Beschreibung
Dieser Managed Service überwacht kontinuierlich Kundenguthaben, offene Rechnungen und ausstehende Auftragsrisiken in Ihren Vertriebs- und Finanzsystemen. Wenn das Risiko vereinbarte Kreditlimits erreicht oder überschreitet, kann das automatisierte System neue Aufträge zurückhalten, die Kreditverantwortlichen benachrichtigen und einen übersichtlichen Ausnahmeeintrag zur Überprüfung erstellen.
implementi.ai konfiguriert, betreibt und wartet die Lösung für Sie: Wir binden vereinbarte Systeme ein, passen die Bewertung und die Arbeitsabläufe an Ihre Kreditrichtlinien an, überwachen den Betrieb und kümmern uns um Fehlerbehebungen, damit Ihr Team jeden Monat zuverlässige, umsetzbare Aussetzungsempfehlungen und eine Ausnahmebearbeitung erhält.
Das Problem
Viele Unternehmen verlassen sich nach wie vor auf manuelle Bonitätsprüfungen bei der Auftragserfassung oder nach der Rechnungsstellung. Die Teams gleichen Rechnungen, Aufträge und Zahlungszusagen mithilfe von Tabellenkalkulationen und Ad-hoc-Notizen ab; mit steigendem Auftragsvolumen wird dies jedoch langsam und fehleranfällig. Übersehene Anzeichen – Teilzahlungen, Überschreitungen von Kreditlimits oder schnelle Wiederholungsbestellungen – führen zu unerwarteten Risiken, verspäteten Zahlungseingängen und Notfallmaßnahmen der Finanzabteilung. Manuelle Zahlungssperren werden uneinheitlich verhängt, Rückstände wachsen und der Vertrieb verliert den Überblick, wenn sich das Kaufverhalten der Kunden schnell ändert.
Was diese Lösung automatisiert
Dieses Produkt automatisiert die kontinuierliche Überwachung des Kreditrisikos, die Entscheidungsfindung und das Ausnahmemanagement, sodass sich Ihre Betriebs- und Finanzteams ausschließlich auf Fälle von hohem Wert konzentrieren können.
- Echtzeit-Prüfung neuer Bestellungen anhand aktueller Rechnungs- und Zahlungsdaten.
- Automatische Order-Hold- oder Soft-Hold-Maßnahmen, wenn das Risiko konfigurierbare Schwellenwerte überschreitet.
- Prioritätsbenachrichtigungen und weitergeleitete Ausnahmedatensätze an Kreditkontrollbeauftragte oder Kundenbetreuer.
- Automatische Statusaktualisierungen an das Bestellsystem und das CRM (Gründe für die Zurückstellung, nächste Schritte).
- Regelmäßige Expositionsberichte und Trendübersichten zur Unterstützung von Überprüfungssitzungen.
Was Ihr Unternehmen davon hat
- Schnellere Risikokontrolle. Automatische Sperren und weitergeleitete Ausnahmen sorgen dafür, dass risikoreiche Bestellungen sofort ausgesetzt werden, wodurch sich der manuelle Prüfungsaufwand und die Reaktionszeit für die Kreditteams verringern.
- Konsequente Umsetzung der Kreditpolitik. Dank konfigurierbarer Schwellenwerte und Entscheidungsregeln gelten für jeden Auftrag dieselben Kriterien, wodurch Streitfälle und Ad-hoc-Ausnahmen reduziert werden.
- Eindeutige Ausnahmebehandlung. Für jeden zurückgestellten Auftrag wird ein nachverfolgbarer Ausnahmedatensatz sowie eine Benachrichtigung erstellt, sodass die weiteren Schritte einheitlich und nachvollziehbar sind.
- Geringerer manueller Arbeitsaufwand. Die Finanz- und Vertriebsabteilungen verbringen weniger Zeit mit der Gegenprüfung von Datensätzen und mehr Zeit mit der Klärung tatsächlicher Inkasso- oder Verhandlungsfälle.
