Description
Ce service géré numérise les reçus et les justificatifs de paiement des fournisseurs, extrait les données clés grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR) et utilise l’intelligence artificielle pour suggérer ou appliquer des codes de grand livre, le traitement de la TVA et les affectations aux centres de coûts. Il fonctionne en continu et est configuré pour enregistrer les écritures suggérées ou créer des écritures codées à vérifier dans votre plateforme comptable ou de gestion des dépenses.
Implementi.ai configure les connecteurs, entraîne les règles de codage à partir de votre plan comptable et assure la maintenance du processus automatisé, afin que votre équipe consacre moins de temps aux tâches routinières de codage, à la gestion des exceptions et aux retouches. Les modalités définitives de comptabilisation et les étapes de validation sont toujours convenues avant le lancement.
Le problème
De nombreuses équipes financières traitent encore les justificatifs et les demandes de remboursement en recourant à la saisie manuelle des données, à des règles définies dans des tableurs ou à des conventions de codage incohérentes. Les justificatifs sont reçus par e-mail, via des téléchargements depuis des appareils mobiles, des flux de cartes bancaires et des portails fournisseurs, dans des formats hétérogènes ; le personnel financier passe des heures à ouvrir des images, à lire les lignes de détail et à choisir les codes comptables. À mesure que le volume augmente, cela engendre un retard dans le traitement, accroît le risque d’erreurs de codage, retarde la clôture de fin de mois et oblige les responsables à effectuer des travaux de reclassement ponctuels. Une affectation incomplète ou incohérente de la TVA et des centres de coûts complique également le rapprochement et le reporting.
Ce que cette solution automatise
Ce produit automatise la saisie de bout en bout et le codage initial des reçus et des justificatifs de dépenses, applique les règles de votre plan comptable et transmet les exceptions pour qu'elles soient examinées par un utilisateur. Il peut fonctionner en mode de comptabilisation automatique ou en mode « suggestion et validation », selon vos contrôles.
- Importation automatisée des justificatifs provenant d'e-mails, de fichiers téléchargés depuis un appareil mobile, de flux de cartes d'entreprise et d'exportations au format CSV.
- Extraction par OCR du nom du fournisseur, de la date, des montants, de la TVA et des lignes de commande.
- Suggestions de codes GL et de centres de coûts générées par l'IA, à partir de votre plan comptable et d'exemples historiques.
- Création automatique de brouillons d'écritures comptables ou de notes de frais dans le système cible.
- Traitement des exceptions en cas de données manquantes, de montants inhabituels ou de codages peu fiables.
- Ajustement continu du modèle et mises à jour des règles à mesure que de nouveaux fournisseurs ou types de dépenses apparaissent.
Les avantages pour votre entreprise
- Réduction de la charge de travail manuel. Automatise la saisie des pièces justificatives répétitives et leur codage initial, permettant ainsi au personnel financier de se concentrer sur les exceptions, les rapprochements et les tâches à valeur ajoutée.
- Une clôture de fin de mois plus rapide. La saisie précoce des codes et des écritures provisoires permet de réduire l'arriéré et d'accélérer les cycles de rapprochement, en garantissant que les écritures sont préparées avant les périodes de facturation et de clôture.
- Amélioration de la cohérence du codage. Des règles centralisées et un assistant IA garantissent une sélection cohérente des comptes généraux et une répartition uniforme entre les centres de coûts, quel que soit le responsable ou l'équipe concerné(e).
- Réduction des erreurs et des risques de retouches. Une extraction structurée et une évaluation du niveau de confiance permettent de repérer les codes potentiellement erronés et de ne transmettre que les véritables exceptions pour un examen humain.
- A assuré la continuité des activités. L'abonnement géré comprend la surveillance, la gestion des erreurs et la maintenance, afin que l'automatisation reste en phase avec l'évolution des plans comptables ou des politiques.
Un cas d'utilisation concret
Dans un cabinet de conseil de taille moyenne, qui traite chaque mois des dizaines de demandes de remboursement de frais de ses collaborateurs et gère un programme de cartes d’entreprise, le service financier reçoit les justificatifs par e-mail, via une messagerie instantanée et par téléchargement depuis des appareils mobiles. L’équipe consacre actuellement plusieurs jours-personnes par mois au rapprochement et à la saisie manuelle des transactions dans le système comptable. Depuis la mise en place de cet assistant, les justificatifs sont capturés automatiquement, des suggestions de codes comptables et de traitement de la TVA apparaissent sous forme de pièces pré-enregistrées, et seuls les éléments présentant un faible niveau de confiance ou constituant des exceptions aux règles sont transmis à l’équipe financière pour validation. Il en résulte une réduction du retard dans la saisie comptable, une piste d’audit plus claire pour les exceptions et une préparation plus rapide des rapprochements de fin de mois.
