Beschreibung
Der „AI Supplier Early-Payment Discount Optimiser“ analysiert Lieferantenrechnungen, Zahlungsbedingungen und Ihre Liquiditätslage, um Zahlungsentscheidungen zu empfehlen und zu automatisieren, mit denen Sie Skonti für vorzeitige Zahlungen nutzen können, sofern dies finanziell sinnvoll ist. implementi.ai betreibt und wartet die Automatisierung als fortlaufenden Managed Service, sodass Ihr Finanzteam umsetzbare Zahlungsempfehlungen und Unterstützung bei der Ausführung erhält, ohne den Workflow selbst verwalten zu müssen.
Diese Lösung richtet sich an Unternehmen, die ERP-, Buchhaltungs- oder Kreditorenbuchhaltungsplattformen nutzen und die verpasste Rabattmöglichkeiten reduzieren, den manuellen Aufwand für die Priorisierung verringern sowie eine einheitliche Zahlungsplanung gewährleisten möchten. Vor der Einführung legen wir fest, welche Systeme und Genehmigungsregeln angebunden werden sollen und wie automatisierte Zahlungsvorgänge autorisiert werden.
Das Problem
Teams in der Kreditorenbuchhaltung verfolgen oft Hunderte oder Tausende von Rechnungen mit unterschiedlichen Fälligkeitsterminen und Skontofristen. Ohne Automatisierung sind diese Teams auf Tabellenkalkulationen, ihr Gedächtnis oder manuelle Abfragen angewiesen, um zu entscheiden, welche Rechnungen vorzeitig beglichen werden sollen. Dies führt zu verpassten Skonti, uneinheitlichen Lieferantenbeziehungen und zeitaufwändigen Zahlungsläufen in letzter Minute. Da das Rechnungsvolumen wächst und sich die Zahlungskanäle diversifizieren, wird es immer schwieriger, den Überblick über Skontochancen, Liquiditätsverfügbarkeit und Genehmigungsregeln zu behalten. Die manuelle Priorisierung erhöht zudem das Risiko menschlicher Fehler – Überzahlungen, versäumte Genehmigungen oder verspätete Zahlungen mit Strafzinsen. Die Folge sind entgangene Einsparungen bei Lieferanten und eine unvorhersehbare Liquiditätsplanung.
Was diese Lösung automatisiert
Der Dienst überprüft kontinuierlich eingehende und ausstehende Lieferantenrechnungen, vergleicht Zahlungsbedingungen und Skontofenster, bewertet jede Rechnung hinsichtlich ihres Nettonutzen und ihrer Auswirkungen auf den Cashflow und empfiehlt oder veranlasst anschließend Zahlungen gemäß Ihren Regeln. implementi.ai verwaltet die Automatisierung, überwacht deren Betrieb und kümmert sich im Rahmen des monatlichen Managed Service um Ausnahmen oder Korrekturen.
- Rechnungen mit Skonti für vorzeitige Zahlung oder dynamischen Rabatten identifizieren und den Nettovorteil berechnen.
- Bewerten und priorisieren Sie Rechnungen nach Rabattbetrag, Bedeutung des Lieferanten und verfügbaren Barmitteln.
- Zahlungsläufe auf der Grundlage vereinbarter Genehmigungsrichtlinien vorschlagen oder einleiten.
- Leiten Sie Ausnahmen und ungewöhnliche Bedingungen zur Prüfung an die Mitarbeiter der Finanzabteilung weiter.
- Führen Sie eine Historie der Zahlungsentscheidungen sowie einfache Trendübersichten für die Finanzprüfung.
Was Ihr Unternehmen davon hat
- Lieferantenrabatte einfordern. Das System zeigt kurzfristige Rabattmöglichkeiten auf und priorisiert Zahlungen, bei denen der Nettovorteil einen früheren Zahlungsabfluss rechtfertigt, wodurch durch konsequente, wiederholbare Entscheidungen entgangene Einsparungen reduziert werden.
- Schnellere, weniger manuelle Kreditorenbuchhaltung. Durch die Automatisierung entfallen das Nachverfolgen von Tabellenkalkulationen und das manuelle Sortieren von Rechnungen, wodurch sich der Routineaufwand für die Kreditorenbuchhaltung verringert und die Mitarbeiter sich auf komplexe Ausnahmefälle konzentrieren können.