- Betriebliche Transparenz. Laufende Zusammenfassungen und Benachrichtigungen halten die Beteiligten über steigende Risiken und sich änderndes Kundenverhalten auf dem Laufenden.
Ein praktischer Anwendungsfall
Ein mittelständischer Distributor bearbeitet täglich Hunderte von Bestellungen über einen Online-Shop und ein B2B-Portal. Die Mitarbeiter der Kreditkontrolle haben Schwierigkeiten, das Risiko bei großen Wiederholungsbestellungen zu überprüfen, und einige Kunden geben Eilbestellungen auf, die die vereinbarten Limits überschreiten. Durch die Einführung dieses Dienstes werden Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen miteinander verknüpft, Bestellungen, die das Risikolimit eines Kunden überschreiten, werden gekennzeichnet, automatisch gesperrt und als Ausnahmefall an das Kreditmanagement weitergeleitet. Das Kreditmanagement erhält die Fälle nach Priorität geordnet und kann Bestellungen nach Zahlungseingang, Teilzahlung oder nach ausgehandelten Zahlungsbedingungen freigeben – ohne manuell mehrere Systeme abgleichen zu müssen.
Für wen ist es gedacht?
- Finanz- und Kreditkontrollteams in Vertriebs- oder Großhandelsunternehmen, die Kundenkredite gewähren und eine kontinuierliche Überwachung der Risikopositionen benötigen.
- E-Commerce-Händler mit B2B-Konten, die den Versand von Bestellungen, bei denen das Limit überschritten wird, verhindern möchten, ohne dabei risikoarme Privatkundenverkäufe zu blockieren.
- Auftragsabwicklungs- und Betriebsleiter, die automatische Sperren benötigen, um einen Versand risikobehafteter Bestellungen in letzter Minute zu vermeiden.
- Unternehmen, die ERP-/E-Commerce-/CRM-Kombinationen einsetzen, bei denen manuelle Gegenprüfungen zu Verzögerungen und Fehlern führen.
Was ist im monatlichen Service enthalten?
Das monatliche Abonnement umfasst die vollständig verwaltete Automatisierung: Konfiguration, Anbindung an vereinbarte Systeme, KI-gestützte Bewertung und Regeloptimierung, Betriebsüberwachung, Fehlerbehandlung und laufende Wartung. implementi.ai betreibt den Dienst und nimmt angemessene Konfigurationsaktualisierungen vor, die erforderlich sind, um den vereinbarten Arbeitsablauf aufrechtzuerhalten.
- Laufende Überwachung der Automatisierung und Behebung von Integrationsfehlern.
- Anpassung der Entscheidungsschwellen und der Bewertung an sich ändernde geschäftliche Anforderungen.
- Wartungsarbeiten, um den zuverlässigen Betrieb der Datenflüsse und Benachrichtigungen sicherzustellen.
Wann diese Lösung möglicherweise nicht erforderlich ist
- Unternehmen, die ausschließlich Vorauszahlungen akzeptieren oder ihren Kunden keinen Kredit gewähren – dieser Service ist überflüssig, wenn alle Bestellungen im Voraus bezahlt werden.
- Bei sehr kleinen Anbietern mit geringem Auftragsvolumen und ohne formelles Kreditprüfungsverfahren können manuelle Überprüfungen weiterhin kostengünstiger sein.
So funktioniert es
- Datenanbindung und -konsolidierung. Wir verknüpfen die vereinbarten Auftrags-, Rechnungs- und Zahlungssysteme und fassen offene Rechnungen, nicht zugeordnete Zahlungen und neue Auftragsdaten pro Kunde in einer einheitlichen Übersicht zusammen.
- Bonitätsprofil und Schwellenwerte. Das Kreditlimit des Kunden, die Zahlungsbedingungen und maßgeschneiderte Regeln werden erfasst; diese bestimmen die Entscheidungslogik und die Prioritätsstufen für Ausnahmen.
