Opis
Narzędzie AI Split‑Order & Partial‑Delivery Manager wykrywa sytuacje, w których zamówienie jest wysyłane w więcej niż jednej przesyłce lub gdy niektóre pozycje pozostają w stanie zaległości, a następnie automatyzuje powiadamianie klientów, wewnętrzne przekazywanie informacji oraz działania naprawcze. Ogranicza to konieczność ręcznego monitorowania, niespójnych komunikatów oraz przypadkowych nadmiernych realizacji zadań w zespołach sprzedaży, obsługi klienta i magazynowych.
Implementi.ai konfiguruje, obsługuje i utrzymuje podłączoną automatyzację w ramach stałej usługi zarządzanej: ustalamy punkty integracji, dostosowujemy reguły we współpracy z Państwem, monitorujemy automatyzację i zajmujemy się błędami, dzięki czemu rozwiązanie działa nieprzerwanie, a Państwa zespół nie musi zajmować się utrzymaniem skryptów ani szablonów.
Problem
Gdy zamówienia są realizowane w kilku przesyłkach lub gdy niektóre pozycje (SKU) są wysyłane później, firmy często polegają na ręcznych kontrolach: pracownicy obsługi klienta sprawdzają powiadomienia od przewoźników, pracownicy operacyjni weryfikują listy przewozowe i wiadomości e-mail od klientów, a menedżerowie aktualizują terminy dostaw w kilku systemach. Ten rozdrobniony proces powoduje niespójną komunikację z klientami, powielanie wysiłków, błędne oczekiwania oraz dodatkowe zgłoszenia od klientów. Wraz ze wzrostem liczby zamówień lub złożoności pozycji asortymentowych ręczne śledzenie staje się coraz bardziej czasochłonne i podatne na błędy, obciążając dział obsługi klienta i realizację zamówień oraz zwiększając ryzyko zwrotów lub utraty klientów z powodu ich dezorientacji.
Co automatyzuje to rozwiązanie
Ten produkt z obsługą techniczną automatyzuje wykrywanie, komunikację z klientami oraz działania operacyjne związane z przesyłkami dzielonymi lub częściowymi. Rozwiązanie koncentruje się na dokładnym śledzeniu statusu przesyłek, priorytetowym podejmowaniu działań następczych oraz wyznaczaniu tras zastępczych w przypadku opóźnień w dostawach lub brakujących przesyłek.
- Wykrywanie przesyłek podzielonych oraz przypisywanie przewoźników i zdarzeń związanych ze śledzeniem przesyłek do konkretnych pozycji zamówienia.
- Automatycznie aktualizuj informacje o terminach dostaw i statusach zamówień widoczne dla klientów w sklepie internetowym lub systemie CRM.
- Uruchamianie działań wewnętrznych: ustalanie priorytetów zamówień z opóźnieniem, przyspieszenie kompletacji i pakowania, ulepszenia w zakresie wysyłki lub procedury związane z kredytami i rekompensatami zgodnie z ustalonymi zasadami.
- Otwórz zgłoszenie i przypisz wyjątki do odpowiedniego zespołu lub osoby, jeśli wymagana jest zatwierdzenie przez pracownika.
- Należy prowadzić podlegającą audytowi historię statusów wysyłek dla każdego zamówienia na potrzeby sporządzania raportów i rozpatrywania sporów.
Korzyści dla Twojej firmy
- Mniejsza liczba zgłoszeń do pomocy technicznej. Klienci otrzymują na bieżąco dokładne informacje o tym, które produkty zostały wysłane i kiedy dotrą pozostałe, co ogranicza liczbę zapytań dotyczących dostaw.
- Spójne obietnice wobec klientów. Zautomatyzowane mapowanie statusów zapewnia, że przewidywane czasy dostawy oraz strony zamówień są zawsze zgodne z rzeczywistymi zdarzeniami u przewoźnika i stanem magazynu.
- Szybsze rozwiązywanie problemów związanych z wyjątkami. System automatyzacji przekazuje zgłoszenia dotyczące dostaw częściowych do odpowiedniego zespołu wraz z informacjami kontekstowymi i priorytetem, co skraca czas poświęcany na ręczną klasyfikację zgłoszeń.
- Wydajność operacyjna. Zespoły magazynowe i realizacyjne otrzymują sygnały do działania (np. przyspieszenie realizacji, konsolidacja lub anulowanie pozostałych pozycji), dzięki czemu pracownicy rzadziej podejmują decyzje doraźne.
- Przejrzysta ścieżka audytu. Prowadzenie historii statusów przesyłek ułatwia rozpatrywanie reklamacji, zwrotów oraz analizę po zrealizowaniu zamówienia.
