الوصف
يقوم «مساعد التحقق من صحة عروض الأسعار والموافقة عليها» المدعوم بالذكاء الاصطناعي بفحص كل عرض أسعار تجاري صادر للتأكد من دقة الأسعار، والامتثال لشروط الخصم، والالتزام بقيود العقد قبل وصوله إلى العميل. كما يعمل على تجميع القواعد المتفرقة من أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) ونظام تحديد الأسعار والتسعير (CPQ) وكتالوج المنتجات ونظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP)، ويُشير إلى الصفقات التي تنطوي على مخاطر، ويُعد مسارات الموافقة الموصى بها والأسباب المنطقية لها لتقديمها إلى المديرين.
تقوم implementi.ai بتهيئة نظام الأتمتة وتشغيله وصيانته كخدمة مُدارة شهرية: فنحن نقوم بربط الأنظمة المتفق عليها، وضبط القواعد، ومراقبة عملية الأتمتة، بحيث يحصل مندوبو المبيعات لديكم على موافقات متسقة وأسرع، بينما يحتفظ فريق العمليات لديكم بالسيطرة على الهوامش والالتزامات التعاقدية.
المشكلة
تعتمد العديد من المؤسسات اليوم على المراجعات اليدوية وجداول البيانات والذاكرة للتحقق من صحة عروض الأسعار. وتؤدي عمليات تجاوز الأسعار وقوائم المنتجات القديمة وعدم اتساق الخصومات إلى مخاطر تتعلق بالإيرادات وإبطاء عملية الموافقة. وينتظر مندوبو المبيعات حتى يقوم المديرون بالتحقق يدويًّا من الهامش وقواعد الحزم أو الاستثناءات التعاقدية. ومع تزايد حجم الصفقات، تتسبب عمليات المراجعة اليدوية في حدوث اختناقات، وزيادة تراكم طلبات الموافقة المتأخرة، وارتفاع احتمالية وقوع أخطاء بشرية — مما يؤدي إلى مبيعات بأسعار أقل من اللازم، أو إغفال شروط العقود، أو تأخير إثبات الإيرادات.
ما الذي تقوم هذه الحلول بأتمتته
يعمل هذا الحل المُدار على أتمتة عملية التحقق من صحة عروض الأسعار، وتصنيف المخاطر، وتوجيه طلبات الموافقة. يقوم النظام بفحص بنود عروض الأسعار والخصومات المطبقة وبنود عقود العملاء والمخزون المتاح (عند الاقتضاء)، ثم يوصي بإجراء ما: الموافقة التلقائية، أو إرفاق تبرير من المدير، أو إحالة العرض للموافقة اليدوية. تتولى implementi.ai إدارة عملية الأتمتة، والتعامل مع الاستثناءات، وتحديث مجموعات القواعد كلما تغيرت سياسات التسعير الخاصة بشركتك.
- التحقق من صحة السعر المعلن، وحدود الخصم، ومستويات الموافقة في كل بند من بنود عرض الأسعار
- التحقق من شروط العقد وشروط التجديد والأسعار المتفق عليها
- الرجوع إلى كتالوج المنتجات وتوافر رموز SKU لتقييم مخاطر تلبية الطلبات
- إنشاء تبرير واضح ومفهوم للجميع، مع تحديد المسؤول الموصى به عن الموافقة
- أتمتة توجيه الطلبات إلى المسؤول المناسب عن الموافقة أو الموافقة التلقائية على عروض الأسعار منخفضة المخاطر
- تسجيل القرارات والاحتفاظ بسجل قابل للبحث لأغراض التدقيق
ما الذي ستجنيه شركتك
- موافقات أسرع. أتمتة القرارات منخفضة المخاطر وتقديم مبررات واضحة للاستثناءات حتى يتمكن المديرون من التصرف بسرعة بدلاً من إعادة إجراء المراجعات نفسها.
- حماية الهامش. تجنب تقديم الخصومات غير المصرح بها واكتشف عروض الأسعار التي تقل عن السعر المحدد، وذلك من خلال التحقق من الخصومات وافتراضات التكلفة قبل إرسال عرض الأسعار.
- الالتزام المستمر. تطبيق نفس قواعد التسعير والحزم والعقود على جميع الفرق، بحيث يتلقى العملاء عروضًا يمكن التنبؤ بها ويتم الالتزام بالالتزامات القانونية.
