الوصف
يعمل «مدير سياسة الاستثناءات والمصروفات لبطاقات الشركات المدعوم بالذكاء الاصطناعي» على استيعاب البيانات الواردة من بطاقات الشركات وسجلات المصروفات بشكل مستمر، وتصنيف المعاملات وفقًا لسياسة شركتك، كما يقترح أو ينفذ عمليات التسوية والموافقات تلقائيًّا. ويقلل هذا النظام من الحاجة إلى الفرز اليدوي، ويكشف عن النفقات المحفوفة بالمخاطر أو غير المتوافقة مع السياسات، وينظم الإيصالات لتسريع عملية إقفال الحسابات في نهاية الشهر.
تقوم implementi.ai بتهيئة الاتصالات، وتدريب منطق التصنيف وفقًا لقواعدك، وتشغيل عمليات الأتمتة، وصيانة النظام. وتضمن الخدمة الشهرية معالجة التنبيهات والاستثناءات وعمليات المطابقة الروتينية دون الحاجة إلى زيادة عدد الموظفين.
المشكلة
تعتمد العديد من الشركات على المراجعة اليدوية لمعاملات بطاقات الشركة والإيصالات المرسلة عبر البريد الإلكتروني. تقضي فرق الشؤون المالية ساعات طويلة في جمع الإيصالات المفقودة، ومتابعة المسؤولين عن الموافقة، وتحديد ما إذا كانت النفقات تتوافق مع السياسة المعمول بها. تؤدي هذه العملية اليدوية إلى تأخير عمليات التسوية، وتسبب تباينًا في التعامل مع الحالات الاستثنائية، وتزيد من مخاطر حدوث انتهاكات للسياسة دون أن يتم ملاحظتها. ومع نمو الشركة، يزداد حجم المعاملات بوتيرة أسرع من نمو عدد الموظفين، مما يؤدي إلى تفاقم تراكم الأعمال المتأخرة وارتفاع معدل الأخطاء، ويحجب اتجاهات الإنفاق والأنشطة غير العادية.
ما الذي تقوم هذه الحلول بأتمتته
يعمل هذا الحل المُدار على أتمتة المراقبة المستمرة والتصنيف وسير العمل فيما يتعلق بالاستثناءات المتعلقة ببطاقات الشركات والمصروفات. وتقوم الخدمة بالكشف عن الإيصالات المفقودة، ومخالفات السياسات، والرسوم المكررة، والأنشطة غير العادية للموردين، وتقوم إما بتوجيه البنود للموافقة البشرية أو بتطبيق الحلول المتفق عليها مسبقًا.
- استيراد البيانات الواردة من بطاقات الشركات أو ملفات CSV المُصدَّرة أو واجهات برمجة التطبيقات (API) الخاصة بأدوات إدارة النفقات، وتوحيد بيانات المعاملات.
- مطابقة المعاملات تلقائيًا مع الإيصالات والفواتير التي تم تحميلها.
- تطبيق قواعد السياسة والتصنيف باستخدام الذكاء الاصطناعي لتحديد الاستثناءات المحتملة (النفقات الشخصية، الإيصالات المفقودة، الموردون غير المشمولين بالسياسة).
- إحالة الحالات الاستثنائية إلى المسؤولين عن الموافقة مع نص الحل المقترح، أو الإغلاق التلقائي للحالات منخفضة المخاطر.
- قم بمزامنة الحالات النهائية ورموز المحاسبة مع نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) أو نظام المحاسبة الخاص بك.
- توفير لوحة معلومات خاصة بالاستثناءات وملخص أسبوعي للبنود المعلقة.
ما الذي ستجنيه شركتك
- تسوية أسرع. تؤدي أتمتة عملية مطابقة الإيصالات وتصنيف الحالات الاستثنائية إلى تقليل الوقت الذي يقضيه موظفو الشؤون المالية في مطابقة كشوف حسابات البطاقات، كما تسرع عملية إقفال الحسابات في نهاية الشهر.
- التطبيق المتسق للسياسات. يطبق تصنيف الذكاء الاصطناعي القواعد نفسها على كل معاملة ويبرز الاستثناءات الأكثر خطورة لتتم مراجعتها يدويًّا، مما يقلل من القرارات المأخوذة على أساس كل حالة على حدة.
