Opis
Narzędzie AI Customer Onboarding Monitor & Task Automator na bieżąco śledzi etapy wdrażania nowych klientów w systemach CRM, obsługi klienta oraz monitorowania korzystania z produktów, wskazuje klientów, których proces wdrożenia utknął w martwym punkcie, i uruchamia odpowiednie działania następcze. Eliminuje ono ręczne i podatne na błędy sprawdzanie wielu pulpitów nawigacyjnych oraz gwarantuje, że podczas aktywacji nowego klienta nie zostanie pominięte żadne istotne zadanie związane z ustawieniami, szkoleniem lub konfiguracją.
implementi.ai konfiguruje połączenia, tworzy logikę etapów, obsługuje proces automatyzacji i zapewnia jego bieżącą konserwację, dzięki czemu Twój zespół ma dostęp do wiarygodnego, skonsolidowanego obrazu stanu procesu wdrażania nowych pracowników bez konieczności samodzielnego tworzenia lub zarządzania tym procesem.
Problem
Bez automatyzacji proces wdrażania nowych klientów odbywa się za pośrednictwem e-maili, pól w systemie CRM, zgłoszeń do pomocy technicznej, wydarzeń związanych z produktem oraz arkuszy kalkulacyjnych. Zespoły ręcznie sprawdzają, na jakim etapie znajduje się każdy klient, kopiują notatki między narzędziami i ręcznie tworzą zadania związane z dalszymi działaniami. Wraz ze wzrostem liczby klientów widoczność procesu ulega pogorszeniu: terminy kamieni milowych są niespójne, tworzone są zduplikowane zadania, dochodzi do braków w przekazywaniu spraw między działem sprzedaży a działem wdrożeń, a klienci doświadczają długich lub nieprzewidywalnych terminów aktywacji. Te nieefektywności powodują wydłużenie czasu uzyskania wartości, zwiększone ryzyko rezygnacji na wczesnych etapach oraz marnowanie godzin pracy personelu na koordynowanie aktualizacji statusu.
Co automatyzuje to rozwiązanie
Ta usługa zarządzana automatyzuje ciągłe monitorowanie i koordynację procesu wdrażania nowych klientów dzięki klasyfikacji wspomaganej sztuczną inteligencją oraz działaniom opartym na regułach. Konsoliduje sygnały z wielu systemów, przechowuje stały stan wdrażania dla każdego klienta, tworzy lub aktualizuje zadania w przypadku zastoju procesu oraz powiadamia odpowiednie osoby lub klienta w odpowiednim momencie.
- Wykrywaj osiągnięcie etapów wdrażania na podstawie danych z pól systemu CRM, zgłoszeń do pomocy technicznej oraz zdarzeń związanych z produktem.
- Klasyfikuj przyczyny opóźnień przy pomocy sztucznej inteligencji (brakujące dane uwierzytelniające, konflikt terminów, przeszkoda techniczna).
- Automatycznie twórz lub przypisuj zadania w swoim projekcie lub narzędziu do zarządzania zgłoszeniami i aktualizuj etapy w systemie CRM.
- Wysyłaj dostosowane powiadomienia do klientów i pracowników za pośrednictwem poczty elektronicznej lub własnego kanału komunikacyjnego.
- Przekazuj wyżej lub oznaczaj ryzyka związane z wdrażaniem nowych pracowników o wysokim priorytecie do weryfikacji przez osobę.
- Prowadź historię procesu wdrażania oraz harmonogram postępów dla poszczególnych klientów.
Korzyści dla Twojej firmy
- Szybsze i przewidywalne uruchomienia. Konsolidacja kamieni milowych i automatyzacja rutynowych działań następczych ogranicza opóźnienia wynikające z ręcznego wykonywania zadań i pomaga klientom szybciej osiągnąć pierwszy pozytywny wynik.
- Zmniejszona koordynacja ruchowa. Zespoły poświęcają mniej czasu na przepisywanie notatek między systemami i poszukiwanie informacji o statusie; automatyzacja zajmuje się rutynowym tworzeniem zadań i aktualizowaniem ich statusu.
