الوصف
تقوم هذه الخدمة المُدارة بتحليل فواتيرك المستحقة وسجل مدفوعات العملاء ومراسلاتك بشكل مستمر، وذلك لتحديد أولويات إجراءات التحصيل وتتبع وعود السداد. وتقوم implementi.ai بتشغيل نظام الأتمتة ومراقبة أدائه والتعامل مع تغييرات التكوين، بحيث يتلقى فريقك قوائم عمل قابلة للتنفيذ ومحدثة بدلاً من جداول البيانات الأولية.
يقلل هذا الحل من الوقت المستغرق في تحديد الحسابات التي يجب الاتصال بها، ويقدم اقتراحات للتواصل صاغتها الذكاء الاصطناعي، ويحتفظ بسجل قابل للتدقيق بالالتزامات ونتائج التحصيل. ويتم التأكيد على الاتصال النهائي ونطاق العمل والأنظمة التي سيتم ربطها قبل الإطلاق.
المشكلة
تدير معظم الفرق عمليات التحصيل باستخدام تقارير التقادم اليدوية وسلسلة رسائل البريد الإلكتروني والتذكيرات المخصصة. ومع تزايد حجم الأعمال، قد يتم تجاهل الحسابات عالية المخاطر، في حين أن متابعة الحسابات ذات القيمة المنخفضة تهدر وقت الموظفين. يتم تتبع حالات «وعود السداد» و«النزاعات» بشكل غير متسق عبر جداول البيانات وملاحظات نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، مما يؤدي إلى عدم الالتزام بالمواعيد المتفق عليها في المتابعات وتأخر إحالة الأمور إلى المستويات الأعلى. وهذا يخلق حالة من عدم اليقين بشأن التدفق النقدي ويشتت انتباه كبار الموظفين بأمور استثنائية كان من الممكن تجنبها. هناك حاجة إلى نظام موثوق به ومُحدَّث باستمرار لترتيب الأولويات وتتبع الوعود بالسداد، لتحويل البيانات المتناثرة إلى عمل يومي موثوق به في مجال التحصيل.
ما الذي تقوم هذه الحلول بأتمتته
تعمل هذه الخدمة على أتمتة التحليل المستمر والمعالجة التشغيلية لحسابات القبض، بهدف إعداد قائمة مهام تحصيل مرتبة حسب الأولوية وتتبع التزامات السداد.
- التجميع اليومي للفواتير المستحقة، وسجل المدفوعات، والمراسلات الأخيرة مع العملاء.
- تقييم مخاطر الفواتير باستخدام الذكاء الاصطناعي والإجراءات الموصى بها (مثل: إرسال تذكير، أو رفع الأمر إلى مستوى أعلى، أو متابعة النزاع).
- إنشاء مسودات الرسائل للبريد الإلكتروني/الرسائل القصيرة أو مهام نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، وتسجيل عمليات التواصل المرسلة.
- التتبع المركزي لالتزامات الدفع، وتواريخ السداد المتوقعة، والتذكيرات التلقائية بشأن الالتزامات المتأخرة.
- تنبيهات التصعيد للحسابات عالية المخاطر أو النزاعات التي لم يتم حلها منذ فترة طويلة.
ما الذي ستجنيه شركتك
- أولويات واضحة. تُبرز عملية التقييم باستخدام الذكاء الاصطناعي الفواتير التي من المرجح أن تستفيد من اتخاذ إجراءات فورية، بحيث يركز موظفو التحصيل على الأعمال التي تُحسّن النتائج النقدية بدلاً من ملاحقة المبالغ ذات القيمة المنخفضة.
- تقليل الأعمال الروتينية اليدوية. تساهم الرسائل التوعوية المعدة مسبقًا والتذكيرات الآلية في تقليل الوقت المستغرق في كتابة رسائل البريد الإلكتروني وتحديث جداول البيانات، مما يتيح للموظفين تكريس وقتهم للمفاوضات وتسوية النزاعات.
- تتبع موثوق للوعود. يتم تسجيل «التعهدات بالدفع» ومراقبتها وإعادة الإخطار بها تلقائيًا، مما يقلل من حالات عدم الوفاء بالالتزامات وتكرار عمليات المتابعة اليدوية.
