Opis
Rozwiązanie AI Batch Traceability & Recall Router w sposób ciągły łączy identyfikatory partii i serii w systemie ERP, magazynie i kanałach sprzedaży, przekształcając rozproszone dane w jeden, praktyczny obraz sytuacji związanej z wycofaniem produktu. W przypadku pojawienia się problemu z jakością, ostrzeżenia organu regulacyjnego lub powiadomienia od dostawcy system identyfikuje dotknięte tym problemem zapasy, otwarte zamówienia i sprzedane jednostki, dzięki czemu zespoły mogą działać szybko i spójnie.
implementi.ai obsługuje i utrzymuje to rozwiązanie w ramach usługi zarządzanej: konfigurujemy połączenia, dostosowujemy reguły dopasowywania do Państwa danych, monitorujemy działanie systemu oraz zajmujemy się błędami automatyzacji, dzięki czemu Państwa zespoły mogą skupić się na ograniczaniu skutków i komunikacji, a nie na arkuszach kalkulacyjnych i ręcznym wyszukiwaniu.
Problem
Bez automatyzacji śledzenie partii objętej wycofaniem z rynku odbywa się ręcznie, jest powolne i podatne na błędy. Zespoły muszą przeszukiwać wiele systemów w poszukiwaniu numerów partii, korelować dane dotyczące dostaw i produkcji, identyfikować zaległe wysyłki oraz kontaktować się z klientami pojedynczo. Wraz ze wzrostem wielkości katalogu, kanałów sprzedaży i sieci dostawców czas potrzebny na ręczne wyszukiwanie wydłuża się, komunikacja staje się niespójna, a ścieżki audytu są niekompletne. Pominięte zamówienia lub opóźnione powiadomienia zwiększają ryzyko dla klientów, powodują problemy z przestrzeganiem przepisów i generują kosztowną logistykę związaną z wycofaniem produktów.
Co automatyzuje to rozwiązanie
To rozwiązanie zarządzane automatyzuje kompleksowe zadania związane ze śledzeniem i wycofywaniem produktów, które zazwyczaj wymagają ręcznych weryfikacji oraz działań następczych prowadzonych telefonicznie lub za pomocą arkuszy kalkulacyjnych. Konsoliduje dane partii, ocenia produkty objęte wycofaniem i uruchamia uzgodniony zestaw działań dla każdego przypadku wycofania.
- Zlokalizuj dotknięte problemem zapasy w systemach ERP/WMS i oznacz je jako poddane kwarantannie lub zastrzeżone.
- Należy dopasować sprzedane jednostki do zamówień klientów, wysyłek i sprzedaży na platformach handlowych w celu stworzenia listy wyników.
- Generuj zadania z powiadomieniami dostosowane do potrzeb zespołów obsługi klienta, dystrybucji i zwrotów.
- Utwórz kolejki wyjątków dla wyników niejednoznacznych lub brakujących numerów partii w celu ręcznej weryfikacji.
- Rejestruj każdą czynność związaną z wycofaniem produktu, aby zachować historię zdarzeń podlegającą audytowi.
- W miarę możliwości można uruchamiać zlecenia pobrania/zwrotu lub generowanie etykiet zwrotnych, o ile pozwalają na to integracje.
Korzyści dla Twojej firmy
- Szybsze opanowanie sytuacji. Automatyczna identyfikacja dotkniętych problemem zapasów i zamówień skraca czas między wykryciem problemu a podjęciem działań, co ogranicza zakres akcji wycofania produktów z rynku i zmniejsza presję operacyjną.
- Spójna komunikacja. Powiadomienia i kierowanie zleceń odbywa się zgodnie z wcześniej ustalonymi zasadami, dzięki czemu klienci, zespoły sprzedaży i magazyny otrzymują spójne instrukcje oraz informacje dotyczące kolejnych kroków.