- Laufende Belichtungsprüfungen. Jeder neue Auftrag und regelmäßige Kontoaktualisierungen werden automatisch anhand der aktuellen Risikoposition und der geltenden Regeln überprüft, um Verstöße oder erhöhte Risiken zu erkennen.
- Automatische Halte- oder Soft-Hold-Funktion. Wenn Regeln ausgelöst werden, veranlasst die Automatisierung im Auftragssystem eine Aussetzung des Auftrags oder kennzeichnet den Auftrag zur manuellen Überprüfung und erfasst anschließend den Grund sowie die nächsten Schritte.
- Ausnahmebehandlung und Priorisierung. Zurückgestellte Aufträge generieren priorisierte Benachrichtigungen und Ausnahmesätze, die an die Kreditkontrollbeauftragten oder die Kundenbetreuungsteams weitergeleitet werden, zusammen mit der entsprechenden Kundenhistorie.
- Status-Updates und Lösung. Nach der Überprüfung können Mitarbeiter Sperren aufheben oder stornieren; das automatisierte System aktualisiert den Auftragsstatus und erfasst die Ergebnisse für Audit- und Berichtszwecke.
- Überwachung und Optimierung. implementi.ai überwacht den Betrieb, reagiert auf Integrationsfehler und passt Schwellenwerte oder Bewertungen wie vereinbart an, um Fehlalarme zu reduzieren und die Zuverlässigkeit des Prozessablaufs zu gewährleisten.
Beispiel-Workflow
Stellen Sie sich beispielsweise ein Unternehmen vor, das Industriebedarf über einen Webshop und ein separates B2B-Portal verkauft. Ein Stammkunde gibt eine Großbestellung auf, die zusammen mit zwei offenen Rechnungen sein Kreditlimit überschreiten würde. Die Automatisierung liest die neue Bestellung ein, ruft offene Rechnungen und aktuelle Zahlungen ab und berechnet das aktualisierte Risiko. Da das Risiko den konfigurierten Schwellenwert überschreitet, versieht das System die Bestellung mit einer vorläufigen Sperre, protokolliert den Grund und leitet eine Ausnahme an den Kreditkontrolleur weiter, zusammen mit einer konsolidierten Übersicht über die ausstehenden Posten. Der Kreditkontrolleur sieht eine kürzlich abgegebene Zahlungszusage, genehmigt eine teilweise Freigabe, aktualisiert das System, woraufhin die Automatisierung die Sperre aufhebt und die Lösung protokolliert.
Integrationen
Typische Systeme
Der Dienst lässt sich in der Regel in ERP-Systeme (z. B. NetSuite, SAP S/4 oder Microsoft Dynamics), E-Commerce-Plattformen (Shopify, Magento, commercetools), CRM-Systeme (Salesforce, HubSpot) sowie Zahlungs- oder Gateway-Dienste (Stripe, Adyen oder API-Schnittstellen für Bankzahlungen) integrieren. Auch andere Buchhaltungs- oder Bestellsysteme, die über eine API, einen Webhook oder eine Exportfunktion verfügen, können angebunden werden – die endgültige Kompatibilität wird im Rahmen der Projektplanung bestätigt.
Anschlussarten
Wir verwenden die im Rahmen der Projektplanung vereinbarte, am besten geeignete Methode: Anbieter-APIs und Webhooks für Echtzeit-Prüfungen, sichere, zeitgesteuerte Datenexporte (CSV) oder direkten Datenbankzugriff, sofern verfügbar, sowie E-Mail oder Dateiübermittlungen nur dann, wenn APIs nicht möglich sind. Die gewählte Methode hängt von Ihren Systemen ab und wird vor der Umsetzung bestätigt.
