Description
Ce service géré effectue automatiquement le rapprochement des paiements entrants avec votre grand livre des comptes clients, en s'appuyant sur un système de rapprochement assisté par IA pour proposer des affectations, comptabiliser les paiements partiels et mettre en file d'attente les exceptions en attente de vérification. Il permet à votre équipe de gagner du temps en lui évitant de rechercher les détails des virements, de comptabiliser les paiements et d'enquêter sur les montants non affectés.
implementi.ai se charge de la configuration et de l'exploitation de la solution, assure la maintenance des intégrations, surveille le traitement quotidien et gère les corrections, afin que votre équipe financière reçoive un flux constant de paiements mis en correspondance et une liste restreinte et classée par ordre de priorité des écarts à résoudre.
Le problème
Les équipes financières passent généralement plusieurs heures par jour à faire correspondre les opérations bancaires ou les reçus de passerelle de paiement aux factures. Les paiements peuvent ne pas comporter de référence de virement claire, arriver par lots ou en montants partiels, ou transiter par plusieurs prestataires de paiement. Sans automatisation, ce processus devient manuel et source d’erreurs : les encaissements non affectés restent en suspens dans le grand livre, la visibilité sur la trésorerie est réduite, les recouvrements dépendent de rapprochements chronophages et la charge de travail en fin de mois s’alourdit. À mesure que le volume et les canaux de paiement augmentent, le retard accumulé et le risque d’affectation erronée des fonds s’accroissent, ce qui entraîne un manque d’efficacité et des écarts de rapprochement.
Ce que cette solution automatise
Ce service automatise le rapprochement et l'affectation en continu des paiements entrants aux fiches de créances et effectue les tâches courantes de comptabilisation des encaissements, tout en ne signalant que les véritables exceptions pour examen par un utilisateur. Il peut appliquer des règles déterministes et des rapprochements suggérés par l'IA, enregistrer les affectations et créer des tâches d'investigation pour les éléments inhabituels.
- Rapprochement automatique des opérations bancaires et des reçus de la passerelle de paiement avec les factures et les avoirs.
- Répartitions suggérées pour les paiements partiels ou fractionnés et les règlements groupés.
- Enregistrement automatique des opérations simples dans le système comptable (lorsqu'un accès via l'API a été convenu).
- Signaler et acheminer les exceptions aux utilisateurs du service financier, en leur fournissant des suggestions concernant les éléments à examiner.
- Tenir à jour l'historique des rapprochements et la piste d'audit des paiements effectués, à des fins de contrôle.
Les avantages pour votre entreprise
- Traitement plus rapide des encaissements. Le système recoupe et applique automatiquement les paiements récurrents, ce qui permet à votre équipe de consacrer moins de temps aux affectations manuelles et davantage aux exceptions nécessitant un jugement.
- Réduction des recettes non affectées. Le rapprochement assisté par l'IA et les règles configurables réduisent le nombre de paiements non affectés figurant dans votre grand livre, ce qui améliore la visibilité sur la trésorerie et le reporting.
- Gestion des exceptions par ordre de priorité. Le système ne met en évidence que les éléments à forte valeur ajoutée ou ambigus pour examen, ce qui réduit le bruit et rend les enquêtes plus rapides et plus cohérentes.
- Piste d'audit claire. Chaque correspondance, suggestion et intervention manuelle est enregistrée afin que les auditeurs et les contrôleurs puissent retracer la manière dont les affectations ont été effectuées.
- Moins de complications en fin de mois. Un rapprochement continu permet de réduire les efforts de dernière minute lors de la clôture et aide les équipes financières à maintenir à jour les soldes des créances.
Un cas d'utilisation concret
Une entreprise de commerce électronique de taille moyenne reçoit quotidiennement des fichiers bancaires et des rapports de passerelle provenant de plusieurs prestataires de paiement. De nombreux clients effectuent des paiements partiels ou omettent d’indiquer les références des factures ; certaines entreprises envoient des paiements uniques qui devraient être répartis sur plusieurs factures. Le logiciel de rapprochement des paiements entrants basé sur l’IA ingère les flux de données, fait correspondre les paiements aux factures à l’aide de la reconnaissance de formes et de règles configurables, traite automatiquement les transactions simples et place les éléments ambigus dans une petite file d’attente d’exceptions destinée à l’équipe chargée des comptes clients. Cela réduit le retard accumulé dans les tâches manuelles et améliore la capacité de l’équipe à identifier rapidement les retardataires et les véritables litiges.
