Beschreibung
Dieser Service führt eine ständig aktive Automatisierung durch, die Änderungsanfragen zu Bestellungen (per E-Mail, über das Lieferantenportal, per EDI oder als hochgeladene Dateien) erfasst, die angeforderten Änderungen extrahiert, deren Dringlichkeit einstuft und sie an den richtigen Ansprechpartner im Einkauf oder beim Lieferanten weiterleitet. Implementi.ai konfiguriert, betreibt und wartet den gesamten Prozess, sodass Ihr Team weniger Zeit damit verbringt, Bestätigungen einzuholen, und mehr Zeit für Genehmigungen und Ausnahmen hat.
Das Managed-Abonnement umfasst die Automatisierung, die KI-gestützte Verarbeitung zur Text- und Dokumentenextraktion, die Überwachung sowie die monatliche Wartung. Der endgültige Integrationsumfang und die Zugriffsmethoden werden vor dem Start vereinbart, damit wir Ihr ERP- oder Beschaffungssystem zuverlässig mit bestätigten Lieferantenbestätigungen aktualisieren können.
Das Problem
Heutzutage gehen Bestelländerungen per E-Mail, Telefon, über das Lieferantenportal oder als EDI-Nachrichten ein. Die Beschaffungsteams lesen die Anfragen manuell durch, interpretieren die Änderungen (Mengen, Liefertermine, Preise), überprüfen die bestehenden Bestellversionen im ERP-System und fordern die Lieferanten anschließend zur formellen Bestätigung auf. Diese manuelle Arbeit führt zu Verzögerungen, doppelten Nachrichten, fehlenden Bestätigungen und inkonsistenten ERP-Einträgen – insbesondere wenn das Einkaufsvolumen oder die Anzahl der Lieferanten steigt. Ohne eine zuverlässige Vorabprüfung können Änderungsanfragen falsch umgesetzt werden, Rechnungen stimmen möglicherweise nicht überein, und die Teams verschwenden Zeit mit Nachverfolgung, anstatt Ausnahmen zu beheben.
Was diese Lösung automatisiert
Diese verwaltete Automatisierung umfasst die Erfassung, Klassifizierung, Weiterleitung, Aktualisierung der Datensätze und Überwachung, die erforderlich sind, um Änderungen an Bestellungen kontrolliert und nachvollziehbar zu halten. Sie ist darauf ausgelegt, typische Quellen für Änderungsanfragen zu verarbeiten und sicherzustellen, dass Ihr ERP- oder Beschaffungssystem stets mit den Bestätigungen der Lieferanten synchronisiert bleibt.
- Erfassen Sie Änderungsanfragen aus E-Mails, dem Lieferantenportal, über EDI oder aus hochgeladenen Dateien und extrahieren Sie wichtige Felder (Bestellnummer, Artikel, Mengen, Termine, Grund für die Anfrage).
- Klassifizieren Sie die Art und Dringlichkeit der Anfrage mithilfe von KI und leiten Sie sie an den richtigen Ansprechpartner beim Einkäufer, Genehmiger oder Lieferanten weiter.
- Verfolgen Sie die Bestätigungen der Lieferanten und aktualisieren Sie den Status der Bestellungen im ERP- oder Beschaffungssystem nach der Bestätigung.
- Benachrichtigen Sie die Beteiligten, wenn Genehmigungen erforderlich sind oder wenn Ausnahmen nicht automatisch behoben werden können.
- Führen Sie ein durchsuchbares Protokoll der Änderungen und Bestätigungen für Audits und die Bearbeitung von Streitfällen.
Was Ihr Unternehmen davon hat
- Schnellere und zuverlässige Bearbeitung von Bestellungen. Automatisiert die Erfassung und Triage von Änderungsanfragen, sodass Einkäufer übersichtliche, nach Priorität geordnete Maßnahmen erhalten statt unaufbereiteter, uneinheitlicher Nachrichten.
- Verkürzte Verfolgungszeit. Leitet Bestätigungsanfragen automatisch an die richtigen Ansprechpartner beim Lieferanten weiter und benachrichtigt die Einkäufer nur dann, wenn ein menschliches Eingreifen erforderlich ist.
- Konsistente ERP-Datensätze. Stellt sicher, dass Aktualisierungen von Bestellungen und Bestätigungsstatus mit Ihrem ERP- oder Beschaffungssystem synchronisiert werden, wodurch Abweichungen bei Rechnungen und der damit verbundene Abstimmungsaufwand reduziert werden.
