Beschreibung
Dieser Managed Service erfasst Belege und Lieferanten-/Zahlungsbelege, extrahiert wichtige Daten mittels OCR und nutzt KI, um Hauptbuchcodes, die Umsatzsteuerbehandlung und die Zuordnung zu Kostenstellen vorzuschlagen oder zuzuweisen. Er läuft kontinuierlich und ist so konfiguriert, dass er vorgeschlagene Buchungen verbucht oder kodierte Datensätze zur Überprüfung in Ihrer Buchhaltungs- oder Spesenabwicklungsplattform erstellt.
Implementi.ai konfiguriert die Konnektoren, trainiert die Kodierungsregeln anhand Ihres Kontenplans und wartet die Automatisierung, sodass Ihr Team weniger Zeit für routinemäßige Kodierungsaufgaben, die Bearbeitung von Ausnahmen und Nacharbeiten aufwenden muss. Das endgültige Buchungsverhalten und die Genehmigungsschritte werden stets vor dem Start vereinbart.
Das Problem
Viele Finanzteams bearbeiten Belege und Spesenabrechnungen nach wie vor durch manuelle Dateneingabe, Tabellenkalkulationsregeln oder uneinheitliche Kodierungskonventionen. Eingehende Belege treffen per E-Mail, als Upload vom Smartphone, über Kartenabrechnungen und Lieferantenportale in unterschiedlichen Formaten ein; die Mitarbeiter der Finanzabteilung verbringen Stunden damit, Bilder zu öffnen, Einzelposten zu lesen und Hauptbuchcodes auszuwählen. Mit steigendem Volumen entsteht dadurch ein Rückstand, das Risiko von Fehlkodierungen steigt, der Monatsabschluss verzögert sich und Manager sind gezwungen, Ad-hoc-Umschlüsselungen vorzunehmen. Unvollständige oder inkonsistente Umsatzsteuer- und Kostenstellenzuordnungen erschweren zudem den Abgleich und das Berichtswesen.
Was diese Lösung automatisiert
Dieses Produkt automatisiert die durchgängige Erfassung und vorläufige Kontierung von Belegen und Spesenabrechnungen, wendet Ihre Kontenplanregeln an und leitet Ausnahmen zur manuellen Überprüfung weiter. Je nach Ihren Kontrollvorgaben kann es im Modus der automatischen Buchung oder im Modus „Vorschlag und Genehmigung“ betrieben werden.
- Automatisierte Erfassung von Belegen aus E-Mails, Uploads über Mobilgeräte, Daten aus Firmenkreditkarten und CSV-Exporten.
- OCR-Erfassung von Lieferant, Datum, Beträgen, Mehrwertsteuer und Einzelposten.
- KI-gestützte Vorschläge für GL-Codes und Kostenstellen auf der Grundlage Ihres Kontenplans und historischer Beispiele.
- Automatische Erstellung von Buchungsentwürfen oder Spesenabrechnungen im Zielsystem.
- Ausnahmebehandlung bei fehlenden Daten, ungewöhnlichen Beträgen oder Kodierungen mit geringer Zuverlässigkeit.
- Laufende Modelloptimierung und Aktualisierung der Regeln, sobald neue Anbieter oder Ausgabenarten hinzukommen.
Was Ihr Unternehmen davon hat
- Geringerer manueller Aufwand. Automatisiert die wiederkehrende Erfassung von Belegen und die vorläufige Kontierung, sodass sich die Mitarbeiter der Finanzabteilung auf Ausnahmen, Abstimmungen und wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.
- Schnellerer Monatsabschluss. Eine frühzeitige Kodierung und die Erstellung von Entwurfsbuchungen verringern den Rückstand und beschleunigen die Abstimmungszyklen, da so sichergestellt wird, dass die Buchungen vor den Abrechnungs- und Abschlussfristen vorbereitet werden.