Praktyczny przykład zastosowania
Średniej wielkości sklep internetowy sprzedaje zestawy i zamówienia obejmujące wiele pozycji. Gdy pozycja o długim terminie realizacji była niedostępna, klienci zazwyczaj nie otrzymywali jasnych informacji lub otrzymywali wiele sprzecznych wiadomości e-mail. Dzięki narzędziu AI Split-Order & Partial-Delivery Manager system wykrywa, kiedy jedna paczka zostaje wysłana, a pozostałe pozycje pozostają w toku realizacji, aktualizuje harmonogram zamówienia w sklepie internetowym i wysyła jedną jasną wiadomość wyjaśniającą, które produkty zostały wysłane, kiedy spodziewana jest dostawa pozostałych produktów oraz jakie są dostępne opcje rekompensaty lub przyspieszenia dostawy. Jeśli realizacja pozostałych pozycji opóźni się ponad określony w zasadach limit, automatyzacja przekazuje zamówienie do działu realizacji i tworzy zgłoszenie do działu obsługi klienta w celu nawiązania spersonalizowanego kontaktu.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Średniej wielkości sprzedawcy internetowi realizujący zamówienia obejmujące wiele pozycji asortymentowych — ograniczcie ręczne czynności wykonywane po złożeniu zamówienia i zwiększcie przejrzystość dostaw.
- Platformy handlowe i sprzedawcy korzystający z usług realizacji zamówień przez podmioty zewnętrzne lub z wielu magazynów — ujednoliccie zdarzenia związane z wysyłką i komunikaty dla klientów.
- Zespoły obsługi klienta zajmujące się częstymi skargami dotyczącymi dostaw częściowych — wyeliminujcie konieczność wielokrotnego sprawdzania statusu przesyłek i udzielajcie spójnych odpowiedzi.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje obsługę systemu automatyzacji oraz wszystkie uzgodnione integracje, bieżące przetwarzanie oparte na sztucznej inteligencji wymagane przez usługę, ciągłe monitorowanie działania systemu automatyzacji, obsługę i usuwanie błędów systemu automatyzacji oraz uzasadnione aktualizacje konfiguracji niezbędne do zapewnienia prawidłowego działania uzgodnionego rozwiązania.
- Utrzymujemy połączenia z systemami uzgodnionymi przed uruchomieniem i monitorujemy przepływ zdarzeń.
- W ramach usługi zarządzanej Implementi.ai zajmuje się usuwaniem błędów, optymalizacją reguł routingu oraz okresowymi modyfikacjami szablonów wiadomości.
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- Jeśli Twój sklep realizuje wyłącznie zamówienia jednowierszowe z dostawą tego samego dnia, bez podziału przesyłek, ten produkt może okazać się zbędny.
- Firmy, które preferują całkowicie ręczną komunikację z klientami, prowadzoną przez konsultantów, i nie są zainteresowane automatycznym kierowaniem połączeń, nie powinny wybierać tej usługi.
Jak to działa
- Zintegruj źródła zamówień i wysyłek. Rozwiązanie to łączy się z platformą e-commerce, systemem WMS, kanałami danych przewoźników oraz dowolnym systemem zarządzania zamówieniami w celu odbierania pozycji zamówień i zdarzeń związanych ze śledzeniem przesyłek.
- Należy znormalizować zdarzenia i dopasować je do pozycji zamówienia. Przychodzące powiadomienia od przewoźników i informacje o śledzeniu przesyłek oraz potwierdzenia z magazynu są analizowane i przypisywane do konkretnych kodów SKU i pozycji zamówienia, dzięki czemu system rozpoznaje, które pozycje zostały wysłane.
- Sklasyfikuj stan dostawy. Sztuczna inteligencja i logika reguł określają, czy dane zdarzenie wskazuje na wysyłkę częściową, wysyłkę kompletną czy też stanowi wyjątek (brakujące pozycje, opóźniona przesyłka, podzielony zwrot), a następnie przypisują mu poziom priorytetu.
- Zaktualizuj obietnice złożone klientom. System automatycznie aktualizuje harmonogram realizacji zamówienia i wysyła wiadomości oparte na szablonach lub spersonalizowane (e-mail/SMS/notatka w systemie CRM), w których podaje, które pozycje zostały już wysłane oraz przewidywane terminy wysyłki pozostałych.
- Wywołaj działania operacyjne. Zgodnie z ustalonymi przez Państwa zasadami system tworzy zadania związane z realizacją zamówień, zmienia priorytety zaległych zamówień, zleca przyspieszoną wysyłkę lub wystawia noty kredytowe/zwroty kosztów za pozycje, których to dotyczy.
- Eskaluj wyjątki. Jeśli dany wyjątek wymaga weryfikacji przez człowieka, platforma tworzy zadanie zawierające kontekst, historię oraz zalecane dalsze działania dla zespołu wsparcia lub operacyjnego.
