Opis
Narzędzie AI Supplier Payment Prioritiser & Cashflow Manager automatyzuje proces oceny faktur dostawców i planowania terminów ich płatności. Analizuje dane z faktur, warunki dostawców, dostępne środki pieniężne, oferty przedterminowej spłaty oraz reguły biznesowe, aby codziennie generować uszeregowany plan płatności oraz propozycje działań.
implementi.ai zajmuje się konfiguracją, obsługą i konserwacją systemu automatyzacji: łączymy uzgodnione systemy, uruchamiamy logikę ustalania priorytetów, monitorujemy codzienne działanie, sygnalizujemy wyjątki do weryfikacji przez użytkownika oraz wprowadzamy uzasadnione aktualizacje konfiguracji w miarę zmian Państwa potrzeb.
Problem
Wiele firm opiera się na ręcznym prowadzeniu arkuszy kalkulacyjnych, wątkach w skrzynkach odbiorczych i doraźnych zasadach, aby decydować, które faktury dostawców należy opłacić i kiedy. Takie podejście prowadzi do nierównego traktowania dostawców, utraty rabatów za przedterminową płatność, przypadkowych opóźnień w płatnościach oraz nieprzewidywalnego przepływu środków pieniężnych. Wraz ze wzrostem liczby faktur i mnożeniem się kanałów płatności (systemy ERP, e-faktury, portale bankowe) ręczna klasyfikacja staje się czasochłonna i podatna na błędy. Dział finansowy poświęca nieproporcjonalnie dużo czasu na gromadzenie danych, ocenę priorytetów i uzyskiwanie zatwierdzeń, zamiast skupiać się na zarządzaniu środkami pieniężnymi i relacjami z dostawcami.
Co automatyzuje to rozwiązanie
To rozwiązanie zarządzane automatyzuje ciągłą ocenę faktur i ustalanie priorytetów płatności oraz zajmuje się rutynowymi zadaniami związanymi z planowaniem. Samo w sobie nie dokonuje transferów środków poza wybranymi przez użytkownika kanałami płatniczymi; zamiast tego generuje i realizuje zatwierdzone działania za pośrednictwem skonfigurowanych systemów płatniczych lub w ramach wspomaganych procesów roboczych.
- Zautomatyzowane codzienne pobieranie faktur i otwartych zobowiązań z systemów księgowych/ERP.
- Klasyfikacja faktur za pomocą sztucznej inteligencji według priorytetu, ryzyka i wartości wynikającej z wcześniejszej płatności.
- Opracowanie planu płatności z rankingiem, uwzględniającego stan środków w kasie, warunki dostawców oraz zasady biznesowe.
- Automatyczne planowanie lub przekazywanie do systemów płatniczych / interfejsów bankowych w celu realizacji, o ile zostały skonfigurowane.
- Wykrywanie wyjątków i eskalacja w przypadku spornych faktur, brakujących zatwierdzeń lub niezgodności danych.
- Ciągłe dostosowywanie zasad i kryteriów ustalania priorytetów w miarę zmian potrzeb biznesowych.
Korzyści dla Twojej firmy
- Bardziej przewidywalny przepływ środków pieniężnych. System generuje dzienny plan płatności, który uwzględnia przewidywaną dostępność środków pieniężnych oraz nadchodzące zobowiązania, co pozwala uniknąć niespodzianek w ostatniej chwili.
- Lepsze relacje z dostawcami. Priorytetowe traktowanie płatności i spójne podejście pomagają uniknąć opłat za opóźnienia, zachować wynegocjowane warunki oraz utrzymać zaufanie kluczowych dostawców.
- Skrócony czas ręcznej selekcji pacjentów. Zespoły AP otrzymują jedną listę rankingową oraz konkretne zadania do wykonania, zamiast ręcznie tworzyć arkusze kalkulacyjne i zabiegać o zatwierdzenia.
- Wykorzystanie możliwości uzyskania przedterminowej płatności. System automatyczny wskazuje rabaty oferowane przez dostawców i sugeruje, kiedy przyspieszenie płatności przynosi firmie dodatkowe korzyści.
- Przejrzysta obsługa wyjątków. Kwestionowane faktury, brakujące numery zamówień lub rozbieżności w transakcjach bankowych są oznaczane i przekazywane do weryfikacji przez pracownika wraz z załączonymi dokumentami uzupełniającymi.
