Opis
Usługa ta wykorzystuje działający w trybie ciągłym system automatyzacji, który rejestruje wnioski o zmiany w zamówieniach (e-maile, wpisy na portalu dostawców, dane EDI lub przesłane pliki), wyodrębnia żądane zmiany, klasyfikuje je pod względem pilności i kieruje do odpowiedniej osoby odpowiedzialnej za zaopatrzenie lub do właściwego przedstawiciela dostawcy. Implementi.ai konfiguruje, obsługuje i utrzymuje ten kompleksowy proces, dzięki czemu Twój zespół poświęca mniej czasu na śledzenie potwierdzeń, a więcej na zatwierdzanie i rozpatrywanie wyjątków.
Subskrypcja z obsługą obejmuje automatyzację, przetwarzanie tekstu i wyodrębnianie dokumentów z wykorzystaniem sztucznej inteligencji, monitorowanie oraz comiesięczną konserwację. Ostateczny zakres integracji i metody dostępu są uzgadniane przed uruchomieniem usługi, dzięki czemu możemy niezawodnie aktualizować Państwa system ERP lub system zamówień o potwierdzone potwierdzenia od dostawców.
Problem
Obecnie zmiany w zamówieniach zakupowych docierają za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu, odpowiedzi na portalu dostawców lub komunikatów EDI. Zespoły ds. zaopatrzenia ręcznie analizują wnioski, interpretują wprowadzone zmiany (ilości, terminy dostaw, ceny), sprawdzają istniejące wersje zamówień w systemie ERP, a następnie kontaktują się z dostawcami w celu uzyskania formalnego potwierdzenia. Ta ręczna praca powoduje opóźnienia, powielanie wiadomości, pominięte potwierdzenia i niespójne zapisy w systemie ERP — zwłaszcza w miarę wzrostu wolumenu zakupów lub liczby dostawców. Bez niezawodnej selekcji zlecenia zmian mogą być wprowadzane nieprawidłowo, faktury mogą się nie zgadzać, a zespoły tracą czas na monitorowanie sytuacji zamiast na rozwiązywanie wyjątków.
Co automatyzuje to rozwiązanie
To rozwiązanie do zarządzanej automatyzacji obejmuje procesy przyjmowania, klasyfikacji, kierowania, aktualizacji danych oraz monitorowania, niezbędne do zapewnienia kontroli nad zmianami w zamówieniach zakupu oraz możliwości ich weryfikacji. Zostało zaprojektowane tak, aby obsługiwać typowe źródła wniosków o zmiany oraz zapewnić spójność systemu ERP lub systemu zamówień z potwierdzeniami dostawców.
- Rejestruj zgłoszenia zmian pochodzące z wiadomości e-mail, portalu dostawców, systemu EDI lub przesłanych plików oraz wyodrębniaj kluczowe pola (numer zamówienia, pozycje, ilości, daty, powód zgłoszenia).
- Klasyfikuj typy zapytań i ich pilność za pomocą sztucznej inteligencji, a następnie kieruj je do odpowiedniej osoby odpowiedzialnej za zakup, zatwierdzającej lub do odpowiedniego przedstawiciela dostawcy.
- Po potwierdzeniu należy śledzić potwierdzenia od dostawców i aktualizować status zamówień w systemie ERP lub systemie zaopatrzenia.
- Powiadamiaj interesariuszy o konieczności uzyskania wymaganych zgód lub w sytuacjach, gdy nie można automatycznie rozwiązać problemów związanych z wyjątkami.
- Prowadź historię zmian i potwierdzeń z możliwością wyszukiwania na potrzeby audytu i rozstrzygania sporów.
Korzyści dla Twojej firmy
- Szybsza i niezawodna obsługa zamówień. Automatyzuje proces przyjmowania i klasyfikacji wniosków o zmiany, dzięki czemu zamawiający otrzymują przejrzyste, uszeregowane według priorytetów zadania zamiast nieprzetworzonych, niespójnych komunikatów.
- Skrócony czas pościgu. Automatycznie przekierowuje prośby o potwierdzenie do odpowiednich osób kontaktowych u dostawców i powiadamia kupujących tylko wtedy, gdy konieczne jest podjęcie działań przez człowieka.