- Bessere Übersicht über den Cashflow. Bei der Priorisierung werden die aktuelle und die prognostizierte Liquiditätslage berücksichtigt, sodass die Zahlungsempfehlungen einen Ausgleich zwischen der Realisierung von Rabatten und dem Liquiditätsbedarf schaffen.
- Einheitliche Lieferantenabwicklung. Vereinbarte Regeln gewährleisten eine einheitliche Behandlung ähnlicher Rechnungen, was die Beziehungen zu den Lieferanten verbessert und die Nachvollziehbarkeit erhöht.
- Betrieb und Fehlerbehebung wurden verwaltet. implementi.ai überwacht, wartet und behebt Fehler in der Automatisierung, sodass Ihr Finanzteam nicht mit dem operativen Aufwand belastet wird.
Ein praktischer Anwendungsfall
Ein mittelständischer Distributor erhält monatlich Hunderte von Lieferantenrechnungen. Einige Lieferanten bieten Rabatte von 1–3% bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen an, doch dem Kreditorenbuchhaltungsteam fehlt eine einheitliche Methode, um zu erkennen, welche Rabatte angesichts der periodischen Zahlungseingänge des Unternehmens sinnvoll sind. Mit diesem Produkt liest die Automatisierung eingehende Rechnungen aus, kennzeichnet Rabattfristen, bewertet Möglichkeiten anhand von Liquiditätsprognosen und Geschäftsregeln und erstellt anschließend empfohlene Zahlungsläufe. Routinemäßige Fälle werden automatisch abgewickelt; alles, was unklar ist, wird mit einer prägnanten Empfehlung und der finanziellen Begründung an einen Controller weitergeleitet – wodurch versäumte Rabatte reduziert und der manuelle Aufwand für deren Ermittlung verringert werden.
Für wen ist es gedacht?
- Finanzabteilungen in mittelständischen Unternehmen, die regelmäßig Lieferantenrechnungen erhalten und Lieferantenrabatte erfassen möchten, ohne den Personalbestand zu erhöhen.
- Leiter der Kreditorenbuchhaltung, die den Aufwand für die wiederkehrende Priorisierung von Rechnungen reduzieren und einheitliche Zahlungsrichtlinien festlegen möchten.
- Unternehmen, die ERP- oder Buchhaltungssysteme einsetzen und eine gesteuerte Automatisierung benötigen, die Rechnungen, Zahlungssysteme und Liquiditätsprognosen miteinander verknüpft.
- Shared-Service-Zentren, die große Rechnungsmengen bearbeiten und für Zahlungsentscheidungen auf historische Daten und Prüfpfade angewiesen sind.
Was ist im monatlichen Service enthalten?
Das monatliche Abonnement umfasst die Betriebsautomatisierung und den laufenden Managed Service: Wir binden vereinbarte Systeme ein, führen den täglichen Priorisierungs- und Empfehlungsprozess durch, überwachen die Automatisierung, kümmern uns um Fehlerbehebungen und nehmen angemessene Konfigurationsaktualisierungen vor. implementi.ai pflegt zudem die Bewertungsregeln und die erforderlichen Anpassungen an die Integrationen, damit die Lösung auch bei Änderungen an Ihren Systemen weiterhin einwandfrei funktioniert.
- Betriebsautomatisierung und tägliche Priorisierungsläufe
- Vor der Einführung vereinbarte Anbindungen an Systeme
- KI-Analyse für Bewertungen und Empfehlungen
- Überwachung, Fehlerbehandlung und routinemäßige Wartung
Wann diese Lösung möglicherweise nicht erforderlich ist
- Für Unternehmen mit sehr geringem Rechnungsvolumen und ohne zeitgebundene Lieferantenrabatte ist diese Automatisierung möglicherweise nicht gerechtfertigt.
- Für Unternehmen, bei denen jede Zahlung an Lieferanten ausnahmslos eine vollständige manuelle Freigabe erfordert, könnte der Aspekt der automatisierten Abwicklung als übertrieben empfunden werden.
So funktioniert es
- Rechnungserfassung. Die Automatisierung übernimmt offene und neu eingegangene Lieferantenrechnungen aus Ihrem ERP-System, Ihrer Kreditorenbuchhaltungsplattform oder einer vereinbarten Dateiquelle und standardisiert wichtige Felder wie Fälligkeitsdatum, Zahlungsbedingungen und Skontotermin.