- تكلفة تشغيل أقل. تؤدي أتمتة عمليات الفحص الروتينية والحلول المقترحة إلى إتاحة الفرصة لفرق الشؤون المالية والعمليات للتركيز على الأعمال ذات القيمة الأعلى بدلاً من الانشغال بالبحث عن الإيصالات.
- سجل تدقيق واضح. يتم تسجيل كل استثناء وموافقة وقرار ومزامنتها مع أنظمة المحاسبة لضمان إمكانية التتبع أثناء عمليات التدقيق.
- معالجة قابلة للتوسع. تتعامل الخدمة مع أحجام المعاملات المتزايدة دون الحاجة إلى زيادة خطية في وقت عمل الموظفين، وذلك لأن الحالات الاستثنائية تُعطى الأولوية وتُعالج تلقائيًا.
حالة استخدام عملية
تتلقى شركة خدمات متوسطة الحجم مئات المعاملات التي تتم بواسطة بطاقات الشركات كل شهر. ويقضي موظفو قسم الشؤون المالية وقتًا في البحث عن الإيصالات وتصنيف البنود يدويًّا. وباستخدام هذا المنتج، تتم مراقبة بيانات البطاقات وعمليات تحميل النفقات بشكل مستمر، كما يقوم الذكاء الاصطناعي بمطابقة الإيصالات مع المعاملات. يتم إغلاق المشكلات البسيطة (مثل فقدان إيصال ما ثم تحميل إيصال رقمي لاحقًا) تلقائيًا أو تمييزها لتتطلب تأكيدًا واحدًا، بينما يتم توجيه النفقات التي يُرجح أنها شخصية إلى المديرين للموافقة عليها. والنتيجة هي انخفاض عدد المعاملات غير المطابقة في نهاية الشهر وسجلات محاسبية أكثر وضوحًا.
لمن هذا البرنامج؟
- فرق الشؤون المالية في الشركات الصغيرة والمتوسطة التي تتعامل ببطاقات الشركة بكميات شهرية: هناك حاجة إلى تقليل أعمال التسوية اليدوية.
- مديرو العمليات في الشركات ذات الفروع المتفرقة: يحتاجون إلى مسارات موافقة متسقة بالنسبة للإنفاق الذي يخالف السياسة.
- فرق المحاسبة التي تستعد لإغلاق الحسابات في نهاية الشهر: استفيدوا من المطابقة الآلية للإيصالات والحالات المتزامنة.
- الشركات التي تستخدم برامج بطاقات الشركات وأدوات إدارة النفقات: ترغب في تقليل الحالات الاستثنائية وتسريع عملية الموافقة.
ما الذي تشمله الخدمة الشهرية؟
يغطي الاشتراك الشهري الأتمتة المُدارة والتشغيل المستمر للحل المتفق عليه. تقوم implementi.ai بتهيئة الاتصالات وصيانتها، وتشغيل عمليات التصنيف والمراقبة باستخدام الذكاء الاصطناعي، ومعالجة أخطاء الأتمتة، وإجراء تحديثات معقولة على التهيئة لضمان توافق الحل مع السياسات المتغيرة أو التغييرات التي تطرأ على النظام.
- أتمتة التشغيل والمراقبة المستمرة.
- تم الاتفاق على التوصيلات بالأنظمة قبل الإطلاق.
- معالجة البيانات باستخدام الذكاء الاصطناعي لأغراض التصنيف والمطابقة.
- المراقبة ومعالجة الأخطاء وصيانة نظام الأتمتة.
- تحديثات شهرية معقولة لتكوين القواعد وسير العمل.
الحالات التي قد لا يكون فيها هذا الحل ضروريًا
- بالنسبة للشركات التي لا تعالج سوى عدد قليل جدًّا من معاملات البطاقات شهريًّا، قد يكون المراجعة اليدوية كافية.
- الشركات التي تحتاج إلى مشورة قانونية أو ضريبية مخصصة لكل معاملة؛ تعمل هذه الخدمة على أتمتة عملية الفرز وتوجيه الطلبات، لكنها لا تحل محل الاستشارة المتخصصة.
كيف يعمل
- ربط مصادر البيانات. نقوم بربط موجزات بطاقات شركتك، وأداة إدارة النفقات، أو ملفات التصدير بتنسيق CSV، بالإضافة إلى نظام المحاسبة/تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الخاص بك، من أجل استلام بيانات المعاملات والإيصالات.