Praktyczny przykład zastosowania
Na przykład średniej wielkości dystrybutor otrzymuje co miesiąc setki faktur od lokalnych i międzynarodowych dostawców. Jego zespół ds. rozliczeń zobowiązań sortuje obecnie faktury według terminu płatności, ale nie ma wglądu w szczyty przepływów pieniężnych ani rabaty za przedterminową płatność. Dzięki tej usłudze faktury są automatycznie klasyfikowane według priorytetów każdego ranka: na pierwszy plan wysuwane są pilne faktury dostawców, rabaty o wysokiej wartości oraz płatności o kluczowym znaczeniu dla zgodności z przepisami, podczas gdy pozycje o niższym priorytecie są planowane na późniejszy termin w ramach okna płatności. Wyjątki — takie jak rozbieżności w odbiorze towarów lub brakujące zatwierdzenia — są przekazywane do weryfikacji, co zapobiega przypadkowym płatnościom i ogranicza nakład pracy związany z działaniami następczymi.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Małe i średnie przedsiębiorstwa, które regularnie otrzymują faktury od dostawców — potrzebują przewidywalnego zarządzania środkami pieniężnymi i mniej ręcznych czynności związanych z rozliczaniem zobowiązań.
- Działy finansowe korzystające z systemu ERP/księgowego w połączeniu z platformami bankowymi lub płatniczymi — czerpią korzyści z automatycznego planowania i realizacji.
- Działy operacyjne lub zaopatrzeniowe, które negocjują rabaty za przedterminową płatność, potrzebują systemu umożliwiającego wykrywanie okazji do uzyskania rabatu i podejmowanie odpowiednich działań.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje skonfigurowaną i obsługiwana automatyzację oraz bieżącą konserwację operacyjną. Firma implementi.ai zajmuje się połączeniami uzgodnionymi przed uruchomieniem, przeprowadza codzienne ustalanie priorytetów i monitorowanie, usuwa błędy automatyzacji oraz wprowadza uzasadnione aktualizacje konfiguracji w miarę zmian zasad lub struktury dostawców.
- Obsługa systemu automatyzacji i przeprowadzanie zaplanowanego ustalania priorytetów.
- Podłączanie i utrzymywanie uzgodnionych systemów i źródeł danych.
- Monitorowanie pracy oraz reagowanie na błędy lub awarie.
- Okresowe dostosowywanie i aktualizacje konfiguracji w celu zapewnienia zgodności priorytetów z obowiązującymi zasadami.
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- W przypadku firm, które dokonują płatności na rzecz dostawców jedynie sporadycznie i mają bardzo małą liczbę faktur — automatyzacja z obsługą może okazać się większym rozwiązaniem, niż jest to konieczne.
- W przypadku firm, które wymagają bezpośrednich procesów płatniczych realizowanych wyłącznie w trybie offline, bez dostępu do interfejsu API ani możliwości eksportu danych — przed uruchomieniem należy sprawdzić zgodność systemu.
Jak to działa
- Podłącz źródła danych. Pobieramy dane dotyczące zobowiązań, dane podstawowe dostawców oraz podstawowe stany środków pieniężnych z uzgodnionego przez Państwa systemu księgowego lub ERP, a także – opcjonalnie – dane dotyczące sald bankowych.
- Normalizacja i wzbogacanie rekordów. Pozycje faktur są przyporządkowywane do zamówień zakupu i warunków dostawców; brakujące pola są oznaczane, a w celu ustalenia priorytetów dodawane są wskaźniki ryzyka dostawców.
- Ustalanie priorytetów oparte na sztucznej inteligencji. System klasyfikuje faktury według pilności, wartości rabatu, znaczenia dostawcy oraz ryzyka, tworząc w ten sposób uszeregowaną listę płatności zgodną z ustalonymi zasadami.
- Opracuj praktyczny plan spłaty. System generuje plan dzienny, w którym określono, które faktury należy opłacić, podano zalecane kwoty oraz sugerowane terminy realizacji lub okresy oczekiwania na zatwierdzenie.
- Wykonaj lub przekaż dalej. Zatwierdzone pozycje są rozliczane zgodnie z uzgodnioną metodą płatności (moduł płatności, narzędzie AP lub eksport pliku); wstrzymania i wyjątki są przekazywane do Twojego personelu w celu weryfikacji.
- Monitoruj i wprowadzaj zmiany. implementi.ai monitoruje działanie systemu, usuwa błędy związane z automatyzacją, aktualizuje reguły ustalania priorytetów na żądanie oraz dba o utrzymanie rozwiązania, tak aby było ono dostosowane do zmieniających się potrzeb biznesowych.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która importuje komponenty i otrzymuje co miesiąc 350 faktur. Każdego ranka system automatyczny pobiera otwarte faktury z systemu ERP oraz aktualny stan konta bankowego. Sztuczna inteligencja ustala priorytety faktur: faktura jednego dostawcy z rabatem za przedterminową płatność 2% (dwa tygodnie) i niskim ryzykiem sporu jest traktowana priorytetowo w stosunku do faktury o podobnej wartości, której termin płatności przypada później. System planuje realizację płatności z rabatem w najbliższym zatwierdzonym terminie i oznacza trzy faktury bez odniesień do zamówień zakupu do weryfikacji przez pracownika. Po zatwierdzeniu uzgodnione płatności są wysyłane do podmiotu obsługującego płatności, natomiast wyjątki są przypisywane pracownikom działu rozliczeń dostawców wraz z załączoną fakturą i odpowiednimi uwagami; w rezultacie zmniejsza się liczba opóźnień w płatnościach oraz liczba ręcznych cykli windykacyjnych.
