Descripción
El «AI Rush Order Prioritiser & Fulfilment Accelerator» supervisa continuamente los pedidos entrantes, los niveles de stock y las limitaciones de los transportistas para identificar los envíos urgentes o en riesgo y situarlos al principio de la cola de tramitación. Aplica reglas de negocio configurables y una clasificación asistida por IA para recomendar o llevar a cabo rutas prioritarias, embalaje, selección de transportista y notificaciones.
implementi.ai configura la solución para tus sistemas, gestiona y mantiene la automatización, supervisa su funcionamiento y se encarga de las correcciones y las actualizaciones de configuración como parte del servicio gestionado mensual. El objetivo es reducir la clasificación manual, agilizar la tramitación de los pedidos urgentes y mantener informados a los clientes sin aumentar la plantilla.
El problema
Sin automatización, los pedidos urgentes y acelerados se identifican de forma inconsistente: los tickets de asistencia, las marcas manuales en múltiples sistemas o las llamadas telefónicas urgentes dan lugar a respuestas puntuales. Los equipos de almacén reciben avisos tardíos, no se reordenan las prioridades de las listas de preparación de pedidos y se contratan los transportistas de forma reactiva, lo que provoca horas extras, incumplimiento de los SLA y clientes insatisfechos. A medida que aumentan los volúmenes de pedidos, los canales y los centros de distribución, el proceso manual se vuelve más lento y propenso a errores. Las excepciones importantes se encuentran dispersas entre las notas de los pedidos, los registros de inventario y los datos de hora estimada de llegada (ETA) de los transportistas, lo que dificulta obtener una visión única y práctica de qué pedidos requieren realmente una gestión urgente.
Qué automatiza esta solución
Esta automatización gestionada supervisa continuamente los flujos de pedidos, el inventario y el estado de los transportistas para detectar, priorizar y distribuir las tareas urgentes de gestión de pedidos. Puede dar prioridad automáticamente a los pedidos en las colas de preparación y embalaje del SGA, seleccionar opciones de transporte más rápidas cuando esté justificado, activar sugerencias de aprovisionamiento o traspaso de stock, y enviar notificaciones personalizadas a los clientes. implementi.ai gestiona y mantiene el flujo, ajustando las reglas y la lógica de la IA a medida que evoluciona tu negocio.
- Detectar pedidos urgentes a partir de los atributos del pedido, las etiquetas de los clientes, los requisitos del SLA o las marcas manuales.
- Puntuar y clasificar los pedidos según su urgencia utilizando inteligencia artificial y reglas de negocio.
- Reorganizar las listas de preparación de pedidos del SGA o del almacén, o crear tareas de preparación de pedidos prioritarias.
- Recomienda o activa reservas más rápidas con los transportistas e imprime etiquetas prioritarias.
- Informa a los clientes de los cambios en el estado y en la fecha prevista de entrega.
- Plantear propuestas de compra o de traspaso entre almacenes cuando las existencias sean escasas.
Lo que gana tu empresa
- Una gestión más rápida de los pedidos urgentes. La detección automática y la reordenación de prioridades en las colas permiten que los envíos urgentes se incorporen antes al proceso del almacén, lo que reduce la necesidad de avisos manuales y el trabajo reactivo.
- Toma de decisiones coherente entre todos los equipos. Las normas centralizadas y la puntuación basada en inteligencia artificial garantizan que todos los pedidos urgentes se evalúen de la misma manera, lo que reduce las disputas y las excepciones puntuales.
- Menor esfuerzo de coordinación manual. El sistema automatiza las recomendaciones sobre la selección de transportistas, la creación de etiquetas y las actualizaciones para los clientes, lo que permite al personal de operaciones y de asistencia dedicarse a tareas de mayor valor añadido.
- Mejora de la comunicación con los clientes. Las notificaciones oportunas y basadas en plantillas reducen el número de consultas de atención al cliente, ya que mantienen informados a los compradores cuando se producen cambios en la gestión de los pedidos o en la entrega.
- Gestión escalable de los picos de volumen. La supervisión continua y el enrutamiento automatizado evitan que se pasen por alto los pedidos urgentes cuando aumenta el volumen de pedidos o durante las promociones.
Un caso práctico
Un distribuidor del segmento medio del mercado recibe pedidos procedentes de una tienda online, un portal B2B y ventas telefónicas; algunos incluyen códigos de envío urgente, mientras que otros son marcados manualmente por los gestores de cuentas. Los picos de demanda durante las promociones y las transferencias ocasionales de stock entre almacenes dificultan la gestión coherente de las solicitudes urgentes. El «AI Rush Order Prioritiser» procesa los flujos de pedidos, el estado de las existencias y las restricciones de los transportistas, puntúa cada pedido según su urgencia y, o bien incluye los pedidos con puntuación más alta en una lista de preparación prioritaria del sistema de gestión de almacenes (WMS), o bien recomienda un transportista más rápido e imprime una etiqueta de prioridad. Los equipos de atención al cliente y de cuentas reciben alertas y los clientes obtienen información clara sobre la fecha de entrega prevista, lo que reduce los seguimientos y los envíos retrasados.
