءات التصعيد القائمة على القواعد على دفع عمليات الموافقة المتوقفة إلى الأمام وتقليل الحاجة إلى المتابعة المباشرة من قبل موظفي الشؤون المالية.
- رؤية واضحة وموحدة. يجمع الفواتير حسب مدة استحقاقها من أنظمة متعددة في قائمة انتظار واحدة مرتبة حسب الأولوية، بحيث يمكن لمسؤولي الشؤون المالية تحديد المجالات التي تنطوي على مشاكل بنظرة سريعة.
- استمرارية العمليات. تقوم شركة implementi.ai بتشغيل أنظمة الأتمتة ومراقبتها وصيانتها، مما يقلل من عبء الدعم الداخلي على فريقكم.
حالة استخدام عملية
بالنسبة لموزع متوسط الحجم يتلقى الفواتير من ثلاث منصات للموردين ومن نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP)، كان مدير قسم حسابات الدفع يواجه صعوبة في تحديد الفواتير المعلقة التي تنتظر الموافقة، وكذلك عمليات الإرسال المكررة من الموردين التي تسببت في نزاعات حول الدفع. وبعد إطلاق النظام، تقوم الأتمتة باستيعاب موجات الفواتير، ومقارنة بيانات الفواتير بأوامر الشراء، وتمييز التكرارات، وإنشاء تذكيرات مرتبة حسب الأولوية للمسؤولين عن الموافقة. يتم رفع الفواتير عالية القيمة أو الفواتير التي تجاوزت المدد الزمنية المحددة تلقائيًا إلى الإدارة المالية العليا. ويطلع فريق حسابات الدائنين على قائمة استثناءات واحدة كل صباح، ويقضي وقته في حل المشكلات بدلاً من تجميع البيانات.
لمن هذا البرنامج؟
- فرق الشؤون المالية متوسطة الحجم التي تتعامل مع مصادر متعددة للفواتير — تحتاج إلى توحيد عملية تتبع أقدمية الديون وتحديد أولويات السداد.
- تحتاج الشركات التي تستخدم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو المحاسبة السحابية بالإضافة إلى بوابات الموردين — إلى رؤية شاملة عبر الأنظمة المختلفة.
- تحتاج الشركات التي تتلقى استفسارات متكررة من الموردين أو التي تواجه مخاطر الفواتير المكررة إلى الكشف المبكر عن هذه الحالات والتعامل معها بشكل متسق.
- المنظمات التي ترغب في تقليل عمليات المتابعة اليدوية لحسابات الدفع دون زيادة عدد الموظفين.
ما الذي تشمله الخدمة الشهرية؟
يغطي الاشتراك الشهري خدمات التشغيل الآلي والخدمات الداعمة اللازمة لضمان استمرار عمل الحل في بيئة الإنتاج. تقوم شركة implementi.ai بتهيئة الأنظمة المتفق عليها وربطها، وإجراء فحوصات الذكاء الاصطناعي، ومراقبة التشغيل الآلي، بالإضافة إلى معالجة الأخطاء والصيانة الروتينية. كما نقوم بإجراء تحديثات معقولة على الإعدادات المتعلقة بالحدود القصوى، وجداول التذكيرات، وقواعد التصعيد كجزء من الخدمة المدارة.
- تشغيل أنظمة الأتمتة والمعالجة المجدولة.
- تم الاتفاق على التوصيلات مع الأنظمة قبل الإطلاق.
- معالجة بالذكاء الاصطناعي لأغراض التصنيف، والكشف عن التكرارات، وتحديد الأولويات.
- مراقبة أخطاء الأتمتة ومعالجتها وإصلاحها، بالإضافة إلى إجراء تحديثات معقولة على التكوين.
الحالات التي قد لا يكون فيها هذا الحل ضروريًا
- المنظمات التي تتلقى عددًا قليلاً جدًّا من فواتير الموردين شهريًّا، حيث تكفي المعالجة اليدوية.
- الشركات التي لا تمتلك بيانات الفواتير الإلكترونية أو أي وسيلة وصول رقمية ممكنة إلى الفواتير (لا تتوفر واجهة برمجة التطبيقات (API) أو تصدير الملفات أو البريد الإلكتروني أو بروتوكول SFTP).
