الوصف
يعمل نظام «تحديد أولويات الدفع للموردين وإدارة التدفق النقدي» القائم على الذكاء الاصطناعي على أتمتة عملية تقييم فواتير الموردين وتحديد مواعيد سدادها. ويقوم النظام بتحليل بيانات الفواتير وشروط الموردين والأموال النقدية المتاحة وعروض السداد المبكر والقواعد التجارية، لوضع خطة سداد مرتبة حسب الأولوية واقتراح إجراءات يومية.
تقوم شركة implementi.ai بتهيئة وتشغيل وصيانة نظام الأتمتة: فنقوم بربط الأنظمة المتفق عليها، وتشغيل آلية تحديد الأولويات، ومراقبة التشغيل اليومي، وإبراز الحالات الاستثنائية لتتم مراجعتها يدويًّا، وإجراء تحديثات معقولة على الإعدادات وفقًا لتطور احتياجاتكم.
المشكلة
تعتمد العديد من الشركات على جداول البيانات اليدوية وسلسلة الرسائل في صندوق الوارد والقواعد المخصصة لتحديد فواتير الموردين التي يجب سدادها وموعد السداد. ويؤدي هذا النهج إلى عدم اتساق في التعامل مع الموردين، وفقدان خصومات السداد المبكر، والتأخر العرضي في السداد، وعدم القدرة على التنبؤ بالتدفقات النقدية. ومع تزايد حجم الفواتير وتعدد قنوات الدفع (نظام تخطيط موارد المؤسسات، والفواتير الإلكترونية، والبوابات المصرفية)، يصبح الفرز اليدوي عملية تستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء. وتقضي فرق الشؤون المالية وقتًا غير متناسب في جمع البيانات، وتقييم الأولويات، والسعي للحصول على الموافقات، بدلاً من التركيز على إدارة السيولة والعلاقات مع الموردين.
ما الذي تقوم هذه الحلول بأتمتته
يعمل هذا الحل المُدار على أتمتة عملية التقييم المستمر للفواتير وتحديد أولويات السداد، كما يتولى مهام الجدولة الروتينية. ولا يقوم هذا الحل بنفسه بتحويل الأموال دون استخدام قنوات الدفع التي اخترتها؛ بل يقوم بإصدار الإجراءات المعتمدة وتنفيذها من خلال أنظمة الدفع المُعدة مسبقًا أو من خلال سير العمل المدعوم.
- الاستيراد اليومي الآلي للفواتير والالتزامات المستحقة الدفع من أنظمة المحاسبة/تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
- تصنيف الفواتير باستخدام الذكاء الاصطناعي حسب الأولوية والمخاطر وقيمة السداد المبكر.
- وضع خطة سداد مرتبة تراعي شروط الصرافة وشروط الموردين والقواعد التجارية.
- الجدولة التلقائية أو التحويل إلى أنظمة الدفع/الوصلات المصرفية للتنفيذ عند تهيئتها.
- الكشف عن الاستثناءات وتصعيدها في حالات الفواتير المتنازع عليها، أو الموافقات المفقودة، أو حالات عدم تطابق البيانات.
- التعديل المستمر للقواعد ومعايير تحديد الأولويات مع تغير احتياجات العمل.
ما الذي ستجنيه شركتك
- تدفق نقدي أكثر قابلية للتنبؤ به. يُعد النظام خطة سداد يومية تأخذ في الاعتبار السيولة النقدية المتوقعة والالتزامات المرتقبة، مما يقلل من المفاجآت في اللحظة الأخيرة.
- تحسين العلاقات مع الموردين. تساعد المدفوعات ذات الأولوية والمعاملة المتسقة على تجنب رسوم التأخير، والحفاظ على الشروط المتفق عليها، والحفاظ على الثقة مع الموردين المهمين.
- تقليل الوقت المستغرق في عملية الفرز اليدوي. تحصل فرق AP على قائمة تصنيف واحدة وبنود قابلة للتنفيذ، بدلاً من تجميع جداول البيانات يدويًّا والسعي للحصول على الموافقات.
