Opis
Narzędzie AI Goods-Receipt Matching & Exception Router automatyzuje proces weryfikacji otrzymanych towarów pod kątem zgodności z zamówieniami zakupu, dokumentami dostawców i przychodzącymi fakturami. Wykrywa niezgodności dotyczące ilości, kodów SKU i jednostek miary, sygnalizuje uszkodzone lub brakujące pozycje oraz przekazuje zgłoszenia o nieprawidłowościach do odpowiedniego zespołu wraz z podsumowaniem umożliwiającym podjęcie odpowiednich działań.
implementi.ai obsługuje i utrzymuje system automatyzacji w ramach miesięcznej usługi zarządzanej: łączymy uzgodnione systemy, monitorujemy bieżące działanie, reagujemy na błędy i wprowadzamy drobne aktualizacje konfiguracji, dzięki czemu proces uzgadniania danych działa nieprzerwanie, nawet gdy zmieniają się dostawcy i procesy.
Problem
Bez automatyzacji uzgadnianie dostaw jest zadaniem wykonywanym ręcznie, opartym na dokumentacji papierowej lub arkuszach kalkulacyjnych, które pochłania czas pracowników magazynu i działu zaopatrzenia. Pracownicy muszą sprawdzać listy przewozowe, potwierdzenia odbioru towaru (GRN), faktury dostawców i zamówienia zakupu na wielu ekranach lub w różnych systemach. Rozbieżności są często rejestrowane w sposób niespójny, korekty są opóźnione lub wprowadzane nieprawidłowo, a rozpatrywanie reklamacji dostawców lub odzyskiwanie braków w dostawach przebiega powoli. Wraz ze wzrostem wolumenu zamówień, liczby jednostek magazynowych (SKU) oraz złożoności dostawców ręczne kontrole stają się wąskim gardłem, które zwiększa niedokładność stanów magazynowych, opóźnia zatwierdzanie faktur i powoduje tarcia między działami operacyjnymi a działem zaopatrzenia.
Co automatyzuje to rozwiązanie
To rozwiązanie zarządzane na bieżąco pobiera dane dotyczące przyjętych towarów, pozycji zamówień zakupu oraz dokumentów dostawców, stosuje logikę dopasowywania opartą na regułach i sztucznej inteligencji oraz automatyzuje dalsze działania w przypadkach, w których ma pewność co do poprawności. Wyjątki wymagające ludzkiej oceny są przekazywane wraz z podsumowaniami kontekstowymi i sugerowanymi rozwiązaniami.
- Automatyczne przyporządkowywanie numerów GRN/paragonów do zamówień zakupu i pozycji faktur.
- Wykrywanie i klasyfikowanie rozbieżności (ilość, kod produktu, jednostka miary, uszkodzone lub niekompletne dostawy).
- Tworzenie lub aktualizowanie dokumentów przyjęcia towaru oraz propozycji korekt w systemie ERP/WMS, o ile pozwalają na to obowiązujące zasady.
- Generuj uporządkowane zgłoszenia dotyczące wyjątków i kieruj je do działu zakupów, magazynu lub menedżerów ds. relacji z dostawcami.
- Tworzyć cotygodniowe zestawienia wyjątków oraz historię uzgodnień z możliwością wyszukiwania.
Korzyści dla Twojej firmy
- Szybsze rozwiązywanie problemów związanych z wyjątkami. Zgłoszenia są przekazywane wraz z zwięzłym pakietem informacji kontekstowych (PO, potwierdzenie odbioru, zdjęcia, sugerowane dalsze działania), dzięki czemu zespoły mogą szybciej podjąć działania, zamiast ręcznie gromadzić informacje.
- Zwiększona dokładność stanów magazynowych. Zautomatyzowane dopasowywanie i terminowe korekty ograniczają rozbieżności w stanach magazynowych oraz zapewniają bardziej wiarygodne dane dotyczące stanów magazynowych na potrzeby planowania i realizacji zamówień.
- Zmniejszenie nakładu pracy ręcznej. Zespoły magazynowe i zaopatrzeniowe poświęcają mniej czasu na rutynowe zadania związane z dopasowywaniem zamówień, a więcej na negocjacje z dostawcami i kwestie związane z jakością.
- Jasno określona odpowiedzialność dostawców. Ustrukturyzowane rejestry wyjątków ułatwiają zgłaszanie reklamacji wobec dostawców, śledzenie wyników oraz podejmowanie działań następczych w przypadku powtarzających się problemów.
- Ciągłość działania. implementi.ai monitoruje proces automatyzacji, usuwa typowe błędy i wprowadza aktualizacje konfiguracji, dzięki czemu proces przebiega płynnie nawet w przypadku zmian dostawców lub systemów.