- Spójne przekazywanie zadań. Ujednolicona logika etapów zapewnia, że przejścia między etapami „sprzedaż–wdrożenie” i „wdrożenie–wsparcie” odbywają się z uwzględnieniem niezbędnego kontekstu i przypisanych zadań.
- Wykrywanie ryzyka umożliwiające podjęcie odpowiednich działań. Sztuczna inteligencja wskazuje na utknęte procesy wdrażania nowych pracowników oraz ich prawdopodobne przyczyny, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na działaniach o największym znaczeniu, zamiast zajmować się sprawami o niewielkiej wadze.
- Przechowywana historia procesu wdrażania nowych pracowników. Usługa prowadzi bieżącą chronologię wydarzeń i działań na potrzeby audytów, retrospektyw oraz ciągłego doskonalenia.
Praktyczny przykład zastosowania
Średniej wielkości firma z branży SaaS pozyskuje co miesiąc dziesiątki nowych klientów. Proces wdrażania obejmuje konfigurację konta, import danych, dwie sesje szkoleniowe oraz konfigurację techniczną. Obecnie specjalista ds. produktu ręcznie przegląda system CRM i kolejkę zgłoszeń do pomocy technicznej w poszukiwaniu nowych klientów, a następnie tworzy zadania na tablicy projektowej — często pomijając wymaganą sesję szkoleniową lub nie podejmując działań następczych w przypadku nieudanego importu danych. Dzięki temu produktowi firma automatycznie śledzi kamienie milowe każdego klienta: nieudane importy uruchamiają zadanie i generują wiadomość e-mail do klienta, zaległe szkolenia powodują wysłanie wewnętrznego przypomnienia i linku do zaplanowania terminu, a powtarzające się opóźnienia są eskalowane do kierownika. Zmniejsza to liczbę pominiętych kroków i pomaga zespołowi skupić się na złożonych potrzebach klientów, a nie na rutynowych działaniach następczych.
Dla kogo jest przeznaczony?
- Małe i średnie przedsiębiorstwa oraz firmy z sektora SaaS o ustrukturyzowanych procesach wdrażania nowych klientów — potrzebują spójnego monitorowania etapów realizacji oraz ograniczenia liczby ręcznych przekazywania zadań.
- Zespoły ds. sukcesu klienta lub wdrożeń, które przechodzą od ręcznego korzystania z arkuszy kalkulacyjnych do operacji angażujących wiele osób — chcą zautomatyzować rutynowe zadania i zapewnić lepszy wgląd w procesy.
- Zespoły ds. usług profesjonalnych realizujące wdrożenia dostosowane do potrzeb klientów — korzystają z automatycznych przypomnień i koordynacji zadań w różnych narzędziach projektowych oraz systemie CRM.
- Firmy zorientowane na produkt, które wykorzystują zdarzenia aktywacyjne w platformach analitycznych, muszą wykrywać przypadki wdrażania funkcji lub zablokowanych zdarzeń i szybko reagować.
Co obejmuje miesięczna usługa
Miesięczna subskrypcja obejmuje zarządzaną automatyzację oraz bieżące wsparcie operacyjne niezbędne do zapewnienia ciągłego działania i aktualności monitoringu procesu wdrażania nowych pracowników. implementi.ai zajmuje się obsługą automatyzacji, monitorowaniem, usuwaniem usterek oraz rutynową konserwacją, dzięki czemu Twój zespół nie musi bezpośrednio obsługiwać tego przepływu pracy.
- Skonfigurować i utrzymywać uzgodnione połączenia z systemami przed uruchomieniem.
- W ramach usługi oferujemy przetwarzanie oparte na sztucznej inteligencji służące do klasyfikacji i wykrywania punktów orientacyjnych.
- Monitorowanie procesu automatyzacji, rozwiązywanie i usuwanie błędów oraz bieżąca obsługa rozwiązania.
- Rozsądne aktualizacje konfiguracji reguł dotyczących kamieni milowych oraz treści powiadomień w miarę rozwoju procesu wdrażania nowych pracowników.
Kiedy to rozwiązanie może nie być konieczne
- Firmy, w których aktywacja odbywa się w ramach jednoetapowej procedury samoobsługowej i nie wymaga koordynacji między zespołami.