- اغتنام فرص السداد المبكر. تسلط هذه العملية الآلية الضوء على الخصومات التي يقدمها الموردون، وتقترح الأوقات التي يؤدي فيها الدفع السريع إلى زيادة القيمة للشركة.
- معالجة واضحة للاستثناءات. يتم تمييز الفواتير المتنازع عليها، أو أرقام أوامر الشراء المفقودة، أو حالات عدم التطابق المصرفي، وتوجيهها للمراجعة البشرية مع إرفاق السياق الداعم.
حالة استخدام عملية
على سبيل المثال، يتلقى موزع متوسط الحجم مئات الفواتير شهريًّا من الموردين المحليين والدوليين. ويقوم فريق حسابات الدفع لديه حاليًّا بفرز الفواتير حسب تاريخ الاستحقاق، لكنه يفتقر إلى الرؤية الواضحة لفترات ذروة التدفق النقدي وخصومات السداد المبكر. وبفضل هذه الخدمة، يتم ترتيب أولويات الفواتير تلقائيًا كل صباح: حيث يتم إبراز فواتير الموردين العاجلة، والخصومات ذات القيمة العالية، والمدفوعات الحاسمة للامتثال، بينما يتم جدولة البنود ذات الأولوية الأقل في وقت لاحق خلال فترة السداد. أما الحالات الاستثنائية — مثل عدم تطابق استلام البضائع أو الموافقات المفقودة — فيتم توجيهها للمراجعة، مما يمنع الدفعات غير المقصودة ويقلل من أعمال المتابعة.
لمن هذا البرنامج؟
- الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم التي تتلقى فواتير متكررة من الموردين — تحتاج إلى إدارة نقدية يمكن التنبؤ بها وتقليل الأعمال اليدوية المتعلقة بحسابات الدفع.
- تستفيد فرق الشؤون المالية التي تستخدم نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو نظام محاسبة، إلى جانب منصات الخدمات المصرفية أو المدفوعات، من ميزات الجدولة والتنفيذ الآليين.
- تحتاج فرق العمليات أو المشتريات التي تتفاوض للحصول على خصومات الدفع المبكر إلى نظام يتيح لها اكتشاف فرص الحصول على الخصومات والاستفادة منها.
ما الذي تشمله الخدمة الشهرية؟
يغطي الاشتراك الشهري عمليات الأتمتة التي تم تكوينها وتشغيلها، بالإضافة إلى الصيانة التشغيلية المستمرة. تتولى implementi.ai إدارة الاتصالات المتفق عليها قبل الإطلاق، وتقوم بتحديد الأولويات والمراقبة يوميًا، وتعالج أخطاء الأتمتة، وتطبق تحديثات معقولة على التكوينات مع تغير قواعدك أو بيئة الموردين.
- تشغيل أنظمة الأتمتة وتنفيذ عملية تحديد الأولويات المجدولة.
- ربط الأنظمة ومصادر البيانات المتفق عليها وصيانتها.
- مراقبة التشغيل والتعامل مع الأخطاء أو الأعطال.
- تحديثات دورية للضبط والإعدادات لضمان توافق ترتيب الأولويات مع سياساتك.
الحالات التي قد لا يكون فيها هذا الحل ضروريًا
- الشركات التي لا تسدد مدفوعات للموردين إلا بشكل عرضي، وتتمتع بحجم فواتير منخفض جدًّا — قد تكون الأتمتة المُدارة أكثر مما هو مطلوب.
- الشركات التي تتطلب سير عمل للدفع يقتصر على الخدمات المصرفية المباشرة وغير المتصلة بالإنترنت، دون أي واجهة برمجة تطبيقات (API) أو إمكانية التصدير — يجب تقييم التوافق قبل الإطلاق.
كيف يعمل
- ربط مصادر البيانات. نقوم باستيراد بيانات الذمم الدائنة المفتوحة، والبيانات الأساسية للموردين، والمراكز النقدية الأساسية من نظام المحاسبة أو نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الذي اتفقتم عليه، بالإضافة إلى بيانات الأرصدة المصرفية الاختيارية.
