Beschreibung
Der „AI Purchase Requisition Consolidator & PO Batcher“ sammelt Bestellanforderungen aus verschiedenen Quellen, gruppiert kompatible Anforderungen, wendet Genehmigungs- und Budgetregeln an und erstellt genehmigungsfertige Bestellstapel für Ihr Beschaffungsteam. Er reduziert sich wiederholende manuelle Konsolidierungsarbeiten und verhindert doppelte oder fragmentierte Bestellungen, die bei Lieferanten Verwirrung stiften und zusätzlichen Bearbeitungsaufwand verursachen.
Implementi.ai konfiguriert und betreibt den Dienst: Wir verbinden die vereinbarten Systeme, stimmen die Gruppierungs- und Genehmigungskriterien gemeinsam mit Ihrem Team ab und sorgen dafür, dass die Automatisierung auch bei sich ändernden Regeln weiterhin reibungslos läuft und gewartet wird.
Das Problem
Viele Unternehmen nehmen Bestellanforderungen per E-Mail, über Formulare, interne Tools und ERP-Bestellmodule entgegen. Die Beschaffungsteams verbringen dann Stunden damit, ähnliche Anfragen abzugleichen, Genehmigungen einzuholen, Bestellungen manuell aufzuteilen oder zusammenzufassen und doppelte Bestellungen zu korrigieren. Mit wachsender Mitarbeiterzahl und zunehmender Anzahl an Standorten führt diese manuelle Bearbeitung zu Verzögerungen, uneinheitlicher Kommunikation mit Lieferanten, dem Risiko von Budgetüberschreitungen und dem Verlust von Einsparungen durch vorzeitige Zahlungen. Ohne kontinuierliche Konsolidierung und Durchsetzung von Regeln reagiert die Beschaffung eher auf Störfaktoren, anstatt die geplanten Ausgaben zu steuern.
Was diese Lösung automatisiert
Diese gesteuerte Automatisierung standardisiert den vorderen Teil des Beschaffungsprozesses, indem sie Anfragen erfasst, Daten normiert, Artikel gruppiert, die gebündelt werden können, diese anhand von Budgets und Lieferantenverträgen überprüft und Bestellentwürfe oder Bestellvorschläge für die Genehmigenden erstellt.
- Erfassen Sie Bestellanforderungen aus E-Mails, Formularen, Tabellenkalkulationen und ERP-Bestellanforderungsmodulen.
- Einzelposten deduplizieren und normalisieren (übereinstimmende SKUs, Beschreibungen, Lieferanten).
- Gruppieren Sie kompatible Anfragen nach Lieferant, Lieferzeitfenster und Kostenstelle, um Entwürfe für Sammelbestellungen zu erstellen.
- Mit dem Budget, den Listen der bevorzugten Lieferanten und den bestehenden offenen Bestellungen abgleichen.
- Erstellen Sie genehmigungsreife Bestellungen, Benachrichtigungen und Ausnahmeposten zur manuellen Überprüfung.
- Übermitteln Sie genehmigte Bestellungen zurück an das ERP- oder Beschaffungssystem.
Was Ihr Unternehmen davon hat
- Schnellere Beschaffungszyklen. Reduziert den Zeitaufwand für die manuelle Abstimmung und Zusammenführung von Bestellanforderungen, sodass die Genehmigenden einheitliche, gebündelte Bestellungen erhalten statt Dutzender vereinzelter Anfragen.
- Weniger doppelte oder aufgeteilte Bestellungen. Die automatische Dublettenbereinigung und Lieferantenabgleichung verhindert Mehrfachbestellungen desselben Artikels und verbessert die Kommunikation mit den Lieferanten.
- Bessere Budgetkontrolle. Anträge werden vor der Erstellung von Bestellungen anhand von Kostenstellen und Budgetregeln überprüft, wodurch unerwartete Ausgaben und Nacharbeiten bei der Genehmigung vermieden werden.
- Geringerer Verwaltungsaufwand. Die Mitarbeiter in der Beschaffung verbringen weniger Zeit mit geringwertigen Zusammenführungsaufgaben und mehr Zeit mit Verhandlungen mit Lieferanten und Ausnahmeregelungen.
