Descripción
Este servicio gestionado supervisa de forma continua las facturas de los proveedores, las aprobaciones y el estado de los pagos para detectar partidas vencidas, posibles duplicados y aprobaciones atascadas en colas internas. Implementi.ai configura las conexiones, realiza comprobaciones asistidas por IA y gestiona la automatización para que tu equipo de contabilidad de proveedores reciba únicamente las excepciones validadas y las recomendaciones sobre los siguientes pasos a seguir.
El servicio está dirigido a equipos financieros que necesitan una visión global y consolidada a diario de los flujos de datos del ERP, la contabilidad y la facturación electrónica sin necesidad de aumentar la plantilla. Nosotros nos encargamos de gestionar y mantener la automatización, corregir los errores y ajustar las reglas a medida que cambian tus procesos.
El problema
Sin automatización, los equipos de cuentas por pagar dependen de informes manuales, hojas de cálculo y revisiones puntuales del buzón de entrada para identificar las facturas de proveedores vencidas. Esto genera una visibilidad dispersa: se pasan por alto facturas, las aprobaciones se atascan en las personas equivocadas, se cuelan duplicados y no se aprovechan los descuentos por pago anticipado. A medida que aumenta el volumen de facturas en múltiples sistemas, la conciliación manual se vuelve más lenta y propensa a errores, las aprobaciones se retrasan y los equipos financieros se ven obligados a reaccionar ante las crisis en lugar de gestionar una cola ordenada y priorizada.
Qué automatiza esta solución
Este producto automatiza la supervisión continua de las facturas, la evaluación de riesgos y la escalación basada en reglas, de modo que los equipos de contabilidad de proveedores solo tengan que actuar ante excepciones validadas. El servicio señala las facturas vencidas, los posibles duplicados, los datos discrepantes entre la orden de compra y la factura, y las aprobaciones que llevan demasiado tiempo pendientes. También puede enviar recordatorios por etapas y escalar el asunto a los responsables de aprobación designados cuando se cumplan las reglas configuradas.
- Importación diaria o intradía de facturas procedentes de sistemas ERP, de contabilidad o de correo electrónico.
- Detección de duplicados y comprobaciones de coincidencia entre facturas y órdenes de compra asistidas por IA.
- Correos electrónicos o notificaciones automáticas de recordatorio a los responsables de la aprobación y a los proveedores.
- Sistema de puntuación de prioridades y vías de escalado para facturas vencidas o de alto valor.
- Resúmenes de los paneles de control y listas de excepciones remitidos a los equipos de AP.
Lo que gana tu empresa
- Resolución más rápida de las excepciones. Automatiza la detección y la priorización de las facturas vencidas, de modo que el personal del departamento de cuentas por pagar pueda centrarse en las verdaderas excepciones en lugar de tener que buscar en múltiples sistemas.
- Menor riesgo de duplicados y de discrepancias. Las comprobaciones asistidas por IA detectan posibles facturas duplicadas y discrepancias en las órdenes de compra antes de que se procesen los pagos, lo que reduce el esfuerzo que supone la conciliación manual.
- Mayor rendimiento en el proceso de aprobación. Los recordatorios y las escalaciones basados en reglas permiten agilizar las aprobaciones estancadas y reducen la necesidad de que el personal de finanzas tenga que estar constantemente haciendo seguimientos.
- Una visión clara y global. Combina el estado de vencimiento de las facturas procedentes de varios sistemas en una única cola ordenada por prioridad, de modo que los responsables financieros puedan identificar las áreas problemáticas de un solo vistazo.
- Continuidad operativa. implementi.ai se encarga de gestionar, supervisar y mantener la automatización, lo que reduce la carga de trabajo de asistencia interna de tu equipo.
Un caso práctico
En el caso de un distribuidor de tamaño medio que recibe facturas procedentes de tres plataformas de proveedores y un sistema ERP, el responsable de cuentas por pagar tenía dificultades para detectar las facturas pendientes de aprobación y los envíos duplicados de los proveedores, lo que provocaba disputas en los pagos. Tras la puesta en marcha, el sistema automatizado recopila los flujos de facturas, compara los datos de las facturas con los de las órdenes de compra, señala los duplicados y genera recordatorios priorizados para los responsables de la aprobación. Las facturas de alto valor o aquellas cuyo plazo de vencimiento supera los umbrales configurados se remiten automáticamente a la dirección financiera. El equipo de cuentas por pagar revisa cada mañana una única lista de excepciones y dedica su tiempo a resolver problemas en lugar de recopilar datos.
