Opis
Ta usługa zarządzana automatyzuje proces przydzielania ograniczonych zapasów do otwartych zamówień, przekształca dane dotyczące zamówień z opóźnieniem w jasne zobowiązania dotyczące realizacji oraz na bieżąco informuje klientów. Ogranicza konieczność ręcznego podejmowania decyzji dotyczących przydziału, zmniejsza liczbę powtarzających się zapytań od klientów oraz standaryzuje sposób, w jaki Twój zespół radzi sobie z brakami magazynowymi.
implementi.ai konfiguruje i obsługuje system automatyzacji, łączy uzgodnione systemy, monitoruje jego działanie oraz co miesiąc zajmuje się naprawami i rutynowymi aktualizacjami, dzięki czemu Twój zespół może polegać na ciągłym ustalaniu priorytetów bez konieczności tworzenia lub obsługiwania integracji we własnym zakresie.
Problem
Bez automatyzacji zaległe zamówienia są często obsługiwane przy użyciu ręcznych arkuszy kalkulacyjnych, doraźnych zasad i indywidualnej oceny pracowników. Prowadzi to do niespójnego ustalania priorytetów, opóźnień w dostawach dla klientów o wysokiej wartości, powielania pracy w przypadku, gdy klienci dzwonią w celu uzyskania aktualnych informacji, a także wywiera presję na pracowników realizacji zamówień, którzy muszą przerozdzielać zapasy w okresach szczytowego obciążenia. Wraz ze wzrostem liczby zamówień i pozycji asortymentowych (SKU) nakład pracy ręcznej rośnie w sposób nieliniowy: pojawia się więcej wyjątków, więcej wiadomości od klientów i więcej pilnych poprawek. Firmy potrzebują spójnego, skalowalnego sposobu podejmowania decyzji o tym, kto jako pierwszy otrzyma towary o ograniczonej dostępności oraz jak przekazywać realistyczne obietnice dotyczące terminów dostaw.
Co automatyzuje to rozwiązanie
Produkt ten automatyzuje ciągłe ustalanie priorytetów zamówień z zaległościami, generowanie potwierdzeń dla klientów oraz kierowanie wyjątków zgodnie z uzgodnionymi zasadami biznesowymi. Usługa analizuje otwarte zamówienia i dostępne stany magazynowe, proponuje przydziały, wysyła aktualizacje do klientów oraz powiadamia personel, gdy konieczne jest podjęcie decyzji ręcznej.
- Ciągłe monitorowanie otwartych zamówień, przydzielonych zapasów i przychodzących dostaw w celu identyfikacji zaległych zamówień i możliwości przydziału towaru.
- Automatyczna klasyfikacja zamówień według reguł priorytetowych (wartość klienta, umowa SLA, czas oczekiwania na realizację zamówienia, status subskrypcji, sposób wysyłki).
- Sugerowane przydziały, które rezerwują zapasy i aktualizują status zamówienia w połączonych systemach.
- Automatyczne powiadomienia dla klientów: przewidywane terminy dostawy, wyjaśnienia dotyczące zaległych zamówień oraz opcjonalne propozycje zmiany terminu lub anulowania zamówienia.
- Procesy eskalacji złożonych wyjątków przekazywanych do zespołów realizujących zamówienia lub zespołów sprzedaży.
Korzyści dla Twojej firmy
- Szybsze i spójne decyzje. W ramach automatycznego ustalania priorytetów do każdego zamówienia oczekującego stosowane są te same zasady, dzięki czemu przydziały odbywają się zgodnie z ustaloną logiką biznesową, a nie na podstawie indywidualnej oceny.
- Ograniczenie kontaktów z klientami. Proaktywne, zautomatyzowane powiadomienia eliminują większość rutynowych zapytań dotyczących zamówień z opóźnieniem i pozwalają jasno określić terminy dostaw.
- Lepsza ochrona przychodów. Traktując priorytetowo klientów o wysokiej wartości lub o znaczeniu strategicznym, zespoły ograniczają ryzyko utraty ważnych zamówień w sytuacji, gdy zapasy są ograniczone.
- Wydajność operacyjna. Pracownicy poświęcają mniej czasu na korespondencję e-mailową i telefoniczną, a skupiają się na sytuacjach wyjątkowych, które naprawdę wymagają ludzkiej interwencji.
- Prowadzono dokumentację i ścieżkę audytu. Usługa przechowuje historię przydziałów oraz uzasadnienie decyzji, co ułatwia późniejsze analizy lub rozpatrywanie sporów.