- Ermittlung von Rabatten und Bewertung. Die KI extrahiert Rabattklauseln und berechnet den finanziellen Nettovorteil einer vorzeitigen Zahlung; anschließend bewertet sie die Rechnungen nach Rabattwert, Lieferantenpriorität und Liquiditätsbedarf.
- Bargeld- und Planzuordnungsprüfung. Das System greift auf vereinbarte Daten zum Kassenbestand oder eine einfache Regel zur Liquiditätsreserve zurück, um zu prüfen, ob eine vorzeitige Zahlung zulässig ist, ohne die Liquidität zu gefährden.
- Erstellung von Zahlungsempfehlungen. Es wird eine priorisierte Zahlungsliste erstellt, aus der hervorgeht, welche Rechnungen vorzeitig zu begleichen sind, welche zu den üblichen Zahlungsbedingungen zu begleichen sind und welche einer manuellen Prüfung bedürfen; jede Empfehlung enthält eine kurze Begründung.
- Genehmigungs- und Ausführungsablauf. Empfehlungen werden entsprechend Ihren Genehmigungsregeln weitergeleitet: automatische Ausführung bei vorab genehmigten Fällen oder eine Genehmigungsanfrage an den Verantwortlichen in allen anderen Fällen.
- Ausnahmebehandlung. Rechnungen mit unklaren Bedingungen, widersprüchlichen Angaben oder ungewöhnlichen Lieferantenklauseln werden markiert und zusammen mit einer Zusammenfassung sowie Vorschlägen für die weiteren Schritte an die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet.
- Geschichte und Überwachung. Alle Entscheidungen, ausgeführten Zahlungen und Ausnahmen werden protokolliert, sodass Trends analysiert und die Bewertungsregeln in künftigen Wartungszyklen angepasst werden können.
Beispiel-Workflow
Stellen Sie sich zum Beispiel ein Unternehmen vor, das eine Rechnung mit einem 2%-Skonto erhält, sofern die Zahlung innerhalb von 10 Tagen erfolgt. Die Automatisierung übernimmt die Rechnung aus dem ERP-System, extrahiert die Zahlungsfrist und berechnet, dass der Nettovorteil dem Rabattwert abzüglich der Opportunitätskosten des Bargeldes entspricht. Sie prüft den vereinbarten Liquiditätspuffer und stellt fest, dass Mittel verfügbar sind, bewertet die Rechnung positiv und nimmt sie in den nächsten Vorzugszahlungslauf auf. Erfüllt die Rechnung vorab genehmigte Kriterien, wird sie für die automatisierte Zahlung eingeplant; andernfalls wird eine kurze Genehmigungsanfrage mit der Begründung für den Rabatt an den Leiter der Kreditorenbuchhaltung gesendet. Ausgeführte Zahlungen und die Entscheidungsbegründung werden gespeichert, sodass Controller überprüfen können, wie viele Rabatte im Monat realisiert wurden.
Integrationen
Typische Systeme
Zu den typischen Systemen zählen ERP- und Buchhaltungsplattformen (z. B. SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics), auf die Kreditorenbuchhaltung ausgerichtete Tools (z. B. Tipalti, Tradeshift) sowie Bank- und Zahlungsplattformen oder Zahlungsdienstleister. Andere Systeme können möglicherweise über eine API, einen sicheren Dateiexport oder Bank-/Zahlungsgateway-Integrationen angebunden werden, um Daten zur Zahlungsabwicklung und zur Liquiditätslage bereitzustellen. Wir überprüfen die genaue Kompatibilität vor der Implementierung.
Anschlussarten
Die Anbindung erfolgt in der Regel über Hersteller-APIs oder native Integrationen, sofern verfügbar, über sichere CSV-/API-Exporte aus ERP- oder Kreditorensystemen, über Webhook-Trigger für neue Rechnungen oder über vereinbarte APIs von Banken bzw. Zahlungsanbietern zur Ausführung. In einigen Fällen ist auch ein sicherer SFTP- oder ein zeitgesteuerter Dateiexport zulässig. Die Methode für jedes System vereinbaren wir während der Onboarding-Phase.