Praktyczny przykład zastosowania
Gdy centrum dystrybucyjne otrzymuje wiele palet w ramach jednego zamówienia zakupu zawierającego różne pozycje asortymentowe (SKU), magazyn tworzy dokument przyjęcia towaru, który jest następnie przetwarzany przez system automatyzacji. Rozwiązanie porównuje ten dokument z zamówieniem zakupu i listą przewozową dostawcy, wykrywa dwie pozycje z niedoborem oraz jedną uszkodzoną paletę, a następnie automatycznie księguje pozycje przyjęte bez zastrzeżeń w systemie ERP. Dwie pozycje z niedoborem są łączone w zgłoszenie wyjątku wraz z danymi dostawcy i przesyłane do działu zaopatrzenia, natomiast uszkodzona paleta jest kierowana do kontroli jakości wraz z załączonymi zdjęciami. Rezultat: szybka aktualizacja stanu magazynowego w zakresie dostępnych zapasów oraz jasne, możliwe do realizacji zadania dotyczące pozostałych problemów.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Dystrybutorzy z segmentu średnich przedsiębiorstw, którzy otrzymują dostawy obejmujące wiele pozycji asortymentowych — w celu ograniczenia ręcznego dopasowywania dostaw i błędów w stanach magazynowych.
- Producenci otrzymujący surowce od wielu dostawców — w celu przyspieszenia rozpatrywania reklamacji i kierowania do odpowiednich działów kontroli jakości w przypadku uszkodzonych surowców.
- Sprzedawcy detaliczni posiadający scentralizowane procesy przyjmowania towarów — w celu scentralizowania postępowania w sytuacjach wyjątkowych oraz poprawy dostępności produktów na półkach.
- Zespoły ds. zamówień odpowiedzialne za monitorowanie wyników dostawców — w celu uzyskania uporządkowanych danych dotyczących odstępstw, które można wykorzystać w negocjacjach i przy podejmowaniu działań naprawczych.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje usługę zarządzanej automatyzacji oraz działania związane z utrzymaniem operacyjnym niezbędne do zapewnienia niezawodnego dopasowywania paragonów.
- Podłączenie i uruchomienie systemu automatyki dla uzgodnionych instalacji.
- Przetwarzanie oparte na sztucznej inteligencji wykorzystywane do dopasowywania i klasyfikacji rozbieżności.
- Monitorowanie działania systemów automatyki oraz rozpoznawanie i usuwanie błędów w tych systemach.
- Bieżąca konserwacja oraz uzasadnione aktualizacje konfiguracji w celu dostosowania reguł i mapowań dostawców.
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- W przypadku bardzo małych przedsiębiorstw, które generują zaledwie kilka transakcji miesięcznie, koszty związane z zarządzaną automatyzacją mogą okazać się zbyt wysokie.
- Firmy, które nie dysponują elektronicznymi zamówieniami ani cyfrowymi dowodami zakupu — do działania produktu niezbędny jest dostęp do danych dotyczących dowodów zakupu, zamówień lub faktur.
Jak to działa
- Pobieranie danych. System automatyzacji pobiera lub odbiera zapisy dotyczące przyjęcia towarów, zamówienia zakupu oraz dokumenty dostawców z podłączonych systemów zgodnie z harmonogramem lub w odpowiedzi na określone zdarzenia.
- Przetwarzanie wstępne i normalizacja. Przychodzące rekordy są ujednolicane (przyporządkowanie kodów SKU, jednostek miary, kodów dostawców), dzięki czemu można rzetelnie porównywać różne formaty nazewnictwa lub jednostek miary.
- Dopasowywanie wspomagane sztuczną inteligencją. Silnik reguł wspomagany przez sztuczną inteligencję klasyfikuje prawdopodobne dopasowania i sygnalizuje potencjalne rozbieżności, takie jak różnice w ilości, numerze SKU lub uszkodzeniach.
- Automatyczne księgowanie. W przypadku zgodnych wyników i o ile pozwalają na to zasady, rozwiązanie wysyła potwierdzenia odbioru lub propozycje korekt stanów magazynowych z powrotem do systemu ERP/WMS.
- Tworzenie i kierowanie wyjątków. Nierozwiązane lub niejednoznaczne pozycje generują ustrukturyzowane zgłoszenia wyjątków, które są przekazywane do działu zaopatrzenia, magazynu lub kontroli jakości wraz z sugerowanymi działaniami i danymi kontekstowymi.
- Monitorowanie i nauka. implementi.ai monitoruje fałszywe alarmy pozytywne i negatywne, udoskonala reguły oraz wdraża uzgodnione aktualizacje konfiguracji, aby ograniczyć powtarzające się wyjątki i zwiększyć pewność działania automatyzacji.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która otrzymuje paletę opatrzoną listem przewozowym dostawcy. Magazyn rejestruje numer przyjęcia towaru (GRN), a system przekazuje go do modułu automatyzacji. System bezpośrednio dopasowuje 8 z 10 pozycji do zamówienia zakupu (PO) i aktualizuje stan magazynowy w systemie ERP. Dwie pozycje wykazują zmniejszone ilości, a jedna zawiera zdjęcie wskazujące na uszkodzone opakowanie; system automatyczny klasyfikuje je jako wyjątki, łączy zamówienie, potwierdzenie odbioru, projekt faktury i zdjęcie w jeden zgłoszenie wyjątku, a następnie przekazuje je do osoby kontaktowej z działu zakupów wraz z sugestią zgłoszenia reklamacji z tytułu niedostawy oraz zaleceniem wstrzymania wydania towaru z magazynu. Analityk ds. zaopatrzenia sprawdza zgłoszenie, potwierdza reklamację, a system automatyczny rejestruje działania podjęte wobec dostawcy w historii uzgodnień.