- Spójne zapisy w systemie ERP. Zapewnia synchronizację aktualizacji zamówień zakupu oraz statusów potwierdzeń z systemem ERP lub systemem zaopatrzenia, co ogranicza rozbieżności w fakturach i zmniejsza nakład pracy związany z późniejszym uzgadnianiem danych.
- Przejrzysta ścieżka audytu. Zapewnia łatwo dostępny przegląd wniosków o zmiany, informacji o tym, kto je zatwierdził, oraz potwierdzeń od dostawców, co ułatwia rozstrzyganie sporów i ocenę wyników dostawców.
- Mniejsze ryzyko operacyjne. Spójne postępowanie zmniejsza ryzyko pominięcia lub nieprawidłowego wprowadzenia zmian, które mogą prowadzić do opóźnień w dostawach lub błędów w rozliczeniach.
Praktyczny przykład zastosowania
Średniej wielkości dystrybutor otrzymuje codziennie dziesiątki zmian w zamówieniach zakupu od wielu dostawców: zmiany terminów, częściowe anulowania oraz pilne korekty ilości. Kupujący spędzają godziny na otwieraniu wiadomości e-mail, wyodrębnianiu nowych terminów i ilości, sprawdzaniu systemu ERP oraz wysyłaniu przypomnień, dopóki dostawca nie potwierdzi formalnie zmiany. Dzięki tej usłudze wnioski o zmiany są automatycznie wyodrębniane i klasyfikowane, prośby o potwierdzenie są przekazywane do osób kontaktowych u dostawców, a pozycje zamówień w systemie ERP są aktualizowane po otrzymaniu potwierdzenia. Pozycje wyjątkowe są oznaczane do weryfikacji przez kupującego wraz z niezbędnym kontekstem, co ogranicza liczbę wymian korespondencji i pozwala zespołowi ds. zaopatrzenia skupić się na bardziej wartościowych zadaniach związanych z negocjacjami i planowaniem.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Działy zaopatrzenia lub zakupów w firmach dystrybucyjnych i produkcyjnych – potrzebują rzetelnych informacji o statusie zamówień u wielu dostawców i dla wielu pozycji asortymentowych.
- Zespoły operacyjne obsługujące przepływy zamówień w systemie ERP – chcą ograniczyć liczbę ręcznych aktualizacji i uzyskać bardziej przejrzystą dokumentację dotyczącą odbioru towarów i fakturowania.
- Firmy korzystające z poczty elektronicznej i portali dostawców w celu wprowadzania zmian w zamówieniach zakupu – potrzebują zautomatyzowanego pobierania i przekazywania danych, aby ograniczyć konieczność ręcznego śledzenia spraw.
- Centra usług wspólnych w zakresie zamówień publicznych – wymagają spójnych zasad i ścieżek audytowych obejmujących wiele jednostek biznesowych.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje automatyzację działania oraz bieżący monitoring i konserwację uzgodnionego rozwiązania. Implementi.ai zajmuje się przetwarzaniem danych za pomocą sztucznej inteligencji, integracją z systemami potwierdzonymi przed uruchomieniem, a także będzie monitorować działanie, usuwać błędy automatyzacji i wprowadzać uzasadnione aktualizacje konfiguracji, aby zapewnić ciągłość działania procesu.
- Zarządzanie procesami automatyzacji (pozyskiwanie danych, klasyfikacja, kierowanie i aktualizacje w systemie ERP)
- Przetwarzanie oparte na sztucznej inteligencji w celu ekstrakcji i klasyfikacji
- Monitorowanie i reagowanie na incydenty w ramach automatyzacji
- Konserwacja oraz uzasadnione aktualizacje konfiguracji w celu dostosowania się do zmian po stronie dostawcy lub systemu
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- Organizacje, które przetwarzają bardzo niewiele zmian w zamówieniach zakupowych i preferują całkowicie ręczną kontrolę — obciążenie operacyjne związane z zarządzaną automatyzacją może okazać się zbędne.
- Firmy, które potrzebują dostosowanych do indywidualnych potrzeb procesów weryfikacji prawnej lub zgodności z przepisami, których nie da się zautomatyzować w ramach uzgodnionych ograniczeń konfiguracyjnych.
