Description
Ce service géré analyse en permanence vos factures impayées, l’historique des paiements de vos clients et vos échanges avec eux afin de hiérarchiser les actions de recouvrement et de suivre les promesses de paiement. implementi.ai se charge de l’automatisation, surveille son bon fonctionnement et gère les modifications de configuration afin que votre équipe reçoive des listes de tâches exploitables et à jour, plutôt que de simples feuilles de calcul brutes.
Cette solution permet de gagner du temps lors du choix des comptes à contacter, propose des suggestions de prise de contact rédigées par l'IA et conserve un historique vérifiable des engagements pris et des résultats obtenus en matière de recouvrement. La connectivité finale, le périmètre d'intervention et les systèmes à relier sont confirmés avant le lancement.
Le problème
La plupart des équipes gèrent le recouvrement à l'aide de rapports d'ancienneté manuels, de fils de discussion par e-mail et de rappels ponctuels. À mesure que les volumes augmentent, les comptes à haut risque peuvent passer inaperçus, tandis que le recouvrement de créances de faible valeur fait perdre du temps au personnel. Le suivi des promesses de paiement et des litiges est fragmenté entre des feuilles de calcul et des notes dans le CRM, ce qui entraîne des retards dans les relances par rapport aux dates convenues et des escalades trop tardives. Cela génère une incertitude au niveau de la trésorerie et détourne l’attention des cadres supérieurs vers des exceptions qui pourraient être évitées. Un système fiable et mis à jour en continu, permettant de hiérarchiser les priorités et de suivre les promesses de paiement, est nécessaire pour transformer des données dispersées en un travail de recouvrement quotidien fiable.
Ce que cette solution automatise
Ce service automatise l'analyse continue et la gestion opérationnelle des créances clients afin de générer une liste de tâches de recouvrement classées par ordre de priorité et d'assurer le suivi des engagements de paiement.
- Synthèse quotidienne des factures en cours, de l'historique des paiements et des communications récentes avec les clients.
- Évaluation par l'IA du risque lié aux factures et actions recommandées (par exemple : relance, remontée hiérarchique, suivi des litiges).
- Création de brouillons de messages pour les e-mails, les SMS ou les tâches CRM, et enregistrement des communications envoyées.
- Suivi centralisé des engagements de paiement, des dates de paiement prévues et des rappels automatiques en cas de non-respect des engagements.
- Alertes d'escalade pour les comptes à haut risque ou les litiges non résolus depuis longtemps.
Les avantages pour votre entreprise
- Des priorités claires. L'évaluation par IA met en évidence les factures pour lesquelles une intervention immédiate serait la plus bénéfique, ce qui permet aux chargés du recouvrement de se concentrer sur les tâches qui améliorent les résultats en termes de trésorerie, plutôt que de se consacrer à des créances de faible valeur.
- Réduction des tâches administratives répétitives. Les messages de communication pré-rédigés et les rappels automatisés permettent de réduire le temps consacré à la rédaction d'e-mails et à la mise à jour de feuilles de calcul, ce qui libère le personnel pour qu'il puisse se consacrer aux négociations et au règlement des litiges.
- Un suivi fiable des engagements. Les engagements de paiement sont enregistrés, suivis et notifiés à nouveau automatiquement, ce qui permet de réduire les engagements non respectés et les relances manuelles répétées.
- Des escalades répétées. Ce service applique les règles d'escalade convenues afin que les comptes à haut risque soient signalés sans délai aux responsables ou aux équipes juridiques.
- Continuité des activités. implementi.ai surveille l'automatisation et applique les corrections courantes ainsi que les mises à jour de configuration afin que le processus continue de fonctionner malgré les changements apportés aux systèmes ou aux règles métier.
Un cas d'utilisation concret
Un fournisseur B2B de taille moyenne émet chaque mois des centaines de factures à des clients réguliers. L’équipe chargée du crédit passe des heures à trier manuellement les rapports d’ancienneté des créances et à rédiger des rappels ; les promesses de paiement ne sont consignées que dans des fils de discussion par e-mail. Après le déploiement de ce service, l’analyse quotidienne des créances génère une liste de tâches classées par ordre de priorité. Le système met en évidence un compte important présentant des paiements partiels répétés, suggère un appel programmé, rédige un e-mail d’escalade à l’intention du chargé de compte et enregistre une promesse de paiement accompagnée d’un rappel automatique en cas de dépassement de la date prévue. Les chargés du recouvrement s’appuient sur une source d’information fiable et unique, et les litiges sont identifiés plus tôt.
