Descripción
Este servicio gestionado supervisa de forma continua los saldos acreedores de los clientes, las facturas pendientes de pago y el riesgo pendiente de los pedidos en todos tus sistemas de ventas y finanzas. Cuando el riesgo se aproxima o supera los límites de crédito acordados, el sistema automatizado puede retener los nuevos pedidos, alertar a los responsables de crédito y crear un registro claro de excepciones para su revisión.
implementi.ai se encarga de configurar, gestionar y mantener la solución por ti: conectamos los sistemas acordados, ajustamos la puntuación y los flujos de trabajo a tus normas de crédito, supervisamos el funcionamiento y nos ocupamos de las correcciones para que tu equipo reciba cada mes alertas fiables y prácticas, así como el enrutamiento de excepciones.
El problema
Muchas empresas siguen recurriendo a comprobaciones manuales de solvencia al introducir los pedidos o tras la facturación. Los equipos cotejan facturas, pedidos y compromisos de pago utilizando hojas de cálculo y notas puntuales; a medida que aumenta el volumen de pedidos, este proceso se vuelve lento y propenso a errores. Las señales que pasan desapercibidas —pagos parciales, superación de los límites de crédito o repetición rápida de pedidos— dan lugar a riesgos inesperados, retrasos en los cobros y situaciones de emergencia que el departamento financiero debe resolver a toda prisa. Las retenciones manuales son inconsistentes, se acumulan los atrasos y el departamento de ventas pierde claridad cuando los clientes cambian rápidamente sus patrones de compra.
Qué automatiza esta solución
Este producto automatiza la supervisión continua de la exposición crediticia, la toma de decisiones y la gestión de excepciones, de modo que sus equipos de operaciones y finanzas solo tengan que intervenir en los casos de mayor importancia.
- Comprobaciones en tiempo real de los nuevos pedidos con respecto a los datos actualizados de facturación y pago.
- Retención automática de órdenes o retenciones provisionales cuando la exposición supera los umbrales configurables.
- Alertas prioritarias y registros de excepciones remitidos a los responsables de control de crédito o a los gestores de cuentas.
- Actualizaciones automáticas del estado al sistema de pedidos y al CRM (motivos de la retención, próximos pasos).
- Informes periódicos sobre la exposición y resúmenes de tendencias para servir de base en las reuniones de revisión.
Lo que gana tu empresa
- Un control de riesgos más rápido. Las retenciones automáticas y las excepciones redirigidas garantizan que los pedidos de alto riesgo se suspendan de inmediato, lo que reduce las comprobaciones manuales y el tiempo de reacción de los equipos de crédito.
- Aplicación coherente de la política de crédito. Los umbrales y las reglas de decisión configurables garantizan que se apliquen los mismos criterios a todos los pedidos, lo que reduce las disputas y las excepciones puntuales.
- Gestión clara de excepciones. Cada pedido en espera genera un registro de excepción con seguimiento y una notificación, de modo que el seguimiento sea coherente y auditable.
- Reducción de la carga de trabajo manual. Los departamentos de finanzas y ventas dedican menos tiempo a cotejar registros y más tiempo a resolver casos reales de cobro o negociación.
- Visibilidad operativa. Los resúmenes y alertas continuos mantienen a las partes interesadas informadas sobre el aumento de la exposición y los cambios en el comportamiento de los clientes.
Un caso práctico
Un distribuidor del segmento medio del mercado gestiona cientos de pedidos al día a través de una tienda online y un portal B2B. A sus responsables de control de crédito les cuesta comprobar la exposición crediticia en el caso de pedidos grandes y recurrentes, y algunas cuentas realizan pedidos urgentes que superan los límites acordados. La implementación de este servicio vincula los pedidos, las facturas y los pagos, señala los pedidos que hacen que la exposición de un cliente supere los umbrales establecidos, bloquea automáticamente los pedidos y crea una excepción para el equipo de crédito. El equipo de crédito recibe los casos priorizados y puede autorizar los pedidos tras el pago, el pago parcial o las condiciones negociadas, sin necesidad de cotejar manualmente varios sistemas.
¿A quién va dirigido?