- تقليل العبء اليدوي. يقلل قسمي المبيعات والشؤون المالية من الوقت الذي يقضيانه في التعامل مع جداول البيانات والمحادثات العرضية؛ حيث لا تعرض الأتمتة سوى الاستثناءات المهمة لتتم مراجعتها يدويًّا.
- سجل تدقيق واضح. الحفاظ على سجل يسهل الرجوع إليه يتضمن عمليات التحقق والموافقات والأسباب المبررة، وذلك لتبسيط عمليات المراجعة بعد البيع وتسليم الملفات إلى قسم الشؤون المالية.
حالة استخدام عملية
يستخدم موزع تكنولوجي في قطاع الشركات المتوسطة الحجم قوالب متعددة لنظام تحديد الأسعار والتسعير (CPQ)، ويسمح للمديرين الإقليميين بالموافقة على خصومات تصل إلى حدود قصوى متفاوتة. تنتقل عروض الأسعار من نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) إلى أداة إعداد عروض الأسعار، ويقوم المديرون بفحص كل بند يدويًّا. مع هذا المنتج، يتم التحقق من صحة كل عرض أسعار تلقائيًا: حيث يتم تطبيق قواعد التسعير واستثناءات العقود، ويتم الموافقة تلقائيًا على عروض الأسعار منخفضة المخاطر، بينما يتم توجيه الحالات التي تنطوي على مخاطر إلى المسؤول الإقليمي المختص للموافقة عليها مع تبرير موجز. ويتلقى مندوب المبيعات إرشادات واضحة بشأن الخطوة التالية، ويحصل الفريق التجاري على سجل مركزي بالقرارات لمطابقتها مع أقسام الفوترة والشؤون المالية.
لمن هذا البرنامج؟
- فرق عمليات المبيعات في الشركات التي تعمل في مجال الأعمال بين الشركات (B2B) والتي تحتاج إلى تسعير متسق ودورات موافقة أسرع.
- أقسام الإيرادات أو مجموعات التمويل التجاري التي ترغب في الحصول على مصدر موثوق واحد للتحقق من صحة عروض الأسعار.
- الشركات التي تستخدم أنظمة CRM + CPQ، حيث تؤدي عمليات الموافقة اليدوية على الخصومات إلى حدوث اختناقات.
- المنظمات التي لديها عقود متفاوض عليها مع العملاء تتطلب المصادقة عليها قبل إرسال عروض الأسعار.
ما الذي تشمله الخدمة الشهرية؟
يغطي الاشتراك الشهري عناصر الأتمتة التشغيلية والخدمات المدارة اللازمة لضمان استمرار عمل الحل. تقوم شركة implementi.ai بتهيئة القواعد الأولية، وربط الأنظمة المتفق عليها، وتشغيل الأتمتة، ومراقبة أدائها، بالإضافة إلى معالجة الأخطاء وإجراء تحديثات معقولة على التهيئة. وتشمل الصيانة المستمرة تحديث قواعد الموافقة والتعامل مع تغييرات التكامل وفقًا لما تم الاتفاق عليه قبل الإطلاق.
- تشغيل نظام الأتمتة ومحرك القواعد
- التكامل مع أنظمة CRM/CPQ/ERP المتفق عليها
- مراقبة الأخطاء ومعالجتها
- الصيانة والتحديثات المعقولة للتكوين
الحالات التي قد لا يكون فيها هذا الحل ضروريًا
- المنظمات التي تصدر عروض أسعار بشكل نادر جدًّا ومرة واحدة فقط، وتفضل المراجعة اليدوية.
- الشركات التي لا تمتلك سجلًا رقميًّا لعروض الأسعار (تقدم عروض الأسعار على الورق فقط) حيث يتعذر تنفيذ عمليات التكامل.
كيف يعمل
- انسخ الاقتباس. عندما يقوم أحد مندوبي المبيعات بإنشاء عرض أسعار أو إرساله عبر نظام CRM/CPQ المتصل، تتلقى عملية الأتمتة بيانات عرض الأسعار للتحقق من صحتها.
- استخراج البيانات وتوحيدها. يتم استخراج بنود الفاتورة والأسعار والخصومات ومعرّفات عقود العملاء ومواقع التسليم، ثم ربطها بقواعد المنتج والتسعير المركزية.