¿A quién va dirigido?
- Equipos financieros de tamaño medio con múltiples fuentes de facturas: necesitan un estado de antigüedad consolidado y un sistema de priorización.
- Las empresas que utilizan sistemas ERP o de contabilidad en la nube, además de portales de proveedores, necesitan una visibilidad que abarque todos los sistemas.
- Las empresas que reciben consultas frecuentes de proveedores o que corren el riesgo de que se dupliquen las facturas necesitan una detección temprana y una gestión coherente.
- Organizaciones que desean reducir las tareas manuales de seguimiento de las cuentas por pagar sin aumentar la plantilla.
¿Qué incluye el servicio mensual?
La suscripción mensual cubre los servicios de automatización y de apoyo necesarios para mantener la solución en funcionamiento en el entorno de producción. implementi.ai configura y conecta los sistemas acordados, ejecuta las comprobaciones de IA, supervisa la automatización y se encarga de la corrección de errores y del mantenimiento rutinario. Además, como parte del servicio gestionado, aplicamos actualizaciones razonables a la configuración de los umbrales, los horarios de los recordatorios y las reglas de escalado.
- Funcionamiento de la automatización y del procesamiento programado.
- Conexiones con los sistemas acordadas antes del lanzamiento.
- Procesamiento mediante IA para la clasificación, la detección de duplicados y la priorización.
- Supervisión, gestión y resolución de errores de automatización, así como actualizaciones razonables de la configuración.
Cuándo puede que esta solución no sea necesaria
- Organizaciones que reciben menos de unas pocas facturas de proveedores al mes, en las que basta con el procesamiento manual.
- Empresas que no disponen de datos de facturación electrónica ni de ningún medio viable de acceso digital a las facturas (sin API, exportación de archivos, correo electrónico ni SFTP disponibles).
Cómo funciona
- Conecta las fuentes de facturación. Acordamos qué sistemas hay que conectar (ERP, contabilidad, portal de proveedores, bandeja de entrada de facturas) y establecemos métodos de importación seguros para que las facturas se incorporen al motor de supervisión.
- Normalizar e indexar las facturas. Los registros de las facturas recibidas se normalizan en un formato común y los campos clave (proveedor, número de factura, orden de compra, importe, fechas) se indexan para realizar comprobaciones automáticas.
- Validación asistida por IA. Las comprobaciones asistidas por ordenador comparan las facturas con las órdenes de compra, las facturas anteriores y el historial de los proveedores para detectar duplicados, discrepancias en los importes y aprobaciones que faltan.
- Puntuar y establecer prioridades. A cada excepción se le asigna una puntuación de riesgo y urgencia en función de la antigüedad, el valor y el grado de confianza en la correspondencia, de modo que el personal de AP vea primero los elementos de mayor impacto.
- Recordatorios automáticos. Los mensajes de recordatorio o las notificaciones configuradas se envían al titular de la factura o a la persona encargada de aprobarla a intervalos preestablecidos, con el fin de reducir los seguimientos manuales.
- Escalado basado en reglas. Si los recordatorios no resuelven el asunto dentro de los límites acordados, el sistema remite el asunto a los responsables de aprobación designados, de acuerdo con tus normas.
- Supervisión y ajuste operativo. implementi.ai supervisa la automatización, corrige los errores habituales y ajusta las reglas de detección y los umbrales a medida que evolucionan las necesidades de la empresa.
Ejemplo de flujo de trabajo
Por ejemplo, imaginemos una empresa que recibe facturas a través de un ERP, un portal de proveedores y una bandeja de entrada contable. Llega una factura sin orden de compra y se envía a la cola de cuentas por pagar; el sistema automatizado extrae los campos de la factura, comprueba si coincide con alguna orden de compra y busca facturas casi duplicadas. La IA la marca como posible duplicado y le asigna una puntuación de riesgo medio, ya que el importe y el proveedor coinciden con un envío reciente. Se envía un recordatorio al responsable de la aprobación original con la factura candidata a duplicado adjunta; si no se toma ninguna medida dentro del plazo de vencimiento configurado, el asunto se remite al responsable de cuentas por pagar. El resultado es que los duplicados se detectan más rápidamente y las facturas vencidas de alto riesgo reciben la atención adecuada sin necesidad de crear listas manualmente.
