Opis
Ta usługa zarządzana rejestruje paragony oraz dokumenty dostawców i płatności, wyodrębnia kluczowe dane za pomocą technologii OCR oraz wykorzystuje sztuczną inteligencję do sugerowania lub przypisywania kodów księgi głównej (GL), sposobu rozliczenia podatku VAT oraz przypisania do ośrodków kosztów. Działa w trybie ciągłym i jest skonfigurowana tak, aby księgować sugerowane zapisy lub tworzyć zakodowane rekordy do weryfikacji w systemie księgowym lub platformie do zarządzania wydatkami.
Implementi.ai konfiguruje łączniki, uczy reguł księgowania na podstawie planu kont użytkownika oraz dba o utrzymanie automatyzacji, dzięki czemu zespół poświęca mniej czasu na rutynowe księgowanie, obsługę wyjątków i poprawki. Ostateczny sposób księgowania oraz etapy zatwierdzania są zawsze uzgadniane przed uruchomieniem systemu.
Problem
Wiele zespołów finansowych nadal przetwarza rachunki i rozliczenia wydatków, korzystając z ręcznego wprowadzania danych, reguł w arkuszach kalkulacyjnych lub niespójnych konwencji kodowania. Przychodzące rachunki docierają pocztą elektroniczną, poprzez przesyłanie z urządzeń mobilnych, wyciągi z kart płatniczych oraz portale dostawców w różnorodnych formatach; pracownicy działu finansowego spędzają godziny na otwieraniu obrazów, odczytywaniu pozycji i wybieraniu kodów księgi głównej. Wraz ze wzrostem wolumenu powoduje to zaległości, zwiększa ryzyko błędnego zakodowania, opóźnia zamknięcie miesiąca i zmusza menedżerów do doraźnych prac związanych z przeklasyfikowaniem. Niekompletne lub niespójne przypisanie podatku VAT i centrów kosztów dodatkowo komplikuje proces uzgadniania i raportowania.
Co automatyzuje to rozwiązanie
Produkt ten automatyzuje cały proces rejestracji i wstępnego kodowania paragonów oraz dokumentów wydatków, stosuje zasady planu kont oraz przekazuje wyjątki do weryfikacji przez użytkownika. W zależności od ustalonych mechanizmów kontroli może działać w trybie automatycznego księgowania lub w trybie „propozycja i zatwierdzenie”.
- Zautomatyzowane pobieranie paragonów z poczty elektronicznej, plików przesłanych z urządzeń mobilnych, danych z kart firmowych oraz plików CSV.
- Wyodrębnianie za pomocą OCR danych dotyczących dostawcy, daty, kwot, podatku VAT oraz pozycji w zestawieniu.
- Sugerowanie kodu GL i ośrodka kosztowego oparte na sztucznej inteligencji, z wykorzystaniem planu kont i przykładów z przeszłości.
- Automatyczne tworzenie szkiców zapisów księgowych lub wniosków o zwrot kosztów w systemie docelowym.
- Przekierowywanie wyjątków w przypadku brakujących danych, nietypowych kwot lub kodów o niskim poziomie wiarygodności.
- Ciągłe dostosowywanie modelu i aktualizowanie reguł w miarę pojawiania się nowych dostawców lub rodzajów wydatków.
Korzyści dla Twojej firmy
- Mniejszy nakład pracy ręcznej. Automatyzuje powtarzalne procesy rejestrowania dokumentów przychodzących i wstępnego kodowania, dzięki czemu pracownicy działu finansowego mogą skupić się na sprawach wyjątkowych, uzgodnieniach i zadaniach o wartości dodanej.
- Szybsze zamknięcie miesiąca. Wczesne kodowanie i wstępne księgowanie pozwalają zmniejszyć zaległości i przyspieszyć cykle uzgadniania, zapewniając przygotowanie zapisów przed terminami wystawiania faktur i zamknięcia okresu rozliczeniowego.
- Zwiększona spójność kodowania. Scentralizowane zasady oraz asystent oparty na sztucznej inteligencji zapewniają spójny dobór kont księgi głównej oraz przypisywanie do ośrodków kosztów we wszystkich zgłoszeniach i zespołach.
- Mniejsze ryzyko błędów i konieczności ponownej pracy. Systemowa ekstrakcja danych i ocena prawdopodobieństwa błędów pozwala wyłapać potencjalne błędy kodowania i przekierować do weryfikacji przez człowieka wyłącznie rzeczywiste wyjątki.
- Zapewniono ciągłość działania. Subskrypcja z obsługą obejmuje monitorowanie, obsługę błędów oraz konserwację, dzięki czemu automatyzacja pozostaje dostosowana do zmieniających się planów kont lub zasad.
