Descripción
Este servicio gestionado concilia automáticamente los pagos recibidos con tu libro mayor de cuentas por cobrar, utilizando una conciliación asistida por IA para sugerir asignaciones, aplicar pagos parciales y poner en cola las excepciones para su revisión. Reduce el tiempo que tu equipo dedica a buscar los datos de las remesas, aplicar los pagos e investigar el efectivo no asignado.
implementi.ai configura y gestiona la solución, se encarga del mantenimiento de las integraciones, supervisa el procesamiento diario y se ocupa de las correcciones, de modo que tu equipo de finanzas reciba un flujo constante de pagos conciliados y una lista breve y priorizada de discrepancias que resolver.
El problema
Los equipos de finanzas suelen dedicar horas cada día a cotejar las transacciones bancarias o los recibos de las pasarelas de pago con las facturas. Los pagos pueden carecer de una referencia clara, llegar en lotes o en importes parciales, o tramitarse a través de múltiples proveedores de pago. Sin automatización, esto se convierte en un proceso manual y propenso a errores: los recibos no contabilizados se acumulan en el libro mayor, la visibilidad del efectivo se reduce, los cobros dependen de conciliaciones que requieren mucho tiempo y el trabajo de fin de mes resulta más pesado. A medida que crecen el volumen de pagos y los canales, aumentan el trabajo atrasado y el riesgo de que el efectivo se contabilice erróneamente, lo que genera ineficiencias y discrepancias en las conciliaciones.
Qué automatiza esta solución
El servicio automatiza la conciliación y la asignación continuas de los pagos recibidos a los registros de cuentas por cobrar y realiza tareas rutinarias de aplicación de cobros, al tiempo que solo destaca las excepciones reales para su revisión por parte del personal. Puede aplicar reglas deterministas y coincidencias sugeridas por la inteligencia artificial, contabilizar las asignaciones y crear tareas de investigación para partidas inusuales.
- Conciliación automática de los movimientos bancarios y los recibos de la pasarela de pago con las facturas y las notas de crédito.
- Asignaciones recomendadas para pagos parciales o fraccionados y liquidaciones en bloque.
- Contabilización automática de las operaciones sencillas en el sistema contable (siempre que se haya acordado el acceso a la API).
- Señalización y derivación de excepciones a los usuarios del departamento de finanzas, con detalles sugeridos para su investigación.
- Mantener el historial de conciliaciones y el registro de operaciones de caja aplicadas para su revisión.
Lo que gana tu empresa
- Una aplicación de cobros más rápida. Concordancia y aplica los pagos rutinarios de forma automática, de modo que tu equipo dedique menos tiempo a las asignaciones manuales y más tiempo a las excepciones que requieren una valoración.
- Se han reducido los ingresos no asignados. La conciliación asistida por IA y las reglas configurables reducen el número de pagos sin asignar que quedan en tu libro mayor, lo que mejora la visibilidad de la tesorería y la elaboración de informes.
- Gestión prioritaria de excepciones. El sistema solo muestra los elementos de gran importancia o ambiguos para su revisión, lo que reduce el ruido y hace que las investigaciones sean más rápidas y coherentes.
- Registro de auditoría claro. Se registran todas las coincidencias, sugerencias y modificaciones manuales, de modo que los auditores y los controladores puedan rastrear cómo se realizaron las asignaciones.
- Menos problemas a final de mes. La conciliación continua reduce el trabajo de última hora durante el cierre y ayuda a los equipos financieros a mantener actualizados los saldos de las cuentas por cobrar.
Un caso práctico
Una empresa de comercio electrónico de tamaño medio recibe a diario archivos bancarios e informes de pasarelas de pago de varios proveedores de servicios de pago. Muchos clientes pagan importes parciales u omiten las referencias de las facturas; algunos clientes corporativos envían pagos únicos que deberían dividirse entre varias facturas. El conciliador de pagos entrantes basado en IA procesa los datos, empareja los pagos con las facturas mediante el reconocimiento de patrones y reglas configurables, aplica automáticamente las transacciones sencillas y coloca las partidas ambiguas en una pequeña cola de excepciones para el equipo de cuentas por cobrar. Esto reduce el trabajo manual atrasado y mejora la capacidad del equipo para identificar rápidamente a los morosos y las disputas reales.
