Beschreibung
Viele wachsende Unternehmen verbringen nach wie vor viel Zeit damit, jede Lieferantenrechnung mit Bestellungen und Lieferscheinen abzugleichen. Diese Arbeit ist monoton, fehleranfällig und dringend: Übersehene Abweichungen verzögern Zahlungen, schmälern die Margen, da Rabatte verloren gehen, oder führen zu Doppelzahlungen und Streitigkeiten mit Lieferanten. Was Teams benötigen, ist ein zuverlässiger Prozess, der täglich abläuft, nur die Rechnungen kennzeichnet, die tatsächlich menschliche Aufmerksamkeit erfordern, und die Zahlungsfristen vorhersehbar hält.
Was der Dienst leistet
Der AI PO-to-Invoice Reconciler gleicht eingehende Lieferantenrechnungen kontinuierlich mit den Bestellungen und Lieferbestätigungen Ihres Unternehmens ab. Der Dienst wendet konfigurierbare Abgleichregeln an (Bestellnummer, Artikelnummern, Mengen, Preistoleranzen und Lieferantenidentität), nutzt OCR, wenn Rechnungen als Bilder oder PDF-Dateien eingehen, und fasst die Ergebnisse in einem täglichen Ausnahmebericht zusammen. Einfache Übereinstimmungen werden als abgeglichen markiert und nachverfolgt; Ausnahmen werden gruppiert, erläutert und priorisiert, sodass Ihre Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung täglich deutlich weniger Datensätze bearbeiten müssen.
Wie sieht das in der Praxis aus?
Nach der Ersteinrichtung überwacht das System die von Ihnen bereits genutzten Rechnungsquellen – E-Mail, einen freigegebenen Ordner oder regelmäßige Exporte aus Ihrem Buchhaltungssystem. An jedem Werktag erhalten Sie eine übersichtliche Zusammenfassung der Abstimmung: wie viele Rechnungen automatisch abgeglichen wurden, eine nach Priorität geordnete Liste der Ausnahmen mit vorgeschlagenen Gründen (fehlende Bestellung, Preisabweichung, Mengenabweichung) sowie empfohlene nächste Schritte für jede Ausnahme. Die Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung öffnen lediglich die Ausnahmen, prüfen die vorgeschlagenen Korrekturen und bestätigen die Maßnahmen. Das Ergebnis ist messbar: weniger manuelle Abgleiche, schnellere Genehmigungen, weniger Zahlungsverzögerungen und übersichtlichere Prüfpfade.
Was Sie davon haben
- Geringerer manueller Arbeitsaufwand: Die meisten Rechnungen werden automatisch abgeglichen und aus dem täglichen Aufgabenstapel entfernt.
- Weniger Zahlungsverzögerungen und die Rückgewinnung von Skonti für vorzeitige Zahlungen dank einer vorhersehbaren Abwicklung.
- Geringere Fehlerquoten: Doppelte Rechnungen und Unstimmigkeiten werden früher erkannt, wobei eindeutige Belege beigefügt sind.
- Übersichtliche Fehlerbehandlung: Zu jedem Problem werden eine mögliche Ursache und eine empfohlene nächste Maßnahme zur schnellen Behebung angegeben.
- Verbesserte Beziehungen zu Lieferanten: schnellere und genauere Zahlungen sowie weniger Streitfälle.
Für wen ist es gedacht?
Dieser Service richtet sich an Unternehmen, die Bestellungen ausstellen und entgegennehmen und ihre Kreditorenbuchhaltung ausbauen möchten, ohne zusätzliches Personal einzustellen. Zu den typischen Kunden zählen Großhändler, Distributoren, Hersteller und mittelständische E-Commerce-Unternehmen, die regelmäßig Rechnungen von Lieferanten erhalten und den Zeitaufwand für den manuellen Abgleich reduzieren möchten.
Verwaltet von implementi.ai
implementi.ai übernimmt den gesamten Service: Wir konfigurieren die Abgleichregeln für Ihr Unternehmen, binden die erforderlichen Dokumentenquellen ein, überwachen die täglichen Durchläufe und kümmern uns um Wartung, Updates und Fehlerbehebungen. Sollten die Abgleichregeln angepasst werden müssen – oder sollte ein neues Lieferantenformat hinzukommen –, passen wir den Prozess für Sie an. Sie erhalten den täglichen Überblick und eine Ausnahmeliste; Ihr Team greift nur dort ein, wo menschliches Urteilsvermögen erforderlich ist.
Abonnement: 99 PLN netto/Monat.
Für den Einstieg benötigen Sie Zugriff auf Musterrechnungen, Ihr Exportformat für Bestellungen sowie einen Ansprechpartner aus Ihrem Buchhaltungsteam für die anfängliche Konfiguration der Regeln. Nach der Einrichtung verfügen Sie über einen wartungsarmen, kontinuierlich laufenden Abstimmungsprozess, der die Verbindlichkeiten überschaubar hält und es Ihrem Team ermöglicht, sich auf die Klärung von Ausnahmen zu konzentrieren, anstatt sich mit sich wiederholenden Abgleichvorgängen zu beschäftigen.
