Opis
Narzędzie AI Procurement Spend Monitor & Budget Alert Manager nieustannie monitoruje zatwierdzone wydatki (zamówienia, wnioski o zakup), przychodzące faktury oraz przydziały budżetowe, aby wykrywać odchylenia i braki w procesie zatwierdzania, zanim doprowadzą one do przekroczenia budżetu. Gromadzi dane z systemów zaopatrzenia, ERP i księgowości, stosuje reguły oraz klasyfikację opartą na sztucznej inteligencji, a następnie wyświetla alerty uszeregowane według priorytetów wraz z sugerowanymi działaniami.
implementi.ai konfiguruje, obsługuje i utrzymuje system automatyzacji w ramach miesięcznej usługi zarządzanej: łączymy uzgodnione systemy, dostosowujemy progi alertów i monitorujemy działanie automatyzacji, dzięki czemu Twój zespół otrzymuje wyłącznie istotne i przydatne powiadomienia, a nie zbędne informacje.
Problem
Większość organizacji śledzi budżety za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, systemów ERP oraz procesów związanych z zamówieniami zakupowymi. Zobowiązania wynikające z zamówień zakupowych często znajdują się w innym systemie niż faktury i księgi budżetowe, przez co zespoły nie mają jednolitego obrazu wydatków budżetowych w porównaniu z rzeczywistymi. Ręczne uzgadnianie danych jest czasochłonne, w procesie zatwierdzania pojawiają się błędy, a osoby odpowiedzialne za budżet dowiadują się o odchyleniach dopiero po zaksięgowaniu faktur. Wraz ze wzrostem wielkości wydatków lub w przypadku zaangażowania wielu lokalizacji i ośrodków kosztowych opóźnienia i pominięte zatwierdzenia prowadzą do niekontrolowanych przekroczeń budżetu, sporów z dostawcami dotyczących opóźnień oraz rozdrobnienia odpowiedzialności.
Co automatyzuje to rozwiązanie
To rozwiązanie typu „managed” automatyzuje bieżące monitorowanie, klasyfikację i generowanie alertów dotyczących wydatków związanych z zamówieniami w wybranych przez Państwa systemach. Koncentruje się ono na identyfikowaniu rozbieżności między zobowiązaniami, zatwierdzeniami a faktycznymi fakturami oraz inicjuje jasne, uszeregowane według priorytetów dalsze działania.
- Zbierz zamówienia, zapotrzebowania, faktury i pozycje budżetowe z systemów ERP, zaopatrzenia i księgowości.
- W przypadku niekompletnych metadanych należy wykorzystać sztuczną inteligencję do klasyfikacji wydatków według kategorii, projektu, ośrodka kosztowego lub dostawcy.
- Wykrywaj rozbieżności między planowanymi a rzeczywistymi wydatkami oraz ustalaj priorytety w oparciu o ryzyko i skutki finansowe.
- Wysyłaj powiadomienia kontekstowe do osób odpowiedzialnych za budżet, osób zatwierdzających zamówienia lub działu finansowego za pośrednictwem poczty elektronicznej lub poprzez integrację z narzędziami do obsługi zgłoszeń lub komunikacji.
- W przypadku możliwości automatycznego rozwiązania należy otworzyć zadania związane z wyjątkami lub sugestie dotyczące uzgodnienia w ramach przepływu pracy.
- Należy na bieżąco gromadzić dane dotyczące zidentyfikowanych odchyleń oraz statusu ich rozwiązania w celu przeprowadzania analiz trendów i przygotowania dokumentacji na potrzeby audytu.
Korzyści dla Twojej firmy
- Szybszy wgląd w budżet. Ciągłe monitorowanie zapewnia osobom odpowiedzialnym za budżet wcześniejszy wgląd w porównanie wydatków zaplanowanych z rzeczywistymi, dzięki czemu działania naprawcze można podjąć jeszcze przed końcem miesiąca.
- Mniej nieoczekiwanych nadwyżek wydatków. Powiadomienia o priorytetowym znaczeniu pozwalają skupić uwagę na odchyleniach o wysokim ryzyku oraz brakujących zatwierdzeniach, co ogranicza liczbę spóźnionych transakcji korygujących i zatwierdzeń w trybie pilnym.
- Ograniczenie ręcznego uzgadniania danych. Klasyfikacja oparta na sztucznej inteligencji oraz automatyczne dopasowania pozwalają skrócić czas poświęcany na poszukiwanie brakujących numerów zleceń zakupu, kodów dostawców i oznaczeń ośrodków kosztowych.
- Jasno określona odpowiedzialność. Zautomatyzowany system zgłaszania problemów i przydzielania zadań przypisuje wyjątki do wyznaczonych osób odpowiedzialnych wraz z danymi kontekstowymi, dzięki czemu problemy nie giną w wątkach wiadomości e-mail.
- Ciągłość działania. implementi.ai obsługuje i monitoruje proces automatyzacji, zajmując się konserwacją i optymalizacją, dzięki czemu zespoły wewnętrzne nie muszą zajmować się codziennym zapewnianiem niezawodności.