- توحيد السجلات وإثرائها. تتم مطابقة بنود الفواتير مع أوامر الشراء وشروط الموردين؛ ويتم تمييز الحقول الناقصة وإرفاق مؤشرات مخاطر الموردين لتحديد الأولويات.
- تحديد الأولويات باستخدام الذكاء الاصطناعي. يقوم النظام بترتيب الفواتير حسب درجة الاستعجال، وقيمة الخصم، وأهمية المورد، والمخاطر، لإنشاء قائمة مدفوعات مرتبة وفقًا لقواعدكم.
- وضع خطة سداد قابلة للتنفيذ. يقوم النظام بإعداد خطة يومية تحدد الفواتير التي يتعين سدادها، والمبالغ الموصى بها، والفترات الزمنية المقترحة للتنفيذ، أو فترات الانتظار للحصول على الموافقات.
- التنفيذ أو التسليم. يتم جدولة البنود المعتمدة من خلال طريقة الدفع المتفق عليها (موصل الدفع، أو أداة AP، أو تصدير الملفات)؛ بينما يتم توجيه حالات التعليق والاستثناءات إلى موظفيك لمراجعتها.
- المراقبة والتحسين المستمر. تقوم منصة implementi.ai بمراقبة سير العمليات، وحل أخطاء الأتمتة، وتحديث قواعد تحديد الأولويات عند الطلب، وصيانة الحل لضمان توافقه مع احتياجات العمل المتغيرة.
مثال على مسار العمل
على سبيل المثال، تخيل شركة تستورد مكونات وتتلقى 350 فاتورة شهريًّا. كل صباح، تستخرج الأتمتة الفواتير المفتوحة من نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) ولقطة لحالة الرصيد المصرفي. يقوم الذكاء الاصطناعي بترتيب الفواتير: ففاتورة أحد الموردين التي تتضمن خصمًا على السداد المبكر لمدة أسبوعين (2%) ومخاطر نزاع منخفضة تُعطى الأولوية على فاتورة ذات قيمة مماثلة مستحقة الدفع في وقت لاحق. يقوم النظام بجدولة الدفع المخفض ليتم تنفيذه في الفترة الزمنية المعتمدة التالية، ويضع علامة على ثلاث فواتير تفتقر إلى مراجع أوامر الشراء لتتم مراجعتها يدويًّا. وبعد الحصول على الموافقات، تُرسَل المدفوعات المتفق عليها إلى معالج الدفع، بينما تُحال الحالات الاستثنائية إلى موظفي قسم حسابات الدائنين مع إرفاق الفاتورة الداعمة والملاحظات المطابقة؛ مما يؤدي إلى تقليل حالات التأخير في السداد وتقليل دورات المتابعة اليدوية.
التكاملات
الأنظمة النموذجية
قد تشمل الأنظمة النموذجية أنظمة المحاسبة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) (مثل SAP Business One، وMicrosoft Dynamics 365 Business Central، وXero، وSage)، ومنصات حسابات الدفع أو الفواتير الإلكترونية، وخدمات التغذية المصرفية، ومزودي خدمات الدفع. ويمكن ربط أنظمة أخرى من خلال واجهات برمجة التطبيقات (APIs) المتفق عليها، أو تصدير الملفات، أو عمليات تغذية البيانات الآمنة؛ ويتم التأكد من التوافق النهائي قبل الإطلاق.
طرق الاتصال
يتم إنشاء الاتصالات باستخدام واجهات برمجة التطبيقات (API) المتاحة، أو عمليات تصدير الملفات الآمنة (CSV/Excel)، أو خدمات "ويب هوك" (webhooks)، أو طرق التغذية المصرفية المعتمدة. وفي حالة عدم توفر الوصول المباشر إلى واجهة برمجة التطبيقات (API)، يمكن استخدام عمليات التصدير المتفق عليها أو نقل الملفات الآمن عبر وسيط. ويتم تحديد طريقة الاتصال الدقيقة لكل نظام خلال مرحلة تحديد نطاق العمل، ويتم تأكيدها قبل التنفيذ.