- Verbesserte Konsistenz bei der Kodierung. Zentralisierte Regeln und ein KI-Assistent sorgen für eine einheitliche Auswahl der Hauptbuchkonten und eine einheitliche Zuordnung zu Kostenstellen über alle Einreicher und Teams hinweg.
- Geringeres Fehler- und Nacharbeitsrisiko. Durch eine strukturierte Extraktion und eine Konfidenzbewertung werden wahrscheinliche Fehlcodes aussortiert und nur echte Ausnahmen zur manuellen Überprüfung weitergeleitet.
- Die Betriebskontinuität wurde gewährleistet. Das verwaltete Abonnement umfasst Überwachung, Fehlerbehandlung und Wartung, sodass die Automatisierung stets an sich ändernde Kontenpläne oder Richtlinien angepasst bleibt.
Ein praktischer Anwendungsfall
Bei einem mittelständischen Beratungsunternehmen mit Dutzenden von monatlichen Spesenabrechnungen der Mitarbeiter und einem Firmenkartenprogramm erhält die Finanzabteilung Belege per E-Mail, Chat und über mobile Uploads. Das Team benötigt derzeit mehrere Personentage pro Monat für den Abgleich und die manuelle Buchung der Transaktionen im Buchhaltungssystem. Nach der Einführung dieses Assistenten werden Belege automatisch erfasst, vorgeschlagene Hauptbuchkontierungen und Umsatzsteuerbehandlungen erscheinen als Entwürfe, und nur Posten mit geringer Zuverlässigkeit oder Abweichungen von den Richtlinien werden zur Genehmigung an das Finanzteam weitergeleitet. Das Ergebnis ist ein geringerer Rückstand bei der Kontierung, eine klarere Nachverfolgbarkeit von Ausnahmen bei Prüfungen und eine schnellere Vorbereitung auf die Monatsabschlüsse.
Für wen ist es gedacht?
- Finanzteams in mittelständischen Unternehmen, die monatlich 200 bis 5.000 Belege bearbeiten und ihre Kapazitäten ausbauen müssen, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen.
- Unternehmen mit einem festgelegten Kontenplan, die eine einheitliche Verrechnung auf Hauptbuchkonten und Kostenstellen über verteilte Teams hinweg anstreben.
- Unternehmen, die Cloud-Buchhaltungs- oder Spesenabrechnungsplattformen nutzen und den Zeitaufwand für die Dateneingabe und die Bearbeitung von Ausnahmen reduzieren möchten.
Was ist im monatlichen Service enthalten?
Das monatliche Abonnement umfasst den laufenden Betrieb und die Überwachung der Automatisierung der Datenerfassung und -kodierung sowie Wartung und Optimierung. Implementi.ai konfiguriert Konnektoren, führt die KI-basierte Extraktions- und Kodierungslogik aus, überwacht die Leistung und behebt Automatisierungsfehler, sobald diese auftreten.
- Anschluss- und Integrationsmanagement mit vereinbarten Systemen.
- KI-Verarbeitung für OCR und Kodierungsvorschläge.
- Überwachung der Automatisierung sowie Fehlerbehebung.
- Angemessene Konfigurationsanpassungen, um die Kodierungsregeln an Ihren Kontenplan anzupassen.
Wann diese Lösung möglicherweise nicht erforderlich ist
- Für sehr kleine Teams mit weniger als etwa 50 Belegen pro Monat könnte eine einfachere App zur Belegerfassung kostengünstiger sein als ein verwalteter Automatisierungsdienst.
- Unternehmen ohne einen stabilen Kontenplan oder mit extrem individuellen Buchhaltungspraktiken, bei denen für jeden Posten eine manuelle fachliche Beurteilung erforderlich ist.
So funktioniert es
- Belege erfassen. Der Dienst sammelt Belege und Rechnungen aus konfigurierten Quellen (E-Mail, Uploads per Smartphone, Kartenabrechnungen, CSV) und ordnet sie in einer Verarbeitungswarteschlange an.