- Eindeutiger Prüfpfad. Führt ein einsehbares Protokoll über Änderungsanträge, deren Genehmiger und die Bestätigungen der Lieferanten, um Streitfälle und die Bewertung der Lieferantenleistung zu vereinfachen.
- Geringeres operatives Risiko. Eine einheitliche Vorgehensweise verringert das Risiko, dass Änderungen übersehen oder falsch umgesetzt werden, was zu Lieferverzögerungen oder fehlerhaften Abrechnungen führen kann.
Ein praktischer Anwendungsfall
Ein mittelständischer Distributor erhält täglich Dutzende von Bestelländerungen von verschiedenen Lieferanten: Terminänderungen, Teilstornierungen und dringende Mengenanpassungen. Die Einkäufer verbringen Stunden damit, E-Mails zu öffnen, die neuen Termine und Mengen zu extrahieren, das ERP-System zu überprüfen und Nachfass-E-Mails zu versenden, bis ein Lieferant die Änderung offiziell bestätigt. Mit diesem Service werden Änderungsanfragen automatisch extrahiert und klassifiziert, Bestätigungsanfragen an die Ansprechpartner bei den Lieferanten weitergeleitet und die Bestellpositionen im ERP-System aktualisiert, sobald eine Bestätigung eingegangen ist. Ausnahmesituationen werden mit den erforderlichen Hintergrundinformationen zur Überprüfung durch den Einkäufer gekennzeichnet, was den Hin- und Her-Austausch reduziert und dem Beschaffungsteam Zeit für wertschöpfendere Verhandlungs- und Planungsaufgaben verschafft.
Für wen ist es gedacht?
- Beschaffungs- oder Einkaufsteams bei Händlern und Herstellern – benötigen einen zuverlässigen Überblick über den Status von Bestellungen über zahlreiche Lieferanten und Artikelnummern hinweg.
- Betriebsteams mit ERP-basierten Auftragsabläufen – wünschen sich weniger manuelle Aktualisierungen und übersichtlichere Datensätze für Wareneingang und Rechnungsstellung.
- Unternehmen, die E-Mail und Lieferantenportale für Änderungen an Bestellungen nutzen, benötigen eine automatisierte Extraktion und Weiterleitung, um den manuellen Aufwand zu reduzieren.
- Gemeinsame Beschaffungszentren – erfordern einheitliche Regeln und Nachverfolgungsmöglichkeiten über mehrere Geschäftsbereiche hinweg.
Was ist im monatlichen Service enthalten?
Das monatliche Abonnement umfasst die Betriebsautomatisierung sowie die laufende Überwachung und Wartung der vereinbarten Lösung. Implementi.ai übernimmt die KI-Verarbeitung, die Anbindung an die vor der Inbetriebnahme bestätigten Systeme und wird den Betrieb überwachen, Automatisierungsfehler beheben sowie angemessene Konfigurationsaktualisierungen vornehmen, um den Arbeitsablauf aufrechtzuerhalten.
- Verwalteter Automatisierungsbetrieb (Erfassung, Klassifizierung, Weiterleitung und ERP-Aktualisierungen)
- KI-Verarbeitung zur Extraktion und Klassifizierung
- Überwachung und Störungsbearbeitung für die Automatisierung
- Wartung und angemessene Konfigurationsaktualisierungen zur Anpassung an Änderungen seitens der Lieferanten oder des Systems
Wann diese Lösung möglicherweise nicht erforderlich ist
- Unternehmen, die nur sehr wenige Bestelländerungen bearbeiten und eine vollständig manuelle Steuerung bevorzugen – der operative Aufwand einer verwalteten Automatisierung könnte in diesem Fall unnötig sein.
- Unternehmen, die maßgeschneiderte Workflows für die rechtliche oder Compliance-Prüfung benötigen, die innerhalb der vereinbarten Konfigurationsgrenzen nicht automatisiert werden können.
So funktioniert es
- Änderungsanfragen erfassen. Die Automatisierung erfasst eingehende Änderungsanfragen zu Bestellungen über vereinbarte Kanäle (E-Mail-Posteingänge, Exporte aus Lieferantenportalen, EDI-Feeds oder hochgeladene Dateien) und stellt sie zur Bearbeitung in eine Warteschlange.
