الوصف
يعمل «مساعد الامتثال وإدماج الموردين» المدعوم بالذكاء الاصطناعي على أتمتة الأعمال المتكررة المرتبطة بإدخال الموردين الجدد إلى أنظمتكم: جمع المستندات المطلوبة، واستخراج الحقول الرئيسية والتحقق من صحتها، وإجراء عمليات فحص قابلة للتكوين، وتوجيه الملفات إلى الجهات المعنية عندما يتطلب الأمر مراجعة بشرية. كما يقلل من التأخيرات الناتجة عن نقص المستندات، وعدم اتساق عمليات الفحص، والمتابعات اليدوية.
تقوم implementi.ai بتهيئة وتشغيل نظام الأتمتة كخدمة مُدارة مستمرة: حيث نقوم بربط الأنظمة المتفق عليها، وضبط قواعد المراجعة وفقًا لسياساتكم، والحفاظ على استمرار سير العمل، مع مراقبة المشكلات وحلها، حتى يتمكن فريقكم من الموافقة على الموردين بشكل أسرع وبسجل تدقيق واضح.
المشكلة
بدون الأتمتة، يُعدَّ إدراج الموردين عملية يدوية متعددة الخطوات تشمل أقسام المشتريات والشؤون القانونية والضريبية والمالية. وتضطر الفرق إلى متابعة النماذج الضريبية المفقودة وشهادات التأمين والتفاصيل المصرفية وتسجيلات الشركات عبر البريد الإلكتروني وجداول البيانات. وتنتهي السجلات إلى التشتت عبر أنظمة المشتريات ومجلدات المستندات وجداول البيانات المشتركة، مما يؤدي إلى تأخير الموافقات على المشتريات ويزيد من مخاطر عدم اكتمال عمليات التحقق من الامتثال. ومع تزايد عدد الموردين، يصبح هذا النهج اليدوي غير قابل للتوسع بشكل كافٍ: حيث يتطلب المزيد من المتابعة والمزيد من الاستثناءات وإعادة العمل بشكل متكرر بسبب البيانات الناقصة أو غير المتسقة.
ما الذي تقوم هذه الحلول بأتمتته
يعمل هذا الحل المُدار على أتمتة دورة حياة عملية قبول الموردين بدءًا من الطلب الأولي وحتى الحصول على صفة المورد المعتمد، كما يقوم بتخزين سجل قابل للبحث يضم المستندات والقرارات. وتقوم الخدمة بجمع المستندات، واستخراج المحتوى، والتحقق من صحة البيانات استنادًا إلى القواعد، وتوجيه طلبات الموافقة، مع الإشارة إلى الحالات الاستثنائية لتتم مراجعتها يدويًّا.
- طلب المستندات ومتابعتها آليًّا (عبر البريد الإلكتروني أو إشعارات النظام).
- التعرف الضوئي على الحروف (OCR) واستخراج البيانات من الفواتير والنماذج الضريبية والشهادات وبطاقات الهوية.
- التحقق من الصحة استنادًا إلى القواعد (الحقول الإلزامية، وتواريخ انتهاء الصلاحية، وتنسيقات البيانات المصرفية).
- تقييم أولي للمخاطر أو لدرجة الاكتمال من أجل تحديد أولويات المراجعة البشرية.
- مسار الموافقة إلى المراجعين المحددين مسبقًا وتحديثات الحالة إلى أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وأنظمة إدارة العمليات (PROC).
- الحفاظ على حالة المورد وسجل الإجراءات والوثائق الجاهز للتدقيق.
ما الذي ستجنيه شركتك
- تسريع عملية انضمام الموظفين الجدد. تؤدي أتمتة عملية جمع المستندات والتحقق من صحتها إلى تقليل الوقت المستغرق في المتابعة اليدوية وتسريع المسار بدءًا من تقديم الطلب وحتى الموافقة على المورد.
- الالتزام المستمر. تضمن عمليات الفحص القائمة على القواعد التحقق من صحة الشهادات والحقول المطلوبة بشكل موحد عبر جميع الموردين والمواقع.
- سجل تدقيق واضح. تحتفظ الخدمة بسجل حالة المورد وسجل المستندات، بحيث يتم تسجيل كل عملية موافقة واستثناء وإتاحة إمكانية البحث عنها لأغراض التدقيق.
