Descripción
Este servicio gestionado analiza de forma continua tus facturas pendientes, el historial de pagos de los clientes y las comunicaciones para priorizar las acciones de cobro y realizar un seguimiento de los compromisos de pago. implementi.ai se encarga de la automatización, supervisa su estado y gestiona los cambios de configuración, de modo que tu equipo reciba listas de trabajo actualizadas y con información útil, en lugar de hojas de cálculo sin procesar.
La solución reduce el tiempo dedicado a decidir con qué cuentas ponerse en contacto, ofrece sugerencias de contacto elaboradas mediante inteligencia artificial y mantiene un historial auditable de los compromisos y los resultados de la recaudación. Antes de su puesta en marcha, se confirman la conectividad definitiva, el alcance y los sistemas que se van a conectar.
El problema
La mayoría de los equipos gestionan los cobros mediante informes manuales de antigüedad, cadenas de correos electrónicos y recordatorios puntuales. A medida que aumenta el volumen, las cuentas de alto riesgo pueden pasar desapercibidas, mientras que el seguimiento de las de bajo valor supone una pérdida de tiempo para el personal. El seguimiento de las promesas de pago y el estado de las reclamaciones se lleva a cabo de forma inconsistente en hojas de cálculo y notas del CRM, por lo que los seguimientos no se realizan en las fechas acordadas y las escalaciones se producen demasiado tarde. Esto genera incertidumbre en el flujo de caja y distrae al personal directivo con excepciones que se podrían evitar. Se necesita un sistema fiable y actualizado continuamente para establecer prioridades y realizar un seguimiento de los compromisos de pago, con el fin de convertir los datos dispersos en una labor diaria de cobro fiable.
Qué automatiza esta solución
Este servicio automatiza el análisis continuo y la gestión operativa de las cuentas por cobrar para generar una lista de tareas de cobro priorizadas y realizar un seguimiento de los compromisos de pago.
- Resumen diario de las facturas pendientes, el historial de pagos y las comunicaciones recientes con los clientes.
- Evaluación mediante IA del riesgo de las facturas y medidas recomendadas (por ejemplo, recordatorio, escalado, seguimiento de reclamaciones).
- Creación de borradores de mensajes para correo electrónico, SMS o tareas de CRM, y registro de las comunicaciones enviadas.
- Seguimiento centralizado de los compromisos de pago, las fechas de pago previstas y los recordatorios automáticos en caso de incumplimiento.
- Alertas de escalado para cuentas de alto riesgo o disputas que llevan mucho tiempo sin resolverse.
Lo que gana tu empresa
- Prioridades claras. La puntuación basada en IA destaca las facturas que más probablemente se beneficien de una actuación inmediata, de modo que los encargados del cobro se centren en las tareas que mejoren los resultados de tesorería, en lugar de dedicarse a perseguir partidas de escaso valor.
- Menos tareas rutinarias manuales. Los mensajes de comunicación y los recordatorios automáticos preelaborados reducen el tiempo dedicado a redactar correos electrónicos y actualizar hojas de cálculo, lo que permite al personal dedicarse a las negociaciones y a la resolución de conflictos.
- Seguimiento fiable de las promesas. Los compromisos de pago se registran, supervisan y vuelven a notificar de forma automática, lo que reduce el número de compromisos incumplidos y las repetidas gestiones manuales de seguimiento.
- Escaladas constantes. El servicio aplica las normas de escalado acordadas, de modo que las cuentas de alto riesgo se señalan de inmediato a los responsables o a los equipos jurídicos.
- Continuidad operativa. implementi.ai supervisa la automatización y aplica correcciones rutinarias y actualizaciones de configuración para que el proceso siga funcionando a medida que cambian los sistemas o las reglas de negocio.
Un caso práctico
Un proveedor B2B de tamaño medio emite cientos de facturas al mes a clientes habituales. El equipo de crédito dedica horas a clasificar manualmente los informes de antigüedad y a redactar recordatorios; las promesas de pago solo se registran en cadenas de correos electrónicos. Tras implementar este servicio, el análisis diario de la cartera de clientes genera una lista de tareas ordenada por prioridad. El sistema destaca una cuenta importante con pagos parciales repetidos, sugiere una llamada programada, redacta un correo electrónico de escalación para el gestor de cuentas y registra una promesa de pago con un recordatorio de seguimiento automático si se supera la fecha. Los responsables de cobros trabajan a partir de una única fuente de información fiable y las disputas se detectan antes.