- عمليات الفحص القائمة على القواعد. يقوم أداة التحقق بمقارنة السعر المعلن، وحدود الخصم، ومستويات الموافقة، والاستثناءات التعاقدية، وتوافر رموز SKU، مع القواعد المُعدة مسبقًا وسجل المعاملات الأخيرة.
- تقييم المخاطر بمساعدة الذكاء الاصطناعي. يقوم النظام بتلخيص الحالات المعقدة (الخصومات المتعارضة، البنود المخصصة) في شكل تبرير موجز يسهل فهمه، ويحدد درجة مخاطر لتوجيه أولوية الموافقة.
- اتخاذ القرار وتحديد المسار. يتم الموافقة تلقائيًا على عروض الأسعار منخفضة المخاطر وإعادتها إلى مسار عمل المبيعات؛ أما الحالات الاستثنائية فيتم توجيهها إلى المسؤول المعني عن الموافقة مصحوبة بأدلة سياقية ومسارات قرار مقترحة.
- المراجعة البشرية وحل المشكلات. يتلقى المسؤول عن الموافقة الحالة التي تم توجيهها إليه، ويراجع الأسباب التي تم توليدها، ثم يقوم إما بالموافقة عليها أو طلب إجراء تعديلات عليها أو رفعها إلى مستوى أعلى؛ ويتم تسجيل القرار مرة أخرى في النظام المصدر.
- التسجيل والتعلم. يتم تسجيل القرارات والقواعد المُعدَّلة لضمان إمكانية التتبع وإجراء التعديلات الدورية بهدف الحد من حدوث الاستثناءات في المستقبل.
مثال على مسار العمل
على سبيل المثال، تخيل شركة تبيع اشتراكات البرامج وحزم الأجهزة باستخدام نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) وأداة تحديد الأسعار والتسعير (CPQ). يقوم مندوب مبيعات بإنشاء عرض أسعار يطبق خصمًا 25% على وحدة تخزين (SKU) مضمنة في حزمة بموجب عقد تم التفاوض عليه مع العميل. تقوم الأتمتة بسحب عرض الأسعار، ومقارنة وحدة تخزين المنتج (SKU) بشروط العقد الحالية، وتكتشف أن الخصم يتجاوز الحد الأقصى للموافقة المسموح به للمدير الإقليمي، وتجد أن مخزون عنصر الأجهزة محدود. ثم تُعدّ أداة الأتمتة تبريرًا موجزًا، وتُعيّن درجة مخاطر متوسطة، وترسل عرض الأسعار إلى المدير الإقليمي مع إجراءات مقترحة (تخفيض الخصم، أو التأكد من المخزون، أو الموافقة مع توضيح السبب). يوافق المدير بعد مراجعة سريعة، ويُحال عرض الأسعار إلى قسم الفوترة مع تسجيل القرار لأغراض التدقيق في المستقبل.
التكاملات
الأنظمة النموذجية
تشمل الأنظمة النموذجية التي يمكن ربطها منصات إدارة علاقات العملاء (CRM) (مثل Salesforce وHubSpot وMicrosoft Dynamics)، وأدوات تحديد الأسعار والتسعير (CPQ)، وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وأنظمة المخزون (مثل NetSuite وSAP S/4HANA وOracle)، ومنصات الدفع والفوترة، بالإضافة إلى كتالوج المنتجات المركزي أو نظام إدارة معلومات المنتجات (PIM). نعتبر المنصات المذكورة أمثلة شائعة؛ ويتم التأكد من التوافق الدقيق أثناء تحديد نطاق العمل.
طرق الاتصال
يتم إجراء الاتصالات باستخدام واجهات برمجة التطبيقات (API) المتاحة، أو عمليات التكامل الأصلية حيثما كان ذلك متاحًا، أو «webhooks» من أداة إعداد عروض الأسعار، أو ملفات CSV الآمنة أو عمليات تصدير/استيراد البيانات، أو «جداول Google» للمشاريع التجريبية الأولية. وتعتمد الطريقة النهائية على الأنظمة التي تستخدمها، ويتم الاتفاق عليها قبل التنفيذ.
