Descripción
El «AI Inventory Damage & Write-off Manager» es un servicio mensual totalmente gestionado que automatiza la evaluación, el envío y el registro de las existencias dañadas y los artículos devueltos. Consolida las pruebas (fotos, formularios de devolución, notas del transportista), clasifica la gravedad de los daños mediante IA y propone una decisión controlada —reposición, reacondicionamiento, desecho o amortización— para que los equipos adopten medidas coherentes.
implementi.ai se encarga de la configuración, el funcionamiento y el mantenimiento de la automatización: conectamos tus sistemas, ajustamos las reglas de clasificación, supervisamos el funcionamiento y solucionamos los fallos para que el proceso acordado funcione de forma fiable a medida que varían los volúmenes.
El problema
Cuando los daños y las devoluciones se gestionan manualmente, la documentación, las decisiones y el seguimiento se encuentran dispersos en correos electrónicos, hojas de cálculo y notas adhesivas. El personal del almacén debe inspeccionar los artículos, enviar fotos a los responsables, esperar a recibir los códigos contables y, a continuación, actualizar manualmente el ERP o los registros de inventario. Esto provoca retrasos en la reposición de los artículos vendibles, decisiones inconsistentes sobre la baja de existencias, discrepancias en el inventario y asientos de ajuste adicionales en el departamento financiero. A medida que aumentan el número de referencias y el volumen de devoluciones, el flujo manual se vuelve más lento, propenso a errores y costoso de mantener.
Qué automatiza esta solución
Este producto automatiza el proceso completo de clasificación y actualización de registros de mercancías dañadas y devoluciones. Utiliza inteligencia artificial para clasificar las pruebas fotográficas y de texto, aplica reglas de negocio configurables para recomendar acciones, deriva las excepciones al responsable de aprobación correspondiente y registra la decisión final en los sistemas de inventario y contabilidad.
- Procesamiento automático de las solicitudes de devolución, los informes de daños de los transportistas y las fotos subidas.
- Clasificación mediante IA del tipo y la gravedad de los daños; recomendación sobre el destino de los productos (reposición, reacondicionamiento, desguace, baja contable).
- Envío automático a los responsables de aprobación del almacén, de calidad o de finanzas según unas reglas.
- Actualización automática del estado de existencias en el ERP/WMS y creación de asientos contables de ajuste (a través de interfaces acordadas).
- Cola de excepciones con pruebas y registro de auditoría para su revisión por parte de una persona.
- Informes periódicos sobre las tendencias en los daños y las referencias de alto riesgo.
Lo que gana tu empresa
- Un ciclo de decisión más rápido. Automatiza la recepción de mercancías, la clasificación mediante IA y el envío a los distintos destinos, de modo que los artículos reponibles vuelvan a estar disponibles más rápidamente y las excepciones se señalen de inmediato para su revisión.
- Normas de disposición coherentes. Las reglas centralizadas y configurables reducen las amortizaciones puntuales y garantizan que los casos similares reciban el mismo trato, lo que mejora la precisión del inventario.
- Menor complejidad contable. La creación automatizada de registros de ajustes o de bajas reduce los asientos contables manuales y las idas y venidas entre los departamentos de operaciones y finanzas.
- Visibilidad operativa. Un registro de auditoría con función de búsqueda y resúmenes de tendencias facilitan la identificación de las causas frecuentes de daños, las referencias problemáticas o los problemas con los transportistas que requieren un seguimiento por parte del proveedor.
- Reducir la carga de trabajo manual. El personal dedica menos tiempo a recopilar pruebas y a tramitar autorizaciones; los esfuerzos se centran en las excepciones reales y en las medidas correctoras.
Un caso práctico
En el caso de un distribuidor de tamaño medio que recibe devoluciones frecuentes y sufre daños ocasionales durante el transporte, el servicio recopila las solicitudes de devolución y las fotos de los clientes en una cola centralizada. La IA analiza las imágenes y las notas de devolución, sugiere si el artículo puede reincorporarse al stock o debe darse de baja, y deriva los casos de mayor gravedad a un responsable de aprobación del departamento financiero. Los artículos cuya reincorporación se aprueba se devuelven al inventario vendible en el sistema de gestión de almacenes (WMS) y el departamento de contabilidad recibe los asientos contables de ajuste necesarios. Los daños repetidos en una referencia (SKU) activan una alerta semanal para que se pueda revisar el rendimiento del departamento de compras y del transportista.
