Descripción
El sistema de recomendación de sustitutos en caso de falta de existencias basado en IA detecta automáticamente cuando un cliente solicita una referencia que no está disponible, busca alternativas relevantes que sí estén en stock y gestiona las notificaciones al cliente o las actualizaciones del carrito. Funciona de forma continua durante el proceso de pago y la tramitación del pedido, lo que reduce la gestión manual y evita la pérdida de ventas cuando existen sustitutos adecuados.
implementi.ai configura y gestiona la solución completa en tu nombre: conectamos los sistemas acordados, ajustamos las reglas de correspondencia de la IA a tu catálogo y a las normas de tu marca, supervisamos las operaciones y nos encargamos de las correcciones para que el servicio funcione de forma fiable cada mes.
El problema
Cuando los niveles de existencias se comprueban manualmente o de forma asíncrona, los clientes se encuentran con avisos de «agotado» después de realizar sus pedidos o durante la gestión de los mismos. El personal debe buscar alternativas, comprobar que el precio y las condiciones sean compatibles y, a continuación, ponerse en contacto con el cliente; esto genera retrasos, trabajo adicional para el servicio de atención al cliente y una mala experiencia que aumenta las cancelaciones. El problema se agrava con el tamaño del catálogo, la existencia de varios almacenes y la variabilidad estacional: las búsquedas manuales se convierten en un cuello de botella y las opciones de sustitución inconsistentes perjudican los márgenes y la confianza en la marca.
Qué automatiza esta solución
Esta automatización gestionada evalúa continuamente los pedidos y los eventos de gestión de pedidos, recomienda o aplica artículos sustitutivos y gestiona la comunicación con los clientes de acuerdo con sus reglas de negocio. Entre las acciones principales que puede realizar el servicio se incluyen:
- Detecta los casos de falta de existencias en la caja o durante la tramitación del pedido y marca los pedidos afectados.
- Genera una lista ordenada de referencias sustitutivas utilizando la coincidencia de atributos, precios y similitud en el historial de compras.
- Aplica reglas para establecer restricciones obligatorias en cuanto a marcas o precios, o exige la aprobación de un usuario para categorías específicas.
- Envía notificaciones personalizadas basadas en plantillas por correo electrónico o SMS para ofrecer productos sustitutivos, opciones de pedidos pendientes o reembolsos.
- Actualizar los carritos o las líneas de pedido automáticamente una vez configurados y aprobados.
- Registra las decisiones y mantén un historial configurable para su posterior revisión y ajuste.
Lo que gana tu empresa
- Reducir las cancelaciones y la pérdida de ventas. Al ofrecer alternativas relevantes y disponibles en stock en el momento en que un producto no está disponible, mantienes el interés de los clientes y consigues que se completen más pedidos que, de otro modo, se habrían abandonado.
- Reducir la carga de apoyo manual. La automatización de los pasos de búsqueda y notificación libera a los equipos de asistencia y de gestión de pedidos de las tareas repetitivas, lo que les permite atender más rápidamente los casos realmente excepcionales.
- Elecciones coherentes a la hora de hacer los cambios. Las recomendaciones basadas en inteligencia artificial siguen unas reglas definidas en cuanto a características y precios, de modo que los productos sustitutivos se ajusten a las expectativas de la marca y de margen.
- Comunicaciones más rápidas con los clientes. Se envían mensajes personalizados de forma automática con opciones claras, lo que reduce el tiempo dedicado al seguimiento y mejora la experiencia tras la compra.
- Mejora continua. El servicio gestionado incluye supervisión y optimización, por lo que las recomendaciones ganan en relevancia con el tiempo, a medida que analizamos los registros y las respuestas de los clientes.
Un caso práctico
Una tienda online de tamaño medio, con varios miles de referencias, recibe múltiples pedidos cada minuto. Durante una promoción, un producto de gran demanda deja de estar disponible durante varias horas. En lugar de que los agentes de atención al cliente propongan alternativas de forma individual, el sistema automatizado detecta la falta de existencias, busca artículos equivalentes según sus características y rangos de precios, y notifica a los clientes afectados ofreciéndoles la opción de aceptar un producto sustitutivo, seleccionar un pedido pendiente o solicitar un reembolso. Los pedidos en los que se aceptan sustitutos se tramitan sin demora y los equipos de preparación de pedidos reciben listas de recogida actualizadas; los casos complejos se derivan para su revisión por parte de un agente.