À qui s'adresse-t-il ?
- Les équipes financières des entreprises de taille intermédiaire qui traitent entre 200 et 5 000 justificatifs par mois et qui doivent s'adapter à la croissance sans augmenter leurs effectifs.
- Entreprises disposant d'un plan comptable défini et souhaitant garantir une répartition cohérente des écritures du grand livre et des centres de coûts au sein d'équipes réparties géographiquement.
- Les entreprises qui utilisent des plateformes de comptabilité ou de gestion des dépenses dans le cloud et qui souhaitent réduire le temps consacré à la saisie des données et au traitement des exceptions.
Qu'est-ce qui est inclus dans l'abonnement mensuel ?
L'abonnement mensuel couvre l'exploitation et la surveillance continues du processus d'automatisation de la capture et du codage, ainsi que la maintenance et l'optimisation. Implementi.ai configure les connecteurs, exécute la logique d'extraction et de codage basée sur l'IA, surveille les performances et corrige les erreurs d'automatisation dès qu'elles surviennent.
- Gestion des connexions et de l'intégration avec les systèmes convenus.
- Traitement par IA pour la reconnaissance optique de caractères (OCR) et les suggestions de codage.
- Suivi de l'automatisation et gestion/correction des erreurs.
- Mises à jour raisonnables de la configuration afin de maintenir la conformité des règles de codage avec votre plan comptable.
Dans quels cas cette solution n'est-elle pas nécessaire ?
- Pour les très petites équipes traitant moins d'une cinquantaine de reçus par mois, une application de saisie des reçus plus simple peut s'avérer plus rentable qu'un service d'automatisation géré.
- Les entreprises qui ne disposent pas d'un plan comptable stable ou qui ont recours à des pratiques comptables extrêmement personnalisées, nécessitant l'intervention manuelle d'un spécialiste pour chaque écriture.
Comment ça marche
- Enregistrer les reçus. Le service collecte les reçus et les factures provenant des sources configurées (e-mail, envois depuis un mobile, flux de cartes bancaires, fichiers CSV) et les rassemble dans une file d'attente de traitement.
- Extraire les données. L'OCR extrait le nom du fournisseur, les dates, les montants par ligne, la TVA et les numéros de référence ; le système analyse les lignes de commande comportant plusieurs lignes, le cas échéant.
- Proposer des codes GL. Un modèle d'IA combine l'historique des fournisseurs, le libellé des lignes de facture et les règles de votre plan comptable pour proposer des codes comptables, le traitement de la TVA et les affectations aux centres de coûts, accompagnés de scores de confiance.
- Enregistrer ou mettre en attente les inscriptions. En fonction des contrôles convenus, des propositions présentant un niveau de fiabilité élevé sont utilisées pour créer des ébauches d'écritures comptables dans votre système ou sont présentées sous forme de suggestions soumises à l'approbation d'un vérificateur.
- Exceptions d'itinéraire. Les éléments présentant un faible niveau de fiabilité, les champs manquants ou les exceptions aux règles sont transmis aux responsables de validation désignés, accompagnés des données extraites et des actions suggérées.
- Comptabiliser et effectuer le rapprochement. Une fois validées ou comptabilisées automatiquement, les écritures sont disponibles pour le rapprochement et la production de rapports dans le système comptable ; le rapprochement avec les flux des cartes s'effectue en continu.
- Surveiller et optimiser. Implementi.ai surveille les performances, met à jour les règles de codage et réajuste les modèles d'IA afin de réduire les exceptions futures et d'améliorer la précision.
Exemple de flux de travail
Imaginons, par exemple, une entreprise qui reçoit 600 justificatifs par mois provenant de ses employés et de ses cartes d’entreprise. Un justificatif est envoyé par e-mail sous forme de photo : le service extrait le nom du fournisseur, la date, les lignes de facture et la TVA. L’IA compare l’historique du fournisseur et les mots-clés des lignes de facture au plan comptable de l’entreprise et propose un code comptable et un centre de coûts avec un niveau de confiance de 92%. Comme ce niveau de confiance dépasse le seuil convenu, le système crée un brouillon de pièce comptable dans le système comptable. Si le niveau de confiance avait été faible ou si le montant avait été inhabituellement élevé, le justificatif aurait été transmis à un responsable financier chargé de la validation, accompagné des champs extraits et de la codification suggérée. Les écritures validées sont ensuite disponibles pour le rapprochement et le reporting sans saisie manuelle des données.