À qui s'adresse-t-il ?
- Les équipes financières et de crédit des PME et des entreprises de taille intermédiaire qui cherchent à améliorer l'efficacité du recouvrement des créances et à réduire les tâches manuelles liées à la gestion des comptes clients.
- Les entreprises qui émettent régulièrement des factures B2B et dont le volume de créances est modéré à élevé, et qui ont besoin d'une gestion quotidienne des priorités en matière de recouvrement.
- Les organisations qui gèrent les engagements de paiement et les processus de traitement des litiges via la messagerie électronique et le CRM, et qui souhaitent disposer d'un historique unique et traçable.
Qu'est-ce qui est inclus dans l'abonnement mensuel ?
L'abonnement mensuel couvre la gestion continue de l'automatisation ainsi que les tâches opérationnelles courantes nécessaires à son bon fonctionnement. implementi.ai configure les intégrations convenues, gère l'automatisation, surveille son fonctionnement, traite et corrige les erreurs d'automatisation, et applique les mises à jour de configuration raisonnables.
- Traitement quotidien et hiérarchisation des postes clients.
- Suivi et maintenance des intégrations et des flux de travail.
- Adaptation des règles de notation et des modèles de communication à mesure que les besoins de l'entreprise évoluent.
Dans quels cas cette solution n'est-elle pas nécessaire ?
- Les entreprises dont le volume d'activité est très faible, avec moins d'une poignée de factures par mois, et pour lesquelles le traitement manuel est déjà efficace.
- Les entreprises qui exigent un contrôle interne exclusif de l'ensemble des messages de recouvrement et des restrictions légales strictes concernant les rappels automatisés, sans intervention externe.
Comment ça marche
- Connectez vos sources de données. Nous connectons vos systèmes comptables/ERP, CRM et de paiement (ou acceptons les exportations programmées) afin que le processus automatisé puisse prendre en compte les factures, les paiements, les conditions de paiement des clients et les communications récentes.
- Importer et normaliser les enregistrements. Les factures, les notes de crédit, les reçus et les mentions de litige sont regroupés et harmonisés au sein d'un ensemble de données unique relatif aux comptes clients, en vue de leur analyse.
- Évaluez et classez par ordre de priorité. L'IA analyse chaque facture impayée en tenant compte de son ancienneté, de l'historique des paiements, des signaux de litige et du comportement du client afin de générer une liste de tâches classées par ordre de priorité et de proposer une action à entreprendre.
- Ébauche des actions de sensibilisation et des tâches. Le service génère des brouillons d'e-mails ou de SMS et crée des entrées dans le CRM ou des tâches pour les agents de recouvrement ; les modèles reflètent votre ton et vos règles d'escalade.
- Suivre les promesses et les résultats. Lorsqu'un client s'engage à respecter une date de paiement, cet engagement est enregistré et le système programme des rappels et des relances automatiques en cas de retard.
- Signaler et faire remonter l'information. Les comptes à haut risque ou les litiges non résolus depuis longtemps déclenchent des alertes destinées aux responsables ou déclenchent un processus d'escalade prédéfini en vue d'une intervention humaine.
- Surveiller et entretenir. implementi.ai assure une surveillance continue de l'automatisation, corrige les erreurs dès qu'elles surviennent et met à jour la configuration ou les modèles conformément à ce qui a été convenu.
Exemple de flux de travail
Prenons l'exemple d'une entreprise qui émet des factures hebdomadaires à des dizaines de distributeurs. Une facture d'un montant important accuse un retard de paiement de 60 jours et les e-mails du client font état d'un litige concernant la livraison. Le système automatisé importe la facture et les échanges, attribue un score de risque élevé et recommande un appel de suivi ainsi qu'une demande de rapprochement. Elle crée une tâche dans le CRM, rédige un e-mail résumant les points litigieux et enregistre un engagement de paiement si le client accepte une date de règlement. Si la date promise s'écoule sans que le paiement ne soit reçu, le système envoie un rappel et transmet le dossier au responsable du crédit pour un recouvrement par téléphone.