Integracje
Typowe systemy
Do typowych systemów, które można podłączyć, należą systemy ERP i finansowe (na przykład: SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365), systemy magazynowe lub zarządzania zapasami (WMS lub moduły zarządzania zapasami), portale dostawców i usługi EDI oraz moduły zaopatrzenia. Inne systemy, takie jak systemy przechowywania dokumentów, załączniki od dostawców przesyłane pocztą elektroniczną lub eksporty do programów Excel/Arkusze Google, również mogą zostać zintegrowane zgodnie z ustaleniami przed uruchomieniem systemu.
Metody połączeń
Integracja odbywa się za pomocą dostępnych interfejsów API, webhooków, transferów SFTP/EDI lub zaplanowanych importów plików CSV/Excel w przypadkach, gdy natywne interfejsy API nie są dostępne. Załączniki w postaci zdjęć lub dokumentów można gromadzić za pośrednictwem portali dostawców, poprzez pobieranie wiadomości e-mail lub ze wspólnej lokalizacji przechowywania danych uzgodnionej na etapie określania zakresu projektu. Dokładna metoda jest potwierdzana i uzgadniana przed wdrożeniem.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem uzgadniamy, które systemy mają zostać podłączone, metody dostępu (klucze API, dane uwierzytelniające SFTP lub harmonogramy eksportu), przykładowe formaty danych dla zamówień zakupu, potwierdzeń odbioru towaru i faktur, a także zasady dopasowywania danych i korekt stanów magazynowych. Potrzebujemy również danych kontaktowych osób odpowiedzialnych za weryfikację zamówień i stanów magazynowych oraz uzgodnionej matrycy kierowania wyjątków. Kompatybilność i ostateczne metody dostępu są potwierdzane na etapie określania zakresu projektu i uzgadniane przed rozpoczęciem prac.
Najczęściej zadawane pytania
Z jakimi systemami można się połączyć w celu uzyskania danych z paragonów?
Zazwyczaj integrujemy się z systemami ERP, modułami WMS, portalami dostawców, dostawcami usług EDI lub zaplanowanymi plikami CSV/Excel. Dokładne systemy i metody są ustalane na etapie określania zakresu projektu.
W jaki sposób rozpatrywane są wyjątki i kto zatwierdza korekty?
Wyjątki generują ustrukturyzowane zgłoszenia, które są kierowane do odpowiedniego zespołu (zaopatrzenie, magazyn lub kontrola jakości). W przypadkach wymagających oceny sytuacyjnej zatwierdzeń dokonują recenzenci; automatyzacja sugeruje korekty wyłącznie w sytuacjach, w których pozwalają na to zasady.
Czy to rozwiązanie pozwala na obsługę zdjęć lub dowodów w postaci uszkodzonych towarów?
Tak — usługa umożliwia pobieranie zdjęć dostawców lub magazynów dołączonych do paragonów i uwzględnianie ich w rejestrach odstępstw, co przyspiesza proces kontroli jakości i rozpatrywania reklamacji.
W jakim stopniu konieczne jest dostosowanie w związku z różnicami w numerach SKU i jednostkach miary (UOM)?
Zazwyczaj konieczne jest zdefiniowanie pewnych reguł mapowania numerów katalogowych (SKU) oraz jednostek miary. W ramach usługi zarządzanej firma implementi.ai przeprowadza wstępne mapowanie i na bieżąco wprowadza uzasadnione aktualizacje.
Co się stanie, gdy zawiedzie automatyka lub zepsuje się złącze?
implementi.ai monitoruje proces automatyzacji oraz, w ramach comiesięcznej usługi, diagnozuje i usuwa typowe błędy związane z łącznikami. Złożone zmiany w zakresie dostępu lub nowe dane uwierzytelniające do systemu są uzgadniane i wdrażane w razie potrzeby.
Jak zmieniają się warunki rozliczeń i cennik w przypadku dodatkowych integracji lub większego wolumenu?
Miesięczna opłata obejmuje uzgodniony zakres usług. Dodanie wielu dodatkowych integracji, znacznie większych ilości danych lub rozszerzona automatyzacja procesów może wpłynąć na warunki subskrypcji; wszelkie zmiany zakresu usług i cen potwierdzamy przed wdrożeniem.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Powiedz nam, z jakiego systemu ERP, WMS lub portalu dostawców korzysta obecnie Twoja firma oraz w jaki sposób otrzymujecie listy przewozowe od dostawców.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