- Equipos de finanzas y control de crédito en empresas de distribución o mayoristas que conceden crédito a cuenta y necesitan un seguimiento continuo de la exposición.
- Comerciantes de comercio electrónico con cuentas B2B que deseen evitar los envíos de pedidos que superen el límite sin bloquear las ventas minoristas de bajo riesgo.
- Responsables de gestión de pedidos y de operaciones que necesitan bloqueos automáticos para evitar el envío de última hora de pedidos de riesgo.
- Empresas que utilizan combinaciones de sistemas ERP, de comercio electrónico y CRM, en las que las comprobaciones manuales provocan retrasos y errores.
¿Qué incluye el servicio mensual?
La suscripción mensual cubre la automatización totalmente gestionada: configuración, conexiones con los sistemas acordados, puntuación asistida por IA y ajuste de reglas, supervisión del funcionamiento, gestión de errores y mantenimiento continuo. implementi.ai gestiona el servicio y aplica las actualizaciones de configuración razonables necesarias para garantizar el correcto funcionamiento del flujo de trabajo acordado.
- Supervisión continua de la automatización y resolución de los errores de integración.
- Ajuste de los umbrales de decisión y de la puntuación a medida que evolucionan las necesidades de la empresa.
- Mantenimiento para garantizar el funcionamiento fiable de los flujos de datos y las notificaciones.
Cuándo puede que esta solución no sea necesaria
- Empresas que solo aceptan el pago por adelantado o que no ofrecen crédito a los clientes: este servicio no es necesario cuando todos los pedidos se pagan por adelantado.
- En el caso de los vendedores muy pequeños, con un volumen de pedidos reducido y sin un proceso de crédito formal, las comprobaciones manuales pueden seguir siendo más rentables.
Cómo funciona
- Conexión y consolidación de datos. Conectamos los sistemas de pedidos, facturación y pagos acordados, y agrupamos en una única vista global las facturas pendientes de cada cliente, los pagos no asignados y los datos de los nuevos pedidos.
- Perfil crediticio y umbrales. Se registran el límite de crédito del cliente, las condiciones de pago y las normas específicas; estos datos determinan la lógica de toma de decisiones y los niveles de prioridad en caso de excepciones.
- Comprobaciones continuas de la exposición. Cada nueva orden y las actualizaciones periódicas de las cuentas se comparan automáticamente con la exposición real y las normas para detectar incumplimientos o riesgos elevados.
- Acción de retención automática o retención suave. Cuando se activan las reglas, el sistema de automatización bloquea el pedido en el sistema de pedidos o lo marca para su revisión manual, y a continuación registra el motivo y los pasos a seguir.
- Enrutamiento y priorización de excepciones. Los pedidos en espera generan notificaciones priorizadas y registros de excepciones que se remiten a los responsables de control de crédito o a los equipos de cuentas, junto con el historial correspondiente de la cuenta.
- Actualizaciones del estado y resolución. Tras su revisión, los usuarios pueden liberar o cancelar las retenciones; el sistema automatizado actualiza el estado del pedido y registra los resultados para fines de auditoría y elaboración de informes.
- Supervisión y ajuste. implementi.ai supervisa el funcionamiento, responde a los errores de integración y ajusta los umbrales o la puntuación según lo acordado para reducir los falsos positivos y garantizar la fiabilidad del flujo.
Ejemplo de flujo de trabajo
Por ejemplo, imaginemos una empresa que vende suministros industriales a través de una tienda online y de un portal B2B independiente. Un cliente habitual realiza un pedido de gran volumen que, sumado a dos facturas pendientes de pago, superaría su límite de crédito. El sistema automatizado lee el nuevo pedido, recupera las facturas pendientes y los pagos recientes, y calcula la exposición actualizada. Dado que la exposición supera el umbral configurado, el sistema aplica una retención provisional al pedido, registra el motivo y remite una excepción al responsable de crédito con una vista consolidada de las partidas pendientes. El responsable de crédito observa una promesa de pago reciente, autoriza una liberación parcial, actualiza el sistema y el sistema automatizado levanta la retención y registra la resolución.
