Descripción
Este servicio gestionado digitaliza recibos y comprobantes de proveedores o de pago, extrae datos clave mediante OCR y utiliza inteligencia artificial para sugerir o aplicar códigos del libro mayor (GL), el tratamiento del IVA y las asignaciones a centros de coste. Funciona de forma continua y está configurado para contabilizar los asientos sugeridos o crear registros codificados para su revisión en tu plataforma de contabilidad o de gastos.
Implementi.ai configura los conectores, entrena las reglas de codificación con tu plan de cuentas y se encarga del mantenimiento de la automatización para que tu equipo dedique menos tiempo a tareas rutinarias de codificación, gestión de excepciones y reelaboración. El comportamiento final de la contabilización y los procesos de aprobación siempre se acuerdan antes del lanzamiento.
El problema
Muchos equipos de finanzas siguen procesando los recibos y las solicitudes de gastos mediante la introducción manual de datos, reglas en hojas de cálculo o convenciones de codificación incoherentes. Los recibos se reciben por correo electrónico, a través de archivos subidos desde el móvil, extractos de tarjetas y portales de proveedores en formatos variopintos; el personal de finanzas dedica horas a abrir imágenes, leer partidas y seleccionar códigos contables. A medida que aumenta el volumen, esto genera un retraso en el trabajo, incrementa el riesgo de errores de codificación, retrasa el cierre de fin de mes y obliga a los responsables a realizar tareas de reclasificación puntuales. La asignación incompleta o inconsistente del IVA y de los centros de coste también complica la conciliación y la elaboración de informes.
Qué automatiza esta solución
Este producto automatiza el proceso completo de captura y codificación inicial de recibos y documentos de gastos, aplica las reglas de su plan de cuentas y deriva las excepciones para su revisión manual. Puede funcionar en modo de contabilización automática o en modo de sugerencia y aprobación, en función de sus controles.
- Importación automática de recibos desde el correo electrónico, subidas desde el móvil, extractos de tarjetas corporativas y exportaciones en formato CSV.
- Extracción mediante OCR del proveedor, la fecha, los importes, el IVA y las partidas.
- Sugerencias de códigos contables y centros de coste generadas por IA a partir de tu plan de cuentas y ejemplos históricos.
- Creación automática de borradores de asientos contables o de solicitudes de reembolso de gastos en el sistema de destino.
- Enrutamiento de excepciones en caso de datos faltantes, importes inusuales o codificaciones de baja fiabilidad.
- Ajuste continuo del modelo y actualizaciones de las reglas a medida que surgen nuevos proveedores o tipos de gastos.
Lo que gana tu empresa
- Menor esfuerzo manual. Automatiza la introducción de recibos repetitivos y la codificación inicial, de modo que el personal de finanzas pueda centrarse en las excepciones, las conciliaciones y las tareas de valor añadido.
- Cierre de fin de mes más rápido. La codificación temprana y los asientos preliminares reducen el volumen de trabajo pendiente y agilizan los ciclos de conciliación, ya que garantizan que los asientos se preparen antes de los plazos de facturación y cierre.
- Mayor coherencia en la codificación. Las normas centralizadas y un asistente de IA garantizan una selección coherente de las cuentas del plan general y una asignación uniforme a los centros de coste entre los responsables de la presentación de datos y los equipos.
- Menor riesgo de errores y de tener que volver a realizar el trabajo. La extracción estructurada y la puntuación de fiabilidad permiten detectar posibles errores de codificación y derivar únicamente las verdaderas excepciones para su revisión por parte de un humano.
- Se ha mantenido la continuidad operativa. La suscripción gestionada incluye supervisión, gestión de errores y mantenimiento, de modo que la automatización se adapta a los cambios en los planes de cuentas o en las políticas.
Un caso práctico
En una consultora de tamaño medio, con docenas de solicitudes de gastos de empleados al mes y un programa de tarjetas corporativas, el departamento financiero recibe los recibos por correo electrónico, chat y mediante subidas desde dispositivos móviles. Actualmente, el equipo dedica varios días-persona al mes a conciliar y contabilizar manualmente las transacciones en el sistema contable. Tras implementar este asistente, los recibos se registran automáticamente, los códigos contables y los tratamientos del IVA sugeridos aparecen como asientos preliminares, y solo las partidas de baja fiabilidad o que suponen una excepción a la política se remiten al equipo de finanzas para su aprobación. El resultado es una menor acumulación de trabajo pendiente de contabilización, un rastro de auditoría más claro para las excepciones y una mayor rapidez a la hora de preparar las conciliaciones de fin de mes.