- توحيد البيانات وإثرائها. تتم معالجة المعاملات الواردة لتوحيدها، وتنقية أسماء الموردين وإثرائها بالبيانات الوصفية المتاحة، مثل فئة التاجر ومالك الشركة.
- المطابقة والتصنيف باستخدام الذكاء الاصطناعي. تحاول نماذج الذكاء الاصطناعي مطابقة الإيصالات مع المعاملات وتصنيف كل بند وفقًا لقواعد السياسة، مع تسليط الضوء على الإيصالات المفقودة، أو النفقات الشخصية المحتملة، أو أي استثناءات أخرى.
- تطبيق قواعد العمل. تعمل القواعد المُعدة مسبقًا على معالجة العناصر منخفضة المخاطر تلقائيًّا، وتحيل الاستثناءات ذات المخاطر المتوسطة أو العالية إلى المُصادِّبين أو الفرق المعينة.
- الموافقة والقرار. يتلقى المسؤولون عن الموافقة معلومات موجزة عن السياق ونص الحل المقترح؛ ويتم تسجيل القرارات، وعند الموافقة عليها، تتم مزامنة النتائج مع أنظمة المحاسبة.
- لوحة معلومات الاستثناءات والتنبيهات. تُدرج لوحة التحكم المُدارة قائمة بالاستثناءات المعلقة والملخصات الآلية؛ بينما تقوم منصة implementi.ai بمراقبة التشغيل وإصلاح أخطاء الأتمتة.
- المزامنة والإغلاق. تتم مزامنة الحالات النهائية ورموز المحاسبة وروابط الإيصالات مع نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) أو نظام المحاسبة الخاص بك لإتمام عملية التسوية.
مثال على مسار العمل
على سبيل المثال، تخيل شركة تصدر بطاقات مؤسسية لموظفي المبيعات وتستخدم أيضًا أداة أساسية لإدارة النفقات. يقوم موجز البطاقة اليومي باستيراد المعاملات الجديدة إلى الخدمة المدارة. ويقوم الذكاء الاصطناعي تلقائيًّا بالعثور على إيصال مطابق مرسل عبر البريد الإلكتروني، ويصنف المصروف على أنه متعلق بالسفر، لكنه يضع علامة تحذيرية عليه لأن المورد هو سلسلة فنادق غير معتمدة. يقوم النظام بتوجيه البند إلى مدير الموظف مع نص تبرير مقترح. يوافق المدير بعد إضافة تعليق قصير؛ وتسجل المنصة الموافقة، وترفق الإيصال، وتخصص الرمز المحاسبي الصحيح، وتقوم بمزامنة المعاملة المغلقة مع نظام المحاسبة الخاص بالشركة. أما البنود التي لا تحتوي على إيصالات، فيتم رفعها بعد فترة انتظار قابلة للتعديل للمتابعة البشرية.
التكاملات
الأنظمة النموذجية
تشمل الأنظمة النموذجية التي يمكن ربطها مزودي بطاقات الشركات ومصادر البيانات الخاصة بهم، وأدوات إدارة النفقات (مثل Expensify وSAP Concur حيثما كانت متوفرة)، وأنظمة المحاسبة وتخطيط موارد المؤسسات (ERP) (مثل Xero وSage وNetSuite)، وخدمات الموارد البشرية أو خدمات الدليل لتعيين المسؤولين عن الموافقة. يمكن ربط أنظمة أخرى عبر واجهة برمجة التطبيقات (API) أو webhook أو تصدير ملفات CSV متفق عليه؛ ويتم التأكد من التوافق أثناء عملية الإعداد.
طرق الاتصال
يتم تنفيذ عمليات الاتصال باستخدام واجهات برمجة التطبيقات (API) المتاحة و«webhooks» (الخطافات الإلكترونية) عند توفر الدعم لها، أو عن طريق عمليات تصدير ملفات CSV/البيانات المجدولة ونقل الملفات الآمن في الحالات التي لا يتوفر فيها الوصول إلى واجهة برمجة التطبيقات (API). يختار بعض العملاء استخدام صندوق بريد وارد مشترك لإيصالات البريد الإلكتروني أو جدول Google Sheet كمنطقة تخزين مؤقتة. يتم الاتفاق على الطريقة المحددة قبل الإطلاق بناءً على أنظمتكم ومتطلباتكم الأمنية.
