Automatisierung in der Immobilienbranche, die Immobiliengeschäfte am Laufen hält

Neue Aufträge verzögern sich, wenn Angaben zum Eigentumsverhältnis, behördliche Formulare und Grundstücksunterlagen getrennt voneinander eintreffen und niemand den Überblick darüber hat, was noch aussteht.

Wenn ein Auftragsdatensatz geöffnet wird, erstellen Sie eine Checkliste auf der Grundlage der Transaktionsart und fordern Sie fehlende Unterlagen über einen genehmigten Erfassungskanal an. Erfassen Sie den Empfangsstatus, kennzeichnen Sie unlesbare oder inkonsistente Einreichungen und leiten Sie die zusammengestellte Datei zur Prüfung an den zuständigen Sachbearbeiter weiter.

Die Fristen für die Überprüfung von Vermittlungsverträgen, Kündigungsfristen und festgelegte Vermarktungsbeschränkungen können leicht übersehen werden, wenn sie in unterzeichneten Dokumenten versteckt sind.

Extrahieren Sie die in der Vereinbarung vorgeschlagenen Termine und Verpflichtungen in eine Überprüfungswarteschlange und aktivieren Sie Erinnerungen erst, nachdem eine befugte Person diese bestätigt hat. Benachrichtigen Sie den zugewiesenen Sachbearbeiter vor Ablauf der bestätigten Fristen und eskalieren Sie nicht bestätigte Aufgaben, ohne deren Durchsetzbarkeit zu bewerten.

Entwürfe von Immobilienanzeigen können widersprüchliche Angaben zu Wohnflächen, Besitzverhältnissen, Nebenkosten oder Objektmerkmalen enthalten, die aus älteren Unterlagen übernommen wurden.

Vergleichen Sie die Entwürfe der Listing-Felder mit den vorgesehenen Quelldokumenten und kennzeichnen Sie fehlende Nachweise oder widersprüchliche Werte. Sperren Sie den internen Freigabeprozess für die Veröffentlichung, bis ein befugter Mitarbeiter die gekennzeichneten Einwände klärt und die erforderlichen Angaben bestätigt.

Die Angebotsdetails und die dazugehörige Korrespondenz sind auf verschiedene Nachrichten verteilt, was es erschwert, dem Verkäufer eine vollständige Sachverhaltsdarstellung vorzulegen.

Halten Sie den angebotenen Betrag, die angegebenen Bedingungen, die vorgeschlagenen Termine und die vorgelegten Belege in einem mit einem Zeitstempel versehenen Angebotsdatensatz fest. Erstellen Sie eine neutrale Zusammenfassung zur umgehenden Prüfung durch den Makler und zur Präsentation gemäß den geltenden Vorschriften, ohne Käufer zu bewerten oder Angebote automatisch anzunehmen oder abzulehnen.

Die kurzfristige Suche nach Übergabeanweisungen, Zählerständen und unterzeichneten Bestätigungen verursacht vermeidbaren Arbeitsaufwand kurz vor Fertigstellung oder Einzug.

Sobald ein befugtes Teammitglied den voraussichtlichen Übergabetermin bestätigt hat, erstellen Sie die entsprechende Checkliste für den Verkauf oder die Vermietung und weisen Sie jeden Punkt dem zuständigen Verantwortlichen zu. Weisen Sie vor dem Termin auf fehlende Nachweise hin und verlangen Sie eine manuelle Bestätigung der Erlaubnis zur Fertigstellung, bevor mit der Schlüsselübergabe fortgefahren wird.

Makler verbringen Zeit damit, die Immobilienvorstellungen, das Budget, die bevorzugte Lage und den geplanten Umzugstermin eines Interessenten zu ermitteln, bevor sie eine aussagekräftige Antwort geben können.

Ermitteln Sie die in einer eingehenden Anfrage genannten Anforderungen, stellen Sie genehmigte, sachbezogene Folgefragen und füllen Sie die vereinbarten Kontaktfelder aus. Leiten Sie unklare Immobilienreferenzen an Mitarbeiter weiter und schließen Sie geschützte Merkmale oder abgeleitete sensible Merkmale aus den Qualifikationsregeln aus.

Unbestätigte Besichtigungstermine führen dazu, dass Vermittler zu Terminen fahren, an denen die Interessenten nicht mehr teilnehmen können.

Versenden Sie einwilligungsbasierte Erinnerungen für vereinbarte Besichtigungstermine und erfassen Sie Bestätigungen, Stornierungen oder Umterminierungsanfragen. Bieten Sie ausschließlich von der Agentur genehmigte Termine an, wobei Sie die Zugangsbeschränkungen für die Immobilie beachten, und leiten Sie ungeklärte Änderungen an den Besichtigungskoordinator weiter.