Praktyczny przykład zastosowania
Średniej wielkości producent o zdecentralizowanym systemie zakupów musi kontrolować wydatki w trzech zakładach produkcyjnych oraz w centralnym dziale finansowym. Zamówienia zakupowe są składane lokalnie w portalu zakupowym, natomiast faktury księgowane są w korporacyjnym systemie ERP. Osoby odpowiedzialne za budżet często dostrzegają przekroczenie budżetu dopiero podczas uzgadniania sald na koniec miesiąca, co wymaga korygujących wpisów księgowych i pilnych zatwierdzeń. Rozwiązanie AI Procurement Spend Monitor pobiera zamówienia, faktury i alokacje budżetowe, wykorzystuje sztuczną inteligencję do oznaczania niejednoznacznych pozycji oraz generuje priorytetowe alerty, gdy rzeczywiste kwoty faktur przekraczają kwoty zatwierdzone w zamówieniach lub gdy faktury przychodzą bez odpowiadającego im zamówienia. Działy zaopatrzenia i finansów otrzymują kontekstowe zalecenia dotyczące zatwierdzania, kwestionowania lub realokacji wydatków, co ogranicza konieczność wprowadzania korekt z opóźnieniem i poprawia dokładność rozliczeń na koniec miesiąca.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Zespoły ds. zaopatrzenia w średnich przedsiębiorstwach produkcyjnych lub dystrybucyjnych, które potrzebują stałej kontroli nad wieloma lokalizacjami.
- Kontrolerzy finansowi odpowiedzialni za przestrzeganie budżetu i dokładność danych na koniec miesiąca, którzy chcą szybciej wykrywać odchylenia.
- Kierownicy operacyjni odpowiedzialni za zarządzanie wydatkami związanymi z projektami, którzy potrzebują aktualnego wglądu w koszty zakontraktowane w porównaniu z kosztami rzeczywistymi.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje zarządzaną automatyzację oraz zadania operacyjne niezbędne do zapewnienia prawidłowego działania i użyteczności rozwiązania.
- Połączenie i bieżąca synchronizacja danych z uzgodnionymi systemami (ERP, portal zamówień, system księgowy).
- Przetwarzanie oparte na sztucznej inteligencji służące do klasyfikacji i wykrywania anomalii, a także monitorowanie zautomatyzowanych procesów i alertów.
- Obsługa i usuwanie błędów związanych z automatyzacją, rutynowa konserwacja oraz uzasadnione aktualizacje konfiguracji progów i reguł routingu.
- Ciągłe monitorowanie działania systemu automatyzacji oraz jego dostosowywanie w celu ograniczenia liczby fałszywych alarmów i zapewnienia, by alerty były przydatne do podjęcia działań.
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- Bardzo małe organizacje o znikomym wolumenie zamówień, w których wystarcza kontrola ręczna.
- Firmy, które nie prowadzą cyfrowych zamówień ani faktur i nie są w stanie udostępnić elektronicznego eksportu danych ani dostępu do interfejsu API.
Jak to działa
- Połącz i zaimportuj. Łączymy się z uzgodnionymi przez Państwa systemami zaopatrzenia, ERP i księgowości oraz rozpoczynamy regularne gromadzenie danych dotyczących zamówień, wniosków o zakup, faktur i pozycji budżetowych.
- Normalizacja i wzbogacanie. Zebrane rekordy są normalizowane (daty, kwoty, identyfikatory dostawców), a dzięki wzbogaceniu danymi przez sztuczną inteligencję uzupełniane są, w miarę możliwości, brakujące tagi, takie jak centrum kosztów, kod projektu lub kategoria produktu.
- Należy dopasować zobowiązania do faktur. System próbuje automatycznie dopasować zamówienia zakupu/zgłoszenia zapotrzebowania do przychodzących faktur; pewne dopasowania są rejestrowane i usuwane z kolejki wyjątków.
- Wykrywanie odchyleń i anomalii. Sztuczna inteligencja oraz kontrole oparte na regułach porównują kwoty zaksięgowane, otrzymane towary i zaksięgowane faktury w celu wykrycia przekroczeń budżetu, zduplikowanych faktur lub brakujących zatwierdzeń.
- Ustal priorytety i kieruj powiadomienia. Wyjątki są klasyfikowane pod względem skutków finansowych i prawdopodobieństwa wystąpienia błędu; pozycje o wysokim priorytecie generują alerty wymagające podjęcia działań, które są przekazywane do odpowiedniej osoby zatwierdzającej lub osoby odpowiedzialnej za budżet.
- Automatyczne propozycje działań naprawczych. W przypadku typowych wyjątków (np. brak numeru zamówienia) usługa sugeruje kolejne kroki, takie jak automatyczne uzupełnienie brakujących pól, utworzenie zadania uzgodnienia lub wysłanie zapytania do dostawcy.