- Mniejszy nakład pracy ręcznej. Zespoły poświęcają mniej czasu na przeszukiwanie systemów i sporządzanie list, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na zarządzaniu fizycznym zabezpieczeniem towarów, zwrotami oraz rozmowami z dostawcami.
- Ścieżka śledzenia wycofania podlegająca audytowi. Wszystkie dopasowania, decyzje i zrealizowane działania są rejestrowane, dzięki czemu zespoły ds. jakości i zgodności mają do dyspozycji przejrzystą historię, którą można wyeksportować.
- Weryfikacja przez człowieka w określonym zakresie. Niejednoznaczne wyniki są sygnalizowane jako wyjątki, dzięki czemu pracownicy sprawdzają jedynie te rekordy, które rzeczywiście wymagają ludzkiej oceny, co zwiększa dokładność i przyspiesza pracę.
Praktyczny przykład zastosowania
W przypadku średniej wielkości dystrybutora produktów spożywczych, prowadzącego sprzedaż za pośrednictwem własnego sklepu internetowego oraz kilku platform handlowych, dostawca powiadamia go o zanieczyszczeniu dotyczącym konkretnego numeru partii. Dystrybutor musi szybko zidentyfikować lokalizacje magazynowe, odizolować pozostałe zapasy, wstrzymać wysyłki oraz skontaktować się z klientami, którzy otrzymali produkty z danej partii. Dzięki temu produktowi zespół operacyjny otrzymuje skonsolidowaną listę jednostek magazynowych (SKU), numerów zamówień i danych kontaktowych klientów; wyjątki, w których brakuje danych dotyczących partii, są przekazywane do działu zapewnienia jakości w celu ręcznej weryfikacji. Efektem jest szybsze i lepiej kontrolowane wycofanie produktu z rynku wraz z podlegającą audytowi dokumentacją podjętych działań.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Producenci stosujący produkcję opartą na partiach — potrzebują możliwości śledzenia poszczególnych partii produkcyjnych oraz związanych z nimi zamówień.
- Dystrybutorzy zarządzający zapasami pochodzącymi od wielu dostawców — muszą mieć możliwość szybkiej identyfikacji i wyodrębnienia partii, których dotyczy problem, we wszystkich magazynach.
- Sprzedawcy wielokanałowi — muszą zidentyfikować sprzedane sztuki w ramach handlu elektronicznego, platform handlowych oraz zwrotów ze sklepów stacjonarnych.
- Zespoły ds. jakości, zgodności z przepisami i łańcucha dostaw — potrzebują niezawodnych ścieżek audytowych oraz spójnego przydzielania zadań w przypadku akcji wycofania produktu z rynku.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje obsługę i bieżącą konserwację systemu automatyzacji wycofywania produktów oraz integracji uzgodnionych przed uruchomieniem. Firma implementi.ai zarządza systemem automatyzacji, monitoruje jego stan, wprowadza rutynowe aktualizacje konfiguracji oraz zajmuje się rozwiązywaniem błędów automatyzacji w miarę ich pojawiania się. Usługa obejmuje przetwarzanie oparte na sztucznej inteligencji niezbędne do dopasowywania partii do zamówień oraz monitorowanie konieczne do zapewnienia ciągłości działania rozwiązania w miarę zmian w systemach lub formatach danych.
- Zarządzanie działaniem i monitorowaniem systemów automatyki
- Uzgodnione podłączenia systemowe i ich konserwacja
- Dopasowywanie oparte na sztucznej inteligencji i generowanie wyjątków
- Postępowanie w przypadku błędów automatyzacji i ich usuwanie oraz wprowadzanie uzasadnionych aktualizacji konfiguracji
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- Firmy posiadające niewielką liczbę pozycji asortymentowych (SKU) podlegających kontroli partii oraz charakteryzujące się bardzo małą liczbą zamówień — rozwiązanie to może oferować większe możliwości niż jest to konieczne w przypadku niewielkich, jednorazowych akcji wycofania produktów z rynku.
