Description
Le gestionnaire de politiques de dépenses et d’exceptions pour les cartes d’entreprise AI analyse en continu les flux de données des cartes d’entreprise et les relevés de dépenses, classe les transactions selon la politique de votre entreprise et propose ou effectue automatiquement des rapprochements et des validations. Il réduit le tri manuel, met en évidence les dépenses à risque ou non conformes et organise les justificatifs pour accélérer la clôture de fin de mois.
implementi.ai configure les connexions, forme la logique de classification selon vos règles, gère l'automatisation et assure la maintenance du système. Ce service mensuel garantit que les alertes, les exceptions et les rapprochements de routine sont traités sans nécessiter de personnel supplémentaire.
Le problème
De nombreuses entreprises s'appuient sur un contrôle manuel des transactions effectuées avec les cartes d'entreprise et des reçus envoyés par e-mail. Les équipes financières passent des heures à rassembler les justificatifs manquants, à relancer les responsables chargés de valider les dépenses et à déterminer si celles-ci sont conformes à la politique de l’entreprise. Ce processus manuel retarde les rapprochements, entraîne une gestion incohérente des exceptions et augmente le risque de violations de la politique passées inaperçues. À mesure que l’entreprise se développe, le volume des transactions augmente plus rapidement que les effectifs, ce qui aggrave le retard accumulé et le taux d’erreur, et masque les tendances en matière de dépenses ainsi que les activités inhabituelles.
Ce que cette solution automatise
Cette solution gérée automatise la surveillance continue, la classification et le traitement des exceptions liées aux cartes d'entreprise et aux notes de frais. Le service détecte les justificatifs manquants, les violations des règles, les doubles facturations et les activités inhabituelles des fournisseurs, puis transmet les éléments concernés pour validation humaine ou applique des mesures correctives prédéfinies.
- Importez les flux de données des cartes d'entreprise, les fichiers CSV exportés ou les API des outils de gestion des dépenses, puis normalisez les données des transactions.
- Associez automatiquement les opérations aux reçus et factures téléchargés.
- Appliquer des règles de politique et la classification par IA pour signaler les exceptions probables (dépenses personnelles, justificatif manquant, fournisseur non conforme à la politique).
- Transmettre les exceptions aux responsables de validation en leur proposant un texte de résolution, ou clôturer automatiquement les éléments à faible risque.
- Synchronisez les statuts finaux et les codes comptables avec votre ERP ou votre système comptable.
- Fournir un tableau de bord des exceptions et un récapitulatif hebdomadaire des éléments en suspens.
Les avantages pour votre entreprise
- Un rapprochement plus rapide. L'automatisation du rapprochement des justificatifs et du tri des exceptions permet de réduire le temps consacré par le personnel financier au rapprochement des relevés de carte et d'accélérer la clôture de fin de mois.
- Application cohérente des règles. La classification par IA applique les mêmes règles à chaque transaction et met en évidence les exceptions présentant le plus grand risque afin qu’elles soient examinées par un humain, ce qui réduit le nombre de décisions prises au cas par cas.
- Coût d'exploitation réduit. L'automatisation des contrôles de routine et des propositions de solutions permet aux équipes financières et opérationnelles de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, plutôt que de passer leur temps à rechercher des justificatifs.
- Piste d'audit claire. Chaque exception, autorisation et décision est enregistrée et synchronisée avec les systèmes comptables afin d'assurer la traçabilité lors des audits.
- Traitement évolutif. Ce service permet de gérer des volumes de transactions croissants sans augmentation linéaire du temps de travail du personnel, car les exceptions sont classées par ordre de priorité et traitées automatiquement.
Un cas d'utilisation concret
Une entreprise de services de taille moyenne reçoit chaque mois des centaines de transactions effectuées avec des cartes d'entreprise. Le personnel financier passe du temps à rechercher les justificatifs et à classer manuellement les dépenses. Grâce à ce produit, les flux de cartes et les importations de dépenses sont surveillés en continu, et l'intelligence artificielle associe automatiquement les justificatifs aux transactions. Les petits problèmes (par exemple, un reçu manquant lorsqu'un reçu numérique est téléchargé ultérieurement) sont automatiquement résolus ou signalés pour une simple confirmation, tandis que les dépenses susceptibles d'être personnelles sont transmises aux responsables pour validation. Il en résulte moins de transactions non rapprochées en fin de mois et des registres comptables plus clairs.
À qui s'adresse-t-il ?
