Opis
Kalkulator prowizji sprzedażowych oparty na sztucznej inteligencji oraz narzędzie do weryfikacji wypłat automatyzują obliczanie, weryfikację i eksport prowizji sprzedażowych między systemami CRM, księgowymi i płacowymi. Przekształca ono formalne zasady dotyczące prowizji oraz dane dotyczące transakcji w podlegające audytowi pozycje prowizji, sygnalizuje nietypowe pozycje do weryfikacji oraz przygotowuje zweryfikowane pliki wypłat dla działu płac lub księgowości.
implementi.ai dostarcza i obsługuje rozwiązanie do automatyzacji w ramach zarządzanej usługi miesięcznej: konfigurujemy integracje i zasady rozliczeń, monitorujemy działanie systemu, zajmujemy się błędami oraz dbamy o utrzymanie rozwiązania, dzięki czemu Twoje zespoły ds. płac i sprzedaży mogą polegać na spójnych i powtarzalnych wypłatach.
Problem
Wiele organizacji nadal oblicza prowizje, kopiując raporty z systemu CRM do arkuszy kalkulacyjnych, stosując ręczne formuły i uzgadniając wyniki z listą płac. Różne rodzaje transakcji, korekty z mocą wsteczną, podziały, przyspieszenia i obciążenia zwrotne sprawiają, że formuły stają się skomplikowane i niespójne. W miarę zmian kadrowych lub ewolucji planów arkusze kalkulacyjne stają się podatne na błędy, a te powodują spory dotyczące płatności, ręczne dochodzenia i opóźnienia w korektach. Gdy wolumen transakcji rośnie w różnych regionach geograficznych lub w poszczególnych okresach rozliczeniowych, ręczny proces staje się wąskim gardłem, które hamuje operacje finansowe i sprzedażowe.
Co automatyzuje to rozwiązanie
To rozwiązanie do zarządzanej automatyzacji standaryzuje obliczanie prowizji, spójnie stosuje zasady określone w planie, wykrywa nieprawidłowości oraz eksportuje zweryfikowane pliki wypłat gotowe do przetworzenia w systemie płacowym lub księgowym. Usługa działa w każdym okresie rozliczeniowym i obejmuje przekazywanie wyjątków do osób weryfikujących, gdy wymagana jest ręczna akceptacja.
- Analizuj transakcje i rezerwacje z systemu CRM oraz stosuj zasady dotyczące prowizji (stawki, poziomy, podział prowizji, przyspieszenia).
- Zgodzić pozycje prowizji z danymi dotyczącymi fakturowania i przychodów z systemu księgowego/ERP.
- Wykrywaj anomalie, duplikaty i korekty z mocą wsteczną oraz oznaczaj je do weryfikacji.
- Generowanie sprawdzonych plików rozliczeniowych (CSV/zapisy w księdze głównej) na potrzeby listy płac lub zobowiązań.
- Należy prowadzić rejestr obliczeń, korekt i decyzji recenzentów na potrzeby audytu.
Korzyści dla Twojej firmy
- Szybsze i niezawodne wypłaty. Automatyzacja obliczeń eliminuje powtarzalne czynności związane z arkuszem kalkulacyjnym i przyspiesza przygotowywanie plików wypłat gotowych do rozliczenia płacowego, ograniczając konieczność wprowadzania ręcznych poprawek w ostatniej chwili.
- Mniej sporów i wyjątków. Wczesne wykrywanie nieprawidłowości oraz przejrzysty proces postępowania w przypadku wyjątków pozwalają ograniczyć liczbę spornych płatności oraz skrócić czas poświęcany na dochodzenia.
- Konsekwentna realizacja złożonych planów. Obsługa poziomów, korekt z mocą wsteczną, podziałów i mechanizmów przyspieszających gwarantuje, że w każdym okresie rozliczeniowym stosowane są te same zasady, nawet w przypadku zmian w planach.
- Dokumentacja podlegająca audytowi. Zapisana historia obliczeń oraz uwagi osób weryfikujących ułatwiają przeprowadzanie uzgodnień i audytów wewnętrznych, ponieważ pozwalają zachować uzasadnienie dokonanych korekt.
- Mniejsze obciążenie operacyjne dla działów finansów i sprzedaży. Usługa zarządzana zajmuje się integracjami, monitorowaniem i usuwaniem usterek, dzięki czemu zespoły wewnętrzne mogą skupić się na sytuacjach wyjątkowych i zatwierdzaniu, a nie na rutynowym przetwarzaniu danych.
