Opis
Narzędzie AI Supplier Early-Payment Discount Optimiser analizuje faktury dostawców, warunki płatności oraz stan środków pieniężnych firmy, aby zaproponować i zautomatyzować decyzje dotyczące płatności, które pozwalają skorzystać ze zniżek za przedterminową płatność, gdy jest to opłacalne finansowo. Firma implementi.ai obsługuje i utrzymuje tę automatyzację w ramach stałej usługi zarządzanej, dzięki czemu zespół finansowy otrzymuje praktyczne zalecenia dotyczące płatności oraz wsparcie w ich realizacji bez konieczności zarządzania przepływem pracy.
To rozwiązanie jest przeznaczone dla firm korzystających z systemów ERP, księgowych lub platform do obsługi zobowiązań (AP), które chcą ograniczyć liczbę straconych okazji do uzyskania rabatów, zmniejszyć nakład pracy związany z ręcznym ustalaniem priorytetów oraz zapewnić spójność w planowaniu płatności. Przed uruchomieniem ustalamy, które systemy i zasady zatwierdzania należy połączyć oraz w jaki sposób będą autoryzowane zautomatyzowane operacje płatnicze.
Problem
Zespoły ds. zobowiązań często śledzą setki lub tysiące faktur o różnych terminach płatności i okresach obowiązywania rabatów. Bez automatyzacji zespoły polegają na arkuszach kalkulacyjnych, pamięci lub ręcznych zapytaniach, aby zdecydować, które faktury opłacić przed terminem. Prowadzi to do utraty rabatów, niekonsekwentnych relacji z dostawcami oraz czasochłonnych, przeprowadzanych w ostatniej chwili cykli płatności. Wraz ze wzrostem liczby faktur i dywersyfikacją kanałów płatności coraz trudniej jest zachować przejrzysty obraz możliwości uzyskania rabatów, dostępności środków oraz zasad zatwierdzania płatności. Ręczne ustalanie priorytetów zwiększa również ryzyko błędów ludzkich — nadpłat, pominiętych zatwierdzeń lub opóźnień w płatnościach skutkujących karami. Skutkiem tego jest utrata oszczędności u dostawców oraz nieprzewidywalne planowanie przepływów pieniężnych.
Co automatyzuje to rozwiązanie
Usługa na bieżąco analizuje przychodzące i zaległe faktury dostawców, porównuje warunki płatności i okresy obowiązywania rabatów, ocenia każdą fakturę pod kątem korzyści netto i wpływu na płynność finansową, a następnie rekomenduje lub inicjuje płatności zgodnie z ustalonymi zasadami. implementi.ai zarządza automatyzacją, monitoruje jej działanie oraz zajmuje się wyjątkami i naprawami w ramach comiesięcznej usługi zarządzanej.
- Zidentyfikuj faktury z warunkami przedterminowej płatności lub dynamicznymi rabatami i oblicz korzyść netto.
- Oceniaj faktury i ustalaj ich priorytety według wysokości rabatu, znaczenia dostawcy oraz dostępności środków pieniężnych.
- Proponować lub uruchamiać cykle płatności zgodnie z uzgodnionymi zasadami zatwierdzania.
- Przekaż wyjątki dotyczące tras oraz nietypowe warunki do przeanalizowania przez pracowników działu finansowego.
- Prowadź historię decyzji dotyczących płatności oraz proste zestawienia trendów na potrzeby przeglądu finansowego.
Korzyści dla Twojej firmy
- Odzyskaj rabaty od dostawców. System wskazuje możliwości uzyskania zniżek w najbliższym czasie i nadaje priorytet płatnościom, w przypadku których korzyść netto uzasadnia wcześniejszy wypływ środków, co pozwala ograniczyć utracone oszczędności dzięki spójnym i powtarzalnym decyzjom.