- تقليل الاحتكاك التشغيلي. تخصص أقسام المشتريات والشؤون المالية وقتًا أقل للمتابعة الإدارية، ووقتًا أطول لاتخاذ القرارات الاستراتيجية المتعلقة بالموردين.
- المراجعات ذات الأولوية. تساعد مؤشرات الاكتمال والمخاطر المدعومة بالذكاء الاصطناعي على توجيه انتباه الموظفين إلى الأمور المهمة، مما يقلل من تراكم المراجعات المتأخرة.
حالة استخدام عملية
على سبيل المثال، يتعين على شركة تصنيع متوسطة الحجم إدراج عشرات المقاولين من الباطن الجدد كل شهر لتلبية الطلب الموسمي. وفي السابق، كان موظفو قسم المشتريات يرسلون النماذج عبر البريد الإلكتروني، ويتتبعون الردود في جداول بيانات، ويتحققون يدويًّا من التسجيل الضريبي وتواريخ انتهاء صلاحية التأمين. وبفضل هذا المنتج، يتلقى الموردون طلبات المستندات تلقائيًا، ويتم استخراج الملفات التي يتم تحميلها والتحقق من صحتها تلقائيًا، ولا يتم إحالة سوى الحالات الاستثنائية المُعلَّمة إلى القسم القانوني أو المالي لاتخاذ قرار بشأنها. والنتيجة: انخفاض عدد المستندات المفقودة، وتسريع إجراءات الشراء، وتوفير سجل قابل للتدقيق لحالة الامتثال لكل مورد.
لمن هذا البرنامج؟
- فرق المشتريات في شركات التصنيع أو التوزيع النامية التي تتعامل مع عدد كبير من الموردين وتحتاج إلى إجراءات فحص منتظمة.
- فرق الشؤون المالية أو فرق حسابات الدائنين التي تطلب تفاصيل مصرفية وضريبية مُصدَّقة قبل الموافقة على سداد المدفوعات للموردين.
- فرق العمليات أو المرافق التي تعتمد على قائمة من المقاولين الذين تم التحقق من أهليتهم وتحتاج إلى تتبع تواريخ انتهاء صلاحية الشهادات.
- مراكز الخدمات المشتركة التي تقوم بتركيز عملية التحقق من الموردين عبر وحدات أعمال متعددة.
ما الذي تشمله الخدمة الشهرية؟
يغطي الاشتراك الشهري الأتمتة المُدارة والمهام التشغيلية المستمرة اللازمة لضمان سير عملية إدماج الموردين بشكل سلس في شركتك. تقوم شركة implementi.ai بتهيئة الأتمتة وتشغيلها، وربط الأنظمة المتفق عليها، وتشغيل عمليات الاستخراج والتدقيق باستخدام الذكاء الاصطناعي، ومراقبة العملية، ومعالجة الأخطاء أو الانقطاعات، وإجراء تحديثات معقولة على التهيئة كلما تغيرت السياسات.
- تشغيل ومراقبة عملية أتمتة تسجيل المستخدمين الجدد.
- تم الاتفاق على التوصيلات بالأنظمة قبل الإطلاق.
- معالجة المستندات وتنفيذ القواعد باستخدام الذكاء الاصطناعي.
- معالجة أخطاء الأتمتة وإصلاحها، وإجراء تحديثات معقولة على الإعدادات.
الحالات التي قد لا يكون فيها هذا الحل ضروريًا
- إذا كنت تقوم بإدراج مورد واحد أو اثنين فقط سنويًّا، فقد تكون هذه الأتمتة المُدارة مبالغًا فيها مقارنةً بالتعامل اليدوي.
- لا يُقصد به أن يكون بديلاً عن أنظمة تقييم مخاطر الأطراف الثالثة الرسمية أو تقييمات الامتثال القانوني التي تتطلب شهادات خارجية أو خدمات مدفوعة الأجر.
كيف يعمل
- بدء الطلب. يتم إنشاء طلب مورد جديد إما عن طريق نموذج شراء، أو من خلال مشغل في نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP)، أو عن طريق الإدخال اليدوي؛ حيث تقوم عملية الأتمتة باستخراج الحقول الرئيسية وأنواع المستندات المطلوبة.