- Schlüsselfelder extrahieren. Mithilfe von KI werden die Bestellnummer, die betroffenen Positionen, Mengen, Daten und der Grundtext aus der eingehenden Nachricht oder dem Dokument extrahiert und der entsprechenden Bestellung in Ihrem ERP-System zugeordnet.
- Klassifizieren und priorisieren. Das System klassifiziert die Anfrage (Datumsänderung, Mengenänderung, Stornierung, Preisänderung) und weist ihr eine Dringlichkeitsstufe zu, sodass Änderungen mit erheblichen Auswirkungen den Einkäufern sofort angezeigt werden.
- Vorgehensweise. Auf der Grundlage vorkonfigurierter Regeln werden Anfragen zusammen mit einer strukturierten Zusammenfassung und etwaigen Anhängen an den zuständigen Einkäufer, Genehmiger oder Lieferanten weitergeleitet.
- Nachverfolgung von Lieferantenbestätigungen. Wenn eine Bestätigung erforderlich ist, werden automatisch Erinnerungsnachrichten an die Lieferanten versendet; eingehende Bestätigungen werden erkannt und der ursprünglichen Anfrage zugeordnet.
- ERP-Aktualisierung und Bestätigung. Sobald eine gültige Lieferantenbestätigung erfasst wurde, aktualisiert die Automatisierung den Bestellstatus oder die Felder auf Zeilenebene im ERP-System (gemäß den vereinbarten Regeln) und benachrichtigt die Beteiligten über die abgeschlossene Änderung.
- Ausnahmebehandlung und manuelle Überprüfung. Wenn die Zuverlässigkeit der Extraktion gering ist, keine passende PO gefunden werden kann oder die Antwort des Lieferanten im Widerspruch zur Anfrage steht, kennzeichnet das System den Artikel zur manuellen Überprüfung und erfasst den Kommunikationsverlauf zur Klärung des Falls.
Beispiel-Workflow
Stellen Sie sich beispielsweise ein Unternehmen vor, das von einem Lieferanten per E-Mail eine Änderung des Liefertermins für die Bestellung 7890 erhält. Die Automatisierung erfasst die E-Mail, extrahiert die Bestellnummer, den neuen Liefertermin und die betroffenen Positionen und ordnet diese der Bestellung 7890 im ERP-System zu. Die Änderung wird als Lieferterminänderung mit mittlerer Dringlichkeit klassifiziert und mit einer kurzen Zusammenfassung sowie der angehängten Original-E-Mail an den zuständigen Einkäufer weitergeleitet. Automatisch wird eine Bestätigungsanfrage an den Lieferanten gesendet. Wenn der Lieferant antwortet und den neuen Termin bestätigt, erkennt das System die Bestätigung, aktualisiert die Bestellposition im ERP-System mit dem neuen Liefertermin und benachrichtigt den Einkäufer, dass die Aktualisierung abgeschlossen ist. Wenn der Lieferant mit einer abweichenden Menge antwortet, wird der Artikel als Ausnahme gekennzeichnet und zusammen mit dem Kommunikationsverlauf in die Prüfwarteschlange des Einkäufers gestellt, um eine schnelle Lösung zu ermöglichen.
Integrationen
Typische Systeme
Zu den typischen Systemen, an die wir Anbindungen herstellen, gehören ERP- und Beschaffungsplattformen wie SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365, Beschaffungssuiten (z. B. Ariba oder Coupa) sowie Lieferantenportale. Gängige Kommunikationskanäle sind Unternehmens-E-Mail, EDI-Nachrichten, SFTP-/FTP-Übertragungen und Dokumentenspeicher. Wir können auch eine Anbindung an Ticket- oder Kollaborationstools (z. B. Slack, Microsoft Teams) für Benachrichtigungen an Beteiligte herstellen. Die Unterstützung bestimmter Plattformen wird im Rahmen der Projektplanung bestätigt.
Anschlussarten
Die Anbindungen erfolgen über verfügbare APIs, Webhooks oder direkte ERP-Schnittstellen, sofern diese unterstützt werden. Sind keine APIs verfügbar, können wir auf die sichere Erfassung über Postfächer und KI-gestütztes Parsen von E-Mails und Dokumenten, SFTP-Dateiabrufe, EDI-Feeds oder vereinbarte CSV-Exporte zurückgreifen. Die gewählte Methode hängt von Ihren Systemen und den Möglichkeiten Ihrer Lieferanten ab und wird während der Implementierungsphase vereinbart.