كيف يعمل
- ربط مصادر الفواتير. نتفق على الأنظمة التي سيتم ربطها (نظام تخطيط موارد المؤسسة، ونظام المحاسبة، وبوابة الموردين، وصندوق استلام الفواتير)، ونضع طرقًا آمنة لاستيعاب البيانات بحيث تتدفق الفواتير إلى محرك المراقبة.
- توحيد الفواتير وفهرستها. يتم توحيد سجلات الفواتير الواردة في صيغة موحدة، كما يتم فهرسة الحقول الرئيسية (المورد، رقم الفاتورة، أمر الشراء، المبلغ، التواريخ) لإجراء عمليات التحقق الآلية.
- التحقق المدعوم بالذكاء الاصطناعي. تقوم عمليات التدقيق المدعومة آليًّا بمقارنة الفواتير بأوامر الشراء والفواتير السابقة وسجل الموردين للكشف عن التكرارات، وتباينات المبالغ، والموافقات الناقصة.
- قم بالتقييم وتحديد الأولويات. يُمنح كل استثناء درجة تقييم للمخاطر والإلحاح بناءً على العمر والقيمة ومستوى الثقة في المطابقة، بحيث يرى موظفو قسم المعالجة الآلية (AP) العناصر ذات التأثير الأكبر أولاً.
- التذكيرات التلقائية. يتم إرسال رسائل التذكير أو الإشعارات المُعدة مسبقًا إلى صاحب الفاتورة أو المسؤول عن الموافقة عليها على فترات زمنية محددة، وذلك لتقليل الحاجة إلى المتابعة اليدوية.
- التصعيد القائم على القواعد. إذا لم تؤدِ التذكيرات إلى حل المشكلة في حدود القيم المحددة المتفق عليها، يقوم النظام بتحويل الأمر إلى المُصادِرين المعينين وفقًا للقواعد التي حددتها.
- المراقبة التشغيلية وضبط الأداء. تقوم منصة implementi.ai بمراقبة عمليات الأتمتة، وإصلاح الأخطاء الروتينية، وتعديل قواعد الكشف والعتبات وفقًا لتطور احتياجات العمل.
مثال على مسار العمل
على سبيل المثال، تخيل شركة تتلقى الفواتير عبر نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) وبوابة الموردين وصندوق الواردات المحاسبي. تصل فاتورة بدون أمر شراء (PO) ويتم توجيهها إلى قائمة انتظار حسابات الدائنين؛ حيث تقوم الأتمتة باستخراج حقول الفاتورة، وإجراء فحص لمطابقة أمر الشراء، والبحث عن الفواتير شبه المكررة. ويقوم الذكاء الاصطناعي (AI) بتمييزها على أنها مكررة محتملة ويخصص لها درجة مخاطر متوسطة لأن المبلغ والمورد يتطابقان مع فاتورة تم تقديمها مؤخرًا. يتم إرسال تذكير إلى المُصادِر الأصلي مع إرفاق الفاتورة المشتبه في تكرارها؛ وإذا لم يتم اتخاذ أي إجراء خلال فترة التأخير المحددة مسبقًا، يتم رفع البند إلى مدير حسابات الدائنين. والنتيجة هي اكتشاف الفواتير المكررة بشكل أسرع، وحصول الفواتير القديمة عالية المخاطر على الاهتمام المناسب دون الحاجة إلى إنشاء قوائم يدويًّا.
التكاملات
الأنظمة النموذجية
تشمل الأنظمة النموذجية التي نقوم بربطها أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ومنصات مالية مثل Oracle NetSuite وSAP ERP وMicrosoft Dynamics 365 Finance، وحزم المحاسبة السحابية مثل Xero أو Sage، وبوابات الموردين أو مزودي خدمات الفواتير الإلكترونية. كما نقوم بالتكامل مع صناديق البريد الإلكتروني أو موجزات SFTP المستخدمة لتلقي الفواتير. هذه أمثلة فقط — ويتم تأكيد التوافق النهائي أثناء تحديد نطاق العمل.