Was wir von Ihrem Unternehmen benötigen
Vor der Inbetriebnahme legen wir gemeinsam fest, welche Systeme angebunden werden sollen, prüfen den Zugriff auf Beispieldaten und erstellen eine Liste der Kreditregeln (Limits, Laufzeiten, Ausnahmen, Genehmigungsverantwortliche). Außerdem benötigen wir Beispiele für Auftrags- und Rechnungsdatensätze, einen Ansprechpartner für Entscheidungen zur Kreditrichtlinie sowie die bevorzugten Empfänger von Ausnahmemeldungen. Die Zugriffsmethode, die erforderlichen Datenfelder und die genauen Maßnahmen (Sperrtyp, Benachrichtigungsempfänger) werden vor Beginn der Konfiguration bestätigt und abgestimmt.
Häufig gestellte Fragen
Mit welchen Systemen können Sie eine Bonitätsprüfung durchführen?
In der Regel integrieren wir uns in ERP-Systeme, E-Commerce-Plattformen, CRM-Systeme und Zahlungsgateways, die APIs oder geplante Exporte anbieten. Im Rahmen der Projektplanung prüfen wir die Kompatibilität und ermitteln für jedes System die beste Zugriffsmethode.
Kann ich Kreditlimits und Genehmigungsabläufe individuell anpassen?
Ja. Schwellenwerte, Eskalationspfade sowie das Verhalten bei „Soft-Hold“ und „Strict-Hold“ sind konfigurierbar. implementi.ai optimiert die Regeln gemeinsam mit Ihnen und nimmt im Rahmen des monatlichen Service angemessene Konfigurationsanpassungen vor.
Was passiert mit Bestellungen, die zurückgestellt wurden?
Zurückgestellte Aufträge werden im Auftragssystem mit einem Grund gekennzeichnet, und es wird ein Ausnahmesatz angelegt. Die Automatisierung leitet die Ausnahme zur Überprüfung an die zuständigen Kreditkontrollbeauftragten oder Kundenbetreuer weiter und protokolliert die endgültige Lösung für Prüfungszwecke.
Wie wird mit Fehlalarmen und der Feinabstimmung umgegangen?
implementi.ai überwacht die Wartezeiten und arbeitet mit Ihrem Team zusammen, um Entscheidungsregeln und Bewertungsmodelle anzupassen und so unnötige Wartezeiten zu reduzieren. Die fortlaufende Optimierung und Überwachung sind im monatlichen Abonnement enthalten.
Benötigen Sie vollständigen Lese- und Schreibzugriff auf unsere Systeme?
Die Zugriffsebenen werden vor der Implementierung vereinbart. Wir benötigen Lesezugriff auf Rechnungen, Zahlungen und Bestellungen, um das Risiko zu berechnen; Schreibvorgänge (Bestellungssperren, Statusaktualisierungen) werden mit Ihrem IT- oder Betriebsteam abgestimmt und im Umfang festgelegt.
Wie beginnt die Umsetzung?
Wir beginnen mit einer Bestandsaufnahme, um die Systeme, Stichproben und die von Ihnen gewünschten Kreditregeln zu erfassen. Der Zeitpunkt der Inbetriebnahme hängt von der Anzahl der Integrationen, der Methode des Datenzugriffs und den Entscheidungsregeln ab; die endgültigen Zeitpläne werden nach der Bestandsaufnahme festgelegt.
Preis
Die Aktivierungsgebühr deckt die Ersteinrichtung, die Implementierung und die Inbetriebnahme des vereinbarten Automatisierungsumfangs ab.
Das monatliche Abonnement umfasst den laufenden Betrieb, die Wartung und die Verwaltung des Automatisierungsdienstes.
Der genaue Umfang und die endgültige monatliche Abonnementgebühr werden vor dem Start bestätigt.
Sind Sie bereit, diesen Prozess zu automatisieren?
Teilen Sie uns bitte mit, welche ERP-, E-Commerce- und Zahlungssysteme Sie derzeit nutzen und wie hoch Ihr typisches monatliches Bestellvolumen ist.
Wir werden klären, wie diese Lösung angeschlossen werden kann, welchen Umfang sie hat und wie hoch die monatliche Abonnementgebühr letztendlich sein wird.
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| Schreiben Sie uns eine E-Mailcontact@implementi.ai | Rufen Sie uns an+48 660 983 178 |