Was wir von Ihrem Unternehmen benötigen
Vor dem Start vereinbaren wir, welche Systeme angebunden werden sollen, erstellen Muster für Änderungsanfragen und erstellen eine Liste mit Lieferantenkontakten und -kanälen. Außerdem benötigen wir Definitionen der Genehmigungsregeln (wer darf welche Änderungsarten genehmigen?), die zu aktualisierenden ERP-Felder sowie etwaige Sperrzeiten oder Geschäftsregeln. Zugriffsmethoden, Zugangsdaten und ein kurzer Testdatensatz werden beim Kick-off festgelegt; die endgültige Kompatibilität und der Integrationsansatz werden vor der Implementierung bestätigt.
Häufig gestellte Fragen
Wie erkennt die Automatisierung eine Änderung an einer Bestellung?
Wir nehmen Änderungsanfragen über vereinbarte Kanäle entgegen (E-Mail-Posteingang, Exporte aus dem Lieferantenportal, EDI oder hochgeladene Dateien). Mithilfe von KI werden Bestellnummern und Änderungsdetails extrahiert; bei geringer Erkennungssicherheit wird der Eintrag zur manuellen Überprüfung markiert. Die genauen Kanäle werden im Rahmen der Projektabgrenzung vereinbart.
Kann das System unser ERP-System automatisch aktualisieren?
Ja – sofern eine API oder Integration vorhanden ist und Aktualisierungsregeln vereinbart wurden. Implementi.ai führt nur solche ERP-Aktualisierungen durch, die Ihren konfigurierten Regeln entsprechen; unklare oder widersprüchliche Fälle werden vor jeder ERP-Änderung zur Genehmigung durch einen Mitarbeiter weitergeleitet.
Wie werden Lieferantenbestätigungen nachverfolgt?
Der Dienst sendet Bestätigungsanfragen an die Ansprechpartner der Lieferanten und überwacht eingehende Nachrichten oder EDI-Bestätigungen. Wenn eine Antwort mit der ausstehenden Änderung übereinstimmt, markiert das System die Änderung als bestätigt und führt die konfigurierten Folgeaktionen durch.
Was geschieht bei mehrdeutigen oder widersprüchlichen Antworten der Lieferanten?
Mehrdeutige Antworten werden als Ausnahmen markiert und zusammen mit dem extrahierten Kontext und den Originalnachrichten an das Beschaffungsteam weitergeleitet, damit ein Einkäufer den Konflikt klären kann. Die Automatisierung bewahrt den vollständigen Gesprächsverlauf auf, um Entscheidungen zu unterstützen.
Inwieweit lassen sich die Weiterleitungs- und Genehmigungsregeln anpassen?
Die Weiterleitungs- und Genehmigungsregeln lassen sich bei der Implementierung so konfigurieren, dass sie Ihren Beschaffungsrichtlinien entsprechen (nach Wertgrenzen, Lieferanten, Warengruppen oder Geschäftsbereichen). Angemessene Konfigurationsaktualisierungen sind im monatlichen Service enthalten; umfangreichere Neugestaltungen der Arbeitsabläufe werden separat berechnet.
Wovon hängt der monatliche Preis ab?
Die wiederkehrenden Kosten spiegeln die Anzahl und Komplexität der Integrationen (ERP-Systeme und Lieferantenkanäle), die fortlaufende KI-Verarbeitung zur Datenextraktion und -klassifizierung, die Pflege des historischen Status von Bestellungen sowie den von uns erbrachten monatlichen Betrieb, die Überwachung und die Wartung wider.
Preis
Die Aktivierungsgebühr deckt die Ersteinrichtung, die Implementierung und die Inbetriebnahme des vereinbarten Automatisierungsumfangs ab.
Das monatliche Abonnement umfasst den laufenden Betrieb, die Wartung und die Verwaltung des Automatisierungsdienstes.
Der genaue Umfang und die endgültige monatliche Abonnementgebühr werden vor dem Start bestätigt.
Sind Sie bereit, diesen Prozess zu automatisieren?
Teilen Sie uns bitte mit, welches ERP-System, welche Beschaffungsplattform und welche Kommunikationskanäle mit Lieferanten Sie derzeit nutzen, wenn Sie sich an uns wenden.
Wir werden klären, wie diese Lösung angeschlossen werden kann, welchen Umfang sie hat und wie hoch die monatliche Abonnementgebühr letztendlich sein wird.
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| Schreiben Sie uns eine E-Mailcontact@implementi.ai | Rufen Sie uns an+48 660 983 178 |