طرق الاتصال
تشمل طرق الاتصال الممكنة واجهات برمجة التطبيقات (API) الآمنة أو الموصلات الأصلية حيثما كانت متوفرة، وموجزات الويب هوك (webhook)، وSFTP/عمليات الإيداع الآمنة للملفات الدفترية للفواتير، واستيراد فواتير الموردين عبر البريد الإلكتروني، وعمليات التصدير المجدولة لملفات CSV أو جداول بيانات Google. ونحن نتفق على أفضل طريقة لكل نظام خلال مرحلة التنفيذ.
ما نحتاجه من شركتكم
قبل الإطلاق، نتفق على الأنظمة التي ستزود النظام بالفواتير، وملفات الفواتير النموذجية، وطريقة الوصول (مفاتيح واجهة برمجة التطبيقات، أو بيانات اعتماد SFTP، أو إعادة توجيه صندوق البريد)، وسير عمل الموافقة، وجهات الاتصال في حالات التصعيد. كما سنحتاج إلى قواعد مطابقة أوامر الشراء الخاصة بكم، وحدود الموافقة، وأي تفضيلات تتعلق بمعالجة الاستثناءات. ويتم التأكد من التوافق وطرق الوصول المحددة قبل التنفيذ.
الأسئلة الشائعة
ما هي مصادر الفواتير التي يمكنك ربطها؟
يمكننا الربط بأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وأنظمة المحاسبة، وبوابات الموردين، وصناديق البريد الإلكتروني الواردة، وموجزات الملفات (CSV/SFTP). ونقوم خلال مرحلة تحديد نطاق العمل بالتأكد من الأنظمة المحددة وطرق الاتصال المتاحة.
كيف يتم التعامل مع التكرارات وحالات عدم التطابق؟
تستخدم الخدمة عمليات فحص قائمة على القواعد وكشف التشابه بمساعدة الذكاء الاصطناعي للكشف عن الحالات التي يُحتمل أن تكون مكررة أو حالات عدم التطابق بين الفواتير وأوامر الشراء. وتُدرج الحالات المشتبه فيها كاستثناءات لتتم مراجعتها من قِبل قسم حسابات الدائنين؛ حيث يلزم الحصول على موافقة بشرية قبل اتخاذ أي قرار بالدفع.
هل يمكننا تخصيص وتيرة التذكيرات ومسارات التصعيد؟
نعم. يتم تكوين جداول التذكير وعتبات التصعيد وقوائم المُصادِّبين أثناء عملية الإعداد، ويمكن تعديلها كجزء من الخدمة المُدارة الشهرية.
ماذا يحدث عندما تواجه عملية الأتمتة خطأً؟
تقوم implementi.ai بمراقبة عمليات الأتمتة، كما تتولى التحقيق في الأخطاء وإصلاحها فيما يتعلق بتدفقات البيانات المتفق عليها. ونقوم بإبلاغ فريق حسابات الدائنين لديكم بأي استثناءات لم يتم حلها لكي يتم التعامل معها يدويًّا.
كيف يتغير السعر حسب حجم الفواتير أو عمليات التكامل؟
يعكس السعر الشهري عمليات التكامل المتوقعة وتكرار المعالجة والدعم المستمر. وقد تتطلب الزيادات الكبيرة في حجم البيانات أو عمليات التكامل الإضافية تعديل الاشتراك، وهو ما نقوم بتأكيده قبل إجراء أي تغييرات.
السعر
تغطي رسوم التفعيل الإعداد الأولي والتنفيذ وإطلاق نطاق الأتمتة المتفق عليه.
يغطي الاشتراك الشهري تكاليف التشغيل والصيانة والإدارة المستمرة لخدمة الأتمتة.
يتم تأكيد النطاق الدقيق ومبلغ الاشتراك الشهري النهائي قبل الإطلاق.
هل أنت مستعد لأتمتة هذه العملية؟
أخبرنا عن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وأنظمة المحاسبة وقنوات استلام الفواتير التي تستخدمها، بالإضافة إلى حجم الفواتير الشهرية المعتاد لديك.
سنقوم بتوضيح كيفية توصيل هذا الحل، ونطاقه، ومبلغ الاشتراك الشهري النهائي.
| راسلنا عبر البريد الإلكترونيcontact@implementi.ai | اتصل بنا+48 660 983 178 |
