Beschreibung
Dieser Managed Service automatisiert die Zuteilung begrenzter Lagerbestände auf offene Bestellungen, wandelt Daten zu Lieferrückständen in klare Lieferzusagen um und hält die Kunden auf dem Laufenden. Er reduziert manuelle Zuteilungsentscheidungen, verringert wiederkehrende Kundenanfragen und standardisiert den Umgang Ihres Teams mit Lagerengpässen.
implementi.ai konfiguriert und betreibt die Automatisierung, bindet vereinbarte Systeme ein, überwacht den Betrieb und kümmert sich jeden Monat um Fehlerbehebungen und routinemäßige Updates, sodass sich Ihr Team auf eine kontinuierliche Priorisierung verlassen kann, ohne die Integration intern aufbauen oder betreiben zu müssen.
Das Problem
Ohne Automatisierung werden Lieferrückstände oft mithilfe manueller Tabellenkalkulationen, Ad-hoc-Regeln und nach dem individuellen Ermessen der Mitarbeiter abgewickelt. Dies führt zu uneinheitlicher Priorisierung, verspäteten Lieferungen an hochwertige Kunden, Doppelarbeit, wenn Kunden nach dem Stand der Dinge fragen, und Druck auf die Mitarbeiter in der Auftragsabwicklung, während Spitzenzeiten Lagerbestände neu zuzuweisen. Mit steigendem Auftragsvolumen und zunehmender Anzahl an Artikeln (SKUs) nimmt der manuelle Aufwand überproportional zu: mehr Ausnahmen, mehr Kundenanfragen und mehr dringende Nacharbeiten. Unternehmen benötigen eine einheitliche, skalierbare Methode, um zu entscheiden, wer begrenzte Artikel zuerst erhält, und um realistische Lieferversprechen zu kommunizieren.
Was diese Lösung automatisiert
Dieses Produkt automatisiert die fortlaufende Priorisierung von Nachbestellungen, die Erstellung von Lieferzusagen für Kunden sowie die Weiterleitung von Ausnahmen auf der Grundlage Ihrer vereinbarten Geschäftsregeln. Der Dienst wertet offene Bestellungen und den verfügbaren Lagerbestand aus, schlägt Zuteilungen vor, versendet Aktualisierungen an die Kunden und benachrichtigt die Mitarbeiter, wenn manuelle Entscheidungen erforderlich sind.
- Kontinuierliche Überprüfung offener Aufträge, zugewiesener Bestände und Wareneingänge zur Ermittlung von Lieferrückständen und Zuweisungsmöglichkeiten.
- Automatische Bewertung von Bestellungen anhand von Prioritätsregeln (Kundenwert, SLA, Alter der Bestellung, Abonnementstatus, Versandart).
- Vorgeschlagene Zuordnungen, die Bestände reservieren und den Bestellstatus in den angeschlossenen Systemen aktualisieren.
- Automatisierte Kundenbenachrichtigungen: voraussichtliche Lieferzeitfenster, Erläuterungen zu Lieferrückständen sowie optionale Aufforderungen zur Umbuchung oder Stornierung.
- Eskalationsabläufe für komplexe Ausnahmen, die an die Fulfillment- oder Vertriebsteams weitergeleitet werden.
Was Ihr Unternehmen davon hat
- Schnellere, einheitliche Entscheidungen. Bei der automatisierten Priorisierung werden auf jeden Rückstand dieselben Regeln angewendet, sodass die Zuweisungen nicht auf individueller Ermessensentscheidung, sondern auf einer vereinbarten Geschäftslogik beruhen.
- Weniger Kundenkontakte. Proaktive, automatisierte Benachrichtigungen ersparen den Großteil der routinemäßigen Nachfragen zu Lieferrückständen und schaffen klare Erwartungen hinsichtlich der Lieferung.
- Besserer Umsatzschutz. Indem sie hochwertigen oder strategisch wichtigen Kunden Vorrang einräumen, verringern die Teams das Risiko, wichtige Aufträge zu verlieren, wenn die Lagerbestände knapp sind.