ما نحتاجه من شركتكم
قبل البدء، نتفق على الأنظمة التي سيتم ربطها، مثل سجلات عروض الأسعار، وقواعد التسعير والموافقة الخاصة بكم، ومواقع بيانات المنتجات والعقود، ومنطق مسار الموافقات المفضل. كما نؤكد طريقة الاتصال المقبولة (واجهة برمجة التطبيقات، أو ويبهوك، أو ملف CSV) وأي بيانات اعتماد نموذجية أو ملفات تصدير مطلوبة للتكوين. ويتم التأكد من التوافق وطريقة الوصول الدقيقة قبل التنفيذ.
الأسئلة الشائعة
ما هي أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) وأنظمة تحديد الأسعار والتكوين (CPQ) التي يمكنك ربطها؟
نقوم عادةً بالتكامل مع أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) وأدوات تحديد السعر والتسعير (CPQ) الرئيسية عبر واجهات برمجة التطبيقات (API) أو «webhooks»، كما يمكننا العمل باستخدام الملفات المصدرة أو جداول Google Sheets في المراحل التجريبية. ويتم التأكد من التوافق الدقيق خلال مرحلة تحديد نطاق العمل.
ما مدى التخصيص المطلوب لتتوافق مع قواعد التسعير الخاصة بنا؟
عادةً ما يتطلب الأمر إجراء بعض التعديلات على القواعد لتعكس مستويات الموافقة، والحدود القصوى للخصومات، والاستثناءات التعاقدية. وتقوم implementi.ai بإدارة تكوين القواعد والتحديثات المستمرة كجزء من الخدمة المدارة الشهرية.
ماذا يحدث للاستثناءات المعقدة التي يحددها الذكاء الاصطناعي؟
يتم توجيه الحالات المعقدة أو الغامضة إلى مُصادِر معين، مصحوبةً بأسباب واضحة ومفهومة للإدراك البشري، بالإضافة إلى الإجراءات المقترحة. ويتخذ المُصادِر القرار النهائي، الذي يتم تسجيله بعد ذلك في النظام.
هل تحتفظون بسجل لعمليات التحقق والموافقات السابقة؟
يحتفظ الحل بسجل قابل للبحث يتضمن عمليات التحقق والقرارات والأسس المنطقية لدعم عمليات التدقيق والتحسينات المستقبلية. ويتم الاتفاق على طريقة تخزين هذا السجل ونطاقه قبل بدء التشغيل.
كيف تتغير الأسعار مع إضافة عمليات تكامل جديدة أو ارتفاع حجم عروض الأسعار؟
تغطي الرسوم الشهرية نطاق التكامل والمراقبة المتفق عليهما. وقد تؤدي الأنظمة الإضافية، أو المعالجة ذات التردد الأعلى، أو التعقيد الكبير للقواعد إلى توسيع نطاق الخدمة؛ ونقوم بالتأكيد على أي تغييرات قبل التنفيذ.
كيف نبدأ في التنفيذ؟
نبدأ بمحادثة لتحديد نطاق العمل من أجل إعداد قائمة بالأنظمة وعينات من عروض الأسعار وقواعد الموافقة. وبعد التوصل إلى اتفاق، تقوم implementi.ai بتهيئة الموصلات ومجموعة القواعد ونظام المراقبة، وتؤكد خطة الإطلاق. ويتم تأكيد المواعيد الدقيقة خلال مرحلة تحديد نطاق العمل.
السعر
تغطي رسوم التفعيل الإعداد الأولي والتنفيذ وإطلاق نطاق الأتمتة المتفق عليه.
يغطي الاشتراك الشهري تكاليف التشغيل والصيانة والإدارة المستمرة لخدمة الأتمتة.
يتم تأكيد النطاق الدقيق ومبلغ الاشتراك الشهري النهائي قبل الإطلاق.
هل أنت مستعد لأتمتة هذه العملية؟
أخبرنا عن أنظمة CRM وCPQ وERP التي تستخدمها شركتك، وكيفية تنظيم مستويات الخصم والموافقة لديكم.
سنقوم بتوضيح كيفية توصيل هذا الحل، ونطاقه، ومبلغ الاشتراك الشهري النهائي.
| راسلنا عبر البريد الإلكترونيcontact@implementi.ai | اتصل بنا+48 660 983 178 |