- Organizacje, które wolą, aby cała logika wdrażania nowych pracowników odbywała się wyłącznie wewnątrz firmy, bez korzystania z usług zarządzanych.
Jak to działa
- Połącz systemy. Łączymy uzgodnione źródła, takie jak system CRM, system obsługi zgłoszeń lub narzędzie do zarządzania projektami, a także zdarzenia związane z produktem, aby gromadzić sygnały dotyczące wdrażania nowych użytkowników oraz istniejące pola dotyczące kamieni milowych.
- Określ etapy i zasady. Wspólnie ustalamy etapy wdrażania, kryteria sukcesu oraz działania, które należy podjąć w przypadku zastoju, zakończenia procesu lub wystąpienia wyjątku.
- Klasyfikacja oparta na sztucznej inteligencji. Usługa wykorzystuje sztuczną inteligencję do klasyfikowania notatek w formie swobodnego tekstu, przyczyn zgłoszeń oraz nietypowych zdarzeń, dzięki czemu system rozpoznaje, czy przeszkodą dla klienta jest problem techniczny, związany z harmonogramem czy z dostępnością zasobów.
- Koordynacja i tworzenie zadań. Gdy reguła lub klasyfikator oparty na sztucznej inteligencji wykryje zastój lub niepowodzenie w realizacji etapu, system automatyzacji tworzy lub aktualizuje zadania w skonfigurowanym projekcie lub narzędziu do zarządzania zgłoszeniami oraz przypisuje do nich osoby odpowiedzialne.
- Powiadomienia i przypomnienia. Do klientów i wewnętrznych osób odpowiedzialnych wysyłane są konfigurowalne wiadomości w celu zgłoszenia brakujących elementów, zaproponowania terminów realizacji lub potwierdzenia zakończenia zadania.
- Eskalacja i weryfikacja przez pracownika. Przypadki wysokiego ryzyka lub niejednoznaczne są oznaczane w celu weryfikacji przez człowieka; system automatyczny dostarcza kontekst i sugeruje kolejne kroki.
- Bieżące prace konserwacyjne. implementi.ai monitoruje proces automatyzacji, usuwa błędy integracji oraz aktualizuje logikę kamieni milowych w miarę zmian w procesie wdrażania.
Przykładowy przebieg pracy
Wyobraźmy sobie na przykład firmę, która co tydzień pozyskuje dziesięciu nowych klientów. Import danych jednego z klientów kończy się niepowodzeniem i tworzone jest zgłoszenie do pomocy technicznej. Automatyzacja wykrywa niepowodzenie importu i klasyfikuje zgłoszenie jako przeszkodę techniczną. Następnie tworzy zadanie na tablicy projektu wdrożeniowego, przypisuje je do kolejki inżynierów danych, aktualizuje kamień milowy wdrażania w systemie CRM na “Import zablokowany” oraz wysyła do klienta wiadomość opartą na szablonie z prośbą o brakujące dane uwierzytelniające. Jeśli w ciągu skonfigurowanego czasu określonego w umowie SLA nie zostaną podjęte żadne działania, system eskaluje sprawę do kierownika w celu podjęcia interwencji przez człowieka. Efektem jest przejrzysta ścieżka działań i mniejsza liczba klientów, których sprawy zostają pominięte.
Integracje
Typowe systemy
Do typowych systemów należą platformy CRM (na przykład HubSpot, Salesforce), narzędzia do obsługi klienta i zarządzania zgłoszeniami (Zendesk, Freshdesk), narzędzia do analizy produktów lub strumieni zdarzeń (Segment, Mixpanel, Amplitude) oraz narzędzia do zarządzania projektami lub zadaniami (Asana, Jira, Trello). Są to przykładowe platformy — ostateczna kompatybilność zostanie potwierdzona podczas ustalania zakresu projektu.