Praktyczny przykład zastosowania
W przypadku średniej wielkości firmy konsultingowej, w której co miesiąc składanych jest kilkadziesiąt wniosków o zwrot kosztów służbowych pracowników i która korzysta z programu kart firmowych, dział finansowy otrzymuje rachunki pocztą elektroniczną, przez czat oraz w formie plików przesyłanych z urządzeń mobilnych. Zespół poświęca obecnie kilka dni roboczych miesięcznie na uzgadnianie i ręczne księgowanie transakcji w systemie księgowym. Po wdrożeniu tego asystenta paragony są rejestrowane automatycznie, sugerowane kody księgi głównej i sposób rozliczenia podatku VAT pojawiają się jako wstępne zapisy, a tylko pozycje o niskim poziomie pewności lub stanowiące wyjątki od zasad są przekazywane do działu finansowego w celu zatwierdzenia. Efektem jest mniejsze zaległości w księgowaniu, bardziej przejrzysta ścieżka audytowa dla wyjątków oraz szybsze przygotowanie do uzgodnień na koniec miesiąca.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Działy finansowe w średnich przedsiębiorstwach, które przetwarzają od 200 do 5 000 rachunków miesięcznie i muszą zwiększać skalę działalności bez zwiększania liczby pracowników.
- Firmy posiadające ustalony plan kont, które dążą do spójnego księgowania w księdze głównej oraz rozliczania kosztów według ośrodków kosztowych w ramach rozproszonych zespołów.
- Organizacje korzystające z platform księgowych lub platform do zarządzania wydatkami w chmurze, które chcą skrócić czas poświęcany na wprowadzanie danych i obsługę wyjątków.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje bieżącą obsługę i monitorowanie automatyzacji procesu pozyskiwania i kodowania danych, a także konserwację i optymalizację. Implementi.ai konfiguruje łączniki, uruchamia logikę ekstrakcji i kodowania opartą na sztucznej inteligencji, monitoruje wydajność oraz usuwa błędy automatyzacji w miarę ich pojawiania się.
- Zarządzanie połączeniami i integracją z uzgodnionymi systemami.
- Przetwarzanie oparte na sztucznej inteligencji w zakresie OCR i propozycji kodowania.
- Monitorowanie procesów automatyzacji oraz obsługa i usuwanie błędów.
- Rozsądne aktualizacje konfiguracji, aby zapewnić zgodność zasad kodowania z planem kont.
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- Dla bardzo małych zespołów, które generują mniej niż około 50 paragonów miesięcznie, prostsza aplikacja do rejestrowania paragonów może okazać się bardziej opłacalna niż usługa zarządzanej automatyzacji.
- Firmy, które nie dysponują stabilnym planem kont lub stosują skrajnie niestandardowe praktyki księgowe, wymagające ręcznej oceny specjalisty w odniesieniu do każdej pozycji.
Jak to działa
- Wprowadź paragony. Usługa gromadzi paragony i faktury ze skonfigurowanych źródeł (e-mail, pliki przesyłane z urządzeń mobilnych, dane z kart płatniczych, pliki CSV) i umieszcza je w kolejce przetwarzania.
- Wyodrębnij dane. Technologia OCR wyodrębnia nazwy dostawców, daty, kwoty pozycji, podatek VAT oraz numery referencyjne; system analizuje pozycje wielowierszowe, o ile są dostępne.
- Zaproponuj kody GL. Model sztucznej inteligencji łączy dane historyczne dotyczące dostawców, opisy pozycji oraz reguły planu kont, aby zaproponować kody księgi głównej, sposób rozliczenia podatku VAT oraz przypisania do ośrodków kosztów wraz z ocenami pewności.
- Zgłoś zgłoszenia lub przygotuj je do konkursu. W zależności od uzgodnionych mechanizmów kontroli propozycje o wysokim stopniu wiarygodności są wykorzystywane do tworzenia wstępnych zapisów księgowych w systemie użytkownika lub wyświetlane jako propozycje do zatwierdzenia przez osobę sprawdzającą.
- Wyjątki dotyczące tras. Pozycje o niskim poziomie pewności, brakujące pola lub wyjątki od zasad są przekazywane do wyznaczonych osób zatwierdzających wraz z wyodrębnionymi danymi i sugerowanymi działaniami.
- Zaksięguj i uzgodnij. Po zatwierdzeniu lub automatycznym zaksięgowaniu wpisy są dostępne do uzgodnienia i sporządzenia sprawozdań w systemie księgowym; proces dopasowywania do danych z kart odbywa się w trybie ciągłym.