- طلب المستندات الآلي. يرسل النظام طلبًا قابلاً للتخصيص إلى المورد (عبر البريد الإلكتروني أو رابط البوابة الإلكترونية) يتضمن قائمة بالوثائق المطلوبة ومواعيد تسليمها؛ ويتم جدولة التذكيرات تلقائيًّا.
- استيعاب الوثائق واستخراج المعلومات منها. يتم استيعاب الملفات التي تم تحميلها ومعالجتها باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) والاستخراج بالذكاء الاصطناعي (AI) لاستخراج الأسماء وأرقام التسجيل والرقم الضريبي والتفاصيل المصرفية وتواريخ انتهاء صلاحية الشهادات.
- التحقق من صحة القواعد وتحديد النقاط. يتم التحقق من صحة البيانات المستخرجة وفقًا للقواعد المحددة (التواجد، التنسيقات، تاريخ انتهاء الصلاحية)، ويتم منحها درجة اكتمال/مخاطر تحدد مسارها.
- مسار الموافقة. يتبع الموردون المعتمدون بالكامل مسارًا آليًّا لتحديث أنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP) أو أنظمة المشتريات؛ أما الحالات الاستثنائية التي تم الإبلاغ عنها فتؤدي إلى إنشاء مهام للمراجعين المعينين.
- المراجعة والقرار البشريان. يتعامل المراجعون مع الاستثناءات من خلال قائمة مهام موحدة؛ ويتم تسجيل القرارات (الموافقة، طلب مزيد من المعلومات، الرفض) وتؤدي إلى تنفيذ الإجراء التلقائي التالي.
- تحديثات وأرشيف الولاية. يتم تخزين حالة الموردين المعتمدين والوثائق المستخرجة الخاصة بهم مع سجل قابل للتدقيق؛ وتقوم تواريخ انتهاء الصلاحية بإنشاء تذكيرات مجدولة للتجديد.
مثال على مسار العمل
على سبيل المثال، تخيل شركة تفتتح خط إنتاج جديدًا وتحتاج إلى عشرة مقاولين من الباطن محليين. يقوم أحد مستخدمي قسم المشتريات بتقديم طلب مورد، مما يؤدي إلى تشغيل عملية الأتمتة. يتلقى كل مورد رابطًا لطلب المستندات، ويقوم بتحميل الشهادات الضريبية ووثائق التأمين والتفاصيل المصرفية. يقوم المساعد باستخراج أرقام التعريف الضريبية وتواريخ انتهاء الصلاحية، والتحقق من صحة التنسيقات، والإبلاغ عن عدم وجود وثائق تأمين لثلاثة موردين. يجتاز موردان جميع الفحوصات ويتم وضع علامة ‘موافق عليه بانتظار المزامنة مع نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP)’ عليهما تلقائيًا، بينما تؤدي الحالات الثلاث التي تم الإبلاغ عنها إلى إنشاء مهام مراجعة للقسم القانوني. بعد الحصول على الموافقة البشرية، يقوم الحل بتحديث حالة المورد وتخزين السجل الكامل للوثائق من أجل عمليات التدقيق اللاحقة.
التكاملات
الأنظمة النموذجية
تشمل الأنظمة النموذجية التي يمكن ربطها أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وأنظمة المشتريات (على سبيل المثال: SAP، وOracle NetSuite، وMicrosoft Dynamics)، وحلول تخزين المستندات وإدارة المستندات (DMS) (SharePoint، وGoogle Drive)، وبوابات الموارد البشرية أو المقاولين، ومنصات البريد الإلكتروني. قد يُشار إلى خدمات التحقق من الخلفية أو التحقق من رقم CPN/الهوية على أنها عمليات تحقق خارجية. هذه أمثلة فقط — يتم تأكيد التوافق النهائي والمنصات المختارة خلال مرحلة تحديد نطاق العمل.
طرق الاتصال
يتم تنفيذ عمليات الربط باستخدام واجهات برمجة التطبيقات (API) المتاحة، أو «webhooks»، أو عمليات التكامل الأصلية حيثما كان ذلك متاحًا. وفي حالة عدم توفر واجهات برمجة التطبيقات (API)، تشمل البدائل المتفق عليها التصدير/الاستيراد الآمن لملفات CSV، وSFTP، والاستلام عبر البريد الإلكتروني، أو جداول Google. يمكن معالجة عمليات تحميل المستندات من خلال بوابة إلكترونية خفيفة الوزن أو عن طريق الاستيعاب المباشر من نظام إدارة المستندات (DMS) الحالي. ويتم اختيار الطرق المحددة والاتفاق عليها قبل الإطلاق.