Metody połączeń
Połączenia są realizowane za pośrednictwem dostępnych interfejsów API, webhooków, integracji natywnych tam, gdzie to możliwe, lub poprzez eksport danych (CSV/bezpieczny SFTP) oraz Arkusze Google w przypadku prostych integracji. W sytuacji, gdy dostęp do API nie jest możliwy, można skorzystać z wyzwalaczy e-mailowych i importu zgłoszeń. Wybrana metoda jest uzgadniana na etapie określenia zakresu projektu i potwierdzana przed wdrożeniem.
Czego oczekujemy od Państwa firmy
Przed uruchomieniem uzgadniamy listę systemów, które mają zostać podłączone, przekazujemy dane dostępowe lub poświadczenia API, przykładowe dane dotyczące kamieni milowych oraz przykłady wyjątków związanych z wdrożeniem, a także wyjaśniamy zasady podejmowania decyzji i przydział odpowiedzialności. Potrzebujemy również jednej osoby kontaktowej oraz jasnego opisu pożądanych powiadomień i zasad eskalacji. Kompatybilność, metoda dostępu oraz ostateczny zakres projektu są potwierdzane przed rozpoczęciem prac.
Najczęściej zadawane pytania
Z jakimi systemami można się połączyć w celu pozyskiwania sygnałów w ramach procesu wdrażania nowych pracowników?
Możemy połączyć się z popularnymi systemami CRM, narzędziami do zarządzania zgłoszeniami i projektami oraz platformami do analizy produktów za pośrednictwem interfejsów API, webhooków lub uzgodnionych eksportów danych. Kompatybilność z konkretnymi platformami jest potwierdzana na etapie określania zakresu projektu.
W jakim stopniu można dostosować etapy procesu wdrażania nowych pracowników i powiadomienia?
Etapy, zasady i szablony powiadomień są dostosowywane podczas wstępnej konfiguracji. Miesięczna usługa obejmuje uzasadnione aktualizacje tych ustawień w miarę zmian zachodzących w procesie.
Co się dzieje, gdy system automatyczny nie jest w stanie sklasyfikować zatoru?
Niejednoznaczne przypadki są oznaczane do weryfikacji przez użytkownika wraz z danymi kontekstowymi i sugerowanymi działaniami. Twój zespół może sprawdzić i rozwiązać te wyjątki, korzystając z zadania utworzonego przez automatyzację.
Czy wysyłacie wiadomości bezpośrednio do klientów?
Tak — usługa umożliwia wysyłanie konfigurowalnych powiadomień e-mailowych lub SMS-owych za pośrednictwem Państwa systemów. Treść wiadomości i kanał komunikacji są ustalane przed uruchomieniem usługi i mogą być dostosowywane w późniejszym terminie w ramach miesięcznej usługi.
Jak długo trwa rozpoczęcie działalności?
Czas wdrożenia zależy od liczby i rodzaju integracji, gotowości dostępu oraz złożoności zasad wdrażania. Realistyczny harmonogram ustalamy na etapie określania zakresu projektu.
Jakie usługi wsparcia są wliczone w opłatę miesięczną?
Subskrypcja obejmuje obsługę systemu automatyki, monitorowanie, rozwiązywanie i usuwanie błędów integracyjnych, przetwarzanie oparte na sztucznej inteligencji oraz uzasadnione aktualizacje konfiguracji. Wszelkie większe prace poprawkowe są wyceniane oddzielnie.
Cena
Opłata aktywacyjna obejmuje wstępną konfigurację, wdrożenie i uruchomienie uzgodnionego zakresu automatyzacji.
Miesięczna opłata abonamentowa obejmuje bieżącą eksploatację, konserwację i zarządzanie usługą automatyzacji.
Dokładny zakres usług oraz ostateczna wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej zostaną potwierdzone przed uruchomieniem usługi.
Chcesz zautomatyzować ten proces?
Powiedz nam, z jakich narzędzi CRM, obsługi klienta/systemu zgłoszeń oraz analityki produktów korzysta obecnie Twoja firma.
Potwierdzimy, w jaki sposób można podłączyć to rozwiązanie, jaki jest jego zakres oraz ostateczną wysokość miesięcznej opłaty abonamentowej.
Umów się na 30-minutową rozmowę telefoniczną
| Napisz do nascontact@implementi.ai | Zadzwoń do nas+48 660 983 178 |