¿A quién va dirigido?
- Equipos financieros de empresas del segmento medio con un volumen de cobros moderado a elevado, con el fin de reducir el trabajo manual relacionado con la contabilización de cobros.
- Empresas de comercio electrónico y minoristas que utilizan varias pasarelas de pago: para consolidar y cotejar los recibos de todos los canales.
- Equipos de servicios compartidos o equipos centrales de cuentas por cobrar que gestionan los pagos de varias filiales o canales de venta, con el fin de garantizar la aplicación de normas de asignación coherentes.
- Empresas de SaaS y de suscripción con pagos parciales y una actividad frecuente de notas de crédito, con el fin de garantizar que las cuentas por cobrar sean exactas.
¿Qué incluye el servicio mensual?
La suscripción mensual cubre la automatización operativa y el servicio gestionado continuo necesarios para garantizar el funcionamiento diario de la conciliación de pagos. implementi.ai configura y conecta los sistemas acordados, ejecuta el proceso automatizado de conciliación y asignación, supervisa el funcionamiento y las colas de errores, gestiona y resuelve los problemas de automatización, y aplica las actualizaciones de configuración necesarias para mantener el buen funcionamiento de la solución acordada.
- Conciliación continua asistida por IA y procesamiento programado.
- Supervisión del estado de la automatización y de las colas de excepciones.
- Gestión de errores de integración y actualizaciones de mantenimiento.
Cuándo puede que esta solución no sea necesaria
- Empresas muy pequeñas con solo unas pocas cuotas mensuales: es posible que el servicio ofrezca más capacidad de la necesaria.
- Organizaciones que necesitan un proceso de contabilización de cobros totalmente manual, a cargo exclusivamente de los contables, sin contabilizaciones automáticas ni sugerencias de inteligencia artificial.
Cómo funciona
- Conecta las fuentes de pago. Integramos tus fuentes bancarias, pasarelas de pago y libro mayor de cuentas por cobrar acordadas, de modo que las transacciones y las facturas estén disponibles para su conciliación.
- Normalizar y enriquecer los registros entrantes. El servicio limpia y estandariza las descripciones de los pagos, extrae los datos de las transferencias de los informes de la pasarela de pago y completa los registros con metadatos de las facturas, siempre que estén disponibles.
- Emparejamiento asistido por IA. La lógica asistida por ordenador propone coincidencias entre los pagos y las facturas pendientes basándose en importes, fechas, referencias de clientes y patrones históricos; las reglas deterministas se encargan de los casos sencillos.
- Asignación y contabilización automáticas. Las coincidencias claras y de alta fiabilidad se contabilizan o se preparan las propuestas de contabilización en el sistema contable, de acuerdo con el método de acceso y los umbrales de aprobación acordados.
- Gestión de pagos parciales y fraccionados. La solución ofrece indicaciones sobre cómo distribuir los recibos parciales entre varias facturas y puede generar propuestas de asignación para su revisión o aplicarlas automáticamente cuando se cumplan las reglas.
- Enrutamiento de excepciones. Las transacciones que no se pueden cotejar con suficiente fiabilidad se colocan en una cola con los detalles contextuales y se les da prioridad para que las revisen los usuarios del departamento financiero, incluyendo sugerencias sobre los siguientes pasos a seguir.
- Seguimiento y mantenimiento continuos. implementi.ai supervisa el procesamiento, corrige los errores de integración, actualiza las reglas de conciliación y garantiza que el flujo de conciliación funcione de forma fiable a lo largo del tiempo.
Ejemplo de flujo de trabajo
Por ejemplo, imaginemos una empresa que recibe a diario archivos bancarios e informes de liquidación de Stripe. Una transacción bancaria entrante sin referencia de pago se completa con el lote de la pasarela de pago y el correo electrónico del cliente procedentes de un registro de venta; la IA encuentra dos facturas pendientes cuyo importe combinado coincide con el de la transacción y sugiere una asignación dividida. El sistema contabiliza la asignación automáticamente (o crea un asiento para su aprobación, según la configuración) y registra la acción. Si la IA no puede alcanzar un alto nivel de confianza —por ejemplo, cuando varios clientes comparten nombres similares—, la transacción pasa a la cola de excepciones con las coincidencias sugeridas y los documentos justificativos para que un usuario del departamento financiero la resuelva.