- تصعيدات متتالية. تطبق الخدمة قواعد التصعيد المتفق عليها بحيث يتم الإبلاغ عن الحسابات عالية المخاطر على الفور إلى المديرين أو الفرق القانونية.
- استمرارية العمليات. تقوم implementi.ai بمراقبة عمليات الأتمتة وتطبيق الإصلاحات الروتينية وتحديثات التكوين، بحيث تستمر العملية في العمل مع تغير الأنظمة أو قواعد العمل.
حالة استخدام عملية
يصدر مورد متوسط الحجم يعمل في مجال B2B مئات الفواتير شهريًّا لعملاء دائمين. ويقضي فريق الائتمان ساعات في فرز تقارير تقادم الديون وصياغة رسائل التذكير يدويًّا؛ ولا يتم تسجيل «وعود السداد» إلا في سلاسل رسائل البريد الإلكتروني. وبعد نشر هذه الخدمة، يُنتج التحليل اليومي للحسابات المدينة قائمة مهام مرتبة حسب الأولوية. يُبرز النظام حسابًا رئيسيًّا يتكرر فيه سداد دفعات جزئية، ويقترح إجراء مكالمة مجدولة، ويُعد مسودة بريد إلكتروني لتصعيد الأمر إلى مدير الحساب، ويسجل تعهدًا بالسداد مع تذكير متابعة تلقائي في حالة تجاوز الموعد المحدد. ويعمل موظفو التحصيل استنادًا إلى مصدر موثوق واحد للمعلومات، ويتم الكشف عن النزاعات في وقت أبكر.
لمن هذا البرنامج؟
- فرق الشؤون المالية والائتمان في الشركات الصغيرة والمتوسطة التي تسعى إلى تحسين كفاءة تحصيل النقد وتقليل الإدارة اليدوية لحسابات القبض.
- الشركات التي تصدر فواتير متكررة في إطار التعاملات بين الشركات (B2B) وتتعامل مع أحجام متوسطة إلى كبيرة من الذمم المدينة، وتحتاج إلى تحديد أولويات أنشطة التحصيل على أساس يومي.
- المنظمات التي تدير عمليات «الوعود بالدفع» وسير عمل النزاعات عبر البريد الإلكتروني ونظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، وترغب في الحصول على سجل واحد يمكن تتبعه.
ما الذي تشمله الخدمة الشهرية؟
يغطي الاشتراك الشهري خدمات الأتمتة المُدارة المستمرة والمهام التشغيلية الروتينية اللازمة لضمان استمرار عملها. تقوم شركة implementi.ai بتهيئة عمليات التكامل المتفق عليها، وتشغيل نظام الأتمتة، ومراقبة أدائه، ومعالجة أخطاء الأتمتة وإصلاحها، وتطبيق تحديثات معقولة على الإعدادات.
- المعالجة اليومية لبنود الذمم المدينة وتحديد أولوياتها.
- مراقبة وصيانة عمليات التكامل وسير العمل.
- تعديل قواعد التقييم ونماذج التواصل مع العملاء تبعًا لتطور احتياجات العمل.
الحالات التي قد لا يكون فيها هذا الحل ضروريًا
- الشركات ذات حجم الأعمال المنخفض جدًّا، التي يصدر منها عدد قليل جدًّا من الفواتير شهريًّا، حيث يُعد التعامل اليدوي مع هذه الفواتير فعالاً بالفعل.
- الشركات التي تتطلب التحكم الداخلي حصريًّا في جميع رسائل التحصيل، وفرض قيود قانونية صارمة على التذكيرات الآلية دون اللجوء إلى عمليات خارجية.
كيف يعمل
- قم بربط مصادر البيانات الخاصة بك. نقوم بربط أنظمة المحاسبة/تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وإدارة علاقات العملاء (CRM) وأنظمة الدفع الخاصة بك (أو نقبل عمليات التصدير المجدولة) حتى تتمكن آلية الأتمتة من الاطلاع على الفواتير والمدفوعات وشروط العملاء والمراسلات الأخيرة.
