Opis
Asystent ds. rekrutacji oparty na sztucznej inteligencji to usługa automatyzacji w modelu zarządzanym, która odbiera CV i podania o pracę, wyodrębnia istotne informacje o kandydatach oraz umieszcza rekordy i pliki w wybranych przez Ciebie lokalizacjach. Implementi.ai konfiguruje proces, zarządza automatyzacją i monitoruje bieżące działanie, dzięki czemu Twój zespół HR może skupić się na rozmowach kwalifikacyjnych i decyzjach rekrutacyjnych, a nie na sortowaniu wiadomości w skrzynce odbiorczej.
Jest to usługa świadczona co miesiąc: na początku uzgadniamy integracje, mapowanie i reguły decyzyjne, a następnie obsługujemy proces automatyzacji, monitorujemy przetwarzanie oraz wprowadzamy poprawki i aktualizacje konfiguracji w miarę zmian typów stanowisk lub zasad rekrutacji.
Problem
Wiele zespołów HR nadal opiera się na ręcznych czynnościach: rekruterzy pobierają załączniki z wiadomości e-mail, otwierają CV w osobnych przeglądarkach, kopiują kluczowe pola do arkuszy kalkulacyjnych i piszą indywidualne wiadomości do kandydatów. Powoduje to opóźnienia, niespójność danych, powielanie plików i stratę czasu. Wraz ze wzrostem liczby zgłoszeń lub gdy proces rekrutacji obejmuje wielu kandydatów i różne lokalizacje, ręczna obsługa staje się coraz wolniejsza i podatna na błędy, co utrudnia rzetelne tworzenie listy kandydatów zakwalifikowanych do dalszego etapu oraz prowadzenie jednolitego rejestru kandydatów.
Co automatyzuje to rozwiązanie
Produkt ten automatyzuje cykl życia napływających aplikacji — od ich wykrycia, poprzez uporządkowane przechowywanie, aż po wysyłanie powiadomień do potencjalnych kandydatów. Usługa ta koncentruje się na ustrukturyzowanym pozyskiwaniu danych, klasyfikacji i kierowaniu aplikacji, a nie na zastępowaniu decyzji rekrutacyjnych podejmowanych przez ludzi.
- Należy monitorować skrzynki pocztowe i portale rekrutacyjne pod kątem nowych zgłoszeń i załączników.
- Wyodrębnij dane kandydatów (imię i nazwisko, dane kontaktowe, stanowisko, o które się ubiegają), kluczowe umiejętności, historię zatrudnienia oraz wykształcenie z plików PDF i DOC.
- Klasyfikuj zgłoszenia według ofert pracy, stażu pracy lub wyniku dopasowania i oznaczaj rekordy do przeglądu.
- Zapisz oryginalne CV w wybranej usłudze przechowywania danych w chmurze i wprowadź wyodrębnione dane do arkusza kalkulacyjnego, systemu ATS lub tabeli CRM.
- Wysyłaj szablonowe odpowiedzi dla kandydatów (potwierdzenie otrzymania zgłoszenia, zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną, odmowa) z opcjonalną personalizacją.
Korzyści dla Twojej firmy
- Zaoszczędź czas podczas rejestracji. Asystent eliminuje powtarzające się czynności ręczne — wyszukiwanie załączników, otwieranie plików i kopiowanie danych — dzięki czemu rekruterzy poświęcają mniej czasu na zadania administracyjne.
- Spójne dane kandydatów. Wyodrębnione pola i jedno miejsce przechowywania ograniczają powielanie plików oraz pomagają w uporządkowaniu danych kandydatów na potrzeby późniejszej analizy lub sporządzania raportów.
- Szybsza komunikacja z kandydatami. Automatyczne potwierdzenia i zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną gwarantują, że kandydaci otrzymują odpowiedzi na czas, bez konieczności ręcznego sporządzania wiadomości.
- Skalowalne przetwarzanie. Rozwiązanie działa bez zakłóceń nawet przy rosnącej liczbie zadań, pomagając zespołom uniknąć zaległości i straconych szans.
- Odpowiedzialność operacyjna. Implementi.ai zarządza automatyzacją, monitoruje ją i naprawia, dzięki czemu zespoły IT i HR nie muszą na co dzień zajmować się obsługą tego procesu.