- Betriebliche Effizienz. Die Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit E-Mail- und Telefon-Nachfassaktionen und konzentrieren sich stattdessen auf Ausnahmefälle, die wirklich menschliche Aufmerksamkeit erfordern.
- Führte Aufzeichnungen und einen Prüfpfad. Der Dienst speichert den Verlauf der Zuweisungen und die Entscheidungsbegründungen, um spätere Analysen oder die Bearbeitung von Streitfällen zu vereinfachen.
Ein praktischer Anwendungsfall
Bei einem mittelgroßen Einzelhändler, der häufig beliebte Artikel verkauft, die bereits vor der Nachlieferung ausverkauft sind, wertet die Automatisierung kontinuierlich neue Wareneingänge und aktuelle Zuteilungen aus. Wenn eine Teillieferung eintrifft, wendet das System vorab vereinbarte Regeln an, um die eingehenden Einheiten den ausstehenden Bestellungen zuzuordnen – wobei Expresslieferungen und VIP-Kunden Vorrang haben –, aktualisiert anschließend das Bestellmanagementsystem und sendet den betroffenen Kunden voraussichtliche Lieferzeitfenster zu. Treten ungewöhnliche Einschränkungen oder widersprüchliche Prioritäten auf, wird eine Ausnahmemeldung erstellt und an den Fulfillment-Manager weitergeleitet, damit dieser schnell eine Entscheidung treffen kann. So werden Versprechen konsequent eingehalten und wiederkehrende Kundendienstaufgaben reduziert.
Für wen ist es gedacht?
- Online-Händler, bei denen häufig Artikel ausverkauft sind, benötigen eine konsistente Zuteilung und weniger Kundenanfragen.
- Händler, die Multi-Channel-Bestellungen abwickeln, benötigen eine klare Priorisierung zwischen B2B- und B2C-Kanälen.
- Abonnementbox-Unternehmen mit Zuteilungsregeln – müssen entscheiden, wie limitierte Artikel auf die Abonnenten verteilt werden.
- Operations- oder Fulfillment-Teams in mittelständischen Unternehmen – möchten den Aufwand für manuelle Tabellenkalkulationen und Telefonate reduzieren.
Was ist im monatlichen Service enthalten?
Das monatliche Abonnement umfasst den Betrieb und die Überwachung der Automatisierung, die Pflege der vereinbarten Verbindungen sowie die Durchführung routinemäßiger Korrekturen und Konfigurationsaktualisierungen, damit die vereinbarte Priorisierungslogik auch bei Änderungen an den Systemen oder Geschäftsregeln weiterhin funktioniert.
- Laufender Betrieb der Automatisierung der Priorisierung und Benachrichtigung.
- Vor dem Start vereinbarte Anbindungen an Systeme (ERP/WMS, E-Commerce, CRM, E-Mail-/SMS-Anbieter).
- Die KI-Verarbeitung zur Bewertung und zur Erstellung von Kundenmitteilungen war im Leistungsumfang enthalten.
- Überwachung der Automatisierung, Behebung von Fehlern sowie routinemäßige Wartungsarbeiten und Aktualisierungen, um den reibungslosen Betrieb der Lösung sicherzustellen.
Wann diese Lösung möglicherweise nicht erforderlich ist
- Sehr kleine Anbieter mit nur einer Handvoll Artikelnummern und seltenen Lieferengpässen – hier kann eine manuelle Bearbeitung ausreichen.
- Unternehmen, die über einfache Zuteilungsregeln hinausgehende, fortschrittliche Prognosen zur Nachschubplanung und eine standortübergreifende Optimierung benötigen – für diesen Anwendungsbereich eignen sich Produkte zur Bestandsprognose besser.
So funktioniert es
- Systeme miteinander verbinden. Wir stellen eine Verbindung zu Ihren vereinbarten E-Commerce-, Auftragsverwaltungs- oder ERP-/WMS-Systemen sowie zu den von Ihnen gewählten Benachrichtigungskanälen her, damit die Automatisierung Bestellungen, Bestände und Wareneingänge auslesen kann.