Praktyczny przykład zastosowania
Średniej wielkości dostawca oprogramowania B2B realizuje comiesięczne wypłaty prowizji dla zróżnicowanych zespołów: przedstawicieli handlowych, partnerów kanału dystrybucji oraz specjalistów ds. pozyskiwania klientów (SDR). Transakcje sprzedaży obejmują pakiety wielu produktów, rozliczane są w kilku kwartałach i sporadycznie występują w nich korekty rozliczeniowe. Zespół finansowy boryka się z problemami przy uzgadnianiu zapisów w systemie CRM z fakturami oraz przy tworzeniu plików gotowych do rozliczenia płac bez konieczności wielokrotnego przetwarzania arkuszy kalkulacyjnych. Nasza usługa pobiera dane dotyczące transakcji z systemu CRM oraz faktury, stosuje zatwierdzone plany prowizyjne, zaznacza korekty z mocą wsteczną i generuje zweryfikowany plik wypłat. Osoby odpowiedzialne za weryfikację zajmują się niewielką liczbą zaznaczonych przypadków zamiast przerabiać całe arkusze kalkulacyjne, co umożliwia terminowe i podlegające audytowi wypłaty.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Działy sprzedaży i finansów w firmach z branży SaaS lub producentach oprogramowania, które realizują cykliczne wypłaty prowizji i poszukują procesu podlegającego audytowi oraz umożliwiającego powtarzalne działania.
- Przedsiębiorstwa średniej wielkości, w których funkcjonuje wiele stanowisk związanych ze sprzedażą (AE, SDR, kanały dystrybucji), a podział prowizji i systemy motywacyjne sprawiają, że rozwiązania oparte na arkuszach kalkulacyjnych są zawodne.
- Firmy sporządzające dokumenty płacowe na podstawie systemów księgowych, które wymagają weryfikacji i obsługi wyjątków przed zrealizowaniem wypłat.
- Organizacje, w których wprowadzane są zmiany w planie wynagrodzeń za wyniki sprzedaży i które chcą zapewnić kontrolowane wdrożenie tych zmian oraz ich spójne stosowanie.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje automatyzację na żywo oraz bieżącą obsługę zarządzaną. Firma implementi.ai konfiguruje uzgodnione integracje, obsługuje proces obliczania i eksportu danych w każdym okresie rozliczeniowym, monitoruje awarie, zajmuje się rozwiązywaniem błędów automatyzacji oraz dostosowuje rozwiązanie do zmian w planach prowizyjnych.
- Obsługa systemu automatyki/serwisu
- Uzgodnione przed uruchomieniem połączenia z systemami
- Przetwarzanie oparte na sztucznej inteligencji w celu wykrywania anomalii i stosowania reguł
- Monitorowanie działania systemu automatyki
- Postępowanie w przypadku błędów automatyki i ich usuwanie
- Konserwacja i uzasadnione aktualizacje konfiguracji
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- Bardzo małe zespoły, które realizują mniej niż kilka wypłat prowizji rocznie i preferują ręczne arkusze kalkulacyjne.
- Organizacje, które nie centralizują danych dotyczących transakcji lub odmawiają stosowania zautomatyzowanych metod eksportu; usługa ta wymaga uzgodnionych metod połączenia.
Jak to działa
- Systemy pokładowe i mapowe. Analizujemy pola w systemie CRM, dane z faktur księgowych/ERP oraz wymagania dotyczące listy płac, a także określamy zasady planu prowizyjnego. W ten sposób ustalamy model danych i formaty wypłat, które będziemy wykorzystywać do obliczeń.
- Wprowadź dane dotyczące transakcji i przychodów. W każdym okresie rozliczeniowym system automatyczny pobiera lub otrzymuje dane dotyczące księgowanych transakcji, statusu faktur oraz wszelkich zdarzeń związanych z obciążeniami zwrotnymi lub notami kredytowymi z podłączonych systemów, aby utworzyć jeden zbiór danych do celów obliczeniowych.
- Zastosuj reguły planu. Silnik stosuje skonfigurowane przez użytkownika zasady dotyczące prowizji — stawki, poziomy, podziały, limity, przyspieszenia oraz korekty z mocą wsteczną — w celu wygenerowania pozycji prowizji dla poszczególnych przedstawicieli handlowych lub odbiorców płatności.
- Sprawdź poprawność i uzgodnij. Wyniki obliczeń prowizji są uzgadniane z danymi z faktur i księgi głównej; system sygnalizuje niezgodności, duplikaty lub nietypowe wpisy, które wymagają weryfikacji przez pracownika.
- Przekierowywanie wyjątków i decyzje recenzentów. Zaznaczone pozycje są przekazywane wyznaczonym recenzentom wraz z opisem sytuacji i sugerowanymi działaniami; recenzenci mogą je zatwierdzić, wprowadzić poprawki lub odesłać w celu skorygowania danych.
- Wygeneruj pliki wypłat. Po uzyskaniu zatwierdzeń usługa generuje pliki eksportowe gotowe do rozliczenia płac (w formacie CSV lub jako zapisy w księdze głównej) oraz raport podsumowujący dla działu finansowego, a także przechowuje historię obliczeń na potrzeby audytu.