¿A quién va dirigido?
- Equipos de finanzas y crédito de pymes y empresas medianas que buscan mejorar la eficiencia en el cobro de cuentas por cobrar y reducir la gestión manual de las mismas.
- Empresas con facturas B2B recurrentes y un volumen de cuentas por cobrar de moderado a elevado que necesitan establecer prioridades en las tareas diarias de cobro.
- Organizaciones que gestionan los flujos de trabajo relacionados con los compromisos de pago y las reclamaciones a través del correo electrónico y el CRM, y que desean disponer de un único registro con seguimiento.
¿Qué incluye el servicio mensual?
La suscripción mensual cubre la automatización gestionada de forma continua y las tareas operativas rutinarias necesarias para mantenerla en funcionamiento. implementi.ai configura las integraciones acordadas, gestiona la automatización, supervisa su funcionamiento, gestiona y soluciona los errores de automatización, y aplica las actualizaciones de configuración que sean razonables.
- Tramitación diaria y clasificación por orden de prioridad de las partidas de cuentas por cobrar.
- Supervisión y mantenimiento de integraciones y flujos de trabajo.
- Adaptación de las normas de puntuación y las plantillas de divulgación a medida que evolucionan las necesidades de la empresa.
Cuándo puede que esta solución no sea necesaria
- Empresas con un volumen muy reducido, con menos de un puñado de facturas al mes, en las que la gestión manual ya resulta eficiente.
- Empresas que exigen un control exclusivamente interno de todos los mensajes de cobro y límites legales estrictos en cuanto a los recordatorios automáticos, sin intervención externa.
Cómo funciona
- Conecta tus fuentes de datos. Conectamos tus sistemas de contabilidad/ERP, CRM y de pagos (o aceptamos exportaciones programadas) para que el sistema automatizado tenga acceso a las facturas, los pagos, las condiciones de los clientes y las comunicaciones recientes.
- Importar y normalizar registros. Las facturas, las notas de crédito, los recibos y las etiquetas de reclamación se consolidan y normalizan en un único conjunto de datos de cuentas por cobrar para su análisis.
- Puntuar y establecer prioridades. La IA evalúa cada factura pendiente teniendo en cuenta su antigüedad, el historial de pagos, las alertas de litigio y el comportamiento del cliente, con el fin de generar una lista de tareas ordenada por prioridad y recomendar la siguiente acción a seguir.
- Borrador de las actividades de divulgación y las tareas. El servicio genera borradores de correo electrónico o SMS con sugerencias y crea entradas en el CRM o tareas para los encargados del cobro; las plantillas se adaptan a tu tono y a tus reglas de escalado.
- Realiza un seguimiento de las promesas y los resultados. Cuando un cliente se compromete a una fecha de pago, se registra dicho compromiso y el sistema programa recordatorios y seguimientos automáticos en caso de que no se cumpla dicha fecha.
- Notificar y escalar. Las cuentas de alto riesgo o las disputas que permanecen sin resolver durante mucho tiempo activan alertas dirigidas a los responsables o una vía de escalación predefinida para la intervención humana.
- Supervisar y mantener. implementi.ai supervisa continuamente la automatización, corrige los errores a medida que surgen y actualiza la configuración o las plantillas según lo acordado.
Ejemplo de flujo de trabajo
Por ejemplo, imaginemos una empresa que emite facturas semanales a docenas de distribuidores. Una factura de importe elevado acumula 60 días de retraso y los correos electrónicos del cliente revelan una disputa sobre la entrega. La automatización importa la factura y las comunicaciones, le asigna una puntuación de alto riesgo y recomienda una llamada de seguimiento, además de una solicitud de conciliación. Crea una tarea en el CRM, redacta un correo electrónico en el que se resumen los puntos de la disputa y registra un compromiso de pago si el cliente acepta una fecha de liquidación. Si la fecha prometida transcurre sin que se reciba el pago, el sistema envía un recordatorio y deriva la cuenta al gestor de crédito para que se encargue del cobro por teléfono.