- Śledź rozdzielczość i zachowuj historię. Każdy wyjątek zawiera informacje o statusie oraz uwagi dotyczące rozwiązania. System przechowuje historię trendów w celu bieżącej analizy i okresowego dostrajania przez firmę implementi.ai.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która wystawia zamówienia zakupowe w portalu zakupowym, a faktury księguje w systemie ERP. Przychodzi faktura, której kwota przekracza kwotę zamówienia, ponieważ dostawca doliczył koszty wysyłki. System automatyczny pobiera zamówienie i fakturę, wykorzystuje sztuczną inteligencję do klasyfikacji pozycji i dopasowuje fakturę do zamówienia. System wykrywa rozbieżność, ocenia ją jako średnio-wysoką ze względu na dodatkowy koszt i wysyła powiadomienie do właściciela centrum kosztów wraz z sugerowanym działaniem: zatwierdzenie dodatkowego wydatku, wystąpienie do dostawcy o notę kredytową lub przeniesienie środków z innej pozycji budżetowej. Jeśli osoba zatwierdzająca wybierze rozwiązanie, system automatyczny rejestruje tę decyzję i aktualizuje status wyjątku; pozycje nierozwiązane są eskalowane do działu finansowego zgodnie z uzgodnionymi zasadami routingu.
Integracje
Typowe systemy
Do typowych systemów, z którymi się integrujemy, należą systemy ERP (np. SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics), portale e-zamówień lub portale wniosków zakupowych oraz platformy księgowe służące do rejestrowania faktur od dostawców. Integrujemy się również z narzędziami komunikacyjnymi i systemami zgłoszeń w celu dostarczania powiadomień (e-mail, Slack lub istniejące systemy zgłoszeń). Inne systemy mogą zostać podłączone po potwierdzeniu podczas ustalania zakresu projektu.
Metody połączeń
Połączenia są realizowane za pomocą dostępnych interfejsów API lub integracji natywnych, o ile są one obsługiwane. W przypadku braku dostępnych interfejsów API możemy korzystać z bezpiecznych plików CSV lub eksportów danych, zaplanowanych przesyłek przez SFTP lub uzgodnionych webhooków. Ostateczna metoda połączenia dla każdego systemu jest ustalana na etapie planowania wdrożenia.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem uzgadniamy, które systemy mają zostać połączone, udostępniamy przykładowe wyciągi danych lub dane uwierzytelniające do interfejsu API, ustalamy kluczowe hierarchie budżetowe i zasady ścieżki zatwierdzania, które mają być stosowane, a także sporządzamy listę użytkowników, którzy powinni otrzymywać powiadomienia. Potrzebujemy również przykładów typowych sposobów rozwiązywania wyjątków oraz wszelkich konwencji dotyczących oznaczania. Przed wdrożeniem potwierdzamy zgodność oraz dokładną metodę dostępu.
Najczęściej zadawane pytania
Z jakimi systemami można je zintegrować?
Zazwyczaj integrujemy się z systemami ERP, portalami zamówień oraz systemami księgowymi, które udostępniają interfejsy API lub obsługują eksport danych. Konkretną kompatybilność potwierdzamy na etapie określania zakresu projektu.
W jakim stopniu można dostosować progi alertów i trasy ich przekazywania?
Progi alarmowe, logika ustalania priorytetów oraz reguły kierowania są konfigurowalne na etapie wdrażania i dostosowywane z biegiem czasu w trakcie działania usługi w celu ograniczenia liczby fałszywych alarmów.
Czy system automatycznie zatwierdzi wydatki?
Nie. Usługa wykrywa i zgłasza wyjątki oraz może zaproponować automatyczne działania naprawcze w przypadkach niskiego ryzyka, jednak zatwierdzanie pozostaje pod Twoją kontrolą i odbywa się zgodnie z skonfigurowanymi przez Ciebie zasadami.
Jak radzi się sobie z fałszywymi alarmami?
W ramach comiesięcznej usługi platforma implementi.ai monitoruje alerty oraz wspiera dostosowywanie modeli sztucznej inteligencji i progów reguł, co ma na celu ograniczenie liczby fałszywych alarmów i poprawę trafności wyników.
Jakie dane są przechowywane na potrzeby analizy trendów?
Rozwiązanie przechowuje historię zdarzeń i wyjątków niezbędną do analizy trendów odchyleń oraz optymalizacji. Szczegóły dotyczące okresu przechowywania danych są uzgadniane przed uruchomieniem systemu.
Jak rozpocząć wdrażanie?
Zaczynamy od rozmowy wstępnej, podczas której ustalamy integracje, przykładowe dane oraz struktury budżetowe, które mają być monitorowane. Termin uruchomienia zależy od integracji i zakresu projektu i jest potwierdzany przed wdrożeniem.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Prosimy o podanie informacji na temat systemów ERP, systemów zaopatrzenia i systemów księgowych, z których Państwo obecnie korzystają, a także o przesłanie przykładowego budżetu lub wzoru zamówienia.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