Integracje
Typowe systemy
Typowe systemy mogą obejmować systemy księgowe i ERP (na przykład SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Xero lub Sage), platformy obsługi zobowiązań (AP) lub e-fakturowania, interfejsy bankowe oraz dostawców usług płatniczych. Inne systemy można potencjalnie podłączyć za pośrednictwem uzgodnionych interfejsów API, eksportu plików lub bezpiecznych kanałów przesyłania danych; ostateczna kompatybilność jest potwierdzana przed uruchomieniem.
Metody połączeń
Połączenia są nawiązywane za pomocą dostępnych interfejsów API, bezpiecznego eksportu plików (CSV/Excel), webhooków lub zatwierdzonych metod pobierania danych z banków. W przypadku braku bezpośredniego dostępu do interfejsu API można skorzystać z uzgodnionych metod eksportu lub bezpiecznego pośredniego transferu plików. Dokładna metoda połączenia dla każdego systemu jest ustalana na etapie określania zakresu projektu i potwierdzana przed wdrożeniem.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem weryfikujemy systemy księgowe/ERP, wszelkie platformy obsługi zobowiązań lub płatności, z których Państwo korzystają, przykładowe dane dotyczące otwartych zobowiązań oraz typowe zasady zatwierdzania. Musimy również uzgodnić zasady biznesowe dotyczące ustalania priorytetów (okresy płynności finansowej, poziomy dostawców, progi rabatowe) oraz wyznaczyć osoby odpowiedzialne za weryfikację wyjątków. Kompatybilność i sposób dostępu są uzgadniane przed wdrożeniem.
Najczęściej zadawane pytania
Z jakimi systemami księgowymi lub ERP można się połączyć?
Zazwyczaj integrujemy się z popularnymi systemami księgowymi i ERP, które oferują interfejsy API lub możliwość eksportu plików. Na etapie określania zakresu projektu sprawdzamy, z jakim konkretnie systemem mamy do czynienia i jakie metody integracji są dostępne, zanim przystąpimy do dalszych działań.
Czy ta usługa faktycznie realizuje płatności?
Rozwiązanie to umożliwia planowanie i inicjowanie płatności za pośrednictwem skonfigurowanych modułów płatniczych lub dostarczanie bezpiecznego pliku płatności do wykorzystania w procesie bankowym. Dokładna metoda realizacji jest ustalana podczas konfiguracji i zależy od możliwości danej platformy płatniczej.
W jaki sposób obsługiwane są wyjątki?
Wyjątki, takie jak kwestionowane faktury, brakujące zamówienia lub niezgodności w sumach, są oznaczane i przekazywane do wyznaczonych osób w celu weryfikacji. Automatyzacja uwzględnia dane kontekstowe, co przyspiesza proces rozwiązywania problemów, a także przechowuje zapis podjętych decyzji na potrzeby audytu.
Czy można ustalać priorytety w oparciu o wynegocjowane warunki dostawców lub dostawców strategicznych?
Tak. Zasady ustalania priorytetów mogą uwzględniać poziomy dostawców, warunki umowne oraz ręczne preferencje. implementi.ai konfiguruje te zasady podczas wdrażania i może je aktualizować w miarę zmian priorytetów.
Jakie dane są potrzebne serwisowi implementi.ai do przeprowadzenia ustalenia priorytetów?
Typowe dane obejmują nagłówki i pozycje faktur, terminy płatności, dane podstawowe dostawców, powiązania z zamówieniami zakupu, aktualne stan konta gotówkowego lub bankowego oraz wszelkie rabaty lub kary. Dokładny zakres pól uzgadniamy na etapie określania zakresu projektu, a przed uruchomieniem systemu potwierdzamy zgodność systemów.
Jak rozpoczyna się wdrażanie?
Wdrożenie rozpoczyna się od etapu określenia zakresu, którego celem jest ustalenie systemów, próbek danych i reguł biznesowych. Termin uruchomienia zależy od wymaganych integracji, źródeł danych i zakresu projektu; ustalamy go przed rozpoczęciem wdrożenia.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Powiedz nam, z jakiego systemu księgowego/ERP oraz z usług jakiego banku lub platformy płatniczej obecnie korzystasz.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