- Szybsze przetwarzanie faktur, wymagające mniej ręcznej pracy. Automatyzacja eliminuje konieczność śledzenia arkuszy kalkulacyjnych i ręcznego sortowania faktur, zmniejszając rutynowe obciążenie zespołów ds. rozliczeń zobowiązań i umożliwiając pracownikom skupienie się na złożonych przypadkach wyjątkowych.
- Lepsza przejrzystość przepływów pieniężnych. Przy ustalaniu priorytetów uwzględnia się aktualną i prognozowaną sytuację gotówkową, dzięki czemu zalecenia dotyczące płatności zapewniają równowagę między uzyskaniem rabatu a potrzebami w zakresie płynności finansowej.
- Spójna obsługa dostawców. Ustalone zasady gwarantują jednolite traktowanie podobnych faktur, co przyczynia się do poprawy relacji z dostawcami oraz ułatwia przeprowadzenie audytu.
- Zarządzałem operacjami i wprowadzaniem poprawek. implementi.ai monitoruje, konserwuje i usuwa usterki w systemie automatyzacji, dzięki czemu Twój zespół finansowy nie musi ponosić obciążenia operacyjnego.
Praktyczny przykład zastosowania
Średniej wielkości dystrybutor otrzymuje co miesiąc setki faktur od dostawców. Niektórzy dostawcy oferują rabaty w wysokości 1–3% za płatność w ciągu 10 dni, ale zespół ds. rozliczeń zobowiązań nie dysponuje spójną metodą pozwalającą określić, które rabaty warto wykorzystać, biorąc pod uwagę okresowe wpływy gotówkowe firmy. Dzięki temu produktowi system automatycznie odczytuje przychodzące faktury, zaznacza okresy obowiązywania rabatów, ocenia możliwości w oparciu o prognozy przepływów pieniężnych i reguły biznesowe, a następnie przygotowuje zalecane cykle płatności. Rutynowe przypadki są realizowane automatycznie; wszelkie niejednoznaczne sytuacje są przekazywane do kontrolera wraz z zwięzłą rekomendacją i uzasadnieniem finansowym — co ogranicza liczbę utraconych rabatów oraz nakład pracy ręcznej niezbędny do ich wykrycia.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Działy finansowe w średnich przedsiębiorstwach, które regularnie otrzymują faktury od dostawców i chcą uwzględniać rabaty dostawców bez zwiększania liczby pracowników.
- Kierownicy ds. zobowiązań, którzy chcą ograniczyć powtarzające się czynności związane z ustalaniem priorytetów faktur oraz opracować spójne zasady płatności.
- Firmy korzystające z systemów ERP lub systemów księgowych, które potrzebują zarządzanej automatyzacji łączącej faktury, systemy płatności i prognozy przepływów pieniężnych.
- Centra usług wspólnych, które przetwarzają duże ilości faktur i potrzebują danych historycznych oraz ścieżek audytowych do podejmowania decyzji dotyczących płatności.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje automatyzację operacyjną oraz bieżącą obsługę w ramach usługi zarządzanej: łączymy uzgodnione systemy, przeprowadzamy codzienny proces ustalania priorytetów i generowania rekomendacji, monitorujemy automatyzację oraz zajmujemy się błędami i ich usuwaniem, a także wprowadzamy uzasadnione aktualizacje konfiguracji. implementi.ai dba również o aktualizację reguł punktacji oraz niezbędnych dostosowań integracyjnych, dzięki czemu rozwiązanie działa nieprzerwanie nawet w miarę zmian w systemach klienta.
- Automatyzacja procesów operacyjnych i codzienne ustalanie priorytetów
- Powiązania z systemami uzgodnione przed uruchomieniem
- Analiza oparta na sztucznej inteligencji w celu oceny i generowania rekomendacji
- Monitorowanie, obsługa błędów i rutynowa konserwacja
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- W przypadku firm, które wystawiają bardzo niewielką liczbę faktur i nie korzystają z rabatów dostawców uzależnionych od terminu płatności, wdrożenie tej automatyzacji może okazać się nieuzasadnione.