- Priorisierungsregeln festlegen. Wir konfigurieren die von Ihnen gewünschte Geschäftslogik (beispielsweise: Priorisierung nach Kundenstufe, Alter der Bestellung, Versandart und SKU-Zuweisungen) und legen Ausweichregeln für Gleichstände und Teilzuweisungen fest.
- Kontinuierliche Abtastung. Das Automatisierungssystem überwacht in regelmäßigen Abständen offene Aufträge, reservierte Bestände und neue Wareneingänge, um Zuteilungsmöglichkeiten und Änderungen des Bestandsstatus zu erkennen.
- Punkte vergeben und zuweisen. Jeder Rückstand wird anhand der konfigurierten Regeln bewertet; das System schlägt Zuteilungen vor und führt – sofern dies automatisch konfiguriert ist – Reservierungen durch oder aktualisiert die Auftragszeilen in den angeschlossenen Systemen.
- Kundenversprechen erstellen. Für betroffene Kunden erstellt der Dienst klare Lieferprognosen und versendet Benachrichtigungen per E-Mail/SMS oder über Ihre CRM-Kanalvorlagen, wobei vereinbarte Formulierungen sowie Optionen zur Umbuchung oder Stornierung verwendet werden.
- Ausnahmen eskalieren. Bei mehrdeutigen oder besonders schwerwiegenden Konflikten wird eine Ausnahmemeldung zur Überprüfung durch einen Mitarbeiter erstellt, die den Entscheidungskontext und empfohlene Maßnahmen enthält.
- Verlauf und Berichterstattung pflegen. Der Dienst protokolliert Zuweisungsentscheidungen, den Nachrichtenverlauf und die Ergebnisse von Ausnahmen zur späteren Überprüfung, Auditierung und regelmäßigen Optimierung.
Beispiel-Workflow
Stellen Sie sich zum Beispiel ein Unternehmen vor, das Haushaltsgeräte über einen Online-Shop und ein Großhandelsportal verkauft. Ein beliebter Mixer ist ausverkauft, wodurch kanalübergreifend 200 offene Nachbestellungen entstehen. Wenn eine Teillieferung von 50 Einheiten eintrifft, liest die Automatisierung die eingehenden Wareneingänge und offenen Bestellungen aus, bewertet jede Bestellung anhand von Prioritätsregeln (Expressversand, Großhandelsvertragsebene, Bestelldatum) und ordnet die 50 Einheiten automatisch den Bestellungen mit der höchsten Punktzahl zu. Kunden, die ihre Bestellung aufrechterhalten, erhalten eine automatische Nachricht mit einem neuen voraussichtlichen Lieferzeitraum; Kunden mit niedrigerer Priorität wird die Wahl zwischen einer Warteliste (mit Opt-in) oder einer Rückerstattung angeboten. Zwei Großhandelsbestellungen unterliegen vertraglichen Beschränkungen, daher kennzeichnet das System sie als Ausnahmen, um eine schnelle manuelle Entscheidung zu ermöglichen. Das Ergebnis: schnellere Zuteilung, weniger Supportanfragen und konsistente Kundenkommunikation.
Integrationen
Typische Systeme
Zu den typischen Systemen, die wir anbinden, gehören E-Commerce-Plattformen wie Shopify, Magento oder WooCommerce; Auftragsverwaltungs- und ERP-Systeme (zum Beispiel NetSuite, SAP oder andere ERP-Plattformen); Lagerverwaltungssysteme oder WMS-Module; sowie Kundenkanäle wie Salesforce, HubSpot oder ein E-Mail-/SMS-Anbieter. Dies sind lediglich gängige Beispiele – die endgültige Kompatibilität und die genauen zu verwendenden Systeme werden vor dem Start vereinbart.
Anschlussarten
Die Anbindung erfolgt nach Möglichkeit über verfügbare APIs und Webhooks. Sofern kein API-Zugriff verfügbar ist, können wir auch mit CSV- oder SFTP-Exporten, geplanten Datenbankabfragen oder Google Sheets arbeiten. Als Benachrichtigungskanäle kommen in der Regel Ihr bestehender E-Mail-Anbieter, ein SMS-Gateway oder eine CRM-Integration zum Einsatz, die im Rahmen der Projektplanung vereinbart wurden.