Jak to działa
- Przetwarzanie wniosków o zmiany. System automatyzacji gromadzi przychodzące wnioski o zmianę zamówień zakupu z uzgodnionych kanałów (skrzynki e-mailowe, eksporty z portalu dostawców, pliki EDI lub przesłane pliki) i umieszcza je w kolejce do przetworzenia.
- Wyodrębnij kluczowe pola. Funkcja wyodrębniania oparta na sztucznej inteligencji pobiera numer zamówienia, odpowiednie pozycje, ilości, daty oraz tekst uzasadnienia z przychodzącej wiadomości lub dokumentu i dopasowuje je do odpowiedniego zamówienia w systemie ERP.
- Sklasyfikuj i ustal priorytety. System klasyfikuje zgłoszenie (zmiana terminu, zmiana ilości, anulowanie, zmiana ceny) i przypisuje mu poziom pilności, dzięki czemu zmiany o dużym znaczeniu są natychmiast sygnalizowane nabywcom.
- Plan działania. Na podstawie wstępnie skonfigurowanych reguł wnioski są kierowane do właściwego kupującego, osoby zatwierdzającej lub osoby kontaktowej po stronie dostawcy wraz ze uporządkowanym podsumowaniem i wszelkimi załącznikami uzupełniającymi.
- Śledzenie potwierdzeń od dostawców. W przypadku konieczności uzyskania potwierdzenia do dostawców wysyłane są automatycznie wiadomości przypominające; przychodzące potwierdzenia są wykrywane i przyporządkowywane do pierwotnego zlecenia.
- Aktualizacja i potwierdzenie w systemie ERP. Po zarejestrowaniu prawidłowego potwierdzenia od dostawcy system automatyczny aktualizuje status zamówienia zakupu lub pola na poziomie pozycji w systemie ERP (zgodnie z ustalonymi zasadami) oraz powiadamia zainteresowane strony o wprowadzonej zmianie.
- Obsługa wyjątków i weryfikacja przez człowieka. W przypadku gdy poziom pewności ekstrakcji jest niski, nie można znaleźć pasującego PO lub odpowiedź dostawcy jest sprzeczna z zapytaniem, system oznacza pozycję do weryfikacji przez pracownika i rejestruje historię korespondencji w celu rozwiązania problemu.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która otrzymuje od dostawcy wiadomość e-mail z informacją o zmianie terminu dostawy dotyczącej zamówienia nr 7890. System automatyczny pobiera wiadomość e-mail, wyodrębnia numer zamówienia, nową datę dostawy oraz pozycje, których dotyczy zmiana, a następnie dopasowuje te dane do zamówienia nr 7890 w systemie ERP. Zmiana jest klasyfikowana jako zmiana terminu dostawy o średnim stopniu pilności i przekazywana do wyznaczonego kupującego wraz z zwięzłym podsumowaniem oraz załączoną oryginalną wiadomością e-mail. Do dostawcy automatycznie wysyłane jest zapytanie o potwierdzenie. Gdy dostawca odpowie, potwierdzając nową datę, system wykrywa potwierdzenie, aktualizuje pozycję zamówienia w systemie ERP o nową datę dostawy i powiadamia kupującego o zakończeniu aktualizacji. Jeśli dostawca odpowie, podając sprzeczną ilość, pozycja jest oznaczana jako wyjątek i umieszczana w kolejce do przeglądu kupującego wraz z historią korespondencji w celu szybkiego rozwiązania problemu.
Integracje
Typowe systemy
Typowe systemy, z którymi się integrujemy, to systemy ERP i platformy zakupowe, takie jak SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365, pakiety zakupowe (np. Ariba lub Coupa) oraz portale dostawców. Typowe kanały komunikacji to firmowa poczta elektroniczna, komunikacja EDI, transfery plików przez SFTP/FTP oraz przechowywanie dokumentów. Możemy również połączyć się z narzędziami do zarządzania zgłoszeniami lub narzędziami do współpracy (np. Slack, Microsoft Teams) w celu wysyłania powiadomień do interesariuszy. Obsługa konkretnych platform jest potwierdzana na etapie określania zakresu projektu.