¿A quién va dirigido?
- Las tiendas online que ofrecen diversas opciones de envío necesitan gestionar de forma coherente los pedidos urgentes y los de entrega en el mismo día.
- Los distribuidores con ventas multicanal desean contar con un único proceso para dar prioridad a los pedidos urgentes B2B y B2C.
- Los equipos de operaciones que gestionan uno o más almacenes necesitan cambios automáticos en las colas y coordinación con los transportistas para cumplir con los plazos de entrega prometidos.
- Empresas que recurren a la escalación manual de pedidos urgentes, con el objetivo de reducir las llamadas telefónicas puntuales y el seguimiento mediante hojas de cálculo.
¿Qué incluye el servicio mensual?
La suscripción mensual cubre el funcionamiento y el mantenimiento de la automatización configurada, la supervisión continua del funcionamiento de la misma, el procesamiento mediante inteligencia artificial necesario para la puntuación y la priorización, la gestión y corrección de los errores de la automatización, así como las actualizaciones de configuración razonables para garantizar que la solución acordada siga funcionando a medida que evoluciona su negocio.
- Conexiones a los sistemas acordados (configurados antes del lanzamiento)
- Supervisión continua, gestión de errores y soluciones correctivas
- Ajuste periódico de las reglas y los umbrales de la IA a medida que cambian los patrones de pedidos
Cuándo puede que esta solución no sea necesaria
- Es posible que las empresas que tramitan solo unas pocas órdenes a la semana y gestionan las excepciones de forma manual no obtengan beneficios de un servicio de priorización continua.
- Empresas que no dispongan de un flujo de pedidos digital que permita su clasificación (solo pedidos en papel o gestión totalmente manual): es necesaria la integración para lograr una automatización significativa.
Cómo funciona
- Flujo continuo de pedidos. El servicio recoge los pedidos procedentes de los canales de venta conectados y del sistema de gestión de pedidos a medida que van llegando, registrando datos como el método de envío, la prioridad del cliente, el importe del pedido y cualquier indicación manual.
- Enriquecimiento del contexto. Para cada pedido, el sistema recopila datos sobre el stock disponible, las entradas de mercancía, la carga de trabajo de los almacenes y los tiempos de tránsito de los transportistas, con el fin de ofrecer un contexto completo para la toma de decisiones.
- Evaluación de la urgencia asistida por IA. Un modelo de inteligencia artificial configurable y unas reglas de negocio evalúan y puntúan los pedidos en función de su urgencia y viabilidad; las puntuaciones reflejan el riesgo en relación con el acuerdo de nivel de servicio (SLA), la prioridad del cliente y las limitaciones operativas.
- Proceso de toma de decisiones y de ejecución. Los pedidos con puntuaciones altas activan una serie de acciones: reordenar las listas de preparación de pedidos en el SGA, crear tareas de embalaje prioritarias, contratar transportistas urgentes o iniciar transferencias de aprovisionamiento cuando las existencias son insuficientes.
- Notificaciones y traspasos. La automatización envía notificaciones basadas en plantillas a los clientes y avisa a los equipos internos en caso de que se requieran aprobaciones manuales o se produzcan excepciones.
- Gestión de excepciones. Los pedidos que no se pueden resolver automáticamente (por ejemplo, si no hay existencias ni opciones de transferencia) se derivan a una cola de gestión manual con un contexto consolidado para agilizar su resolución manual.
- Supervisión y ajuste. implementi.ai supervisa los resultados y ajusta los umbrales de puntuación, las reglas y las acciones como parte del servicio gestionado para mejorar la precisión y reducir los falsos positivos.
Ejemplo de flujo de trabajo
Por ejemplo, imaginemos una empresa que vende tanto bienes de consumo como piezas de recambio con plazos de entrega ajustados. Llega un pedido a través de la web con la opción de envío urgente, mientras que el inventario muestra un nivel bajo de existencias en el centro de distribución más cercano, pero existencias disponibles en una sede secundaria. La automatización clasifica el pedido como de alta urgencia debido al método de envío y a la prioridad del cliente, y a continuación activa una tarea de preparación prioritaria en el sistema de gestión de almacenes (WMS) principal. Si la sede principal no puede gestionar el pedido, el sistema recomienda un traslado entre almacenes y, cuando dicho traslado no permitiría cumplir el plazo de entrega, sugiere un transportista urgente de la lista de transportistas y crea la reserva con dicho transportista. El servicio de atención al cliente recibe una breve alerta con los siguientes pasos y el comprador recibe una notificación con la nueva fecha de entrega prevista. Si se requiere una decisión humana (en el caso de un transportista urgente con tarifas elevadas), el sistema se detiene y remite la solicitud al responsable de operaciones correspondiente para su aprobación.