Integraciones
Sistemas típicos
Entre los sistemas habituales que se pueden conectar se incluyen plataformas de contabilidad y ERP (por ejemplo, Xero, Sage, NetSuite), sistemas CRM (por ejemplo, Salesforce, HubSpot), pasarelas de pago y archivos de pagos, así como sistemas de atención al cliente o de correo electrónico en los que existan hilos de discusión sobre reclamaciones. Es posible conectar otros sistemas mediante API, webhooks, exportación programada de archivos CSV o una integración mediada acordada antes del lanzamiento.
Métodos de conexión
Las conexiones se implementan a través de las API disponibles o de integraciones nativas cuando sea posible, mediante webhooks para eventos en tiempo real o mediante exportaciones seguras y programadas de datos o archivos CSV cuando no se disponga de API. El análisis de correos electrónicos o la creación de tareas en el CRM también son métodos habituales para el registro de las acciones de contacto. El método concreto para cada sistema se acuerda antes de la implementación.
Lo que necesitamos de vuestra empresa
Antes del lanzamiento, acordamos qué sistemas se van a conectar, los datos de muestra (facturas, historial de pagos, notas de reclamación), sus reglas de escalado y las plantillas de comunicación que prefiera. También necesitamos una persona de contacto para las decisiones sobre reglas de negocio y una lista de los usuarios que recibirán las listas de trabajo. La compatibilidad y el método de acceso definitivo se confirman durante la definición del alcance del proyecto y antes de que comience cualquier trabajo de configuración.
Preguntas frecuentes
¿Con qué sistemas de contabilidad y CRM se puede conectar?
Normalmente nos conectamos a los sistemas de contabilidad, ERP y CRM más habituales a través de sus API; cuando no hay una API nativa disponible, podemos trabajar con exportaciones CSV programadas o feeds de webhooks. La compatibilidad definitiva se confirma durante la fase de análisis del alcance del proyecto.
¿Puede el sistema enviar directamente correos electrónicos o SMS de reclamación?
Sí: una vez acordado, el sistema automatizado puede generar y enviar mensajes a través de tu proveedor de correo electrónico o del servicio de SMS integrado. Las plantillas de mensajes y las reglas de envío se configuran para que se ajusten a tu tono y a tu política de escalado.
¿Cómo se controlan y se hacen cumplir los compromisos de pago?
Las promesas se registran de forma centralizada junto con las fechas de pago previstas; el sistema automatizado programa recordatorios y señala las promesas incumplidas para que se remitan a un responsable. Se mantiene la posibilidad de intervención humana para la negociación o la resolución de conflictos.
¿Qué opciones de personalización hay disponibles para las reglas de priorización?
Las reglas de puntuación se pueden ajustar para que reflejen tus prioridades comerciales; por ejemplo, vinculando las puntuaciones al límite de crédito de los clientes, al importe de las facturas o a las cuentas estratégicas. Implementi.ai aplica las actualizaciones de configuración pertinentes como parte del servicio mensual.
¿Cómo se inicia la puesta en marcha?
Comenzamos con una sesión de análisis para confirmar los sistemas, las muestras de datos y las acciones que desea automatizar. El plazo de puesta en marcha depende de las integraciones y del alcance del proyecto, y se confirma antes de la implementación.
¿Qué ocurre cuando la automatización detecta un error?
implementi.ai supervisa la automatización y se encarga de gestionar y solucionar los errores como parte de la suscripción. Los problemas graves se remiten a la persona de contacto que hayas designado para que tome una decisión o aporte información adicional.
Precio
La cuota de activación cubre la configuración inicial, la implementación y la puesta en marcha del alcance de la automatización acordado.
La cuota mensual cubre el funcionamiento, el mantenimiento y la gestión continuos del servicio de automatización.
El alcance exacto y el importe final de la suscripción mensual se confirman antes del lanzamiento.
¿Estás listo para automatizar este proceso?
Indícanos qué sistemas de contabilidad, CRM y de pagos utiliza actualmente tu empresa.
Te confirmaremos cómo se puede conectar esta solución, su alcance y el importe final de la cuota mensual.
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