Metody połączeń
Połączenia są realizowane za pomocą dostępnych interfejsów API, webhooków lub bezpośrednich interfejsów ERP, o ile są one obsługiwane. W przypadku braku dostępnych interfejsów API możemy skorzystać z bezpiecznego pobierania danych ze skrzynek pocztowych oraz analizy wiadomości e-mail i dokumentów opartej na sztucznej inteligencji, pobierania plików za pośrednictwem protokołu SFTP, kanałów EDI lub uzgodnionych eksportów w formacie CSV. Wybór metody zależy od Państwa systemów oraz możliwości dostawców i jest uzgadniany na etapie wdrażania.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem uzgodnimy, które systemy zostaną podłączone, przygotujemy przykładowe komunikaty z wnioskami o zmiany oraz listę kontaktów i kanałów komunikacji z dostawcami. Potrzebne będą nam również definicje zasad zatwierdzania (kto może zatwierdzać jakie rodzaje zmian), pola w systemie ERP, które mają być aktualizowane, a także wszelkie ograniczenia dostępu lub reguły biznesowe. Sposoby dostępu, dane uwierzytelniające oraz niewielki zestaw danych testowych zostaną ustalone podczas spotkania inauguracyjnego; ostateczna kompatybilność i podejście do integracji zostaną potwierdzone przed wdrożeniem.
Najczęściej zadawane pytania
W jaki sposób system automatyczny wykrywa wniosek o zmianę zamówienia?
Przyjmujemy zgłoszenia zmian za pośrednictwem uzgodnionych kanałów (skrzynka e-mailowa, eksporty z portalu dostawców, EDI lub przesłane pliki). System ekstrakcji oparty na sztucznej inteligencji wykrywa numery zamówień zakupu oraz szczegóły zmian; w przypadku niskiego poziomu pewności pozycja jest oznaczana do weryfikacji przez pracownika. Dokładne kanały są uzgadniane na etapie określania zakresu projektu.
Czy system może automatycznie aktualizować nasz system ERP?
Tak — o ile istnieje interfejs API lub integracja, a zasady aktualizacji zostały uzgodnione. Implementi.ai stosuje wyłącznie te aktualizacje systemu ERP, które są zgodne z skonfigurowanymi zasadami; w przypadku wątpliwości lub sprzeczności sprawy są przekazywane do zatwierdzenia przez pracownika przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian w systemie ERP.
W jaki sposób śledzone są potwierdzenia od dostawców?
Usługa wysyła prośby o potwierdzenie do osób kontaktowych u dostawców oraz monitoruje przychodzące wiadomości lub potwierdzenia EDI. Gdy odpowiedź odpowiada oczekującej zmianie, system oznacza tę zmianę jako potwierdzoną i przechodzi do skonfigurowanych działań następczych.
Co się dzieje w przypadku niejednoznacznych lub sprzecznych odpowiedzi dostawców?
Niejednoznaczne odpowiedzi są oznaczane jako wyjątki i przekazywane do zespołu ds. zamówień wraz z wyodrębnionym kontekstem i oryginalnymi wiadomościami, aby kupujący mógł rozwiązać ten konflikt. Automatyzacja zachowuje pełną historię rozmowy, co ułatwia podejmowanie decyzji.
W jakim stopniu można dostosować reguły routingu i zatwierdzania?
Zasady kierowania i zatwierdzania można konfigurować podczas wdrażania tak, aby odpowiadały politykom zakupowym klienta (według progów wartości, dostawcy, towaru lub jednostki biznesowej). Rozsądne aktualizacje konfiguracji są objęte miesięczną opłatą za usługę; większe zmiany w przepływie pracy są wyceniane oddzielnie.
Co wpływa na cenę miesięczną?
Koszt cykliczny wynika z liczby i złożoności integracji (systemy ERP i kanały dostawców), bieżącego przetwarzania danych przy użyciu sztucznej inteligencji w celu ich pozyskiwania i klasyfikacji, utrzymywania historii zamówień zakupowych oraz świadczonych przez nas comiesięcznych usług operacyjnych, monitorowania i konserwacji.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Prosimy o podanie, z jakiego systemu ERP, platformy zakupowej oraz kanałów komunikacji z dostawcami Państwo obecnie korzystają, gdy się z nami kontaktują.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