¿A quién va dirigido?
- Las tiendas online con catálogos de tamaño medio a grande necesitan recomendaciones de productos alternativos que se puedan adaptar a sus necesidades para reducir las cancelaciones.
- Los mercados y las plataformas con múltiples vendedores requieren normas de sustitución coherentes en los distintos catálogos de los proveedores.
- Los comerciantes omnicanal con inventario centralizado desean que se realice una correspondencia automática entre los pedidos online y las existencias disponibles en tienda o en el almacén.
- Los equipos de operaciones o de asistencia que gestionan numerosas excepciones manuales en los pedidos se benefician de las notificaciones automáticas y de una reducción de las intervenciones manuales.
¿Qué incluye el servicio mensual?
La suscripción mensual cubre la automatización gestionada: la conexión de los sistemas acordados, la ejecución de la lógica de emparejamiento y recomendación basada en inteligencia artificial, la supervisión del funcionamiento de la automatización, la gestión y resolución de errores de la automatización, y el mantenimiento de la solución con actualizaciones de configuración razonables.
- Nos encargamos de alojar, gestionar y supervisar el flujo de trabajo.
- Nos conectamos a las fuentes de datos y a los canales de notificación acordados.
- Actualizamos las reglas de coincidencia y las plantillas como parte del mantenimiento periódico.
- Investigamos y solucionamos los fallos operativos notificados por el sistema de supervisión o por tu equipo.
Cuándo puede que esta solución no sea necesaria
- Pequeños vendedores con catálogos muy reducidos y estables, en los que la gestión manual sigue siendo sencilla y de bajo coste.
- Empresas que nunca ofrecen productos sustitutivos o que siempre deben realizar reembolsos sin ofrecer alternativas debido a restricciones normativas o de garantía.
Cómo funciona
- Detección de eventos. El sistema detecta los eventos relacionados con los pedidos y su gestión (solicitudes de pago, sincronizaciones de inventario o excepciones en la preparación de pedidos) y señala los artículos que están agotados o por debajo del umbral mínimo.
- Selección de candidatos. Para cada SKU marcada, la IA genera una lista ordenada de posibles sustitutos basándose en los atributos del producto, las reglas de precios y la similitud de las compras anteriores.
- Filtrado mediante reglas de negocio. Los candidatos se filtran según las reglas que hayas configurado —restricciones de marca, margen de precio, plazo de disponibilidad y limitaciones de envío o de almacén— para elaborar una lista reducida de candidatos aprobados.
- Generación de ofertas para los clientes. El sistema automatizado elabora mensajes personalizados (correo electrónico/SMS) o avisos en el carrito en los que se presentan los mejores productos sustitutivos y las opciones disponibles (aceptar sustituto, pedido pendiente o reembolso), utilizando las plantillas y el tono de voz que hayas aprobado.
- Flujo automatizado de acciones o aprobaciones. Si se configura así, el sistema puede actualizar automáticamente el carrito o el pedido cuando un cliente acepta un producto sustitutivo; de lo contrario, crea una tarea o una solicitud de aprobación para que un usuario la revise, en función de los umbrales que hayas establecido.
- Actualización sobre la gestión de pedidos. Los sustitutos aceptados se aplican a los sistemas de gestión de pedidos posteriores, de modo que las listas de preparación, el embalaje y el envío reflejen las líneas definitivas del pedido y el inventario se ajuste en consecuencia.
- Supervisión y ajuste. implementi.ai supervisa la calidad de las recomendaciones y el estado del sistema, aplica actualizaciones de mantenimiento y perfecciona las reglas de emparejamiento basándose en los resultados registrados y en los ajustes acordados.
Ejemplo de flujo de trabajo
Por ejemplo, imaginemos una empresa que vende electrodomésticos y recibe un pedido online de una batidora que ya no está disponible en stock. El sistema automatizado detecta que el SKU no está disponible en el momento de realizar el pedido, busca tres productos sustitutivos que se ajusten a la potencia del motor y a la capacidad dentro de un rango de precios aceptable, descarta un producto de otra marca según la política de la empresa y envía al cliente un correo electrónico ofreciéndole el mejor sustituto o la posibilidad de que se le reserve el producto. El cliente hace clic para aceptar el producto sustitutivo; el sistema actualiza automáticamente las líneas del pedido, avisa al almacén y envía un mensaje de confirmación. Si el cliente lo rechaza, el pedido se deriva al servicio de atención al cliente para su seguimiento manual.