Integraciones
Sistemas típicos
Entre los sistemas habituales con los que nos conectamos se incluyen plataformas ERP y financieras como Oracle NetSuite, SAP ERP o Microsoft Dynamics 365 Finance, paquetes de contabilidad en la nube como Xero o Sage, y portales de proveedores o proveedores de facturación electrónica. También nos integramos con bandejas de entrada de correo electrónico o fuentes SFTP utilizadas para recibir facturas. Estos son solo algunos ejemplos; la compatibilidad definitiva se confirma durante la fase de análisis del proyecto.
Métodos de conexión
Entre los posibles métodos de conexión se incluyen las API seguras o los conectores nativos, cuando estén disponibles, los feeds de webhooks, las transferencias de archivos seguras mediante SFTP para archivos de facturas por lotes, la importación por correo electrónico de las facturas de proveedores y las exportaciones programadas en formato CSV o de Google Sheets. Acordamos cuál es el mejor método para cada sistema durante la fase de implementación.
Lo que necesitamos de vuestra empresa
Antes del lanzamiento, acordaremos qué sistemas proporcionarán las facturas, los archivos de facturas de muestra, el método de acceso (claves API, credenciales SFTP o reenvío de correo), los flujos de trabajo de aprobación y los contactos de escalado. También necesitaremos vuestras reglas de conciliación de órdenes de compra, los umbrales de aprobación y cualquier preferencia relativa al tratamiento de excepciones. La compatibilidad y los métodos de acceso concretos se confirman antes de la implementación.
Preguntas frecuentes
¿A qué fuentes de facturas te puedes conectar?
Podemos conectarnos a sistemas ERP y de contabilidad, portales de proveedores, bandejas de entrada de correo electrónico y fuentes de archivos (CSV/SFTP). Durante la fase de análisis del alcance, confirmamos los sistemas específicos y los métodos de conexión disponibles.
¿Cómo se gestionan los duplicados y las discrepancias?
El servicio utiliza comprobaciones basadas en reglas y la detección de similitudes asistida por IA para identificar posibles duplicados o discrepancias entre facturas y órdenes de compra. Los casos sospechosos se incluyen en una lista de excepciones para que los revise el departamento de cuentas por pagar; se requiere la aprobación de una persona antes de tomar cualquier decisión de pago.
¿Podemos personalizar la frecuencia de los recordatorios y los procesos de escalado?
Sí. Los calendarios de recordatorios, los umbrales de escalado y las listas de personas con poder de aprobación se configuran durante la instalación y pueden modificarse como parte del servicio gestionado mensual.
¿Qué ocurre cuando la automatización detecta un error?
implementi.ai supervisa la automatización y se encarga de investigar y solucionar los errores en los flujos de datos acordados. Comunicamos cualquier excepción no resuelta a tu equipo de contabilidad para que la gestione manualmente.
¿Cómo varía el precio en función del volumen de facturas o de las integraciones?
El precio mensual refleja las integraciones previstas, la frecuencia de procesamiento y la asistencia continua. Un aumento significativo del volumen de datos o la incorporación de integraciones adicionales podrían requerir una revisión de la suscripción, lo cual confirmaremos antes de realizar cualquier cambio.
Precio
La cuota de activación cubre la configuración inicial, la implementación y la puesta en marcha del alcance de la automatización acordado.
La cuota mensual cubre el funcionamiento, el mantenimiento y la gestión continuos del servicio de automatización.
El alcance exacto y el importe final de la suscripción mensual se confirman antes del lanzamiento.
¿Estás listo para automatizar este proceso?
Indícanos qué sistemas ERP, de contabilidad y de recepción de facturas utilizas, así como tu volumen mensual habitual de facturas.
Te confirmaremos cómo se puede conectar esta solución, su alcance y el importe final de la cuota mensual.
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