- Dla firm, które wymagają pełnego ręcznego zatwierdzania każdej płatności na rzecz dostawcy bez wyjątku, automatyzacja tego procesu może wydawać się nadmierna.
Jak to działa
- Przetwarzanie faktur. System automatyzacji pobiera otwarte i nowo otrzymane faktury dostawców z systemu ERP, platformy obsługi zobowiązań lub uzgodnionego źródła plików, a następnie ujednolica kluczowe pola, takie jak termin płatności, warunki płatności i okresy rabatowe.
- Wyodrębnianie i ocena zniżek. Sztuczna inteligencja wyodrębnia klauzule dotyczące rabatów i oblicza korzyść finansową netto wynikającą z wcześniejszej płatności, a następnie ocenia faktury pod kątem wartości rabatu, priorytetu dostawcy oraz zapotrzebowania na środki pieniężne.
- Sprawdzenie środków pieniężnych i ograniczeń. System sprawdza na podstawie uzgodnionych danych dotyczących stanu środków pieniężnych lub prostej zasady dotyczącej rezerwy gotówkowej, czy przedterminowa spłata jest dopuszczalna bez narażania płynności finansowej.
- Generowanie zaleceń dotyczących płatności. Generowany jest zestawienie płatności z rankingiem, pokazujące, które faktury należy opłacić przed terminem, które zgodnie ze standardowymi warunkami, a które wymagają ręcznej weryfikacji; każda rekomendacja zawiera krótkie uzasadnienie.
- Procedura zatwierdzania i realizacji. Zalecenia są kierowane zgodnie z ustalonymi zasadami zatwierdzania: w przypadku spraw wstępnie zatwierdzonych następuje automatyczna realizacja, a w pozostałych przypadkach wysyłany jest wniosek o zatwierdzenie do administratora danych.
- Obsługa wyjątków. Faktury zawierające niejasne warunki, sprzeczne dane lub nietypowe klauzule dostawców są oznaczane i przekazywane pracownikom działu rozliczeń dostaw wraz z podsumowaniem i propozycją dalszych działań.
- Historia i monitorowanie. Wszystkie decyzje, zrealizowane płatności i wyjątki są rejestrowane, co pozwala na analizę trendów i dostosowanie reguł punktacji w przyszłych cyklach konserwacyjnych.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która otrzymuje fakturę z rabatem 2% w przypadku zapłaty w ciągu 10 dni. System automatyczny pobiera fakturę z systemu ERP, wyodrębnia warunki płatności i oblicza, że korzyść netto jest równa wartości rabatu pomniejszonej o koszt alternatywny posiadania środków pieniężnych. Sprawdza uzgodniony bufor gotówkowy i stwierdza, że środki są dostępne, przyznaje fakturze wysoką ocenę i umieszcza ją w kolejnej serii płatności przedterminowych. Jeśli faktura spełnia wcześniej zatwierdzone kryteria, jest planowana do automatycznej płatności; w przeciwnym razie do kierownika działu zobowiązań wysyłana jest krótka prośba o zatwierdzenie wraz z uzasadnieniem dotyczącym rabatu. Zrealizowane płatności i uzasadnienie decyzji są przechowywane, dzięki czemu kontrolerzy mogą sprawdzić, ile rabatów udało się uzyskać w danym miesiącu.
Integracje
Typowe systemy
Do typowych systemów należą platformy ERP i księgowe (np. SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics), narzędzia przeznaczone do obsługi zobowiązań (np. Tipalti, Tradeshift) oraz platformy bankowe/płatnicze lub dostawcy usług płatniczych. Inne systemy można potencjalnie podłączyć za pośrednictwem interfejsu API, bezpiecznego eksportu plików lub integracji z bramkami bankowymi/płatniczymi w celu dostarczania danych dotyczących realizacji płatności i stanu środków pieniężnych. Przed wdrożeniem sprawdzamy dokładną kompatybilność.