Praktyczny przykład zastosowania
Średniej wielkości firma otrzymuje co tydzień setki CV na kilka wolnych stanowisk. Wcześniej pracownicy działu rekrutacji zapisywali załączniki we wspólnym folderze i ręcznie wprowadzali dane kandydatów do arkusza kalkulacyjnego, aby menedżerowie ds. rekrutacji mogli je przejrzeć. Dzięki asystentowi rekrutacyjnemu opartemu na sztucznej inteligencji nowe wiadomości e-mail i zgłoszenia z portalu są automatycznie wykrywane; kluczowe dane kandydatów są wyodrębniane i umieszczane w uzgodnionym arkuszu kalkulacyjnym oraz folderach w chmurze; kandydaci otrzymują krótkie potwierdzenie oraz informację o kolejnym etapie procesu, gdy przejdą wstępną selekcję. Osoby odpowiedzialne za rekrutację mają wówczas do dyspozycji gotowe do przeglądu rekordy kandydatów zamiast surowych załączników.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Działy kadr w małych i średnich przedsiębiorstwach, które otrzymują umiarkowaną liczbę podań i muszą prowadzić spójną dokumentację.
- Rekruterzy wewnętrzni, którzy chcą skrócić czas poświęcany na przyjmowanie zgłoszeń i skupić się na rozmowach kwalifikacyjnych.
- Agencje rekrutacyjne i zespoły ds. rekrutacji, które potrzebują szybszej selekcji kandydatów oraz ujednoliconej komunikacji z kandydatami w imieniu wielu klientów.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje hostowaną platformę automatyzacji oraz zarządzane zadania operacyjne niezbędne do jej prawidłowego funkcjonowania.
- Wdrożenie i konfiguracja uzgodnionych integracji oraz mapowań ekstrakcji danych.
- Bieżące zautomatyzowane przetwarzanie, wysyłanie wiadomości do kandydatów oraz kierowanie danych do zatwierdzonych miejsc docelowych.
- Monitorowanie codziennej eksploatacji, reagowanie na awarie oraz konserwacja naprawcza.
- Odpowiednie aktualizacje konfiguracji reguł ekstrakcji, szablonów i routingu w przypadku zmian w definicjach zadań.
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- Organizacje, które potrzebują pełnej wymiany korporacyjnego systemu ATS na rozwiązanie z zaawansowanymi procesami rekrutacyjnymi — usługa ta koncentruje się na przyjmowaniu zgłoszeń, ich porządkowaniu oraz podstawowej komunikacji, a nie na pełnej funkcjonalności systemu ATS.
- Zatrudnianie na bardzo małą skalę (pojedyncze osoby w każdym kwartale), gdzie ręczna obsługa jest już niedroga i prosta.
Jak to działa
- Połącz źródła. Przed uruchomieniem uzgadniamy, które skrzynki pocztowe, punkty końcowe portalu lub lokalizacje przechowywania danych będą monitorowane przez asystenta, a także konfigurujemy bezpieczne metody dostępu.
- Wykrywanie nowych aplikacji. Usługa monitoruje skonfigurowane źródła i zaznacza przychodzące wiadomości e-mail lub przesłane pliki, które odpowiadają wzorcom aplikacji (załączniki, przesłane formularze, tematy wiadomości).
- Wyodrębnij dane kandydatów. Każde CV lub dokument jest analizowany w celu wyodrębnienia imienia i nazwiska, danych kontaktowych, stanowiska, o które ubiega się kandydat, kluczowych umiejętności oraz informacji dotyczących zatrudnienia i wykształcenia, a następnie umieszczenia tych danych w ustrukturyzowanych polach.
- Klasyfikuj i oznaczaj. Wyodrębnione rekordy są klasyfikowane według ofert pracy lub tagów niestandardowych (staż pracy, lokalizacja lub kategoria dopasowania), dzięki czemu zespoły rekrutacyjne mogą je filtrować i ustalać priorytety.
- Zapisz i zarejestruj. Oryginalne dokumenty są zapisywane w uzgodnionej lokalizacji w chmurze, a do uzgodnionego arkusza kalkulacyjnego, bazy danych lub tabeli systemu ATS dodawany jest rekord kanoniczny w celu weryfikacji.
- Zautomatyzowane wysyłanie wiadomości. Asystent wysyła szablonowe odpowiedzi dla kandydatów (potwierdzenie otrzymania zgłoszenia, zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną lub odmowa) z opcjonalną personalizacją opartą na wyodrębnionych polach i klasyfikacji.