¿A quién va dirigido?
- Equipos financieros de empresas del segmento medio que procesan entre 200 y 5.000 recibos al mes y necesitan ampliar su capacidad sin aumentar la plantilla.
- Empresas con un plan de cuentas definido que buscan una asignación coherente en el libro mayor y en los centros de coste entre equipos distribuidos.
- Organizaciones que utilizan plataformas de contabilidad o de gestión de gastos en la nube y que desean reducir el tiempo dedicado a la introducción de datos y a la gestión de excepciones.
¿Qué incluye el servicio mensual?
La suscripción mensual cubre el funcionamiento y la supervisión continuos del proceso automatizado de captura y codificación, además del mantenimiento y el ajuste. Implementi.ai configura los conectores, ejecuta la lógica de extracción y codificación mediante IA, supervisa el rendimiento y corrige los errores de automatización a medida que se producen.
- Gestión de la conexión y la integración con los sistemas acordados.
- Procesamiento mediante IA para el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y sugerencias de codificación.
- Supervisión de la automatización y gestión/solución de errores.
- Actualizaciones razonables de la configuración para mantener las normas de codificación en consonancia con tu plan de cuentas.
Cuándo puede que esta solución no sea necesaria
- Para equipos muy pequeños, con menos de unos 50 recibos al mes, una aplicación más sencilla para el registro de recibos puede resultar más rentable que un servicio de automatización gestionado.
- Empresas que carecen de un plan de cuentas estable o que aplican prácticas contables extremadamente personalizadas, en las que se requiere un criterio especializado manual para cada partida.
Cómo funciona
- Introducir los recibos. El servicio recopila recibos y facturas de las fuentes configuradas (correo electrónico, archivos subidos desde el móvil, extractos de tarjetas, archivos CSV) y los organiza en una cola de procesamiento.
- Extraer datos. El OCR extrae el nombre del proveedor, las fechas, los importes de las líneas, el IVA y los números de referencia; el sistema analiza las partidas de varias líneas cuando es posible.
- Propón códigos GL. Un modelo de inteligencia artificial combina el historial de proveedores, el texto de las partidas y las reglas de tu plan de cuentas para proponer códigos del libro mayor, el tratamiento del IVA y las imputaciones a centros de coste, junto con puntuaciones de fiabilidad.
- Presentar o preparar las propuestas. En función de los controles acordados, las sugerencias de alta fiabilidad se aplican para crear borradores de asientos contables en su sistema o se muestran como sugerencias para que el revisor las apruebe.
- Excepciones en la ruta. Los elementos con baja fiabilidad, los campos que faltan o las excepciones a las políticas se remiten a los responsables de aprobación designados, junto con los datos extraídos y las acciones sugeridas.
- Contabilizar y conciliar. Una vez aprobadas o contabilizadas automáticamente, las entradas quedan disponibles para su conciliación y para la elaboración de informes en el sistema contable; la conciliación con los extractos de las tarjetas se realiza de forma continua.
- Supervisar y ajustar. Implementi.ai supervisa el rendimiento, actualiza las reglas de codificación y reajusta los modelos de IA para reducir las excepciones futuras y mejorar la precisión.
Ejemplo de flujo de trabajo
Por ejemplo, imaginemos una empresa que recibe 600 recibos al mes de sus empleados y de las tarjetas corporativas. Un recibo llega por correo electrónico en forma de fotografía: el servicio extrae el nombre del proveedor, la fecha, las partidas y el IVA. La IA compara el historial del proveedor y las palabras clave de las partidas con el plan de cuentas de la empresa y sugiere un código contable y un centro de coste con un nivel de confianza de 92%. Dado que el nivel de confianza supera el umbral acordado, el sistema crea un borrador de asiento de gastos en el sistema contable. Si el nivel de confianza hubiera sido bajo o el importe inusualmente elevado, el recibo se remitiría a un responsable de finanzas con los campos extraídos y la codificación sugerida. Las entradas aprobadas quedan entonces disponibles para la conciliación y la elaboración de informes sin necesidad de introducir los datos manualmente.