Metody połączeń
Połączenia są zazwyczaj realizowane za pomocą interfejsów API dostawców lub integracji natywnych, o ile są dostępne, poprzez bezpieczny eksport plików CSV lub dane z interfejsów API z systemów ERP lub AP, wyzwalacze webhooków dla nowych faktur lub uzgodnione interfejsy API banków/dostawców usług płatniczych w celu realizacji transakcji. W niektórych przypadkach dopuszczalny jest bezpieczny transfer SFTP lub zaplanowany eksport plików. Sposób postępowania dla każdego systemu uzgadniamy na etapie wdrażania.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem uzgadniamy, z jakiego systemu ERP/AP Państwo korzystają, lokalizację i format zapisów faktur, sposób udostępniania danych dotyczących stanu środków pieniężnych lub sald bankowych, a także zasady zatwierdzania płatności. Musimy również potwierdzić, który dostawca usług płatniczych lub kanał bankowy będzie realizował automatyczne płatności oraz które rodzaje faktur kwalifikują się do przedterminowej płatności. Kompatybilność, poziomy dostępu i dokładne warunki uruchamiania są potwierdzane i uzgadniane przed wdrożeniem.
Najczęściej zadawane pytania
Czy potrzebujesz bezpośredniego dostępu do naszego banku lub dostawcy usług płatniczych?
Wymagamy uzgodnionej metody inicjowania płatności lub generowania plików wykonawczych dla działu finansowego lub dostawcy usług płatniczych. Może to być bezpośrednie połączenie API, jeśli jest dostępne, lub zatwierdzony format pliku, który zespół ds. płatności przesyła do banku. Dokładny zakres dostępu zostanie potwierdzony przed uruchomieniem usługi.
W jaki sposób zatwierdzane są decyzje dotyczące rabatów?
Przepływy zatwierdzeń są definiowane podczas wdrażania. Użytkownik wybiera, które sprawy mogą być realizowane automatycznie, które wymagają zatwierdzenia przez kontrolera, a które zawsze muszą być rozpatrywane ręcznie. implementi.ai wdraża i utrzymuje te zasady w ramach usługi zarządzanej.
Jakie rodzaje warunków faktur potrafi zinterpretować sztuczna inteligencja?
Sztuczna inteligencja wyodrębnia typowe warunki dotyczące przedterminowej płatności i dynamicznych rabatów zawarte w polach faktur lub plikach PDF. Niejasne lub niestandardowe klauzule są oznaczane i przekazywane pracownikom działu rozliczeń dostawców w celu ręcznej weryfikacji, zamiast być realizowane automatycznie.
W jaki sposób to rozwiązanie zabezpiecza przepływy pieniężne?
Zalecenia dotyczące płatności obejmują etap sprawdzania stanu środków gotówkowych z wykorzystaniem albo prostej, uzgodnionej zasady bufora, albo aktualnych danych dotyczących środków gotówkowych pochodzących z systemów użytkownika. Zalecenia, które spowodowałyby przekroczenie bufora, są traktowane jako mniej priorytetowe lub wstrzymywane do ręcznego zatwierdzenia.
Czy to rozwiązanie będzie działać, jeśli będziemy korzystać wyłącznie z eksportów w formacie CSV z naszego systemu ERP?
Tak. Jeśli dostęp do API nie jest możliwy, możemy działać w oparciu o zaplanowane eksporty plików CSV lub bezpieczne transfery plików. Przed uruchomieniem ustalamy wymagane formaty plików oraz harmonogramy.
Co wpływa na cenę miesięczną?
Miesięczna opłata abonamentowa uwzględnia liczbę i złożoność integracji, częstotliwość przetwarzania, bieżące monitorowanie oraz konieczność utrzymywania reguł punktacji i historii decyzji. Większa liczba podłączonych systemów i większa liczba faktur zwiększają nakład pracy operacyjnej, a tym samym wpływają na wysokość opłaty.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Prosimy o podanie, z jakich systemów ERP, AP i systemów płatności korzysta obecnie Państwa firma oraz ile mniej więcej faktur od dostawców przetwarzacie Państwo miesięcznie.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