ما نحتاجه من شركتكم
نحتاج إلى قائمة بالأنظمة التي ترغبون في ربطها، وعينات من سجلات الموردين والوثائق التمثيلية (النماذج الضريبية، والشهادات، ونماذج التفاصيل المصرفية)، ومسارات الموافقة المحددة وقواعد اتخاذ القرار المتعلقة بالاكتمال وعتبات المخاطر. ويتم الاتفاق على تفاصيل الوصول أو الحسابات التجريبية للأنظمة المقرر دمجها قبل بدء العمل. يتم تأكيد التوافق النهائي وطرق الاتصال المختارة خلال عملية تحديد نطاق عملية الإدماج.
الأسئلة الشائعة
كيف يتعامل المساعد مع المستندات المفقودة أو ذات الجودة الرديئة؟
تقوم عملية الأتمتة بتحديد عمليات الاستخراج المفقودة أو ذات الثقة المنخفضة، وترسل تذكيرات إلى الموردين. أما الحالات التي لا يمكن حلها تلقائيًّا، فيتم توجيهها إلى المراجعين البشريين مصحوبةً بالبيانات المستخرجة والملفات الأصلية من أجل حلها بسرعة.
هل يمكنك تخصيص قواعد التحقق من الصحة ومسار الموافقة؟
نعم. تقوم منصة implementi.ai بتكوين مجموعات القواعد وتوجيه المسارات بما يتوافق مع سياسات الشراء والامتثال الخاصة بكم. وتشمل الخدمة الشهرية تحديثات التكوين المعقولة؛ أما عمليات إعادة تصميم السياسات الأكبر حجمًا، فيتم تحديد نطاقها بشكل منفصل.
ما هي الأجزاء التي تتطلب موافقة بشرية؟
يمكن تنفيذ عمليات التحقق الروتينية التي تستوفي القواعد المحددة تلقائيًا. أما أي استثناءات — مثل الشهادات منتهية الصلاحية، أو عدم تطابق البيانات المصرفية، أو الإدخالات المشبوهة — فيمكن إحالتها للمراجعة البشرية وفقًا للحدود التي حددتها.
ما الذي يؤثر على السعر الشهري والتقلبات المحتملة؟
يعتمد التسعير على عدد عمليات التكامل ونوعها، وحجم المستندات المتوقع، ومدى تعقيد قواعد التحقق من الصحة، ومستوى التخصيص والمراقبة المطلوب. ونقوم بتأكيد الاشتراك النهائي بعد تحديد نطاق الخدمة.
كيف نبدأ في التنفيذ؟
نبدأ بإجراء استكشاف لتحديد نطاق العمل من أجل الاتفاق على الأنظمة وعينات البيانات وقواعد التحقق من الصحة. وبعد تأكيد نطاق العمل، تقوم implementi.ai بتكوين الاتصالات، وتدريب نماذج الاستخراج على عينات المستندات الخاصة بك، وتشغيل التدفق المُدار.
السعر
تغطي رسوم التفعيل الإعداد الأولي والتنفيذ وإطلاق نطاق الأتمتة المتفق عليه.
يغطي الاشتراك الشهري تكاليف التشغيل والصيانة والإدارة المستمرة لخدمة الأتمتة.
يتم تأكيد النطاق الدقيق ومبلغ الاشتراك الشهري النهائي قبل الإطلاق.
هل أنت مستعد لأتمتة هذه العملية؟
أخبرنا عن أنظمة المشتريات وتخطيط موارد المؤسسات (ERP) وتخزين المستندات التي تستخدمونها، وعدد الموردين الذين تقومون بإدراجهم شهريًّا.
سنقوم بتوضيح كيفية توصيل هذا الحل، ونطاقه، ومبلغ الاشتراك الشهري النهائي.
| راسلنا عبر البريد الإلكترونيcontact@implementi.ai | اتصل بنا+48 660 983 178 |