ما نحتاجه من شركتكم
قبل بدء التشغيل، نتأكد من نظام (أنظمة) المحاسبة/تخطيط موارد المؤسسة (ERP)، وأي منصات لدفع الالتزامات أو الدفع تستخدمونها، وعينة من بيانات الالتزامات المستحقة الدفع، وقواعد الموافقة المعتادة. كما نحتاج إلى الاتفاق على القواعد التجارية لتحديد الأولويات (فترات السداد النقدي، ومستويات الموردين، وعتبات الخصم) وتعيين الشخص الذي سيقوم بمراجعة الحالات الاستثنائية. ويتم الاتفاق على التوافق وطريقة الوصول قبل التنفيذ.
الأسئلة الشائعة
ما هي أنظمة المحاسبة أو أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) التي يمكنك ربطها؟
عادةً ما نقوم بالربط مع أنظمة المحاسبة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الشائعة التي توفر واجهات برمجة التطبيقات (API) أو إمكانية تصدير الملفات. وخلال مرحلة تحديد نطاق العمل، نتأكد من النظام الذي تستخدمه وطريقة التكامل المتاحة قبل المضي قدمًا.
هل تقوم هذه الخدمة بالفعل بتسديد المدفوعات؟
يمكن للحل جدولة المدفوعات وتنفيذها من خلال موصلات الدفع المُعدة مسبقًا، أو توفير ملف دفع آمن لاستخدامه في إجراءاتك المصرفية. ويتم الاتفاق على طريقة التنفيذ المحددة أثناء الإعداد، وتعتمد على إمكانيات منصة الدفع الخاصة بك.
كيف يتم التعامل مع الاستثناءات؟
يتم تحديد الاستثناءات، مثل الفواتير المتنازع عليها أو أوامر الشراء المفقودة أو المجاميع غير المتطابقة، وتحويلها إلى الأشخاص المعينين لمراجعتها. وتشمل عملية الأتمتة بيانات سياقية لتسريع عملية الحل، كما تحتفظ بسجل للقرارات المتخذة لضمان قابلية التدقيق.
هل يمكنك تحديد الأولويات بناءً على الشروط المتفق عليها مع الموردين أو بناءً على الموردين الاستراتيجيين؟
نعم. يمكن أن تشمل قواعد تحديد الأولويات مستويات الموردين، والشروط التعاقدية، والتفضيلات اليدوية. تقوم منصة implementi.ai بتهيئة هذه القواعد أثناء عملية التسجيل، ويمكنها تحديثها كلما تغيرت أولوياتك.
ما هي البيانات التي تحتاجها implementi.ai لتنفيذ عملية تحديد الأولويات؟
تشمل البيانات النموذجية عناوين الفواتير وبنودها، وتواريخ الاستحقاق، وتفاصيل سجل الموردين، ومطابقات أوامر الشراء، ولقطات للرصيد النقدي أو المصرفي الحالي، وأي خصومات أو غرامات. ونقوم بالاتفاق على الحقول المحددة خلال مرحلة تحديد نطاق العمل، ونؤكد التوافق قبل بدء التشغيل.
كيف يبدأ التنفيذ؟
يبدأ التنفيذ بمرحلة تحديد النطاق للتأكد من الأنظمة وعينات البيانات وقواعد العمل. ويعتمد موعد الإطلاق على عمليات التكامل المطلوبة ومصادر البيانات ونطاق العمل؛ ونقوم بتأكيد ذلك قبل بدء التنفيذ.
السعر
تغطي رسوم التفعيل الإعداد الأولي والتنفيذ وإطلاق نطاق الأتمتة المتفق عليه.
يغطي الاشتراك الشهري تكاليف التشغيل والصيانة والإدارة المستمرة لخدمة الأتمتة.
يتم تأكيد النطاق الدقيق ومبلغ الاشتراك الشهري النهائي قبل الإطلاق.
هل أنت مستعد لأتمتة هذه العملية؟
أخبرنا عن نظام المحاسبة/نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) والبنك أو منصة الدفع التي تستخدمها حاليًا.
سنقوم بتوضيح كيفية توصيل هذا الحل، ونطاقه، ومبلغ الاشتراك الشهري النهائي.