- Einheitliche Chargenzuordnung der Lieferanten. Die Gruppierung nach Lieferanten und Lieferzeitfenstern reduziert kleine, häufige Bestellungen und vereinfacht die Auftragsabwicklung durch die Lieferanten.
Ein praktischer Anwendungsfall
Ein regionaler Distributor erhält Beschaffungsanforderungen von Lagerleitern, Vertriebsteams und der Finanzabteilung per E-Mail und über eine gemeinsam genutzte Tabelle. Oft überschneiden sich die Anfragen – das Lager bestellt dieselbe Artikelnummer, während der Vertrieb eine separate Eilanfrage erstellt. Der Konsolidierer sammelt alle Eingaben, erkennt Duplikate, gruppiert Artikel, die gemeinsam an denselben Lieferanten versendet werden können, prüft die Budgets und erstellt einen Entwurf für eine Sammelbestellung, den der Beschaffungsmanager genehmigt. Ausnahmen (Eilaufträge, Lieferanten außerhalb des Vertragsrahmens oder Anfragen, die das Budget überschreiten) werden zur manuellen Überprüfung markiert. Das Ergebnis sind weniger Lieferantenrechnungen, klarere Lieferzeitfenster und weniger Zeitaufwand für die Einholung von Genehmigungen.
Für wen ist es gedacht?
- Vertriebsunternehmen und Großhändler im Mittelstand: Mehrere Standorte und Teams reichen Bestellanforderungen ein und benötigen zusammengefasste Bestellungen, um die Lieferantenbestellungen zu steuern.
- Hersteller mit Einkäufern auf Werksebene: Die zentrale Beschaffungsabteilung wünscht sich nach Lieferanten und Lieferungen gruppierte Bestellungen, um Lieferantengebühren und Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
- Dienstleistungsunternehmen mit projektbezogenem Einkauf: Bei Projekten fallen viele kleine Bestellanforderungen an, die nach Kostenstelle und Lieferant gebündelt werden müssen.
- Unternehmen, die ein ERP-System mit Bestellanforderungsmodulen einsetzen, denen jedoch eine zuverlässige Front-End-Konsolidierung und Automatisierung des Genehmigungsprozesses fehlt.
Was ist im monatlichen Service enthalten?
Das monatliche Abonnement umfasst den Managed-Automation-Service: Wir betreiben und überwachen die Automatisierung der Konsolidierung und der Stapelverarbeitung, pflegen die bei Projektstart vereinbarten Integrationen, bearbeiten und beheben Automatisierungsfehler und nehmen angemessene Konfigurationsaktualisierungen vor, wenn sich Ihre Genehmigungsregeln ändern. Implementi.ai überwacht zudem den Betrieb der Automatisierung und trägt die Verantwortung dafür, dass die vereinbarten Abläufe aufrechterhalten werden.
- Laufende Überwachung und Fehlerbehandlung der Automatisierung.
- Wartung und Aktualisierung der Gruppierungs- und Validierungsregeln im vereinbarten Umfang.
- Operative Lösungen für auftretende Probleme bei der Integration oder mit Datenformaten.
Wann diese Lösung möglicherweise nicht erforderlich ist
- Unternehmen mit nur einem einzigen Genehmiger und einem sehr geringen monatlichen Antragsvolumen – in diesem Fall kann die manuelle Bearbeitung einfacher sein.
- Unternehmen, die für jede einzelne Ausschreibung eine gründliche Lieferantenauswahl und Verhandlung benötigen, anstatt mehrere Ausschreibungen zu bündeln – dieses Produkt konzentriert sich auf die Konsolidierung und Weiterleitung, nicht auf die komplexe Lieferantenauswahl.
So funktioniert es
- Datenquellen verbinden. Wir verbinden die Systeme und Kanäle, über die Bestellanforderungen eingehen – beispielsweise ein ERP-Bestellanforderungsmodul, Beschaffungsformulare, gemeinsam genutzte Tabellenkalkulationen und dafür vorgesehene Posteingänge. Implementi.ai legt fest, welche Datenfelder für den Abgleich verwendet werden sollen.