- Les équipes financières des PME dont le volume mensuel de dépenses par carte d'entreprise est important : besoin de réduire le travail de rapprochement manuel.
- Responsables opérationnels au sein d'entreprises décentralisées : ils ont besoin de processus de validation cohérents pour les dépenses non conformes à la politique.
- Équipes comptables chargées de la clôture de fin de mois : profitez du rapprochement automatisé des pièces justificatives et de la synchronisation des statuts.
- Les entreprises qui utilisent des programmes de cartes d'entreprise et des outils de gestion des dépenses souhaitent réduire le nombre d'exceptions et accélérer les validations.
Qu'est-ce qui est inclus dans l'abonnement mensuel ?
L'abonnement mensuel couvre la gestion de l'automatisation et l'exploitation continue de la solution convenue. implementi.ai se charge de configurer et de maintenir les connexions, d'exécuter la classification et la surveillance par IA, de gérer les erreurs d'automatisation et d'effectuer les mises à jour de configuration nécessaires pour que la solution reste conforme aux évolutions des politiques ou aux modifications apportées au système.
- Automatisation des opérations et surveillance en continu.
- Les connexions aux systèmes ont été convenues avant le lancement.
- Traitement par IA pour la classification et la mise en correspondance.
- Surveillance, gestion des erreurs et maintenance du système d'automatisation.
- Mises à jour mensuelles raisonnables des règles et des flux de travail.
Dans quels cas cette solution n'est-elle pas nécessaire ?
- Pour les entreprises qui ne traitent qu'une poignée de transactions par carte par mois, un contrôle manuel peut s'avérer suffisant.
- Les entreprises qui ont besoin de conseils juridiques ou fiscaux sur mesure pour chaque transaction ; ce service automatise le tri et l'acheminement des demandes, mais ne remplace pas l'avis d'un spécialiste.
Comment ça marche
- Connecter les sources de données. Nous connectons les flux de données de vos cartes d'entreprise, votre outil de gestion des dépenses ou vos exportations CSV, ainsi que votre système comptable ou ERP, afin de recevoir les données relatives aux transactions et aux reçus.
- Normaliser et enrichir. Les transactions entrantes sont normalisées, les noms des fournisseurs sont harmonisés et enrichis à l'aide des métadonnées disponibles, telles que la catégorie de commerçant et le propriétaire de l'entreprise.
- L'IA identifie et classe. Les modèles d'IA s'efforcent de faire correspondre les reçus aux transactions et de classer chaque article selon les règles définies dans la politique, en signalant les reçus manquants, les dépenses personnelles présumées ou d'autres exceptions.
- Appliquer les règles métier. Des règles préconfigurées traitent automatiquement les éléments à faible risque et attribuent les exceptions présentant un risque moyen ou élevé à des validateurs ou à des équipes désignés.
- Approbation et résolution. Les responsables chargés de valider les demandes reçoivent un résumé du contexte et une proposition de texte de décision ; les décisions sont enregistrées et, une fois approuvées, les résultats sont synchronisés avec les systèmes comptables.
- Tableau de bord des exceptions et alertes. Un tableau de bord géré répertorie les exceptions en suspens et propose des résumés automatisés ; implementi.ai surveille le fonctionnement et corrige les erreurs d'automatisation.
- Synchroniser puis fermer. Les statuts définitifs, les codes comptables et les liens vers les pièces comptables sont synchronisés avec votre ERP ou votre système comptable afin de finaliser le rapprochement.
Exemple de flux de travail
Prenons l’exemple d’une entreprise qui délivre des cartes d’entreprise à ses commerciaux et utilise également un outil de gestion des dépenses basique. Un flux quotidien issu des cartes importe les nouvelles transactions vers le service géré. L’IA identifie automatiquement le reçu correspondant envoyé par e-mail et classe la dépense comme liée à un déplacement, mais la signale car le prestataire est une chaîne hôtelière non agréée. Le système transmet la dépense au responsable de l’employé en proposant un texte de justification. Le responsable l’approuve après avoir ajouté un bref commentaire ; la plateforme enregistre l’approbation, joint le justificatif, attribue le code comptable approprié et synchronise la transaction clôturée avec le système comptable de l’entreprise. Les dépenses sans justificatif sont transmises, après un délai d’attente configurable, à un intervenant humain pour un suivi.