- استيراد السجلات وتوحيدها. يتم تجميع الفواتير ومذكرات الائتمان والإيصالات وعلامات النزاع وتوحيدها في مجموعة بيانات واحدة متعلقة بالذمم المدينة من أجل تحليلها.
- قم بالتقييم وتحديد الأولويات. تقوم الذكاء الاصطناعي بتقييم كل فاتورة مستحقة الدفع استنادًا إلى مدة تأخر السداد، وسجل السداد، وعلامات النزاع، وسلوك العميل، وذلك لإنشاء قائمة مهام مرتبة حسب الأولوية وتقديم توصية بالإجراء التالي الذي ينبغي اتخاذه.
- مسودة خطة التواصل والمهام. تقوم الخدمة بإنشاء مسودات مقترحة للبريد الإلكتروني أو الرسائل النصية القصيرة، كما تنشئ بنودًا في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) أو مهام للمحصلين؛ وتعكس القوالب أسلوبك وقواعد التصعيد الخاصة بك.
- تتبع الوعود والنتائج. عندما يلتزم العميل بموعد سداد، يتم تسجيل هذا الالتزام ويقوم النظام بجدولة تذكيرات ومتابعات تلقائية في حالة عدم الالتزام بالموعد.
- الإبلاغ عن المشكلة وتصعيدها. تؤدي الحسابات عالية المخاطر أو النزاعات التي تظل دون حل لفترة طويلة إلى إرسال تنبيهات إلى المديرين أو تفعيل مسار تصعيد محدد مسبقًا للتدخل البشري.
- المراقبة والصيانة. تقوم implementi.ai بمراقبة عملية الأتمتة بشكل مستمر، وإصلاح الأخطاء فور ظهورها، وتحديث الإعدادات أو القوالب وفقًا لما تم الاتفاق عليه.
مثال على مسار العمل
على سبيل المثال، تخيل شركة تصدر فواتير أسبوعية لعشرات الموزعين. تتأخر فاتورة كبيرة عن السداد لمدة 60 يومًا، وتُظهر رسائل البريد الإلكتروني الواردة من العميل نزاعًا حول التسليم. تقوم الأتمتة باستيراد الفاتورة والمراسلات، وتعيين درجة مخاطر عالية، وتوصي بإجراء مكالمة متابعة بالإضافة إلى طلب تسوية. كما تقوم بإنشاء مهمة في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، وصياغة رسالة بريد إلكتروني تلخص نقاط الخلاف، وتسجيل تعهد بالدفع إذا وافق العميل على موعد للتسوية. وإذا انقضى الموعد الموعود دون استلام المبلغ، يرسل النظام تذكيرًا ويحيل الحساب إلى مدير الائتمان لمتابعة التحصيل عبر الهاتف.
التكاملات
الأنظمة النموذجية
تشمل الأنظمة النموذجية التي يمكن ربطها منصات المحاسبة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) (مثل Xero وSage وNetSuite)، وأنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) (مثل Salesforce وHubSpot)، وبوابات الدفع وملفات الدفع، وأنظمة خدمة الدعم الفني أو البريد الإلكتروني التي تحتوي على سلاسل محادثات تتعلق بالنزاعات. ويمكن ربط أنظمة أخرى عبر واجهة برمجة التطبيقات (API) أو webhook أو التصدير المجدول لملفات CSV أو التكامل الموسّط المتفق عليه قبل الإطلاق.
طرق الاتصال
يتم تنفيذ عمليات الربط عبر واجهات برمجة التطبيقات (API) المتاحة أو عمليات التكامل الأصلية حيثما أمكن ذلك، أو عبر «ويبهوكس» (webhooks) للأحداث في الوقت الفعلي، أو عبر عمليات تصدير آمنة ومجدولة لملفات CSV أو البيانات في حالة عدم توفر واجهات برمجة التطبيقات. كما يُعد تحليل رسائل البريد الإلكتروني أو إنشاء مهام في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) من الطرق الشائعة لتسجيل أنشطة التواصل. ويتم الاتفاق على الطريقة المحددة لكل نظام قبل التنفيذ.