Was wir von Ihrem Unternehmen benötigen
Vor dem Start vereinbaren wir, welche Systeme angebunden werden sollen, welche Bestell- und Bestandsdaten als Beispiel dienen sollen, Ihre Priorisierungs- und Eskalationsregeln, die Benachrichtigungsvorlagen sowie die Zielmaßnahmen, die die Automatisierung ausführen kann (Bestand reservieren, Bestellstatus aktualisieren, Nachrichten versenden). Außerdem benötigen wir für jedes System Kontozugriff oder einen technischen Ansprechpartner sowie Beispieltransaktionen, um die durchgängigen Abläufe zu validieren. Die genaue Kompatibilität und die Zugriffsmethode werden im Rahmen der Projektplanung bestätigt.
Häufig gestellte Fragen
An welche Systeme können Sie eine Verbindung herstellen?
Wir stellen in der Regel Verbindungen zu E-Commerce-Plattformen, ERP-Systemen, WMS-Systemen und CRM-/E-Mail-Anbietern her. Im Rahmen der Projektplanung prüfen wir, ob Ihre spezifischen Plattformen über die von uns benötigten APIs oder Exportmethoden verfügen, und legen die optimale Verbindungsmethode fest.
Inwieweit lassen sich die Priorisierungsregeln individuell anpassen?
Die Priorisierungslogik lässt sich bei der Einrichtung konfigurieren und kann im Laufe der Zeit aktualisiert werden. Wir setzen vereinbarte Regeln wie Kundenstufe, Alter der Bestellung, Versandart und vertragliche Vorgaben um; monatliche Aktualisierungen sind im Abonnement enthalten, sofern es sich um angemessene Änderungen handelt.
Was passiert, wenn es zu einem Konflikt oder einer Ausnahme kommt?
Konflikte, die nicht automatisch gelöst werden können, lösen die Erstellung einer Ausnahmaufgabe in dem von Ihnen gewählten Workflow aus. Die Ausnahme enthält Kontextinformationen und eine empfohlene Maßnahme, damit die Mitarbeiter schnell entscheiden können; die Automatisierung lernt aus Regelaktualisierungen, setzt sich jedoch nicht über manuelle Entscheidungen hinweg.
Wer verwaltet die Kundenmitteilungen und Inhalte?
Wir erstellen Nachrichten auf der Grundlage von Vorlagen, die Sie genehmigen. Je nach gewählter Konfiguration kann die Automatisierung Benachrichtigungen direkt über Ihren bestehenden E-Mail-/SMS-Anbieter versenden oder Entwürfe in Ihrem CRM zur Überprüfung erstellen.
Wie beginnt die Umsetzung und welche Voraussetzungen sind dafür erforderlich?
Die Umsetzung beginnt mit einer Scoping-Sitzung, in der wir uns auf Systeme, Beispieldaten, Priorisierungsregeln und Benachrichtigungsvorlagen einigen. Der Zeitpunkt der Inbetriebnahme hängt von den Integrationen und dem Umfang ab; den Zeitplan bestätigen wir nach der Scoping-Sitzung.
Preis
Die Aktivierungsgebühr deckt die Ersteinrichtung, die Implementierung und die Inbetriebnahme des vereinbarten Automatisierungsumfangs ab.
Das monatliche Abonnement umfasst den laufenden Betrieb, die Wartung und die Verwaltung des Automatisierungsdienstes.
Der genaue Umfang und die endgültige monatliche Abonnementgebühr werden vor dem Start bestätigt.
Sind Sie bereit, diesen Prozess zu automatisieren?
Teilen Sie uns bitte mit, welche E-Commerce-, ERP-/WMS- und Benachrichtigungssysteme Sie nutzen und wie hoch das typische wöchentliche Volumen an Lieferrückständen ist.
Wir werden klären, wie diese Lösung angeschlossen werden kann, welchen Umfang sie hat und wie hoch die monatliche Abonnementgebühr letztendlich sein wird.
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| Schreiben Sie uns eine E-Mailcontact@implementi.ai | Rufen Sie uns an+48 660 983 178 |