Das Feedback bleibt in den Anrufen und persönlichen Notizen verborgen, sodass Verkäufer keinen einheitlichen Überblick über die Reaktionen der Käufer haben.

Nachdem eine Besichtigung als abgeschlossen markiert wurde, senden Sie eine genehmigte Feedback-Anfrage und fügen Sie die Antworten dem entsprechenden Termin und der entsprechenden Immobilie bei. Fassen Sie die abgegebenen Kommentare zur Überprüfung durch den Makler zusammen und unterscheiden Sie dabei die direkten Aussagen der Käufer von den erstellten Zusammenfassungen.

Bewerber verpassen passende neue Angebote oder Preisänderungen, weil ihre hinterlegten Präferenzen nicht konsequent mit den verfügbaren Immobilien abgeglichen werden.

Wenn ein genehmigtes Inserat hinzugefügt oder aktualisiert wird, vergleichen Sie dessen verifizierte Merkmale mit den von den Interessenten ausdrücklich angegebenen Anforderungen hinsichtlich Lage, Preis und Objektmerkmalen. Versenden Sie auf der Grundlage von Berechtigungen Benachrichtigungen oder Aufgaben zur Prüfung durch Makler, wobei Sie objektive Objektkriterien anstelle von abgeleiteten persönlichen Merkmalen heranziehen.

Kunden haken immer wieder bei ihrem Makler nach, weil Anfragen, Besichtigungen und noch ausstehende Maßnahmen nicht in einem regelmäßigen Update zusammengefasst werden.

Erfassen Sie gemäß dem vereinbarten Berichtszeitplan die dokumentierten Marketingmaßnahmen, die durchgeführten Besichtigungen, die genehmigten Rückmeldungen und die noch ausstehenden Aufgaben für jeden Auftrag. Erstellen Sie einen Kundenbericht zur Genehmigung durch den Makler und weisen Sie auf fehlende Aktivitätsaufzeichnungen hin, anstatt Erklärungen zu erfinden.

Käufer und Verkäufer erhalten uneinheitliche Statusmeldungen, wenn Makler sich auf ihr Gedächtnis verlassen, um Änderungen im Transaktionsverlauf mitzuteilen.

Wenn ein berechtigter Benutzer einen Meilenstein bestätigt, erstellen Sie eine der Rolle entsprechende Aktualisierung unter Verwendung des genehmigten Wortlauts und der festgehaltenen nächsten Maßnahme. Leiten Sie unklare Termine oder rechtliche Fragen an den zuständigen Sachbearbeiter weiter und bezeichnen Sie einen unbestätigten Meilenstein niemals als abgeschlossen.

Derselbe Interessenten kann mehrmals in Erscheinung treten, nachdem er sich nach verschiedenen Objekten erkundigt hat, was zu einer Zersplitterung des Kommunikationsverlaufs und zu doppelten Nachfassaktionen führt.

Eingehende Kontakte anhand vereinbarter Identifikationsmerkmale überprüfen und bei Übereinstimmungen mit Duplikaten unter Angabe der entsprechenden Belege einen Vorschlag unterbreiten. Eine Zusammenführung nur gemäß genehmigten Konfidenzregeln vornehmen, den Verlauf der Immobilienanfragen und die Einwilligungsaufzeichnungen aufbewahren und zweideutige Fälle zur manuellen Überprüfung weiterleiten.

Vertriebsakten verlieren an Schwung, wenn überfällige Maßnahmen, fehlende Zuständigkeiten und anhaltende Inaktivität für einen Manager nicht ersichtlich sind.

Prüfen Sie aktive Transaktionsdatensätze anhand der von der Agentur festgelegten Phasenziele, Termine für die nächsten Schritte und Zuständigkeitsanforderungen. Erstellen Sie einen Eskalationsbericht für überfällige Posten und schlagen Sie eine Neuzuweisung zur Genehmigung durch den Vorgesetzten vor, ohne dabei rechtliche oder finanzielle Beurteilungen vorzunehmen.

Die Teams verschwenden Zeit damit, nach Schlüsseln zu suchen oder stellen zu spät fest, dass die Zugangsberechtigung nicht bestätigt wurde.

Überprüfen Sie vor jeder Besichtigung den hinterlegten Schlüsselstandort, den berechtigten Inhaber und die objektspezifischen Zugangsvoraussetzungen und erstellen Sie anschließend Aufgaben zur Bestätigung fehlender Schlüssel. Protokollieren Sie die vom Personal bestätigten Abhol- und Rückgabevorgänge, ohne Schließcodes oder sensible Zugangsdaten über nicht genehmigte Kanäle weiterzugeben.