- Anfragen normalisieren. Eingehende Anfragen werden standardisiert: Artikelbeschreibungen, Artikelnummern, Lieferantennamen und Kostenstellencodes werden vereinheitlicht, damit unterschiedliche Formate zuverlässig miteinander verglichen werden können.
- Duplikate entfernen und abgleichen. Die Automatisierung identifiziert doppelte oder sehr ähnliche Anfragen, ordnet sie bekannten SKUs oder Lieferantenkatalogen zu und kennzeichnet unklare Übereinstimmungen als Ausnahmen, die von einem Mitarbeiter überprüft werden müssen.
- Gruppen- und Stapelverarbeitung. Die Regeln werden auf gruppierte Anfragen nach Lieferant, Lieferzeitfenster und Kostenstelle angewendet. Die Gruppierungskriterien lassen sich so konfigurieren, dass sie den Vertragsbedingungen oder logistischen Vorgaben entsprechen.
- Mit den Referenzwerten abgleichen. Jede Charge wird anhand von Budgets, Listen bevorzugter Lieferanten und bestehenden offenen Bestellungen überprüft. Artikel, die die Validierung nicht bestehen, werden als Ausnahmefälle gekennzeichnet und zur manuellen Genehmigung weitergeleitet.
- Batch-Bestellentwürfe erstellen. Das System erstellt genehmigungsreife Entwürfe für Sammelbestellungen und leitet diese mit einer kurzen Zusammenfassung und Vorschlägen für die Aufteilung der Positionen an die konfigurierten Genehmigungswarteschlangen weiter.
- Abschließen und synchronisieren. Nach der Genehmigung werden die genehmigten Bestellungen zurück an das ERP- oder Beschaffungssystem gesendet, und das automatisierte System erfasst die Bestellnummern und den aktualisierten Status für Prüfungs- und Berichtszwecke.
Beispiel-Workflow
Stellen Sie sich beispielsweise ein Unternehmen vor, das drei Lager betreibt. Die Lagerteams reichen Bestellanforderungen über ein gemeinsames Formular und gelegentlich per E-Mail ein. Der Konsolidierer erfasst beide Eingaben, erkennt, dass sich drei Anforderungen auf dieselbe SKU desselben Lieferanten beziehen, und fasst sie zu einem Los mit einer zusammengefassten Menge zusammen. Die Charge wird anhand des regionalen Lagerbudgets und einer Regel für bevorzugte Lieferanten geprüft; da alles den Vorgaben entspricht, wird ein Entwurf für eine Chargenbestellung erstellt und zur Genehmigung an die Beschaffung weitergeleitet. Wenn eine Anfrage das Budget überschreitet, wird diese einzelne Zeile als Ausnahme zur manuellen Überprüfung markiert, während der Rest der Charge weiterbearbeitet wird. Dadurch verkürzt sich die Genehmigungszeit und doppelte Lieferantenbestellungen werden vermieden.
Integrationen
Typische Systeme
Zu den typischen Systemen, die angebunden werden können, gehören ERP- und Beschaffungsplattformen (z. B. SAP, Oracle NetSuite oder Microsoft Dynamics 365), E-Procurement-Tools und Bestellanforderungsmodule, gemeinsam genutzte Google-Tabellen oder Excel-Exporte, E-Mail-Posteingänge sowie Formular-Tools (z. B. Google Forms oder Microsoft Forms). Andere Systeme können potenziell angebunden werden, sofern ein vereinbarter Export oder API-Zugriff verfügbar ist; die Kompatibilität wird im Rahmen der Projektabgrenzung bestätigt.
Anschlussarten
Die Anbindung erfolgt nach Möglichkeit über verfügbare APIs oder native Integrationen. Sind keine APIs verfügbar, können wir sichere Webhook-Endpunkte, automatisierte CSV-/Tabellenkalkulationsimporte, die überwachte Auswertung des Posteingangs auf strukturierte E-Mails oder geplante Datenexporte aus Ihrem ERP-System nutzen. Die genaue Vorgehensweise wird vor dem Start auf der Grundlage der von Ihnen verwendeten Systeme und deren Integrationsmöglichkeiten vereinbart.