¿A quién va dirigido?
- Equipos de operaciones de almacén que necesitan una gestión fiable y más rápida de las devoluciones y del stock dañado.
- Equipos financieros que desean contar con registros de amortización coherentes y reducir el número de correcciones manuales en los asientos contables.
- Minoristas y distribuidores con volúmenes moderados de devoluciones y múltiples referencias (SKU) que necesitan registros de auditoría y visibilidad de las tendencias.
- Proveedores de servicios logísticos externos (3PL) que deben informar a sus clientes sobre el destino de la mercancía y presentar pruebas al respecto.
¿Qué incluye el servicio mensual?
La suscripción mensual cubre la automatización gestionada y el soporte operativo continuo necesarios para mantener el sistema en funcionamiento según lo acordado. implementi.ai lleva a cabo las siguientes actividades como parte del servicio:
- Manejar el sistema de automatización y supervisar su funcionamiento diario para detectar averías.
- Gestionar y resolver los errores de automatización y los problemas de integración que surjan en producción.
- Mantener y actualizar las reglas de configuración, los umbrales de clasificación y la lógica de enrutamiento a medida que cambien las necesidades de la empresa.
- Gestionar las conexiones con los sistemas acordados antes del lanzamiento (ERP/WMS/comercio electrónico/portal de devoluciones) y garantizar que los flujos de datos sigan funcionando correctamente.
Cuándo puede que esta solución no sea necesaria
- Empresas con un volumen muy reducido de devoluciones o daños, en las que basta con un flujo de trabajo manual sencillo.
- Organizaciones que no pueden facilitar el acceso a los sistemas o datos necesarios para las actualizaciones automáticas (ERP/WMS o una exportación periódica de datos).
Cómo funciona
- Incorporación de pruebas. Las solicitudes de devolución, los informes de daños causados por el transportista y las fotografías se reciben a través de la API, la importación por correo electrónico o la carga de archivos, y se almacenan con un número de referencia único y un registro de auditoría.
- Clasificación mediante IA. El servicio analiza las fotos y las notas de texto libre para determinar el tipo y la gravedad de los daños, y extrae datos clave como el SKU, el número de serie y la cantidad reclamada.
- Disposición basada en reglas. Las reglas de negocio configurables combinan los resultados de la clasificación con las reglas de SKU (valor, vida útil, coste de reacondicionamiento) para proponer una medida: reposición, reacondicionamiento, cuarentena, desguace o amortización.
- Enrutamiento automático. Los casos que cumplen los umbrales de aprobación se tramitan automáticamente; las excepciones y los artículos de alto coste se remiten al responsable correspondiente del almacén, de calidad o de finanzas, junto con la documentación justificativa y los códigos contables recomendados.
- Actualizaciones del sistema. Una vez aprobada una disposición (ya sea de forma automática o manual), el sistema automatizado actualiza el estado del inventario en el WMS/ERP y genera el ajuste contable acordado a través de una API o mediante la exportación de un archivo.
- Gestión de excepciones y escalado. Los casos en los que no hay pruebas suficientes, los datos son contradictorios o faltan asignaciones de SKU se trasladan a una cola de excepciones para su resolución manual; implementi.ai supervisa la cola y corrige los errores recurrentes de integración o asignación.
- Informes y alertas de tendencias. El servicio recopila los resultados y las causas de los daños en resúmenes periódicos y envía alertas en caso de que aumenten las tasas de daños en determinadas referencias o transportistas.
Ejemplo de flujo de trabajo
Por ejemplo, imaginemos una empresa que recibe una devolución de un cliente acompañada de fotos y una nota del transportista indicando daños. El sistema automatizado importa la devolución, reconoce el SKU y utiliza la inteligencia artificial para identificar el embalaje aplastado y el producto expuesto. El motor de reglas clasifica el estado como “reparable” y sugiere “reacondicionamiento” con un código de reacondicionamiento. Dado que el coste de reacondicionamiento está por debajo del umbral de aprobación automática, el sistema actualiza el WMS para colocar el artículo en un contenedor de reacondicionamiento y registra una retención provisional de inventario en el ERP. Si el coste fuera superior, el artículo se remitiría al departamento financiero para su aprobación. Se registra cada acción para que los registros de inventario y contabilidad coincidan con el resultado físico.