À qui s'adresse-t-il ?
- Les équipes financières des entreprises de taille moyenne enregistrant un volume d'encaissements modéré à élevé — afin de réduire les tâches manuelles liées à l'affectation des encaissements.
- Les entreprises de commerce électronique et de vente au détail qui utilisent plusieurs passerelles de paiement — afin de regrouper et de faire correspondre les reçus sur l'ensemble des canaux.
- Les équipes de services partagés ou les équipes centrales chargées de la gestion des créances qui traitent les paiements provenant de plusieurs filiales ou canaux de vente — afin de garantir l'application de règles de répartition cohérentes.
- Les entreprises proposant des services SaaS et des modèles d'abonnement, caractérisées par des paiements échelonnés et une activité fréquente de notes de crédit — afin de garantir l'exactitude des créances.
Qu'est-ce qui est inclus dans l'abonnement mensuel ?
L'abonnement mensuel couvre l'automatisation opérationnelle et le service géré continu nécessaires au bon fonctionnement quotidien du rapprochement des paiements. implementi.ai configure et connecte les systèmes convenus, exécute le processus automatisé de rapprochement et d'affectation, surveille le fonctionnement et les files d'attente d'erreurs, traite et résout les problèmes d'automatisation, et applique les mises à jour de configuration nécessaires pour assurer le bon fonctionnement de la solution convenue.
- Rapprochement continu assisté par l'IA et traitement planifié.
- Surveillance de l'état des processus d'automatisation et des files d'attente d'exceptions.
- Gestion des erreurs d'intégration et des mises à jour de maintenance.
Dans quels cas cette solution n'est-elle pas nécessaire ?
- Pour les très petites entreprises qui n'ont qu'une poignée de paiements mensuels, ce service risque d'offrir des capacités supérieures à leurs besoins.
- Les organisations qui ont besoin d'un processus d'approbation des paiements entièrement manuel, réservé aux comptables, sans comptabilisation automatisée ni suggestions basées sur l'IA.
Comment ça marche
- Connectez vos moyens de paiement. Nous intégrons vos flux bancaires, vos passerelles de paiement et votre grand livre des créances, tels qu'ils ont été convenus, afin que les transactions et les factures puissent être rapprochées.
- Normaliser et enrichir les enregistrements entrants. Ce service nettoie et normalise les libellés de paiement, extrait les détails des virements à partir des rapports de la passerelle de paiement et enrichit les enregistrements avec les métadonnées des factures, lorsqu'elles sont disponibles.
- Mise en correspondance assistée par l'IA. La logique assistée par ordinateur propose des correspondances entre les paiements et les factures en cours en se basant sur les montants, les dates, les références client et les tendances historiques ; des règles déterministes permettent de traiter les cas simples.
- Affectation et comptabilisation automatiques. Les correspondances claires et fiables sont enregistrées, ou les écritures proposées sont préparées dans le système comptable, conformément à la méthode d'accès et aux seuils d'approbation convenus.
- Gestion des paiements partiels et fractionnés. Cette solution propose des méthodes pour répartir les reçus partiels entre plusieurs factures et permet de générer des propositions de répartition à valider ou de les appliquer automatiquement lorsque les règles sont respectées.
- Routage des exceptions. Les transactions qui ne peuvent pas être appariées avec un degré de certitude suffisant sont placées en file d'attente avec des détails contextuels et classées par ordre de priorité pour être examinées par les utilisateurs du service financier, accompagnées de suggestions quant aux étapes suivantes.
- Suivi et maintenance continus. implementi.ai surveille le traitement, corrige les erreurs d'intégration, met à jour les règles de mise en correspondance et assure le bon fonctionnement du processus de rapprochement au fil du temps.
Exemple de flux de travail
Imaginons, par exemple, une entreprise qui reçoit quotidiennement des fichiers bancaires et des rapports de règlement Stripe. Une transaction bancaire entrante dépourvue de référence de virement est enrichie des informations issues du lot de la passerelle de paiement et de l’adresse e-mail du client provenant d’un enregistrement de vente ; l’IA identifie deux factures en cours dont le montant combiné correspond à la transaction et propose une répartition fractionnée. Le système comptabilise automatiquement cette répartition (ou crée une écriture comptable à valider, selon vos paramètres) et enregistre l’opération. Si l’IA ne parvient pas à atteindre un niveau de confiance suffisant — par exemple, lorsque plusieurs clients portent des noms similaires —, la transaction est placée dans la file d’attente des exceptions, accompagnée des correspondances suggérées et des pièces justificatives, afin qu’un utilisateur du service financier puisse la traiter.