- Prowadź historię wysyłek. Wszystkie zdarzenia, aktualizacje i działania są rejestrowane, dzięki czemu zespoły mogą weryfikować podejmowane decyzje, a system może optymalizować przyszłe trasy poprzez ciągłe dostosowywanie reguł.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę zajmującą się sprzedażą zestawów elektronicznych. Złożono zamówienie obejmujące trzy pozycje (SKU): pozycja A jest wysyłana natychmiast, pozycja B jest wysyłana później z innego magazynu, a pozycja C jest niedostępna i oczekuje na dostawę. System otrzymuje powiadomienie od przewoźnika dotyczące pozycji A i oznacza tę pozycję jako dostarczoną, jednocześnie rozpoznając, że pozostałe pozycje są w toku realizacji. Automatycznie aktualizuje harmonogram zamówienia, wysyła do klienta jedną zbiorczą wiadomość opisującą, który produkt dotarł oraz podaje przewidywane terminy dostawy pozycji B i C, oraz uruchamia w magazynie zadanie o priorytecie „zamówienie z opóźnieniem” dla pozycji C. Jeśli przewoźnik pozycji B zgłosi opóźnienie, system automatycznie przekazuje zamówienie do pracownika obsługi klienta wraz z sugerowanymi rozwiązaniami (oferta przyspieszonej wysyłki lub częściowego zwrotu kosztów) oraz rejestruje kroki podjęte w celu rozwiązania problemu w historii zamówienia.
Integracje
Typowe systemy
Do typowych systemów, z którymi można się połączyć, należą platformy e-commerce (Shopify, Magento, WooCommerce), systemy zarządzania zamówieniami lub systemy ERP, systemy zarządzania magazynem (WMS) oraz interfejsy API przewoźników i systemów śledzenia przesyłek (główni kurierzy). Często uwzględniane są również platformy CRM lub obsługi klienta (Zendesk, Freshdesk) oraz dostawcy usług e-mailowych i SMS-owych w celu wysyłania wiadomości do klientów. Inne systemy mogą zostać podłączone po uzgodnieniu.
Metody połączeń
W miarę możliwości połączenia wykorzystują dostępne interfejsy API i webhooki w celu odbierania danych dotyczących śledzenia przesyłek i zdarzeń związanych z zamówieniami w czasie rzeczywistym. Gdy interfejsy API nie są dostępne, uzgodnione alternatywy obejmują eksport/import plików CSV, przesyłanie plików za pośrednictwem SFTP, Arkusze Google lub analizę wiadomości e-mail w celu uzyskania powiadomień od przewoźników. Dokładne metody są ustalane na etapie określania zakresu projektu i zależą od systemów, z których Państwo korzystają.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem uzgadniamy listę systemów, które mają zostać podłączone, przykładowe dane dotyczące zamówień i wysyłek, zdarzenia, które powinny wyzwalać aktualizacje, oraz reguły biznesowe dotyczące obsługi dostaw częściowych (np. kiedy należy przyspieszyć realizację, zgłosić sprawę do wyższej instancji lub zaoferować rekompensatę). Potrzebujemy również przykładów komunikatów kierowanych do klientów oraz zasad zatwierdzania wyjątków. Kompatybilność i metody dostępu są weryfikowane i potwierdzane przed wdrożeniem.
Najczęściej zadawane pytania
Z jakimi systemami można się połączyć w celu obsługi zdarzeń związanych z wysyłką?
Zazwyczaj łączymy się z platformami e-commerce, systemami WMS, ERP oraz interfejsami API przewoźników i systemów śledzenia przesyłek. W przypadku braku bezpośrednich interfejsów API możemy korzystać z plików CSV, protokołu SFTP lub kanałów danych przesyłanych pocztą elektroniczną lub za pośrednictwem webhooków, uzgodnionych przed uruchomieniem usługi.
Czy wiadomości wysyłane do klientów można dostosować do naszej marki i stylu komunikacji?
Tak. Wdrażamy szablony wiadomości dostosowane do stylu komunikacji Państwa marki, które mogą zawierać spersonalizowane informacje z zamówienia. Szablony i reguły zatwierdzania są konfigurowane podczas wdrażania.
Co się stanie, jeśli przewoźnik dostarczy niejasne lub opóźnione dane dotyczące śledzenia przesyłki?
System automatyczny oznacza niejednoznaczne zdarzenia jako wyjątki i albo stosuje wstępnie skonfigurowane reguły awaryjne, albo tworzy zadanie o podwyższonym priorytecie, które agent może sprawdzić wraz z całym dostępnym kontekstem.
Czy prowadzicie rejestr historii wysyłek i podjętych działań?
Tak. Rozwiązanie zarządzane przechowuje podlegającą audytowi historię statusów wysyłek dla każdego zamówienia, dzięki czemu zespoły mogą przeglądać wcześniejsze zdarzenia, komunikaty oraz działania podjęte przez system automatyzacji.
W jaki sposób ustalana jest miesięczna opłata?
Ceny miesięczne uwzględniają liczbę i rodzaj integracji, częstotliwość zdarzeń, wymagane przetwarzanie oparte na sztucznej inteligencji oraz zakres dostosowań i bieżącego monitorowania. Ostateczny zakres usług i cenę potwierdzamy przed uruchomieniem usługi.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Prosimy o podanie, z jakich platform e-commerce, systemów magazynowych lub systemów przewoźników Państwo obecnie korzystają, oraz o podanie przykładu niedawnego problemu związanego z wysyłką częściową.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