Intégrations
Systèmes types
Parmi les systèmes typiques pouvant être connectés, on trouve les fournisseurs de cartes d'entreprise et leurs flux de données, les outils de gestion des dépenses (par exemple Expensify, SAP Concur lorsque disponible), les systèmes comptables et ERP (par exemple Xero, Sage, NetSuite), ainsi que les services RH ou d'annuaire pour la mise en correspondance des approbateurs. D'autres systèmes peuvent éventuellement être connectés via une API, un webhook ou une exportation CSV convenue ; la compatibilité est vérifiée lors de la mise en service.
Méthodes de connexion
Les connexions sont mises en place à l'aide des API et des webhooks disponibles lorsqu'ils sont pris en charge, ou via des exportations programmées de fichiers CSV ou de données et des transferts de fichiers sécurisés lorsque l'accès aux API n'est pas disponible. Certains clients choisissent d'utiliser une boîte de réception partagée pour les reçus envoyés par e-mail ou une feuille Google Sheets comme zone de transit temporaire. La méthode exacte est définie avant le lancement en fonction de vos systèmes et de vos exigences en matière de sécurité.
Ce que nous attendons de votre entreprise
Avant le lancement, nous convenons ensemble des émetteurs de cartes, des outils de gestion des dépenses et des systèmes comptables à connecter, ainsi que des fichiers de transactions types ou des identifiants d'accès à l'API, d'une copie de votre politique en matière de dépenses et des règles de circulation des demandes d'approbation. Nous avons également besoin d'informations détaillées concernant les codes comptables requis et les seuils de décision permettant de déterminer si une transaction doit faire l'objet d'une résolution automatique ou d'une approbation manuelle. La compatibilité et le mode d'accès sont confirmés lors de la phase d'analyse et avant la mise en œuvre.
FAQ
À quels émetteurs de cartes et outils de gestion des dépenses pouvez-vous vous connecter ?
Nous nous connectons généralement via les API des fournisseurs, des webhooks ou des exportations CSV programmées. Au cours de la phase d'analyse, nous vérifions si votre fournisseur prend en charge une API ou si une exportation sécurisée de fichiers constitue la méthode la plus appropriée.
L'IA est-elle capable d'apprendre les exceptions propres à notre entreprise en matière de politique ?
Oui. Nous entraînons le modèle de classification et l'ensemble de règles lors de la mise en service à l'aide de vos documents de police et de l'historique de vos transactions. L'ajustement continu fait partie intégrante du service géré afin de maintenir la précision en phase avec les évolutions.
Comment se déroulent les procédures d'autorisation ?
Les exceptions sont transmises à des validateurs prédéfinis, accompagnées d'une proposition de résolution. Les validateurs prennent leur décision directement dans l'outil et celles-ci sont enregistrées. Les éléments à faible risque peuvent être automatiquement clôturés si ce mode de fonctionnement a été convenu avant le lancement.
Que se passe-t-il si une transaction ne peut pas être associée à un reçu ?
Le système automatisé signale l'élément et applique la politique d'escalade que vous avez configurée — par exemple, l'envoi d'e-mails de rappel à l'employé, le transfert vers le service financier après un délai d'attente ou l'escalade immédiate pour les éléments de grande valeur.
Comment cela s'intègre-t-il dans la comptabilité de fin de mois ?
Les statuts définitifs, les codes comptables attribués et les liens vers les pièces justificatives sont synchronisés avec votre système comptable ou ERP, afin que les opérations rapprochées apparaissent dans le grand livre pour la clôture de fin de mois.
Comment entamer la mise en œuvre ?
Nous commençons par un entretien préliminaire afin de valider les systèmes, les règles requises et les exemples de données. Le délai de mise en service dépend des intégrations et de l'étendue du projet ; implementi.ai confirme le calendrier et les conditions d'accès avant le début des travaux.
Prix
Les frais d'activation couvrent la configuration initiale, la mise en œuvre et le lancement du périmètre d'automatisation convenu.
L'abonnement mensuel couvre l'exploitation, la maintenance et la gestion courantes du service d'automatisation.
L'étendue exacte de l'offre et le montant définitif de l'abonnement mensuel sont confirmés avant le lancement.
Prêt à automatiser ce processus ?
Indiquez-nous quels sont les émetteurs de cartes d'entreprise, les outils de gestion des dépenses et les systèmes comptables que votre entreprise utilise actuellement.
Nous vous confirmerons les modalités de mise en place de cette solution, son champ d'application et le montant final de l'abonnement mensuel.