- Organizacje nieposiadające elektronicznej dokumentacji partii — jeśli numery partii nie są rejestrowane w żadnym systemie cyfrowym, automatyczne śledzenie nie jest możliwe do czasu usprawnienia procesu gromadzenia danych.
Jak to działa
- Konsolidacja danych. System automatyzacji pobiera dane dotyczące partii i serii z uzgodnionych systemów oraz tworzy znormalizowany indeks identyfikatorów partii, lokalizacji i powiązanych transakcji.
- Rejestracja uczestników wydarzenia. Zgłoszenie wycofania produktu może pochodzić z powiadomienia dostawcy, danych z działu kontroli jakości lub wprowadzenia ręcznego; system rejestruje zdarzenie wycofania oraz identyfikatory lub kryteria określające zapasy objęte wycofaniem.
- Dopasowywanie wpływu. Wyszukiwanie oparte na sztucznej inteligencji przeszukuje stan magazynowy, otwarte zamówienia i historię wysyłek w celu sporządzenia listy pozycji, których dotyczy problem; reguły dopasowania przybliżonego wskazują potencjalne dopasowania w przypadku niekompletnych identyfikatorów.
- Kierowanie akcji. Zgodnie z ustalonymi przez Państwa zasadami router umieszcza towary w kwarantannie, oznacza zamówienia, tworzy zadania związane ze zwrotami lub kompletacją oraz powiadamia dział obsługi klienta lub zewnętrznych partnerów logistycznych.
- Obsługa wyjątków. Rekordy zawierające dopasowania o niskim poziomie pewności są umieszczane w kolejce wyjątków wraz z propozycjami dalszych działań, które wymagają weryfikacji i zatwierdzenia przez pracownika.
- Audyt i zamknięcie. Wszystkie działania, zatwierdzenia i komunikaty są rejestrowane; po zakończeniu działań ograniczających zdarzenie związane z wycofaniem produktu zostaje oznaczone jako zamknięte i sporządzany jest raport podsumowujący.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która otrzymuje powiadomienie od dostawcy wskazujące, że partia nr 1234 jest zanieczyszczona. System rejestruje ten numer partii, lokalizuje pozostałe jednostki w dwóch magazynach za pośrednictwem systemu WMS oraz wyszukuje pasujące zrealizowane zamówienia na platformie e-commerce i w systemie ERP. Automatycznie oznacza zamówienia wychodzące do anulowania, umieszcza pozostałe zapasy w kwarantannie oraz generuje zadania dotyczące kontaktu z klientami dla zespołu wsparcia wraz z wstępnie wypełnionymi numerami referencyjnymi zamówień. Trzy zamówienia sprzedaży zawierają niekompletne dane dotyczące partii — są one kierowane do kolejki wyjątków w celu ręcznej weryfikacji. System automatyzacji rejestruje każde działanie i sporządza podsumowanie skutków dla zespołów ds. jakości i zgodności z przepisami.
Integracje
Typowe systemy
Typowe systemy przechowujące dane dotyczące partii i zamówień to systemy ERP (na przykład SAP S/4HANA lub Oracle NetSuite), systemy zarządzania magazynem (WMS) oraz platformy do zarządzania zamówieniami, platformy e-commerce (Shopify, Magento) oraz systemy CRM lub obsługi klienta (Salesforce, Zendesk). Możemy również pracować z eksportami w formacie CSV, plikami przesyłanymi przez SFTP lub tabelami baz danych w przypadkach, gdy interfejsy API nie są dostępne. Dokładną kompatybilność potwierdzamy na etapie określania zakresu projektu.