Integraciones
Sistemas típicos
Entre los sistemas habituales con los que nos conectamos se incluyen plataformas y carritos de comercio electrónico (Shopify, WooCommerce, Magento), sistemas de gestión de pedidos (OMS), sistemas de gestión de almacenes (WMS), sistemas ERP como NetSuite o SAP, y plataformas de transportistas o de envíos (ShipStation, API de transportistas como DHL o FedEx). Es posible conectar otros sistemas siempre que existan API, webhooks o métodos de exportación acordados.
Métodos de conexión
Las conexiones se implementan mediante las API y los webhooks disponibles, siempre que sea posible, o mediante exportaciones e importaciones programadas en formato CSV o SFTP cuando no se disponga de API. En el caso de algunos sistemas, podemos realizar la integración a través de plataformas de middleware (por ejemplo, iPaaS) o mediante el seguimiento de los correos electrónicos y notificaciones de pedidos, si así se acuerda. Los métodos concretos se confirman durante la fase de definición del alcance.
Lo que necesitamos de vuestra empresa
Antes del lanzamiento, acordamos qué sistemas se van a conectar, los métodos de acceso (claves API, puntos finales de webhook o ubicaciones de exportación), ejemplos de datos de pedidos y de inventario, vuestra definición de pedidos urgentes o prioritarios y cualquier umbral de aprobación. También debemos confirmar qué acciones está autorizada a realizar la automatización (por ejemplo, reservar transportistas automáticamente, reordenar colas del SGA o limitarse a recomendar acciones para su aprobación por parte de una persona). La compatibilidad y los requisitos de acceso precisos se confirman antes de la implementación.
Preguntas frecuentes
¿Con qué sistemas de gestión de pedidos y de almacenes se puede conectar?
Normalmente nos conectamos a plataformas de comercio electrónico, sistemas OMS/ERP y WMS a través de API o exportaciones programadas. La compatibilidad específica se confirma durante la fase de análisis del proyecto; si no se dispone de una API nativa, a menudo podemos utilizar archivos CSV, SFTP o conexiones mediante middleware.
¿El sistema puede realizar reservas automáticas con los transportistas o solo sugiere acciones?
Eso se puede configurar. Para situaciones de menor riesgo, podemos automatizar las reservas con los transportistas y la creación de etiquetas. Para los casos de aumento de costes elevados, se puede exigir una aprobación manual; implementamos el proceso de aprobación como parte de la configuración.
¿Cómo se identifican los pedidos urgentes? ¿Puedo personalizar las reglas?
La identificación se basa en una combinación de reglas de negocio configurables (método de envío, indicadores de cliente, etiquetas de producto) y un sistema de puntuación basado en inteligencia artificial que aprende a partir de patrones históricos. Puedes personalizar las reglas y los umbrales durante la fase de definición del alcance, y nosotros los ajustamos como parte del servicio gestionado.
¿Qué ocurre cuando las existencias no son suficientes para atender un pedido urgente?
El sistema automatizado sugiere la mejor medida correctiva: traslado entre almacenes, adquisición urgente, cumplimiento del pedido desde una ubicación alternativa u opciones de transporte urgente, y deriva los casos sin resolver a una cola de gestión manual con el contexto pertinente.
¿Cómo gestionas las excepciones y los errores?
implementi.ai supervisa la automatización, gestiona y corrige los errores, y deriva las excepciones no resueltas a una cola de revisión manual. El ajuste continuo forma parte de la suscripción para reducir las excepciones repetitivas con el paso del tiempo.
¿Qué factores determinan el precio mensual?
El precio depende del número y la complejidad de las integraciones, la frecuencia de supervisión requerida, el volumen de datos, el grado de automatización (acciones automáticas frente a recomendaciones) y las necesidades de asistencia continua. Confirmamos el alcance y la suscripción definitiva antes de la puesta en marcha.
Precio
La cuota de activación cubre la configuración inicial, la implementación y la puesta en marcha del alcance de la automatización acordado.
La cuota mensual cubre el funcionamiento, el mantenimiento y la gestión continuos del servicio de automatización.
El alcance exacto y el importe final de la suscripción mensual se confirman antes del lanzamiento.
¿Estás listo para automatizar este proceso?
Indícanos qué sistemas de gestión de pedidos, de almacén y de envíos utilizas y cómo señalas actualmente los pedidos urgentes.
Te confirmaremos cómo se puede conectar esta solución, su alcance y el importe final de la cuota mensual.
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