Integraciones
Sistemas típicos
Entre los sistemas habituales que integramos se incluyen plataformas de comercio electrónico (Shopify, WooCommerce, Magento), fuentes de datos de inventario o PIM, sistemas de gestión de pedidos y canales de notificación (proveedores de correo electrónico, pasarelas de SMS). Otros sistemas que podrían conectarse son los sistemas ERP o de gestión de almacenes y las plataformas CRM para obtener un historial de compras más completo; la compatibilidad definitiva se confirma durante la fase de análisis del proyecto.
Métodos de conexión
Las conexiones se realizan a través de las API disponibles, webhooks para eventos en tiempo real relacionados con pedidos y existencias, exportaciones de existencias en formato CSV o programadas cuando el acceso a la API es limitado, e integraciones estándar con proveedores de correo electrónico y SMS para las notificaciones. Acordamos los métodos concretos antes de la implementación en función de tus sistemas y prácticas de seguridad.
Lo que necesitamos de vuestra empresa
Antes del lanzamiento, acordamos los sistemas que se van a conectar, los datos de muestra sobre productos e inventario, las fuentes de eventos de pedidos, vuestras reglas de sustitución y de fijación de precios, así como las plantillas y los canales de notificación que deseéis utilizar. También necesitamos detalles sobre los umbrales de aprobación (cuándo se requiere la autorización de una persona) y cualquier SKU o marca restringida. La compatibilidad, los métodos de acceso y las credenciales necesarias se confirman y acuerdan antes de la implementación.
Preguntas frecuentes
¿Con qué plataformas de comercio electrónico es compatible?
Normalmente nos integramos con Shopify, WooCommerce y Magento a través de API o webhooks; otras plataformas pueden conectarse mediante exportaciones CSV o middleware. Confirmamos la compatibilidad con tu plataforma durante la fase de análisis del proyecto.
¿Se pueden aplicar normas sobre precios y marcas a los productos sustitutivos?
Sí. Tú estableces las reglas relativas a los rangos de precios aceptables, las restricciones de marca y los atributos obligatorios; el sistema automatizado aplica estos filtros antes de recomendar productos sustitutivos y puede solicitar la aprobación de un usuario en caso de excepciones.
¿Se pedirá a los clientes que confirmen los productos sustitutivos antes de tramitar el pedido?
Esto se puede configurar. Puedes elegir entre actualizaciones automáticas del carrito o del pedido cuando se acepta un producto sustitutivo al finalizar la compra, o bien exigir un paso de confirmación por parte del cliente mediante correo electrónico o SMS, con un plazo de tiempo limitado antes de que se realice la gestión manual.
¿Cómo se gestionan las excepciones y los casos complejos?
Los casos complejos o que impliquen cuestiones relacionadas con las políticas se remiten a tu equipo de asistencia o de gestión de pedidos para que los revisen manualmente. El sistema crea una tarea de excepción con el contexto y las alternativas recomendadas para agilizar la resolución.
¿Qué datos utiliza la IA para seleccionar a los suplentes?
La búsqueda de coincidencias se basa en los atributos del producto (categoría, especificaciones, rango de precios), los niveles de existencias disponibles y, opcionalmente, los patrones de compra históricos o las reglas de sustitución que nos facilites. Analizamos ejemplos contigo para ajustar la relevancia.
¿Cómo varía la tarifa mensual?
La tarifa mensual refleja el servicio prestado de forma continuada: integraciones, frecuencia de los eventos, volumen de datos y necesidades de mantenimiento. Los cambios importantes en el alcance del servicio o las integraciones adicionales se confirman y se presupuestan por separado.
Precio
La cuota de activación cubre la configuración inicial, la implementación y la puesta en marcha del alcance de la automatización acordado.
La cuota mensual cubre el funcionamiento, el mantenimiento y la gestión continuos del servicio de automatización.
El alcance exacto y el importe final de la suscripción mensual se confirman antes del lanzamiento.
¿Estás listo para automatizar este proceso?
Indícanos qué plataforma de comercio electrónico, qué fuente de inventario y qué volumen medio diario de pedidos debemos tener en cuenta a la hora de planificar.
Te confirmaremos cómo se puede conectar esta solución, su alcance y el importe final de la cuota mensual.
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