- Daten extrahieren. OCR extrahiert Lieferantennamen, Datumsangaben, Positionsbeträge, Mehrwertsteuer und Referenznummern; das System wertet mehrzeilige Positionen aus, sofern vorhanden.
- Schlagen Sie GL-Codes vor. Ein KI-Modell kombiniert die Lieferantenhistorie, den Belegtext und Ihre Kontenplanregeln, um Hauptbuchkontocodes, die Umsatzsteuerbehandlung und die Zuordnung zu Kostenstellen mit Zuverlässigkeitsbewertungen vorzuschlagen.
- Beiträge einreichen oder vorbereiten. Je nach den vereinbarten Prüfmaßnahmen werden Vorschläge mit hoher Zuverlässigkeit verwendet, um Entwürfe für Buchungssätze in Ihrem System zu erstellen, oder sie werden als Vorschläge zur Freigabe durch den Prüfer angezeigt.
- Ausnahmen bei der Routenführung. Einträge mit geringer Zuverlässigkeit, fehlende Felder oder Ausnahmen von Richtlinien werden zusammen mit den extrahierten Daten und vorgeschlagenen Maßnahmen an festgelegte Genehmiger weitergeleitet.
- Buchen und abgleichen. Sobald die Buchungen genehmigt oder automatisch verbucht wurden, stehen sie im Buchhaltungssystem für den Abgleich und die Berichterstellung zur Verfügung; der Abgleich mit den Kartendaten erfolgt fortlaufend.
- Überwachen und optimieren. Implementi.ai überwacht die Leistung, aktualisiert die Codierungsregeln und passt KI-Modelle an, um künftige Ausnahmen zu reduzieren und die Genauigkeit zu verbessern.
Beispiel-Workflow
Stellen Sie sich beispielsweise ein Unternehmen vor, das monatlich 600 Belege von Mitarbeitern und Firmenkreditkarten erhält. Ein Beleg geht per E-Mail als Foto ein: Der Dienst extrahiert den Lieferanten, das Datum, die Einzelposten und die Mehrwertsteuer. Die KI vergleicht die Historie des Lieferanten und Schlüsselwörter aus den Einzelposten mit dem Kontenplan des Unternehmens und schlägt einen Sachkontencode sowie eine Kostenstelle mit einem Konfidenzgrad von 92% vor. Da der Konfidenzgrad den vereinbarten Schwellenwert überschreitet, erstellt das System einen Entwurf für einen Ausgabenbeleg im Buchhaltungssystem. Wäre die Konfidenz niedrig oder der Betrag ungewöhnlich hoch gewesen, würde der Beleg mit den extrahierten Feldern und der vorgeschlagenen Kontierung an einen Genehmiger in der Finanzabteilung weitergeleitet werden. Genehmigte Buchungen stehen dann ohne manuelle Dateneingabe für den Abgleich und die Berichterstellung zur Verfügung.
Integrationen
Typische Systeme
Zu den typischen Systemen, die angebunden werden können, gehören Cloud-Buchhaltungsplattformen (z. B. Xero, Sage Intacct, NetSuite), Spesenabrechnungsplattformen (z. B. Expensify, SAP Concur), Firmenkarten-Feeds aus Bankportalen sowie Dateispeicher oder E-Mail-Systeme, in die Belege hochgeladen werden. Andere Systeme wie Google Sheets oder interne Verwaltungsdatenbanken können als zusätzliche Quellen für die Zuordnung von Lieferanten und die Suche nach Kostenstellen genutzt werden. Dies sind nur Beispiele; die endgültige Kompatibilität wird vor der Einführung bestätigt.