Integraciones
Sistemas típicos
Entre los sistemas habituales se incluyen plataformas de contabilidad (por ejemplo, Xero, Sage, NetSuite o SAP Business One), proveedores de datos bancarios y pasarelas de pago como Stripe, PayPal o Adyen, así como plataformas de comercio electrónico como Shopify o WooCommerce, que proporcionan datos sobre pedidos y clientes. Es posible conectar otros sistemas siempre que existan API, exportaciones de archivos o métodos de transferencia acordados; la compatibilidad definitiva se confirma antes de la puesta en marcha.
Métodos de conexión
Nos conectamos a través de las API de contabilidad disponibles, las API de pasarelas de pago, la importación segura de archivos bancarios (MT940/CSV) o SFTP, y recibimos informes mediante webhooks o exportaciones CSV programadas. Cuando no se disponga de API, se pueden utilizar informes en formato CSV o Google Sheets, o bien por correo electrónico, según lo acordado. Los métodos concretos se confirman durante la fase de definición del alcance del proyecto.
Lo que necesitamos de vuestra empresa
Antes del lanzamiento, acordamos qué cuentas bancarias, pasarelas de pago y sistemas contables se conectarán, proporcionamos archivos bancarios de muestra e informes de transferencias, y especificamos las reglas de negocio para la contabilización automática y los umbrales de aprobación. También necesitamos detalles sobre cómo desea que se gestionen los pagos parciales, las cancelaciones y las liquidaciones masivas. La compatibilidad y el método de acceso se acuerdan y confirman antes de la implementación.
Preguntas frecuentes
¿Qué sistemas de contabilidad y de pago se pueden conectar?
Respuesta: Podemos integrar la mayoría de los sistemas de contabilidad y pasarelas de pago modernos a través de API o de importaciones de archivos programadas. Durante la fase de análisis del proyecto, verificamos la compatibilidad con tus proveedores específicos y acordamos los métodos de conexión.
¿Cómo se gestionan los pagos parciales y las liquidaciones masivas?
Respuesta: El sistema sugiere asignaciones divididas para los recibos parciales y puede marcar las liquidaciones masivas para su distribución automática según reglas configurables. Los casos ambiguos se derivan a una cola de excepciones con asignaciones sugeridas.
¿Tengo que aprobar cada emparejamiento?
Respuesta: No; eres tú quien define los umbrales de confianza. Las coincidencias con un alto nivel de confianza se pueden aplicar automáticamente, mientras que los elementos con un nivel de confianza más bajo se someten a revisión y aprobación por parte del departamento financiero, de acuerdo con tus normas de gobernanza.
¿Qué ocurre cuando no se puede asociar un pago?
Respuesta: Las transacciones sin emparejar se colocan en una cola de excepciones priorizadas, junto con detalles contextuales (metadatos de pago, pedidos relacionados y sugerencias de emparejamiento), para que tu equipo pueda resolverlas rápidamente.
¿Qué factores influyen en el precio mensual?
Respuesta: El precio depende del número y la complejidad de las integraciones, la frecuencia diaria de procesamiento, el historial de conciliación que se mantenga y el soporte continuo previsto para ajustar las reglas de coincidencia y gestionar los problemas de integración.
Precio
La cuota de activación cubre la configuración inicial, la implementación y la puesta en marcha del alcance de la automatización acordado.
La cuota mensual cubre el funcionamiento, el mantenimiento y la gestión continuos del servicio de automatización.
El alcance exacto y el importe final de la suscripción mensual se confirman antes del lanzamiento.
¿Estás listo para automatizar este proceso?
Indícanos qué sistema de contabilidad, entidades bancarias y pasarelas de pago utiliza actualmente tu empresa, y danos un ejemplo de las excepciones de pago más habituales.
Te confirmaremos cómo se puede conectar esta solución, su alcance y el importe final de la cuota mensual.
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