Metody połączeń
Dostępne metody połączeń obejmują natywne interfejsy API lub webhooki (o ile są dostępne), zaplanowane importy/eksporty plików CSV lub SFTP, dostęp do bazy danych lub repliki odczytowej oraz kanały informacyjne uruchamiane przez wiadomości e-mail w celu przekazywania powiadomień od dostawców. Wybieramy metodę lub metody, które najlepiej pasują do Państwa systemów i modelu bezpieczeństwa; ostateczne podejście uzgadniamy przed wdrożeniem.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem uzgadniamy, które systemy mają zostać połączone, przykładowe wyciągi danych (partie/serie, lokalizacje magazynowe, zapisy dotyczące zamówień i wysyłek), zdarzenia wyzwalające, które uruchamiają procedurę wycofania produktu, oraz zasady decyzyjne dotyczące kwarantanny, powiadamiania klientów i zwrotów. Potrzebujemy również wyznaczonej osoby kontaktowej ds. technicznych oraz środowiska testowego lub przykładowych plików w celu zweryfikowania logiki dopasowywania. Kompatybilność, sposób dostępu oraz dokładny plan integracji są potwierdzane przed rozpoczęciem prac.
Najczęściej zadawane pytania
Z jakimi systemami można się połączyć w celu pobrania danych zbiorczych?
Zazwyczaj łączymy się z systemami ERP, WMS oraz platformami zamówień i handlu elektronicznego za pośrednictwem interfejsów API, o ile są one dostępne. W przypadku braku interfejsu API możemy korzystać z zaplanowanych plików CSV/SFTP lub wyciągów z baz danych. Ostateczny sposób połączenia ustalany jest na etapie określania zakresu projektu.
Jak traktowane są wyniki niejednoznaczne?
Niejednoznaczne lub mało wiarygodne dopasowania są kierowane do kolejki wyjątków wraz z sugerowanymi dopasowaniami i danymi kontekstowymi w celu weryfikacji przez człowieka. Użytkownik określa, kto weryfikuje wyjątki oraz jakie etapy zatwierdzania są wymagane przed uruchomieniem automatycznej akcji.
Czy system może wysyłać wiadomości do klientów?
Tak — tam, gdzie istnieją integracje, możemy generować zadania powiadomień i wstępnie wypełnione wiadomości dla Państwa systemu obsługi klienta lub przesyłać dane do serwisu e-mailowego lub SMS-owego. Implementi.ai konfiguruje routing; rzeczywiste szablony wiadomości i sformułowania zgodne z przepisami są dostarczane przez Państwa zespół.
W jaki sposób system prowadzi ścieżkę audytu?
Każde zdarzenie przywołania, decyzja dotycząca dopasowania, przydzielone zadanie i działanie ręczne są rejestrowane w historii zdarzeń przywołania. Usługa zarządzana kompiluje te dane w postaci podsumowania, które można wyeksportować, na potrzeby kontroli jakości i zgodności z przepisami.
Jaki poziom dostosowania jest możliwy?
Reguły dopasowywania, działania kwarantanny, odbiorcy powiadomień oraz procedury postępowania w przypadku wyjątków są konfigurowane zgodnie z potrzebami klienta. Rozwiązanie wymaga konfiguracji dostosowanej do konkretnego klienta w celu przyporządkowania identyfikatorów partii, magazynów i reguł biznesowych; firma implementi.ai dokonuje tych konfiguracji i dba o ich utrzymanie w ramach comiesięcznej usługi.
Jak rozpocząć wdrażanie?
Zaczynamy od rozmowy mającej na celu określenie zakresu projektu, podczas której sporządzamy listę systemów, przykładowych danych oraz scenariuszy wywołania. Na tej podstawie ustalamy wymagane połączenia, metody integracji oraz zakres projektu. Termin uruchomienia zależy od systemów i uzgodnionego zakresu projektu i jest potwierdzany przed rozpoczęciem prac.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Prosimy o podanie, w jakich systemach ERP, magazynowych i systemach obsługi zamówień przechowywane są dane dotyczące partii/serii oraz historia wycofań.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