Terminpläne führen zu unnötigen Fahrten, wenn Termine ohne Berücksichtigung der geografischen Lage, der Dauer und der Zeitfenster vergeben werden.

Nutzen Sie die bestätigten Besichtigungsadressen, die Terminlängen, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter und die Zeitfenster, um realisierbare Besichtigungsabläufe vorzuschlagen. Leiten Sie Änderungen an den Routen zur Genehmigung an den Koordinator weiter und benachrichtigen Sie die betroffenen Bewerber erst, nachdem die geänderten Termine bestätigt wurden.

Die Vermietungsteams erhalten Reparaturmeldungen, in denen Angaben zur Immobilie fehlen, die Dringlichkeit unklar ist und kein einheitliches Verfahren zur Beauftragung eines autorisierten Handwerkers vorgesehen ist.

Erfassen Sie die Objektangaben, den gemeldeten Vorfall und die vorliegenden Nachweise und legen Sie anschließend anhand der von der Behörde genehmigten Dringlichkeitsregeln eine Reparaturaufgabe an. Weisen Sie potenzielle Sicherheitsnotfälle unverzüglich anhand der genehmigten Notfallrichtlinien aus, während Sie die Zuweisung an Auftragnehmer, die Genehmigung von Ausgaben und unklare Fälle an befugte Mitarbeiter weiterleiten.

Die Berechnungen der Provisionen lassen sich nur schwer überprüfen, wenn Gebühreneingänge, Vermittlungsabzüge und Vereinbarungen zur Aufteilung der Provisionen unter den Mitarbeitern in getrennten Aufzeichnungen erfasst werden.

Erstellen Sie einen vorläufigen Provisionsabrechnung auf der Grundlage der bestätigten Transaktionsgebühren und der genehmigten Provisionsregeln und kennzeichnen Sie anschließend fehlende Belege oder widersprüchliche Aufteilungsanweisungen. Verlangen Sie eine Genehmigung durch die Finanzabteilung vor der Übermittlung der Gehaltsabrechnung oder der Zahlung und bewahren Sie die Berechnungsdaten zur Überprüfung auf.

Makler überarbeiten immer wieder die Texte ihrer Immobilienanzeigen und Kampagnenvarianten und gehen dabei das Risiko ein, unbegründete Behauptungen über die Eigenschaften der Immobilien oder die Annehmlichkeiten in der Umgebung aufzustellen.

Erstellen Sie objektspezifische Entwürfe auf der Grundlage genehmigter Objektdaten, lizenzierter Inhalte und der Stilrichtlinien der Agentur. Markieren Sie alle Aussagen, die einer Belegung bedürfen, und verlangen Sie vor der Veröffentlichung die Genehmigung durch einen Makler, um diskriminierende Formulierungen und unbegründete Anlageversprechen auszuschließen.

Veraltete Telefonnummern, Adressen oder Öffnungszeiten von Filialen in lokalen Verzeichnissen können potenzielle Verkäufer und Vermieter an den falschen Ort führen.

Vergleichen Sie die Liste der zugänglichen Zweigstellen mit einem genehmigten Stammdatensatz und erstellen Sie einen Abweichungsbericht. Stellen Sie Korrekturen zur Genehmigung und Ausführung durch befugte Personen in die Warteschlange, sofern Zugriff besteht, und führen Sie manuelle Aufgaben für Verzeichnisse durch, die nicht über die vereinbarte Konfiguration aktualisiert werden können.

Öffentliche Bewertungen können unbeantwortet bleiben oder Antworten erhalten, die private Details über ein Mietverhältnis, Verhandlungen oder eine Beschwerde preisgeben.

Sammeln Sie öffentlich zugängliche neue Bewertungen, leiten Sie Beschwerden an den zuständigen Manager weiter und verfassen Sie Antwortentwürfe unter Einhaltung der genehmigten Stilrichtlinien und Datenschutzbestimmungen. Lassen Sie die Beiträge vor der Veröffentlichung von Mitarbeitern prüfen und verlagern Sie fallspezifische Diskussionen in einen geeigneten privaten Kanal.

Die Gründe für versäumte Bewertungstermine, erfolglose Aufträge und geplatzte Verkäufe werden uneinheitlich erfasst, was ein sinnvolles Coaching einschränkt.

Die Gruppe erfasst die Gründe für den Abschluss und die Anmerkungen der Mitarbeiter in separaten Berichten zu „Anweisungsverlusten“ und „Transaktionsfehlern“ und kennzeichnet fehlende oder unklare Nachweise eindeutig. Auf der Grundlage wiederkehrender, dokumentierter Probleme werden von den Vorgesetzten geprüfte Coaching-Zusammenfassungen erstellt, ohne dabei unbegründete Schuldzuweisungen vorzunehmen.