Praktyczny przykład zastosowania
W przypadku średniej wielkości sieci detalicznej, która często sprzedaje popularne produkty, których zapasy wyczerpują się przed uzupełnieniem, system automatyczny na bieżąco analizuje nowe dostawy i aktualne przydziały. Gdy nadchodzi częściowa dostawa uzupełniająca, system stosuje wcześniej uzgodnione zasady, aby przyporządkować otrzymane jednostki do oczekujących zamówień — nadając priorytet przesyłkom ekspresowym i klientom VIP — a następnie aktualizuje system zarządzania zamówieniami i wysyła szacowane terminy dostawy do klientów, których to dotyczy. W przypadku pojawienia się nietypowych ograniczeń lub sprzecznych priorytetów tworzone jest zgłoszenie dotyczące wyjątku i wysyłane do kierownika ds. realizacji zamówień w celu podjęcia szybkiej decyzji. Pozwala to na spójną realizację zobowiązań i ogranicza powtarzalne zadania związane z obsługą klienta.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Sklepy internetowe, w których często dochodzi do wyczerpania zapasów poszczególnych pozycji asortymentowych (SKU) — potrzebują spójnego przydziału towaru i mniejszej liczby zgłoszeń od klientów.
- Dystrybutorzy realizujący zamówienia wielokanałowe — muszą jasno ustalać priorytety w kanałach B2B i B2C.
- Firmy oferujące pudełka z subskrypcją, w których obowiązują zasady przydziału — muszą zdecydować, w jaki sposób produkty dostępne w ograniczonej ilości są rozdzielane między subskrybentów.
- Działy operacyjne lub ds. realizacji zamówień w średnich przedsiębiorstwach — chcą ograniczyć korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych wypełnianych ręcznie oraz liczbę rozmów telefonicznych.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje obsługę i monitorowanie automatyzacji, utrzymywanie uzgodnionych połączeń oraz przeprowadzanie rutynowych napraw i aktualizacji konfiguracji, tak aby uzgodniona logika ustalania priorytetów nadal działała pomimo zmian w systemach lub regułach biznesowych.
- Ciągłe funkcjonowanie systemu automatyzacji ustalania priorytetów i powiadomień.
- Integracja z systemami uzgodnionymi przed uruchomieniem (ERP/WMS, e-commerce, CRM, dostawcy usług e-mailowych i SMS-owych).
- W zakres projektu wchodziło przetwarzanie danych za pomocą sztucznej inteligencji w celu oceny wyników oraz generowania komunikatów dla klientów.
- Monitorowanie systemu automatyki, obsługa błędów oraz rutynowa konserwacja i aktualizacje w celu zapewnienia sprawnego działania rozwiązania.
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- W przypadku bardzo małych sprzedawców, którzy mają zaledwie kilka pozycji asortymentowych i rzadko zdarzają się u nich braki magazynowe — wystarczające może być ręczne zarządzanie zapasami.
- Firmy, które potrzebują zaawansowanego prognozowania uzupełniania zapasów oraz optymalizacji obejmującej wiele lokalizacji, wykraczającej poza proste zasady alokacji — w takim przypadku lepszym rozwiązaniem są produkty do prognozowania zapasów.
Jak to działa
- Połącz systemy. Łączymy się z wybranymi przez Państwa systemami e-commerce, zarządzania zamówieniami lub systemami ERP/WMS oraz z wybranymi przez Państwa kanałami powiadomień, dzięki czemu system automatyczny może odczytywać zamówienia, stany magazynowe i przychodzące dostawy.
- Określ zasady ustalania priorytetów. Konfigurujemy żądaną logikę biznesową (na przykład: priorytet według poziomu klienta, czasu od złożenia zamówienia, sposobu wysyłki oraz przydziałów numerów SKU) oraz określamy reguły awaryjne na wypadek remisu i częściowych przydziałów.
- Ciągłe skanowanie. System automatyczny regularnie monitoruje otwarte zamówienia, zapasy zarezerwowane oraz nowe dostawy, aby wykrywać możliwości alokacji i zmiany w stanie zapasów.
- Oceń i przydziel punkty. Każde zaległe zamówienie jest rozpatrywane zgodnie ze skonfigurowanymi regułami; system proponuje przydziały, a w przypadku skonfigurowania trybu automatycznego dokonuje rezerwacji lub aktualizuje pozycje zamówienia w podłączonych systemach.
- Opracuj obietnice dla klientów. W przypadku klientów, których dotyczy ta usługa, system generuje przejrzyste szacunki dotyczące dostawy i wysyła powiadomienia za pośrednictwem poczty elektronicznej/SMS-ów lub szablonów kanałów CRM, stosując uzgodnione sformułowania oraz opcje zmiany terminu lub anulowania rezerwacji.
- Eskaluj wyjątki. Wszelkie niejednoznaczne lub mające poważne konsekwencje konflikty powodują utworzenie zadania wyjątkowego do weryfikacji przez człowieka, zawierającego kontekst decyzji oraz zalecane działania.