Was wir von Ihrem Unternehmen benötigen
Vor der Inbetriebnahme legen wir gemeinsam fest, welches ERP-/AP-System Sie verwenden, wo und in welchem Format die Rechnungsdaten gespeichert sind, wie Sie Daten zum Kassenbestand oder zum Kontostand bereitstellen und welche Regeln für die Zahlungsfreigabe gelten. Außerdem müssen wir klären, welcher Zahlungsdienstleister oder welcher Bankkanal die automatisierten Zahlungen ausführt und welche Rechnungsarten für eine vorzeitige Zahlung in Frage kommen. Kompatibilität, Zugriffsebenen und genaue Auslösebedingungen werden vor der Implementierung bestätigt und vereinbart.
Häufig gestellte Fragen
Benötigen Sie direkten Zugang zu unserer Bank oder unserem Zahlungsdienstleister?
Wir benötigen eine vereinbarte Methode zur Auslösung von Zahlungen oder zur Erstellung von Ausführungsdateien für Ihre Finanzabteilung oder Ihren Zahlungsdienstleister. Dies kann eine direkte API-Verbindung sein, sofern verfügbar, oder ein zugelassenes Dateiformat, das Ihr Zahlungsteam bei der Bank hochlädt. Der genaue Zugriff wird vor dem Start bestätigt.
Wie werden Rabattentscheidungen genehmigt?
Genehmigungsabläufe werden während des Onboardings definiert. Sie legen fest, welche Fälle automatisch abgewickelt werden können, welche die Genehmigung eines Verantwortlichen erfordern und welche stets manuell bearbeitet werden müssen. implementi.ai implementiert und pflegt diese Regeln im Rahmen des Managed Service.
Welche Arten von Rechnungsbedingungen kann die KI interpretieren?
Die KI extrahiert gängige Bedingungen für vorzeitige Zahlungen und dynamische Skonti, die in Rechnungsfeldern oder PDF-Dateien enthalten sind. Unklare oder nicht standardmäßige Klauseln werden markiert und an die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung zur manuellen Überprüfung weitergeleitet, anstatt automatisch ausgeführt zu werden.
Inwiefern schützt die Lösung den Cashflow?
Zu den Zahlungsempfehlungen gehört ein Schritt zur Bargeldprüfung, bei dem entweder eine einfache, vereinbarte Pufferregel oder aktuelle Bargelddaten aus Ihren Systemen herangezogen werden. Empfehlungen, die den Puffer überschreiten würden, werden herabgestuft oder zur manuellen Genehmigung zurückgestellt.
Funktioniert das auch, wenn wir ausschließlich CSV-Exporte aus unserem ERP-System verwenden?
Ja. Falls kein API-Zugriff verfügbar ist, können wir auf geplante CSV-Exporte oder sichere Dateiübertragungen zurückgreifen. Wir legen vor dem Start die erforderlichen Dateiformate und Zeitpläne fest.
Wovon hängt der monatliche Preis ab?
Das monatliche Abonnement richtet sich nach der Anzahl und Komplexität der Integrationen, der Häufigkeit der Verarbeitung, der laufenden Überwachung sowie der Notwendigkeit, Bewertungsregeln und den Entscheidungsverlauf zu pflegen. Je mehr Systeme angebunden sind und je höher das Rechnungsvolumen ist, desto größer ist der operative Aufwand und damit auch der Preis.
Preis
Die Aktivierungsgebühr deckt die Ersteinrichtung, die Implementierung und die Inbetriebnahme des vereinbarten Automatisierungsumfangs ab.
Das monatliche Abonnement umfasst den laufenden Betrieb, die Wartung und die Verwaltung des Automatisierungsdienstes.
Der genaue Umfang und die endgültige monatliche Abonnementgebühr werden vor dem Start bestätigt.
Sind Sie bereit, diesen Prozess zu automatisieren?
Teilen Sie uns bitte mit, welche ERP-, Kreditorenbuchhaltungs- und Zahlungssysteme Ihr Unternehmen derzeit einsetzt und wie viele Lieferantenrechnungen Sie ungefähr pro Monat bearbeiten.
Wir werden klären, wie diese Lösung angeschlossen werden kann, welchen Umfang sie hat und wie hoch die monatliche Abonnementgebühr letztendlich sein wird.
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