Integraciones
Sistemas típicos
Entre los sistemas típicos que se pueden conectar se incluyen plataformas de contabilidad en la nube (por ejemplo, Xero, Sage Intacct, NetSuite), plataformas de gestión de gastos (por ejemplo, Expensify, SAP Concur), datos de tarjetas corporativas procedentes de portales bancarios y almacenes de archivos o sistemas de correo electrónico en los que se suben los recibos. Otros sistemas, como Google Sheets o bases de datos internas, pueden utilizarse como fuentes auxiliares para la asignación de proveedores y la búsqueda de centros de coste. Se trata de ejemplos ilustrativos; la compatibilidad definitiva se confirma antes de la puesta en marcha.
Métodos de conexión
Los métodos de conexión más habituales para este producto son las API de los proveedores o las integraciones nativas (plataformas de contabilidad y de gastos), la transferencia segura de archivos o SFTP para exportaciones CSV por lotes, el análisis de correos electrónicos para flujos de trabajo de reenvío de recibos y las importaciones desde Google Sheets o CSV para tablas de correspondencias. Acordamos los métodos preferidos durante la fase de definición del alcance y confirmamos la compatibilidad antes de la implementación.
Lo que necesitamos de vuestra empresa
Antes de la puesta en marcha, acordamos los sistemas que se van a conectar, los recibos de muestra y un plan de cuentas representativo, así como los umbrales de aprobación habituales y las reglas de enrutamiento de excepciones. También necesitamos detalles sobre los métodos de acceso (credenciales de API, puntos de conexión SFTP o enrutamiento de correo electrónico), ejemplos de proveedores o tipos de gastos poco habituales, y una lista de usuarios que deben recibir alertas de excepciones. La compatibilidad y el método de acceso se confirman antes de la implementación.
Preguntas frecuentes
¿Qué grado de precisión tiene la codificación GL?
La precisión depende de la calidad de los datos históricos y de la claridad de los recibos. Ajustamos los modelos utilizando tu plan de cuentas y ejemplos históricos; las sugerencias con un alto nivel de fiabilidad se pueden aplicar automáticamente, mientras que las partidas con un bajo nivel de fiabilidad se envían para su revisión.
¿Con qué sistemas de contabilidad se puede conectar?
Normalmente nos conectamos a plataformas de contabilidad y gestión de gastos en la nube a través de API, y también trabajamos con exportaciones en formato CSV, SFTP o por correo electrónico. Durante la fase de análisis del proyecto, confirmamos cuáles son exactamente los sistemas y los métodos de acceso necesarios.
¿Qué ocurre con los elementos de baja fiabilidad?
Los elementos con bajo nivel de confianza o que suponen una excepción a la política se remiten a los responsables de aprobación designados, junto con los datos extraídos y los códigos sugeridos. Las decisiones de los responsables de aprobación se incorporan al modelo para mejorar las sugerencias futuras.
¿Se pueden publicar entradas automáticamente?
Sí, la contabilización automática está disponible si así lo indicas. Muchos clientes prefieren un proceso por etapas en el que se crean borradores de asientos y se revisan antes de la contabilización definitiva; implementamos el procedimiento que acuerdes durante la definición del alcance del proyecto.
¿Cómo se realiza el mantenimiento del servicio?
La suscripción mensual incluye la supervisión, la gestión de errores y actualizaciones razonables de la configuración. Implementi.ai se encarga del mantenimiento de los conectores, optimiza la lógica de extracción y codificación, y corrige los errores de automatización como parte del servicio gestionado.
Precio
La cuota de activación cubre la configuración inicial, la implementación y la puesta en marcha del alcance de la automatización acordado.
La cuota mensual cubre el funcionamiento, el mantenimiento y la gestión continuos del servicio de automatización.
El alcance exacto y el importe final de la suscripción mensual se confirman antes del lanzamiento.
¿Estás listo para automatizar este proceso?
Indícanos qué plataformas de contabilidad y gestión de gastos utilizas actualmente y cuál es el volumen habitual de recibos mensuales.
Te confirmaremos cómo se puede conectar esta solución, su alcance y el importe final de la cuota mensual.
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