Integraciones
Sistemas típicos
Entre los sistemas más habituales que conectamos se incluyen los sistemas ERP (SAP, Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuite y otros), las plataformas WMS, las plataformas de comercio electrónico y los portales de devoluciones, así como los sistemas de gestión de albaranes o de calidad que utilice su almacén. Es posible conectar otros sistemas siempre que dispongan de API, webhooks, exportación de archivos o métodos de acceso acordados. La compatibilidad definitiva se confirma durante la fase de análisis del alcance del proyecto.
Métodos de conexión
Las conexiones se implementan mediante las API disponibles o los webhooks, siempre que los sistemas los admitan. Cuando no haya API disponibles, las integraciones pueden utilizar exportaciones seguras en formato CSV, cargas mediante SFTP, importación por correo electrónico o una plataforma de integración de capa intermedia acordada antes del lanzamiento. La gestión de imágenes y archivos adjuntos se realiza a través de puntos de conexión de carga directa o vinculando archivos desde tu proveedor de almacenamiento en la nube.
Lo que necesitamos de vuestra empresa
Antes del lanzamiento, acordamos qué sistemas se van a conectar, los flujos de datos de muestra (formularios de devolución, subida de fotos, notas del transportista), los métodos de actualización de su ERP/WMS y las normas de disposición y aprobación que desea que se apliquen. También necesitamos una lista de SKU, con su correspondencia con los códigos de inventario y los códigos contables utilizados para las amortizaciones y los ajustes. El método de acceso y los requisitos de datos se acuerdan antes de la implementación y se confirman durante la definición del alcance del proyecto.
Preguntas frecuentes
¿A qué sistemas te puedes conectar para actualizar el inventario?
Normalmente nos conectamos a los sistemas ERP y WMS a través de sus API, o utilizamos exportaciones de archivos acordadas o SFTP cuando no se dispone de una API. La compatibilidad definitiva y el método preferido se confirman durante la fase de definición del alcance.
¿Qué grado de precisión tiene la clasificación de fotos mediante IA?
La clasificación mediante IA se adapta a los tipos de productos que tienes y a la información que nos facilites. Durante el proceso de incorporación, entrenamos y perfeccionamos los modelos con imágenes de muestra y establecemos umbrales conservadores; implementi.ai supervisa el rendimiento y actualiza los modelos según sea necesario.
¿Puede el servicio crear asientos contables automáticamente?
Sí, una vez acordada la vía de integración, podemos crear los registros de ajuste o de amortización necesarios en su sistema contable o ERP. Los campos y códigos concretos que se utilizan se configuran para que se ajusten a su plan de cuentas y a sus normas de aprobación.
¿Qué ocurre con los casos que la automatización no puede resolver?
Los casos ambiguos o de alto coste se derivan a una cola de excepciones configurable, junto con toda la documentación y las acciones recomendadas, para que las revise un responsable humano. implementi.ai supervisa estas colas y resuelve los problemas recurrentes de integración o mapeo.
¿Qué grado de personalización se requiere?
Durante la implementación, configuramos las reglas de disposición, los umbrales de aprobación y las asignaciones de SKU según las necesidades de su empresa. Es necesario realizar algunas personalizaciones para armonizar los códigos financieros, los flujos de trabajo de reacondicionamiento y el enrutamiento de excepciones; esto se confirma y se presupuesta antes del lanzamiento.
¿Cómo empezamos con la puesta en marcha?
Comenzamos acordando los sistemas que se van a conectar, proporcionando datos de muestra y confirmando las reglas de tratamiento. El plazo de puesta en marcha depende de las integraciones, el acceso a los datos y el alcance; implementi.ai confirma los plazos y los hitos durante la fase de definición del alcance.
Precio
La cuota de activación cubre la configuración inicial, la implementación y la puesta en marcha del alcance de la automatización acordado.
La cuota mensual cubre el funcionamiento, el mantenimiento y la gestión continuos del servicio de automatización.
El alcance exacto y el importe final de la suscripción mensual se confirman antes del lanzamiento.
¿Estás listo para automatizar este proceso?
Indícanos qué sistemas ERP/WMS y qué plataformas de devoluciones utilizas actualmente, y cómo registras los datos de las devoluciones.
Te confirmaremos cómo se puede conectar esta solución, su alcance y el importe final de la cuota mensual.
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