Intégrations
Systèmes types
Parmi les systèmes courants, on trouve les plateformes comptables (par exemple Xero, Sage, NetSuite ou SAP Business One), les fournisseurs de flux bancaires et les passerelles de paiement telles que Stripe, PayPal ou Adyen, ainsi que les plateformes de commerce électronique comme Shopify ou WooCommerce, qui fournissent des données relatives aux commandes et aux clients. D'autres systèmes peuvent éventuellement être connectés lorsqu'il existe des API, des exportations de fichiers ou des méthodes de transfert convenues ; la compatibilité finale est confirmée avant le lancement.
Méthodes de connexion
Nous nous connectons via les API comptables disponibles, les API des passerelles de paiement, l'importation sécurisée de fichiers bancaires (MT940/CSV) ou SFTP, et recevons les rapports via des webhooks ou des exportations CSV programmées. Lorsque les API ne sont pas disponibles, il est possible d'utiliser des rapports au format CSV/Google Sheets ou par e-mail, selon ce qui aura été convenu. Les méthodes exactes sont confirmées lors de la définition du périmètre du projet.
Ce que nous attendons de votre entreprise
Avant le lancement, nous convenons ensemble des comptes bancaires, des passerelles de paiement et des systèmes comptables qui seront connectés, nous fournissons des exemples de fichiers bancaires et de rapports de virement, et nous définissons les règles métier relatives à la comptabilisation automatique et aux seuils d'approbation. Nous avons également besoin de précisions sur la manière dont vous souhaitez que soient gérés les paiements partiels, les radiations et les règlements groupés. La compatibilité et les modalités d'accès sont convenues et confirmées avant la mise en œuvre.
FAQ
Quels systèmes comptables et de paiement pouvez-vous connecter ?
Réponse : Nous pouvons intégrer la plupart des systèmes comptables et passerelles de paiement modernes via des API ou des importations de fichiers programmées. Lors de la phase de définition du périmètre du projet, nous vérifions la compatibilité avec vos prestataires spécifiques et convenons des méthodes de connexion.
Comment sont gérés les paiements partiels et les règlements groupés ?
Réponse : Le système propose des répartitions fractionnées pour les reçus partiels et peut marquer les règlements groupés en vue d'une répartition automatique selon des règles configurables. Les cas ambigus sont acheminés vers une file d'attente dédiée aux exceptions, accompagnés de propositions de répartition.
Dois-je valider chaque correspondance ?
Réponse : Non — c'est vous qui définissez les seuils de confiance. Les correspondances présentant un niveau de confiance élevé peuvent être appliquées automatiquement, tandis que celles présentant un niveau de confiance plus faible sont soumises à un contrôle et à une validation par le service financier, conformément à vos règles de gouvernance.
Que se passe-t-il lorsqu'un paiement ne peut pas être associé à un compte ?
Réponse : Les transactions non appariées sont placées dans une file d'attente d'exceptions classées par ordre de priorité, accompagnées d'informations contextuelles (métadonnées de paiement, commandes associées et correspondances suggérées), afin que votre équipe puisse les résoudre rapidement.
Qu'est-ce qui détermine le prix mensuel ?
Réponse : Le tarif tient compte du nombre et de la complexité des intégrations, de la fréquence de traitement quotidienne, de l'historique des rapprochements conservé, ainsi que de l'assistance continue prévue pour l'ajustement des règles de correspondance et la gestion des problèmes d'intégration.
Prix
Les frais d'activation couvrent la configuration initiale, la mise en œuvre et le lancement du périmètre d'automatisation convenu.
L'abonnement mensuel couvre l'exploitation, la maintenance et la gestion courantes du service d'automatisation.
L'étendue exacte de l'offre et le montant définitif de l'abonnement mensuel sont confirmés avant le lancement.
Prêt à automatiser ce processus ?
Indiquez-nous quels sont le système comptable, les prestataires bancaires et les passerelles de paiement actuellement utilisés par votre entreprise, et donnez-nous un exemple d'exception de paiement courante.
Nous vous confirmerons les modalités de mise en place de cette solution, son champ d'application et le montant final de l'abonnement mensuel.
Réservez un appel de 30 minutes
| Envoyez-nous un e-mailcontact@implementi.ai | Appelez-nous+48 660 983 178 |