ما نحتاجه من شركتكم
قبل الإطلاق، نتفق على الأنظمة التي سيتم ربطها، وعينات البيانات (الفواتير، سجل الدفعات، ملاحظات النزاعات)، وقواعد التصعيد الخاصة بكم، ونماذج التواصل المفضلة لديكم. كما نحتاج إلى جهة اتصال لاتخاذ القرارات المتعلقة بقواعد العمل، وقائمة بالمستخدمين الذين سيتلقون قوائم المهام. ويتم التأكد من التوافق وطريقة الوصول النهائية خلال مرحلة تحديد نطاق العمل وقبل بدء أي أعمال تهيئة.
الأسئلة الشائعة
ما هي أنظمة المحاسبة وإدارة علاقات العملاء (CRM) التي يمكنك ربطها؟
عادةً ما نتصل بأنظمة المحاسبة/تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وإدارة علاقات العملاء (CRM) الشائعة عبر واجهات برمجة التطبيقات (API) الخاصة بها؛ وفي حالة عدم توفر واجهة برمجة تطبيقات أصلية، يمكننا العمل باستخدام عمليات تصدير ملفات CSV المجدولة أو موجزات webhook. ويتم التأكد من التوافق النهائي خلال مرحلة تحديد نطاق العمل.
هل يمكن للنظام إرسال رسائل بريد إلكتروني أو رسائل نصية قصيرة تتعلق بالتحصيل مباشرةً؟
نعم — بمجرد الموافقة على ذلك، يمكن لنظام الأتمتة إنشاء الرسائل وإرسالها عبر مزود خدمة البريد الإلكتروني الخاص بك أو خدمة الرسائل القصيرة المدمجة. ويتم تهيئة قوالب الرسائل وقواعد الإرسال بحيث تتوافق مع أسلوبك وسياسة التصعيد الخاصة بك.
كيف يتم تتبع «التعهدات بالدفع» وإنفاذها؟
يتم تسجيل الوعود مركزيًّا مع تواريخ السداد المتوقعة؛ وتقوم الآلية الأوتوماتيكية بجدولة التذكيرات والإشارة إلى الوعود التي لم يتم الوفاء بها لإحالتها إلى أحد المديرين. ويظل التدخل البشري متاحًا للتفاوض أو حل النزاعات.
ما هي خيارات التخصيص المتاحة لقواعد تحديد الأولويات؟
يمكن تعديل قواعد التقييم لتعكس أولوياتك التجارية — على سبيل المثال، ربط الدرجات بحد الائتمان للعميل، أو حجم الفاتورة، أو الحسابات الاستراتيجية. وتقوم Implementi.ai بتطبيق تحديثات معقولة على الإعدادات كجزء من الخدمة الشهرية.
كيف يبدأ التنفيذ؟
نبدأ بجلسة لتحديد نطاق العمل للتأكد من الأنظمة وعينات البيانات والإجراءات التي ترغب في أتمتتها. ويعتمد موعد البدء على عمليات التكامل ونطاق العمل، ويتم تأكيده قبل التنفيذ.
ماذا يحدث عندما تواجه عملية الأتمتة خطأً؟
تقوم منصة implementi.ai بمراقبة عمليات الأتمتة ومعالجة الأخطاء وإصلاحها كجزء من الاشتراك. ويتم إحالة المشكلات الخطيرة إلى جهة الاتصال التي حددتها لاتخاذ قرار بشأنها أو للحصول على مزيد من المعلومات.
السعر
تغطي رسوم التفعيل الإعداد الأولي والتنفيذ وإطلاق نطاق الأتمتة المتفق عليه.
يغطي الاشتراك الشهري تكاليف التشغيل والصيانة والإدارة المستمرة لخدمة الأتمتة.
يتم تأكيد النطاق الدقيق ومبلغ الاشتراك الشهري النهائي قبل الإطلاق.
هل أنت مستعد لأتمتة هذه العملية؟
أخبرنا عن أنظمة المحاسبة وإدارة علاقات العملاء (CRM) والدفع التي تستخدمها شركتك حاليًا.
سنقوم بتوضيح كيفية توصيل هذا الحل، ونطاقه، ومبلغ الاشتراك الشهري النهائي.
| راسلنا عبر البريد الإلكترونيcontact@implementi.ai | اتصل بنا+48 660 983 178 |