- Obsługa i konserwacja. implementi.ai monitoruje przebieg operacji, obsługuje błędy, wprowadza uzgodnione aktualizacje do planów i integracji oraz zapewnia bieżące poprawki, dzięki czemu okresy rozliczeniowe przebiegają bez zakłóceń.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która finalizuje transakcje sprzedaży bezpośredniej i umowy partnerskie za pośrednictwem Salesforce, a rozliczenia z klientami realizuje za pomocą systemu księgowego. Na koniec okresu automatyzacja pobiera rekordy zamkniętych transakcji, statusy faktur oraz zarejestrowane obciążenia zwrotne. Stosuje aktualny plan prowizyjny: stawki specyficzne dla produktów, premię za przychody powyżej limitu oraz podział 20/80 w przypadku transakcji z polecenia. System wykrywa zestaw retroaktywnych kredytów, które mają wpływ na kilka wypłat, i oznacza te pozycje do weryfikacji. Osoba odpowiedzialna za weryfikację w dziale operacji sprzedaży zatwierdza dwie korekty i odrzuca jedną podejrzaną kwotę kredytową w celu dalszego zbadania. Następnie automatyzacja generuje plik CSV gotowy do przesłania do działu płac, zawierający zatwierdzone wypłaty, raport uzgodnieniowy oraz dziennik audytowy decyzji.
Integracje
Typowe systemy
Do typowych systemów, z którymi można się połączyć, należą systemy CRM, takie jak Salesforce czy HubSpot, platformy księgowe/ERP, np. NetSuite, Xero czy SAP Business One, systemy płacowe i systemy zarządzania kadrami (ADP, Paychex lub lokalni dostawcy usług płacowych), a także arkusze kalkulacyjne, takie jak Arkusze Google. Przedstawiamy je jako przykłady — ostateczna kompatybilność i dokładny zakres integracji są potwierdzane na etapie określania zakresu projektu.
Metody połączeń
Do popularnych metod połączeń należą interfejsy API lub integracje natywne (o ile są dostępne), webhooki do rejestrowania zdarzeń związanych z transakcjami, zaplanowane eksporty w formacie CSV lub przez SFTP oraz Arkusze Google dla zespołów, które preferują przekazywanie danych za pomocą arkuszy kalkulacyjnych. Uzgadniamy preferowaną metodę podczas wdrażania i wdrażamy najbardziej niezawodne rozwiązanie dla każdego systemu.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem uzgadniamy, które systemy mają zostać połączone, sposób eksportu danych próbnych lub dostępu do API, aktualny dokument dotyczący planu prowizji oraz przykłady pożądanego formatu eksportu listy płac. Potrzebujemy również jasno określonych zasad zatwierdzania i wyjątków oraz nazwisk osób odpowiedzialnych za weryfikację, które będą zajmować się zaznaczonymi pozycjami. Kompatybilność, sposób dostępu oraz dokładne mapowanie pól są potwierdzane przed wdrożeniem.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie systemy obsługujecie?
Zazwyczaj integrujemy się z systemami CRM (Salesforce, HubSpot), systemami księgowymi/ERP (NetSuite, Xero, SAP Business One) oraz dostawcami usług płacowych, a także z procesami opartymi na arkuszach kalkulacyjnych. Dokładny zakres wsparcia jest ustalany na etapie analizy wymagań w oparciu o dostępne interfejsy API lub formaty eksportu.
W jaki sposób realizowane są indywidualne plany prowizyjne?
Plany prowizyjne są wdrażane jako konfigurowalne reguły podczas procesu wdrażania. Złożone elementy, takie jak przyspieszenia, podziały i korekty z mocą wsteczną, są uwzględniane w konfiguracji; usługa zarządzana na bieżąco aktualizuje reguły w miarę zmian w planach.
Co dzieje się z oznaczonymi wyjątkami?
Wyjątki są przekazywane wyznaczonym recenzentom wraz z opisem sytuacji i sugerowanymi działaniami. Recenzenci mogą zatwierdzać, modyfikować lub eskalować zgłoszenia; wszystkie decyzje są rejestrowane i przechowywane na potrzeby audytu i uzgodnienia danych.
Czy możecie przygotować pliki eksportowe dotyczące listy płac lub księgi głównej, które mój system płacowy akceptuje?
Tak. Generujemy pliki eksportowe w uzgodnionym formacie (CSV, SFTP, zapisy w księdze głównej), dostosowane do Państwa procesu importu danych do systemu płacowego lub księgowego. Dokładny układ plików jest konfigurowany podczas wdrażania.
Ile czasu minie, zanim będziemy mogli przeprowadzić pierwszy okres rozliczeniowy na żywo?
Czas wdrożenia zależy od liczby i złożoności integracji, dostępu do danych przykładowych oraz tego, jak szybko zostaną zdefiniowane reguły zatwierdzania. Realistyczny harmonogram ustalamy na etapie określania zakresu projektu.
Co wpływa na cenę miesięczną?
Głównymi czynnikami wpływającymi na cenę są liczba i złożoność integracji (CRM, ERP, system płacowy), częstotliwość uruchomień, liczba rekordów prowizji oraz zakres wymaganej obsługi reguł niestandardowych. Stałe monitorowanie i wsparcie techniczne są wliczone w opłatę miesięczną.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Prosimy o podanie, z jakich systemów CRM, księgowych i płacowych Państwo obecnie korzystają, oraz o przesłanie aktualnego przykładowego planu prowizyjnego.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