Intégrations
Systèmes types
Parmi les systèmes typiques pouvant être connectés, on trouve les plateformes de comptabilité et les progiciels de gestion intégrée (ERP) (par exemple Xero, Sage, NetSuite), les systèmes CRM (par exemple Salesforce, HubSpot), les passerelles de paiement et les fichiers de paiement, ainsi que les systèmes d'assistance ou de messagerie électronique dans lesquels existent des fils de discussion relatifs à des litiges. D'autres systèmes peuvent potentiellement être connectés via une API, un webhook, une exportation CSV programmée ou une intégration intermédiée convenue avant le lancement.
Méthodes de connexion
Les connexions sont mises en place via les API disponibles ou, dans la mesure du possible, par le biais d'intégrations natives, de webhooks pour les événements en temps réel, ou encore d'exportations CSV/de données programmées et sécurisées lorsque les API ne sont pas disponibles. L'analyse des e-mails ou la création de tâches dans un CRM constituent également des méthodes courantes pour l'enregistrement des actions de prospection. La méthode précise à adopter pour chaque système est convenue avant la mise en œuvre.
Ce que nous attendons de votre entreprise
Avant le lancement, nous convenons ensemble des systèmes à connecter, des exemples de données (factures, historique des paiements, notes de litige), de vos règles d'escalade et des modèles de communication que vous préférez. Nous avons également besoin d'un interlocuteur pour les décisions relatives aux règles métier et d'une liste des utilisateurs qui recevront les listes de tâches. La compatibilité et la méthode d'accès définitive sont confirmées lors de la phase de cadrage et avant le début de tout travail de configuration.
FAQ
À quels systèmes comptables et CRM pouvez-vous vous connecter ?
Nous nous connectons généralement aux principaux systèmes de comptabilité, ERP et CRM via leurs API ; lorsqu'aucune API native n'est disponible, nous pouvons recourir à des exportations CSV programmées ou à des flux Webhook. La compatibilité définitive est confirmée lors de la phase de définition du périmètre du projet.
Le système peut-il envoyer directement des e-mails ou des SMS de relance ?
Oui — une fois configurée, l'automatisation peut générer et envoyer des messages via votre fournisseur de messagerie électronique ou votre service SMS intégré. Les modèles de messages et les règles d'envoi sont configurés pour correspondre à votre ton et à votre politique d'escalade.
Comment les engagements de paiement sont-ils suivis et mis en œuvre ?
Les promesses de paiement sont enregistrées de manière centralisée avec les dates de paiement prévues ; le système automatisé programme des rappels et signale les promesses non honorées afin qu'elles soient transmises à un responsable. L'intervention humaine reste possible en cas de négociation ou de résolution d'un litige.
Quelles sont les options de personnalisation disponibles pour les règles de priorisation ?
Les règles de notation peuvent être ajustées pour refléter vos priorités commerciales — par exemple, en associant les notes à la limite de crédit des clients, au montant des factures ou aux comptes stratégiques. Implementi.ai procède à des mises à jour de configuration raisonnables dans le cadre de son service mensuel.
Comment la mise en œuvre commence-t-elle ?
Nous commençons par une réunion de cadrage afin de définir les systèmes, les échantillons de données et les actions que vous souhaitez automatiser. La date de lancement dépend des intégrations et de l'étendue du projet ; elle est confirmée avant la mise en œuvre.
Que se passe-t-il lorsque le processus automatisé rencontre une erreur ?
Dans le cadre de l'abonnement, implementi.ai surveille le processus d'automatisation, traite les erreurs et les corrige. Les problèmes graves sont transmis à votre interlocuteur désigné afin qu'il prenne une décision ou apporte des précisions.
Prix
Les frais d'activation couvrent la configuration initiale, la mise en œuvre et le lancement du périmètre d'automatisation convenu.
L'abonnement mensuel couvre l'exploitation, la maintenance et la gestion courantes du service d'automatisation.
L'étendue exacte de l'offre et le montant définitif de l'abonnement mensuel sont confirmés avant le lancement.
Prêt à automatiser ce processus ?
Indiquez-nous quels sont les systèmes de comptabilité, de gestion de la relation client (CRM) et de paiement que votre entreprise utilise actuellement.
Nous vous confirmerons les modalités de mise en place de cette solution, son champ d'application et le montant final de l'abonnement mensuel.
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