Integraciones
Sistemas típicos
El servicio suele integrarse con sistemas ERP (por ejemplo, NetSuite, SAP S/4 o Microsoft Dynamics), plataformas de comercio electrónico (Shopify, Magento, commercetools), sistemas CRM (Salesforce, HubSpot) y servicios de pago o pasarelas de pago (Stripe, Adyen o API de pago bancario). También se pueden conectar otros sistemas de contabilidad o de gestión de pedidos que dispongan de una API, un webhook o una función de exportación; la compatibilidad definitiva se confirma durante la fase de análisis del proyecto.
Métodos de conexión
Utilizamos el método más adecuado acordado durante la fase de análisis del alcance: API de proveedores y webhooks para comprobaciones en tiempo real, exportaciones de datos programadas y seguras (CSV) o acceso directo a la base de datos cuando sea posible, y envío por correo electrónico o entrega de archivos únicamente cuando no sea posible utilizar las API. El método elegido depende de sus sistemas y se confirma antes de la implementación.
Lo que necesitamos de vuestra empresa
Antes de la puesta en marcha, acordamos qué sistemas se van a conectar, el acceso a datos de muestra y una lista de normas de crédito (límites, condiciones, exenciones, responsables de la aprobación). También necesitamos ejemplos de registros de pedidos y facturas, una persona de contacto para las decisiones sobre la política de crédito y los destinatarios preferidos en caso de excepciones. El método de acceso, los campos de datos obligatorios y las acciones concretas (tipo de retención, destinatarios de las notificaciones) se confirman y se coordinan antes de comenzar la configuración.
Preguntas frecuentes
¿Con qué sistemas se puede realizar la verificación de solvencia?
Normalmente nos integramos con sistemas ERP, plataformas de comercio electrónico, sistemas CRM y pasarelas de pago que ofrecen API o exportaciones programadas. Durante la fase de análisis del proyecto, confirmamos la compatibilidad y el mejor método de acceso para cada sistema.
¿Puedo personalizar los límites de crédito y los procesos de aprobación?
Sí. Los umbrales, las rutas de escalado y los comportamientos de retención flexible frente a la retención estricta son configurables. implementi.ai ajustará las reglas junto contigo y aplicará actualizaciones de configuración razonables como parte del servicio mensual.
¿Qué ocurre con los pedidos que se han puesto en espera?
Los pedidos en espera se marcan en el sistema de pedidos indicando el motivo y se crea un registro de excepción. El sistema automatizado remite la excepción a los gestores de crédito o gestores de cuentas designados para su revisión y registra la resolución final a efectos de auditoría.
¿Cómo se gestionan los falsos positivos y el ajuste?
implementi.ai supervisa los índices de retención y colabora con tu equipo para ajustar las reglas de decisión y la puntuación con el fin de reducir las retenciones innecesarias. El ajuste y la supervisión continuos están incluidos en la suscripción mensual.
¿Necesitas acceso completo de lectura y escritura a nuestros sistemas?
Los niveles de acceso se acuerdan antes de la implementación. Necesitamos acceso de lectura a las facturas, los pagos y los pedidos para calcular el riesgo; las acciones de escritura (retención de pedidos, actualizaciones de estado) se acuerdan y se definen junto con vuestro equipo de TI u operaciones.
¿Cómo se inicia la puesta en marcha?
Comenzamos con una sesión de análisis del alcance para identificar los sistemas, las muestras y las normas de crédito que desea que se apliquen. El momento de la puesta en marcha depende del número de integraciones, del método de acceso a los datos y de las normas de decisión; los plazos definitivos se confirman tras el análisis del alcance.
Precio
La cuota de activación cubre la configuración inicial, la implementación y la puesta en marcha del alcance de la automatización acordado.
La cuota mensual cubre el funcionamiento, el mantenimiento y la gestión continuos del servicio de automatización.
El alcance exacto y el importe final de la suscripción mensual se confirman antes del lanzamiento.
¿Estás listo para automatizar este proceso?
Indícanos qué sistemas ERP, de comercio electrónico y de pago utilizas actualmente, así como tu volumen mensual habitual de pedidos.
Te confirmaremos cómo se puede conectar esta solución, su alcance y el importe final de la cuota mensual.
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