Was wir von Ihrem Unternehmen benötigen
Vor dem Start legen wir gemeinsam fest, welche Systeme Bestellanforderungen liefern, welche Felder für den Abgleich erforderlich sind (SKU, Lieferant, Menge, Kostenstelle, gewünschte Lieferzeit), welche Genehmigungshierarchien und Budgetregeln gelten sowie welche bevorzugten Lieferanten oder vertraglichen Vorgaben zu beachten sind. Außerdem benötigen wir Beispieldaten und einen Ansprechpartner für Entscheidungen bezüglich der Genehmigungsregeln. Die Kompatibilität und die genauen Zugriffsmethoden werden während der Projektplanung und vor der Implementierung bestätigt.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert die Einrichtung in der Regel?
Die Zeit bis zur Inbetriebnahme hängt von der Anzahl und Art der zu integrierenden Systeme, der Qualität der Beispieldaten und der Komplexität der Genehmigungsregeln ab. Wir legen im Rahmen der Projektplanung einen realistischen Zeitplan fest; das monatliche Abonnement beginnt, sobald die vereinbarte Lösung in Betrieb genommen wurde.
Welche Genehmigungsregeln lassen sich automatisieren?
Wir automatisieren typische Budgetprüfungen, die Validierung von Kostenstellen, die Durchsetzung von Bevorzugungsregeln für Lieferanten sowie die Gruppierung von Lieferzeitfenstern. Komplexe rechtliche Beschaffungsprozesse oder mehrstufige Verhandlungsprozesse werden als Ausnahmen von der Automatisierung definiert und konfiguriert.
Was passiert mit Ausnahmen oder nicht zugeordneten Elementen?
Ausnahmen – wie beispielsweise nicht übereinstimmende SKUs, Anträge, die das Budget überschreiten, oder Anträge für nicht bevorzugte Lieferanten – werden zusammen mit den relevanten Hintergrundinformationen und einem Handlungsvorschlag an eine Warteschlange für die manuelle Bearbeitung weitergeleitet. Die Automatisierung setzt die Bearbeitung der nicht von Ausnahmen betroffenen Posten fort, sodass die Genehmigungen nicht durch einige wenige Sonderfälle blockiert werden.
Können dadurch Bestellungen direkt in unserem ERP-System angelegt werden?
Ja – sofern das ERP- oder Beschaffungssystem APIs oder den Import von Bestellungen unterstützt, kann der Dienst genehmigte Bestellungen wieder in Ihr System zurückschreiben. Die Art der Integration wird in der Projektplanungsphase festgelegt.
Inwieweit lassen sich Gruppierungs- und Stapelverarbeitungsregeln anpassen?
Die Regeln für die Gruppierung und Chargenbildung sind konfigurierbar: Sie können Lieferanten, Lieferzeitfenster, die Gruppierung nach Kostenstellen, die Mindestchargengröße oder Vertragsbedingungen priorisieren. Implementi.ai passt diese Regeln während der Einführungsphase an und kann bei sich ändernden Anforderungen angemessene monatliche Aktualisierungen vornehmen.
Preis
Die Aktivierungsgebühr deckt die Ersteinrichtung, die Implementierung und die Inbetriebnahme des vereinbarten Automatisierungsumfangs ab.
Das monatliche Abonnement umfasst den laufenden Betrieb, die Wartung und die Verwaltung des Automatisierungsdienstes.
Der genaue Umfang und die endgültige monatliche Abonnementgebühr werden vor dem Start bestätigt.
Sind Sie bereit, diesen Prozess zu automatisieren?
Teilen Sie uns bitte mit, welche Systeme Ihre Bestellanforderungen erfassen und wer in Ihrem Unternehmen für die Genehmigung von Bestellungen zuständig ist.
Wir werden klären, wie diese Lösung angeschlossen werden kann, welchen Umfang sie hat und wie hoch die monatliche Abonnementgebühr letztendlich sein wird.
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