Intégrations
Systèmes types
Parmi les systèmes couramment connectables, on trouve les plateformes de comptabilité en ligne (par exemple Xero, Sage Intacct, NetSuite), les plateformes de gestion des notes de frais (par exemple Expensify, SAP Concur), les flux de cartes d’entreprise provenant des portails bancaires, ainsi que les espaces de stockage de fichiers ou les messageries électroniques où sont téléchargés les justificatifs. D'autres systèmes, tels que Google Sheets ou les bases de données de gestion interne, peuvent être utilisés comme sources complémentaires pour le mappage des fournisseurs et la recherche des centres de coûts. Il s'agit là d'exemples à titre indicatif ; la compatibilité définitive est confirmée avant le lancement.
Méthodes de connexion
Les méthodes de connexion couramment utilisées pour ce produit sont les API des fournisseurs ou les intégrations natives (plateformes de comptabilité et de gestion des dépenses), le transfert sécurisé de fichiers ou le protocole SFTP pour les exportations CSV par lots, l'analyse des e-mails pour les workflows de transfert de reçus, ainsi que les importations depuis Google Sheets ou au format CSV pour les tables de mappage. Nous convenons des méthodes privilégiées lors de la définition du périmètre du projet et vérifions leur compatibilité avant la mise en œuvre.
Ce que nous attendons de votre entreprise
Avant le lancement, nous convenons des systèmes à connecter, des exemples de reçus et d'un plan comptable représentatif, des seuils d'approbation habituels et des règles de routage des exceptions. Nous avons également besoin des détails relatifs aux méthodes d'accès (identifiants API, points de terminaison SFTP ou routage des e-mails), d'exemples de fournisseurs ou de types de dépenses inhabituels, ainsi que d'une liste des utilisateurs devant recevoir les alertes d'exception. La compatibilité et les méthodes d'accès sont validées avant la mise en œuvre.
FAQ
Quel est le degré de précision du codage GL ?
La précision dépend de la qualité des données historiques et de la clarté des justificatifs. Nous affinons les modèles à l'aide de votre plan comptable et d'exemples historiques ; les suggestions présentant un niveau de confiance élevé peuvent être appliquées automatiquement, tandis que celles présentant un niveau de confiance faible sont transmises pour vérification.
À quels systèmes comptables pouvez-vous vous connecter ?
Nous nous connectons généralement aux plateformes de comptabilité et de gestion des dépenses dans le cloud via une API, et prenons également en charge les exportations au format CSV, via SFTP ou par e-mail. Lors de la phase de définition du périmètre du projet, nous déterminons précisément les systèmes et les méthodes d'accès requis.
Que devient-il des éléments dont le niveau de confiance est faible ?
Les éléments présentant un faible niveau de confiance ou constituant une exception aux règles sont transmis à des validateurs désignés, accompagnés des données extraites et des codes suggérés. Les décisions des validateurs sont réintégrées dans le modèle afin d’améliorer les suggestions futures.
Est-il possible de publier des articles automatiquement ?
Oui, la comptabilisation automatique est disponible si vous en faites la demande. De nombreux clients préfèrent une approche par étapes, dans laquelle des brouillons d'écritures sont créés et vérifiés avant la comptabilisation définitive ; nous mettons en œuvre le fonctionnement que vous aurez validé lors de la définition du périmètre du projet.
Comment le service est-il assuré ?
L'abonnement mensuel comprend la surveillance, la gestion des erreurs et les mises à jour de configuration raisonnables. Dans le cadre de ce service géré, Implementi.ai assure la maintenance des connecteurs, optimise la logique d'extraction et de codage, et corrige les erreurs d'automatisation.
Prix
Les frais d'activation couvrent la configuration initiale, la mise en œuvre et le lancement du périmètre d'automatisation convenu.
L'abonnement mensuel couvre l'exploitation, la maintenance et la gestion courantes du service d'automatisation.
L'étendue exacte de l'offre et le montant définitif de l'abonnement mensuel sont confirmés avant le lancement.
Prêt à automatiser ce processus ?
Indiquez-nous quelles plateformes de comptabilité et de gestion des dépenses vous utilisez actuellement, ainsi que le volume mensuel habituel de vos justificatifs.
Nous vous confirmerons les modalités de mise en place de cette solution, son champ d'application et le montant final de l'abonnement mensuel.
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