Anschlussarten
Gängige Anbindungsmethoden für dieses Produkt sind Hersteller-APIs oder native Integrationen (Buchhaltungs- und Spesenplattformen), sicherer Dateitransfer oder SFTP für CSV-Exporte im Batch-Verfahren, E-Mail-Auswertung für Workflows zur Weiterleitung von Belegen sowie Importe aus Google Sheets oder CSV-Dateien für Zuordnungstabellen. Wir legen die bevorzugten Methoden im Rahmen der Projektplanung fest und prüfen die Kompatibilität vor der Implementierung.
Was wir von Ihrem Unternehmen benötigen
Vor der Inbetriebnahme vereinbaren wir die anzubindenden Systeme, Musterbelege und einen repräsentativen Kontenplan sowie typische Genehmigungsschwellen und Regeln für die Weiterleitung von Ausnahmen. Außerdem benötigen wir Angaben zur Zugriffsmethode (API-Zugangsdaten, SFTP-Endpunkte oder E-Mail-Weiterleitung), Beispiele für ungewöhnliche Lieferanten oder Ausgabenarten sowie eine Liste der Nutzer, die Benachrichtigungen über Ausnahmen erhalten sollen. Kompatibilität und Zugriffsmethode werden vor der Implementierung bestätigt.
Häufig gestellte Fragen
Wie genau ist die GL-Kodierung?
Die Genauigkeit hängt von der Qualität der historischen Daten und der Lesbarkeit der Belege ab. Wir optimieren die Modelle anhand Ihres Kontenplans und historischer Beispiele; Vorschläge mit hoher Zuverlässigkeit können automatisch übernommen werden, während Posten mit geringer Zuverlässigkeit zur Überprüfung weitergeleitet werden.
Mit welchen Buchhaltungssystemen können Sie eine Verbindung herstellen?
In der Regel stellen wir über eine API eine Verbindung zu Cloud-Buchhaltungs- und Spesenabrechnungsplattformen her und arbeiten zudem mit CSV-, SFTP- oder E-Mail-Exporten. Im Rahmen der Projektplanung legen wir die genauen Systeme und Zugriffsmethoden fest.
Was passiert mit Fragen mit geringer Konfidenz?
Fälle mit geringer Zuverlässigkeit oder Ausnahmen von den Richtlinien werden zusammen mit den extrahierten Daten und vorgeschlagenen Codes an bestimmte Genehmiger weitergeleitet. Die Entscheidungen der Genehmiger fließen in das Modell zurück, um zukünftige Vorschläge zu verbessern.
Kannst du Beiträge automatisch veröffentlichen?
Ja – eine automatische Buchung ist möglich, wenn Sie dies festlegen. Viele Kunden bevorzugen einen schrittweisen Ansatz, bei dem zunächst Entwürfe erstellt und vor der endgültigen Buchung geprüft werden; wir setzen die von Ihnen im Rahmen der Projektplanung vereinbarten Vorgehensweisen um.
Wie wird der Dienst gewartet?
Das monatliche Abonnement umfasst die Überwachung, die Fehlerbehebung und angemessene Konfigurationsaktualisierungen. Im Rahmen des Managed Service übernimmt Implementi.ai die Wartung der Konnektoren, die Optimierung der Extraktions- und Codierungslogik sowie die Behebung von Automatisierungsfehlern.
Preis
Die Aktivierungsgebühr deckt die Ersteinrichtung, die Implementierung und die Inbetriebnahme des vereinbarten Automatisierungsumfangs ab.
Das monatliche Abonnement umfasst den laufenden Betrieb, die Wartung und die Verwaltung des Automatisierungsdienstes.
Der genaue Umfang und die endgültige monatliche Abonnementgebühr werden vor dem Start bestätigt.
Sind Sie bereit, diesen Prozess zu automatisieren?
Teilen Sie uns bitte mit, welche Buchhaltungs- und Spesenabrechnungsplattformen Sie derzeit nutzen und wie hoch das typische monatliche Belegaufkommen ist.
Wir werden klären, wie diese Lösung angeschlossen werden kann, welchen Umfang sie hat und wie hoch die monatliche Abonnementgebühr letztendlich sein wird.
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