- Monitoruj i dostosowuj. Implementi.ai monitoruje wydajność, aktualizuje zasady kodowania i dostosowuje modele sztucznej inteligencji w celu ograniczenia przyszłych wyjątków oraz poprawy dokładności.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która co miesiąc otrzymuje 600 rachunków od pracowników oraz z kart firmowych. Rachunek przychodzi e-mailem w formie zdjęcia: usługa wyodrębnia z niego nazwę dostawcy, datę, pozycje i stawkę VAT. Sztuczna inteligencja porównuje historię dostawców i słowa kluczowe pozycji z planem kont firmy, a następnie sugeruje kod księgi głównej oraz ośrodek kosztowy z poziomem pewności wynoszącym 92%. Ponieważ poziom pewności przekracza uzgodniony próg, system tworzy wstępny wpis wydatków w systemie księgowym. Gdyby poziom pewności był niski lub kwota niezwykle wysoka, paragon zostałby przekazany do osoby zatwierdzającej z działu finansowego wraz z wyodrębnionymi polami i sugerowanym zakodowaniem. Zatwierdzone zapisy są następnie dostępne do uzgodnienia i raportowania bez konieczności ręcznego wprowadzania danych.
Integracje
Typowe systemy
Typowe systemy, które można podłączyć, to między innymi platformy księgowe w chmurze (np. Xero, Sage Intacct, NetSuite), platformy do rozliczania wydatków (np. Expensify, SAP Concur), dane z kart firmowych pochodzące z portali bankowych oraz repozytoria plików lub systemy poczty elektronicznej, do których przesyłane są paragony. Inne systemy, takie jak Arkusze Google lub wewnętrzne bazy danych, mogą służyć jako dodatkowe źródła do mapowania dostawców i wyszukiwania centrów kosztów. Są to przykłady ilustracyjne; ostateczna kompatybilność jest potwierdzana przed uruchomieniem.
Metody połączeń
Typowe metody integracji z tym produktem to interfejsy API dostawców lub integracje natywne (platformy księgowe i do zarządzania wydatkami), bezpieczny transfer plików lub SFTP do eksportu plików CSV w trybie wsadowym, przetwarzanie wiadomości e-mail w ramach procesów przekazywania paragonów oraz import danych z Arkuszy Google lub plików CSV do tabel mapujących. Uzgadniamy preferowane metody na etapie określania zakresu projektu i potwierdzamy kompatybilność przed wdrożeniem.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem uzgadniamy, które systemy mają zostać połączone, przedstawiamy przykładowe paragony oraz reprezentatywny plan kont, typowe progi zatwierdzania oraz zasady kierowania wyjątków. Potrzebujemy również szczegółowych informacji dotyczących metod dostępu (dane uwierzytelniające API, punkty końcowe SFTP lub routing wiadomości e-mail), przykładów nietypowych dostawców lub rodzajów wydatków oraz listy użytkowników, którzy powinni otrzymywać powiadomienia o wyjątkach. Zgodność i metoda dostępu są potwierdzane przed wdrożeniem.
Najczęściej zadawane pytania
Jak dokładne jest kodowanie GL?
Dokładność zależy od jakości danych historycznych i przejrzystości paragonów. Dostosowujemy modele na podstawie planu kont i przykładów historycznych; propozycje o wysokim poziomie pewności mogą być wdrażane automatycznie, natomiast pozycje o niskim poziomie pewności są przekazywane do weryfikacji.
Z jakimi systemami księgowymi można się połączyć?
Zazwyczaj łączymy się z platformami księgowymi i do zarządzania wydatkami w chmurze za pośrednictwem interfejsu API, a także korzystamy z eksportów w formacie CSV, SFTP lub pocztą elektroniczną. Na etapie określania zakresu projektu ustalamy, jakie dokładnie systemy i metody dostępu są potrzebne.
Co dzieje się z pozycjami o niskim poziomie pewności?
Pozycje o niskim poziomie pewności lub stanowiące wyjątki od zasad są przekazywane do wyznaczonych osób zatwierdzających wraz z wyodrębnionymi danymi i sugerowanymi kodami. Decyzje osób zatwierdzających są uwzględniane w modelu w celu udoskonalenia przyszłych sugestii.
Czy można publikować wpisy automatycznie?
Tak — automatyczne księgowanie jest dostępne, jeśli tak zdefiniujesz. Wielu klientów preferuje podejście etapowe, w ramach którego przed ostatecznym zaksięgowaniem tworzone są i sprawdzane są wpisy w wersji roboczej; wdrażamy rozwiązanie zgodne z ustaleniami poczynionymi podczas określania zakresu projektu.
W jaki sposób zapewniana jest obsługa?
Miesięczna subskrypcja obejmuje monitorowanie, obsługę błędów oraz uzasadnione aktualizacje konfiguracji. W ramach usługi zarządzanej firma Implementi.ai zajmuje się utrzymaniem łączników, optymalizacją logiki ekstrakcji i kodowania oraz usuwaniem błędów automatyzacji.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Prosimy o podanie, z jakich platform księgowych i do zarządzania wydatkami Państwo obecnie korzystają oraz jaka jest typowa miesięczna liczba rachunków.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