- Monitorowanie i konserwacja. Implementi.ai monitoruje proces przetwarzania, usuwa rutynowe błędy oraz wprowadza uzgodnione aktualizacje mapowań ekstrakcji lub reguł routingu w miarę zmian wymagań rekrutacyjnych.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która ogłasza trzy wolne stanowiska i przyjmuje zgłoszenia zarówno przez e-mail, jak i za pośrednictwem portalu z ofertami pracy. Gdy kandydat zgłasza się, asystent wykrywa przychodzącą wiadomość, pobiera załączone CV i wyodrębnia z niego imię i nazwisko, adres e-mail, stanowisko, na które kandydat się zgłasza, oraz kluczowe umiejętności. System klasyfikuje rekord pod kątem wolnych stanowisk, zapisuje oryginalne CV w wyznaczonym folderze w chmurze oraz dodaje ustrukturyzowany wiersz do wspólnego arkusza Google Sheets lub tabeli systemu ATS. Jeśli wyodrębnione dane spełniają wcześniej ustalony próg zgodności, automatycznie wysyłany jest szablon zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną; w przeciwnym razie kandydat otrzymuje potwierdzenie odbioru, a w przypadku odrzucenia – szablon podziękowania. Każda aplikacja z brakującymi danymi lub niskim poziomem pewności wyodrębnionych danych jest przekazywana do recenzenta wraz z oznaczonymi dokumentami w celu ręcznej weryfikacji.
Integracje
Typowe systemy
Typowe systemy, które można podłączyć, to między innymi dostawcy poczty elektronicznej dla firm (Gmail, Microsoft 365), usługi przechowywania danych w chmurze (Google Drive, Dropbox, OneDrive), arkusze kalkulacyjne lub bazy danych (Google Sheets, Airtable) oraz popularne systemy ATS/CRM za pośrednictwem interfejsu API lub eksportu plików CSV. Inne źródła — portale z ofertami pracy lub formularze — są często integrowane za pomocą webhooków, przekierowywania wiadomości e-mail lub okresowego eksportu plików CSV.
Metody połączeń
Korzystamy z metody połączenia dostosowanej do Twojego środowiska: dostęp do skrzynki pocztowej (OAuth/IMAP), webhook lub punkty końcowe API z portali rekrutacyjnych, natywne łączniki z pamięcią masową w chmurze oraz zaplanowane transfery plików CSV lub z CSV do API. W przypadku systemów bez API można skorzystać z przekierowywania wiadomości e-mail lub okresowego eksportu danych i włączyć je do przepływu pracy.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem uzgadniamy dokładne źródła, miejsca docelowe i zasady. Typowe dane wejściowe to: konta e-mailowe lub punkty końcowe portalu, które mają być monitorowane, docelowe foldery w chmurze lub arkusze kalkulacyjne, przykładowe pliki CV do mapowania oraz kryteria rekrutacyjne stosowane do klasyfikacji aplikacji. Potwierdzamy również, kto będzie otrzymywał powiadomienia o wyjątkach oraz ustalamy szablony wiadomości. Ostateczna kompatybilność, metoda dostępu i zakres działania są potwierdzane w fazie poprzedzającej uruchomienie.
Najczęściej zadawane pytania
Jak długo trwa instalacja?
Czas uruchomienia zależy od liczby integracji, jakości danych przykładowych oraz wymaganych mapowań i szablonów. Terminy potwierdzamy na etapie określania zakresu projektu i przystępujemy do realizacji po uzyskaniu Państwa zgody.
Jakie formaty plików są obsługiwane?
Narzędzie obsługuje popularne formaty załączników, takie jak PDF i Microsoft Word; akceptuje również przesłane za pośrednictwem portalu formularze o ustalonej strukturze. Jeśli korzystasz z innych formatów, przeanalizujemy je na etapie ustalania zakresu projektu.
Czy asystent może tworzyć spersonalizowane odpowiedzi?
Tak. Wiadomości dla kandydatów opierają się na szablonach i zawierają opcjonalne pola personalizacyjne wypełniane na podstawie wyodrębnionych danych. Wszystkie szablony wiadomości są uzgadniane przed uruchomieniem automatycznego wysyłania.
Co się stanie, jeśli ekstrakcja się nie powiedzie?
Rekordy, których ekstrakcja charakteryzuje się niskim poziomem pewności, są przekazywane do recenzenta, a oryginalny dokument pozostaje zachowany w miejscu przechowywania. Implementi.ai monitoruje wskaźniki błędów i w razie potrzeby dostosowuje mapowania ekstrakcji.
Czy można połączyć się z naszym systemem ATS lub CRM?
Możemy połączyć się z wieloma systemami ATS/CRM za pośrednictwem interfejsu API lub poprzez zapisywanie danych w uzgodnionym arkuszu kalkulacyjnym lub tabeli. Podczas określania zakresu projektu dokonujemy oceny konkretnej platformy i potwierdzamy metodę integracji przed wdrożeniem.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Skontaktuj się z nami, podając dostawców usług poczty elektronicznej, usługę przechowywania danych w chmurze oraz przybliżoną miesięczną liczbę CV związanych z procesem rekrutacji.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