- Prowadzenie historii i sporządzanie raportów. Usługa rejestruje decyzje dotyczące przydziału, historię komunikatów oraz wyniki wyjątków w celu późniejszej analizy, kontroli i okresowego dostosowywania.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która sprzedaje sprzęt AGD za pośrednictwem sklepu internetowego i portalu hurtowego. Popularny blender zostaje wyprzedany, co powoduje powstanie 200 otwartych zamówień oczekujących we wszystkich kanałach sprzedaży. Gdy nadchodzi częściowa dostawa 50 sztuk, system automatyczny odczytuje przychodzące dostawy i otwarte zamówienia, ocenia każde zamówienie według reguł priorytetowych (wysyłka ekspresowa, poziom umowy hurtowej, data zamówienia) i automatycznie przydziela te 50 sztuk do zamówień o najwyższym priorytecie. Klienci, którzy utrzymują swoje zamówienie, otrzymują automatyczną wiadomość z nowym szacowanym terminem dostawy; klientom o niższym priorytecie oferuje się możliwość wpisania się na listę oczekujących lub zwrotu pieniędzy. Dwa zamówienia hurtowe wiążą się z ograniczeniami umownymi, więc system oznacza je jako wyjątki w celu szybkiego podjęcia decyzji ręcznie. Rezultat: szybsza alokacja, mniej zgłoszeń do pomocy technicznej i spójna komunikacja z klientami.
Integracje
Typowe systemy
Typowe systemy, z którymi się integrujemy, to platformy e-commerce, takie jak Shopify, Magento czy WooCommerce; systemy zarządzania zamówieniami i systemy ERP (na przykład NetSuite, SAP lub inne platformy ERP); systemy zarządzania magazynem lub moduły WMS; a także kanały obsługi klienta, takie jak Salesforce, HubSpot lub dostawcy usług e-mailowych/SMS-owych. Przedstawiamy je jako typowe przykłady — ostateczna kompatybilność oraz dokładny zakres wykorzystywanych systemów są uzgadniane przed uruchomieniem.
Metody połączeń
Połączenia są realizowane za pośrednictwem dostępnych interfejsów API i webhooków, o ile to możliwe. W przypadkach, gdy dostęp do API nie jest możliwy, możemy również korzystać z eksportów w formacie CSV lub SFTP, zaplanowanych odczytów baz danych lub Arkuszy Google. Kanały powiadomień zazwyczaj wykorzystują istniejącego dostawcę poczty elektronicznej, bramkę SMS lub integrację z systemem CRM, zgodnie z ustaleniami dokonanymi na etapie określania zakresu projektu.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem uzgadniamy, które systemy mają zostać połączone, przykładowe dane dotyczące zamówień i stanów magazynowych, ustalone przez Państwa priorytety i zasady eskalacji, szablony powiadomień oraz docelowe działania, które może podjąć system automatyzacji (rezerwacja zapasów, aktualizacja statusu zamówienia, wysyłanie wiadomości). Potrzebujemy również dostępu do kont lub danych kontaktowych osoby odpowiedzialnej za kwestie techniczne dla każdego systemu, a także przykładowych transakcji w celu zweryfikowania przebiegu procesów od początku do końca. Dokładna kompatybilność i sposób uzyskania dostępu są potwierdzane na etapie określania zakresu projektu.
Najczęściej zadawane pytania
Z jakimi systemami można się połączyć?
Zazwyczaj integrujemy się z platformami e-commerce, systemami ERP, systemami WMS oraz dostawcami rozwiązań CRM i usług poczty elektronicznej. Na etapie analizy zakresu projektu sprawdzamy, czy Państwa konkretne platformy dysponują wymaganymi przez nas interfejsami API lub metodami eksportu, a następnie określamy najlepszą metodę integracji.
W jakim stopniu można dostosować reguły ustalania priorytetów?
Logika ustalania priorytetów jest konfigurowalna podczas konfiguracji i może być z czasem aktualizowana. Stosujemy uzgodnione zasady, takie jak poziom klienta, wiek zamówienia, sposób wysyłki oraz ograniczenia umowne; abonament obejmuje comiesięczne aktualizacje uwzględniające uzasadnione zmiany.
Co się dzieje w przypadku wystąpienia konfliktu lub wyjątku?
Konflikty, których nie da się rozwiązać automatycznie, powodują utworzenie zadania wyjątkowego w wybranym przepływie pracy. Zadanie to zawiera informacje kontekstowe oraz zalecaną czynność, dzięki czemu pracownicy mogą szybko podjąć decyzję; system automatyzacji uczy się na podstawie aktualizacji reguł, ale nie zastępuje decyzji podejmowanych ręcznie.
Kto zarządza wiadomościami od klientów i treściami?
Tworzymy wiadomości na podstawie zatwierdzonych przez Państwa szablonów. W zależności od wybranej konfiguracji automatyczny system może wysyłać powiadomienia bezpośrednio za pośrednictwem Państwa obecnego dostawcy usług e-mailowych/SMS-owych lub tworzyć wersje robocze w systemie CRM do weryfikacji.
Jak rozpoczyna się wdrażanie i jakie dane wejściowe są potrzebne?
Wdrożenie rozpoczyna się od spotkania poświęconego określeniu zakresu projektu, podczas którego uzgadniamy systemy, przykładowe dane, zasady ustalania priorytetów oraz szablony powiadomień. Termin uruchomienia zależy od integracji i zakresu projektu; potwierdzamy go po ustaleniu zakresu.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Prosimy o podanie, z jakich systemów e-commerce, ERP/WMS oraz systemów powiadomień Państwo korzystają, a także o typową tygodniową liczbę zamówień z zaległościami.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