ما نحتاجه من شركتكم
قبل الإطلاق، نتفق على مزودي البطاقات وأدوات إدارة النفقات وأنظمة المحاسبة التي سيتم ربطها، بالإضافة إلى ملفات المعاملات النموذجية أو بيانات اعتماد واجهة برمجة التطبيقات (API)، ونسخة من سياسة النفقات الخاصة بكم وقواعد مسار الموافقة. كما نحتاج إلى تفاصيل حول الرموز المحاسبية المطلوبة وعتبات اتخاذ القرار فيما يتعلق بالمعالجة التلقائية مقابل الموافقة اليدوية. ويتم التأكد من التوافق وطريقة الوصول خلال مرحلة الاستكشاف وقبل التنفيذ.
الأسئلة الشائعة
ما هي شركات إصدار البطاقات وأدوات إدارة النفقات التي يمكنك ربط حسابك بها؟
عادةً ما نقوم بالاتصال عبر واجهات برمجة التطبيقات (API) الخاصة بالمزودين، أو عبر «webhooks»، أو من خلال عمليات تصدير ملفات CSV المجدولة. وأثناء مرحلة الاستكشاف، نتأكد مما إذا كان مزود الخدمة الخاص بك يدعم واجهة برمجة تطبيقات (API) أم أن التصدير الآمن للملفات هو الطريقة الأنسب.
هل يمكن للذكاء الاصطناعي أن يتعلم الاستثناءات الخاصة بسياسات شركتنا؟
نعم. نقوم بتدريب نظام التصنيف ومجموعة القواعد خلال مرحلة الإعداد الأولي باستخدام مستندات سياساتكم والمعاملات السابقة. ويُعد الضبط المستمر جزءًا من الخدمة المُدارة لضمان مواكبة الدقة للتغيرات.
كيف تتم معالجة طلبات الموافقة؟
يتم توجيه الاستثناءات إلى المسؤولين عن الموافقة المحددين مسبقًا مع نص مقترح للحل. يتخذ المسؤولون عن الموافقة قراراتهم داخل الأداة ويتم تسجيل هذه القرارات. يمكن إغلاق البنود منخفضة المخاطر تلقائيًا إذا تم الاتفاق على هذا الإجراء قبل إطلاق النظام.
ماذا يحدث إذا تعذر ربط معاملة ما بإيصال؟
تقوم الآلية تلقائيًّا بتمييز البند واتباع سياسة التصعيد التي قمت بتكوينها — على سبيل المثال، إرسال رسائل تذكير عبر البريد الإلكتروني إلى الموظف، أو إحالة الأمر إلى قسم الشؤون المالية بعد فترة انتظار، أو التصعيد الفوري في حالة البنود ذات القيمة العالية.
كيف يتكامل هذا مع عمليات المحاسبة في نهاية الشهر؟
تتم مزامنة الحالات النهائية ورموز المحاسبة المخصصة وروابط الإيصالات مع نظام المحاسبة أو نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الخاص بك، بحيث تظهر المعاملات المُتسوية في دفتر الأستاذ من أجل إقفال الحسابات في نهاية الشهر.
كيف نبدأ في التنفيذ؟
نبدأ بإجراء مكالمة استطلاعية للتأكد من الأنظمة والقواعد المطلوبة وعينات البيانات. ويعتمد موعد الإطلاق على عمليات التكامل ونطاق العمل؛ وتقوم implementi.ai بتأكيد الجدول الزمني ومتطلبات الوصول قبل بدء العمل.
السعر
تغطي رسوم التفعيل الإعداد الأولي والتنفيذ وإطلاق نطاق الأتمتة المتفق عليه.
يغطي الاشتراك الشهري تكاليف التشغيل والصيانة والإدارة المستمرة لخدمة الأتمتة.
يتم تأكيد النطاق الدقيق ومبلغ الاشتراك الشهري النهائي قبل الإطلاق.
هل أنت مستعد لأتمتة هذه العملية؟
أخبرنا عن مزودي بطاقات الشركات وأدوات إدارة النفقات وأنظمة المحاسبة التي تستخدمها شركتك حاليًا.
سنقوم بتوضيح كيفية توصيل هذا الحل، ونطاقه، ومبلغ الاشتراك الشهري النهائي.
